Как быть, если... директор оплатил товары для фирмы своими деньгами (П.А. Лисицына, "Упрощенка", N 6, июнь 2012 г.)

Как быть, если... директор оплатил товары для фирмы своими деньгами

Если у вас "упрощенка" с объектом доходы. Расходы вы не учитываете, но необходимость в оприходовании купленных директором ценностей все равно может возникнуть. Поэтому рекомендуем ознакомиться со статьей.

Что предпринять? Выбрать для такой операции один из трех возможных вариантов оформления: договор дарения, договор купли-продажи товаров или договор займа. А предварительно взвесить плюсы и минусы каждого.

Стоимость товаров можно отнести на расходы при "упрощенке", только если они оплачены поставщику и реализованы покупателю (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). В ситуации, когда товары приобрел директор на свои деньги, не выполняется главное условие для принятия расходов - ценности не оплачены фирмой, применяющей УСН. Соответственно, чтобы принять их к учету, нужно рассчитаться с директором. Мы предлагаем для этого три возможных способа. Делая выбор, принимайте во внимание не только налоговые последствия, но и тот факт, на чье имя продавец товаров выписал документы.

Вариант N 1 (невыгодный). Примите ценности от директора по договору дарения

Самый простой способ, но наименее выгодный с точки зрения налогообложения - это заключить с директором договор дарения (гл. 32 ГК РФ). Независимо от стоимости дара, договор нужно заключить в письменной форме. Поскольку одной из сторон сделки является юридическое лицо. Это следует из статьи 161 ГК РФ.

Напомним, что дарение на сумму, превышающую 3000 руб., запрещено между коммерческими организациями. Но у вас дарителем является директор - физическое лицо. А значит, с ним можно подписать договор на любую сумму.

Уделите внимание тому, как сформулировать в договоре предмет дарения. Если документы поставщик выписал на имя директора, то предметом дарения будут купленные им ценности. А в ситуации, когда документы оформлены на организацию, в договоре стоит указать, что в качестве подарка директор погасит собственными деньгами долг организации за приобретенные товары.

Памятка. Стоимость товаров, принятых по договору дарения и проданных в течение года, нужно отразить в доходах. Даже если дарителем являлся единственный учредитель организации.

Налогообложение у организации. Принятые по договору дарения ценности придется включить в доходы при УСН, если директор не является учредителем или является, но его доля в уставном капитале не превышает 50%. А вот если доля больше, то стоимость подарка включать в доходы не нужно (подп. 11 п. 1 ст. 251 и подп. 1 п. 1.1. ст. 346.15 НК РФ). Правда, если предметом дарения являются товары, этой нормой вам вряд ли удастся воспользоваться. Дело в том, что в подпункте 11 пункта 1 статьи 251 НК РФ есть одно ограничение. Доходов от подарка не возникает, только если подаренное имущество не передано третьим лицам в течение года. В противном случае придется отразить его стоимость в доходах. Вряд ли ваша организация приобрела товары для того, чтобы они лежали на складе целый год. Скорее всего, их планируется реализовать. И если это произойдет, стоимость подарка директора, даже если он является 100-процентным учредителем, придется включить в доход.

Если же подарком является погашение долга за товары и доля директора в уставном капитале больше 50%, то доходы учитывать не придется. И факт реализации товаров для учета доходов значения не имеет, ведь подарено не имущество, а погашение долга, то есть имущественное право.

Теперь о расходах. Как уже указывалось, расходы на покупку товаров можно учесть только тогда, когда они оплачены. Если же товары подарены или "подарено" погашение долга, то расходы не будут оплачены средствами организации. Следовательно, учесть их в налоговой базе не удастся.

Налогообложение у руководителя. В данном случае директор выступает дарителем. Поэтому никаких облагаемых доходов у него не возникает.

Плюсы и минусы. Преимуществом данного варианта можно назвать разве что его простоту. Заключить договор дарения несложно. Недостатков больше. Расходы учесть не получится, а в некоторых ситуациях придется отражать дополнительные доходы. К тому же директор не получит обратно потраченные на организацию деньги.

Вариант N 2 (простой). Договор купли-продажи товаров

Сразу отметим, что вариант этот подходит лишь тогда, когда накладная на товары выписана на имя директора. В противном случае продавать ему просто нечего. Но если данный вариант вам приглянулся, а в накладной на товары указана организация, подождите. Выясните, возможно, вам удастся договориться с поставщиком и поменять накладную.

Если по накладной владельцем товаров выступает руководитель, оформите с ним обычный договор купли-продажи товаров. Директор будет выступать продавцом, а организация - покупателем. Цену товара при этом можно оставить ту же, что была у поставщика, или добавить небольшую наценку.

Налогообложение у организации. Здесь будут действовать общие правила для сделок купли-продажи. Никаких доходов, понятно, при покупке товаров не возникает. А после погашения задолженности перед директором и реализации товара его покупную стоимость можно будет отразить в расходах.

Налогообложение у руководителя. А вот тут уже сложнее. Продав товары, директору придется уплачивать НДФЛ. Налогооблагаемым доходом будет являться вся стоимость товаров, оплаченная организацией, и налог директору придется заплатить самостоятельно. Ведь при покупке ценностей у любого физического лица организация не является налоговым агентом НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ).

Соответственно директору в данной ситуации нужно будет по окончании налогового периода (не позднее 30 апреля следующего года) подать налоговую декларацию по НДФЛ (форма 3-НДФЛ) и самостоятельно заплатить налог в бюджет. То есть и у него появятся дополнительные хлопоты и дополнительный налог. Правда, свой доход он сможет уменьшить на расходы, связанные с покупкой товара (п. 1 ст. 220 НК РФ). Но понадобятся документы, подтверждающие эти расходы.

Важное обстоятельство. При покупке товара у физического лица организация не является налоговым агентом по НДФЛ.

Плюсы и минусы. Из преимуществ можно назвать