Какие реквизиты акта по форме N ОС-1 безопаснее оставить в самостоятельно разработанном документе (Т.А. Касьянова, "Российский налоговый курьер", N 4, февраль 2013 г.)

Какие реквизиты акта по форме N ОС-1 безопаснее оставить в самостоятельно разработанном документе

Поскольку с 1 января 2013 года не облагается налогом на имущество движимое имущество, принятое на учет с этой даты, компании, вероятно, станут чаще приобретать основные средства. И соответственно оформлять первичный документ - акт ввода в эксплуатацию. Форму этого документа организация вправе разработать самостоятельно.

Право компании самостоятельно разрабатывать форму любого первичного документа в целях бухгалтерского учета, в том числе акта ввода в эксплуатацию основного средства, содержится в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). По сравнению с прежней редакцией из нового закона убрали обязанность организаций использовать только унифицированные формы. Для простоты ведения учета организация вправе взять за основу форму N ОС-1, убрав или добавив нужные ей реквизиты (см. образец на с. 56).

                                  Утверждаю

                                  Руководитель ООО "Компания"

                                  генеральный директор   Потапов  Д.В. Потапов

                                  --------------------   -------  ------------

                                     (должность)       (подпись)  (расшифровка

                                                                     подписи)

                                       "15" февраля  20 13 г.    /-\

                                        --  -------     --       |1|

                                  М.П.                           \-/

Основание для составления акта       договор поставки от 14.02.2013 N 16

                                ----------------------------------------------

                                (приказ, распоряжение, договор (с указанием /-\

                                     его вида, основных обязательств)       |2|

                                                                            \-/

                                                                       /---------\/-\

                                                           Код по ОКОФ |163612336||3|

     /---------------------\                                           \---------/\-/

     |  Номер  |    Дата   |          /------------------------------------------\/--\

     |документа|составления|          | Номер |            инвентарный |   0085  ||10|

     |---------+-----------|          \-------+------------------------+---------|\--/

 Акт |   008   | 15.02.2013|                  |Государствен-|  номер   |    -    |

     \---------------------/                  |ная регистра-|----------+---------|

 ввода в эксплуатацию основного средства      |ция прав на  |  дата    |    -    |

                                           /-\|недвижимость |          |         |

Объект основных средств  стеллаж складской |4|\----------------------------------/

                        ------------------ \-/                        /-\

Место нахождения объекта в момент приема-передачи   склад поставщика  |5|

                                                   ------------------ \-/

1. Сведения о состоянии объекта основных /-\                2. Сведения об объекте основных      /-\

   средств на дату передачи у будущего   |6|                   средств на дату принятия к  учету |7|

   собственника                          \-/                                                     \-/

Тип учета	Дата			Фактический срок эксплуата- ции (лет, месяцев)	Амортиза- ционная группа/ Срок по- лезного использо- вания	Сумма начисленной амортизации (износа), руб.	Остаточ- ная стои- мость, руб.	Стоимость приобрете- ния (договорная стоимость), руб.	Первоначаль- ная стоимость на дату принятия к бухгалтерс- кому учету, руб.	Амортиза- ционная группа	Срок полезного использо- вания	Способ начисления амортизации
	выпуска (год)	ввода в эксплуата- цию	последнего капитально- го ремонта
												наименова- ние	ежемесяч- ная сумма амортиза- ции, руб.
Бухгалтерс- кий учет	2008	15.04.2008	-	58 месяцев	4-я группа/ 72 месяца	87 210	22 950	41 800	41 800	4	14	Линейный	2985
Налоговый учет				58 месяцев	4-я группа/ 72 месяца	87 210	22 950		45 900	4	14	Линейный	3279

                                  /-\

3. Комиссия по приему-передаче ОС |8|

                                  \-/

    Результат испытания на "15"  февраля  20 13 г.

                            --  --------     --

    Объект основных средств техническим условиям соответствует доработка не требуется

                                                 -------------          -------------

                                                      -                     -

                               -------------------------------- ------------------------

                                (указать, что не соответствует) (указать, что требуется)

Заключение комиссии: стеллаж складской принят в удовлетворительном состоянии,

                     --------------------------------------------------------

дефектов не имеет. Годен к эксплуатации

-----------------------------------------------------------------------------

Председатель комиссии  генеральный директор   Потапов   В.Д. Потапов

                       --------------------  ---------  -------------

                             (должность)      (подпись)  (расшифровка

                                                           подписи)

Члены комиссии:            зав. складом        Попов     А.П. Попов

                       --------------------  ---------  -------------

                             (должность)      (подпись)  (расшифровка

                                                            подписи)

                          начальник цеха       Кононов   С.М. Кононов

                       --------------------  ---------  -------------

                             (должность)      (подпись)  (расшифровка

                                                           подписи)

                                                         /-\

Объект основных средств принял на ответственное хранение |9|

                                                         \-/

      кладовщик         Носов     М.С. Носов

--------------------  ---------  ------------

      (должность)     (подпись)  (расшифровка

                                    подписи)

    "15"  февраля  20 13 г.

     --  --------     --

    Главный бухгалтер    Васильева      Л.Ф. Васильева

                        ----------- ----------------------

                         (подпись)  (расшифровка подписи)

Форма самостоятельно разработанного акта ввода в эксплуатацию утверждается в приложении к учетной политике компании или приказом руководителя (п. 4 ПБУ 1/2008)*(1).

1. Безопаснее, если на каждом акте ввода в эксплуатацию основного средства проставлена отметка руководителя компании "Утверждаю", его подпись и печать организации. Несмотря на то что самостоятельно разработанную форму акта ввода в эксплуатацию компания утверждает отдельным документом (приложением к учетной политике или приказом руководителя), безопаснее, если на каждом таком документе будет проставляться отдельная отметка о его утверждении директором компании, а также его подпись и печать организации. Это дополнительно подтвердит, что первичный документ отражен в налоговом учете компании и имеет юридическую силу.

Так, ФАС Московского округа в постановлении от 31.01.11 N КА-А40/17548-10 указал следующее. Согласно пункту 38 Методических указаний по бухучету основных средств (утв. приказом Минфина России от 13.10.03 N 91н) принятие основных средств к учету осуществляется на основании утвержденного руководителем организации акта приемки-передачи основных средств, который составляется на каждый отдельный объект. То есть суд распространил правовые последствия на документ, поскольку тот был утвержден директором компании. В этом деле компании удалось отстоять вычет НДС в отношении введенных в эксплуатацию объектов строительства.

Таким образом, в форме акта ввода основного средства в эксплуатацию безопаснее оставить реквизит "Утверждаю".

2. Реальность приобретения основного средства дополнительно подтвердит реквизит в документе "Основание для составления акта". В качестве такого основания обычно указывают договор, приказ или распоряжение директора. Для компании наличие такого реквизита позволит быстро сориентироваться в своих внутренних документах. И в случае возникновения претензий со стороны налоговиков оперативно пояснить, что, к примеру, спорная сделка по приобретению основного средства подтверждается отдельным договором.

3. Указание в акте кода по общероссийскому классификатору основных фондов (ОКОФ) обоснует размер амортизационных отчислений. В налоговом учете срок полезного использования и сумма амортизации зависят от амортизационной группы согласно Классификации основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.02 N 1. В этой классификации используются коды групп объектов по ОКОФ (к примеру, код группы специальной мебели, в том числе для торговых предприятий, - 16 3612000). А вот расшифровки кодов по конкретным объектам, которые включаются в эту группу кодов, даны в ОКОФ (к примеру, 16 3612336 - стеллажи). Правильное указание кода конкретного актива позволит в споре с налоговиками обосновать выбор группы амортизации в целях налогового учета.

Например, в одном из дел компания для сварочного аппарата установила срок полезного использования 36 месяцев. Однако налоговики указали, что объект необходимо было отразить под кодом 14 2922060 "Оборудование для пайки и сварочное", который согласно Классификации основных средств относится к четвертой амортизационной группе со сроком полезного использования от пяти до семи лет включительно.

Суд поддержал налогоплательщика, указав, что именно аппарат для контактной сварки полиэтиленовой пленки не назван в Классификации основных средств, поэтому компания вправе установить срок полезного использования объекта исходя из технических условий, документально зафиксировав это в соответствующем акте (постановление ФАС Поволжского округа от 09.10.12 N А65-30918/2011).

Что касается бухгалтерского учета, то здесь срок полезного использования и суммы амортизационных отчислений зависят только от решения компании (п. 20 ПБУ 6/01 "Учет основных средств"). Обычно их устанавливают на том же уровне, что и в налоговом учете.

4. Наименование объекта целесообразнее указывать так, как он будет отражаться в учете, а не по названию от производителя. Такой реквизит упрощает работу как бухгалтеру компании, так и проверяющим. Так, если название имущества содержит одинаковое наименование в первичных документах и в учете, например в бухгалтерской программе, то его проще идентифицировать пользователям. Сложные названия основных средств (с указанием русских и латинских букв) целесообразнее указывать справочно.

5. Отметка о месте нахождения объекта в момент приема-передачи объекта подтвердит реальность приобретения ОС, а также обоснует нюансы с переходом права собственности на него. Графа "Место нахождения объекта в момент передачи" может сыграть роль в ситуациях, когда отгрузка и поступление товара на склад покупателя имеют значительные временные разницы. В частности, при решении спорного вопроса о возникновении базы по НДС в зависимости от условия перехода права собственности на имущество, указанное в договоре (ст. 39 и 146 НК РФ).

Кроме того, нередко налоговики отказывают в вычете НДС по причине отсутствия сведений о месте нахождения объекта в момент приема-передачи и доказывать свою правоту компаниям приходится уже в суде (постановление ФАС Московского округа от 04.05.12 N А40-87365/11-75-372). Указание таких данных в акте ввода в эксплуатацию ОС снизит возможные риски споров с налоговыми органами.

6. Реквизит "Сведения о состоянии основного средства на дату передачи у предыдущего собственника" обоснует срок полезного использования, который компания устанавливает с учетом времени эксплуатации у бывшего собственника. Указание данных предыдущего собственника о том, к какой амортизационной группе относился объект, важно, так как НК РФ обязывает организацию-покупателя относить приобретенное имущество к той же амортизационной группе (п. 12 ст. 258 НК РФ). Поэтому отсутствие такого реквизита может привести к спорам с налоговиками.

Кроме того, в случае если организация приобрела у предыдущего собственника имущество без остаточного срока эксплуатации, то организация-покупатель вправе самостоятельно рассчитать срок его полезного использования (абз. 2 п. 7 ст. 258 НК РФ). По мнению налоговиков, сделать это можно исходя из технических условий и рекомендаций компаний-изготовителей, технических характеристик объекта и его способности приносить доход (письмо УФНС России по г. Москве от 15.06.10 N 16-15/062760@).

7. Данные о первоначальной стоимости ОС, способе начисления амортизации и ее ежемесячной норме чаще всего вызывают споры с проверяющими. В этом разделе документа компании отражают первоначальную стоимость основного средства, сформированную как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

В отношении каких расходов чаще всего возникают разницы при формировании первоначальной стоимости ОС в бухгалтерском и налоговом учете, читайте в РНК, 2013, N 3, с. 92.

8. В документе безопаснее предусмотреть, что готовность объекта к эксплуатации устанавливается специальной комиссией. Для случаев, когда компания не планирует сразу вводить приобретенный объект в эксплуатацию, безопаснее в акте указать, что прием и проверка технического состояния основного средства осуществляются комиссией. Ее члены устанавливают, соответствует ли основное средство производственным условиям, нуждается ли в технической доработке и т.п. Такие сведения в документе обоснуют момент ввода в эксплуатацию основного средства и начисление по нему амортизации.

9. Указание в акте лица, ответственного за хранение имущества, снизит риски финансовых потерь при утрате или порче основного средства. Как правило, таким лицом в компании выступает кладовщик. Этот сотрудник контролирует наличие и исправность имущества организации. Кроме того, он обычно несет материальную ответственность за сохранность объектов.

10. Отметка бухгалтера о присвоении объекту ОС инвентарного номера позволит идентифицировать имущество при проведении выездной проверки. Практика показывает, что налоговики обращают пристальное внимание на инвентарные номера основных средств при попытке найти неучтенные объекты компании.

Если, к примеру, в инвентаризационной описи инспекторы не укажут такие сведения, то суд может прийти к выводу о том, что нет возможности установить, наличие каких конкретно объектов имущества выявили проверяющие (к примеру, решение Арбитражного суда Челябинской области от 21.12.09 N А76-38433/2009-47-691).

Т.А. Касьянова,

генеральный директор "2К Аудит - Деловые Консультации /

Морисон Интернешнл"

"Российский налоговый курьер", N 4, февраль 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) О том, в каком виде утвердить формы первичных документов с целью применения собственных форм, читайте в РНК, 2013, N 3, с. 58.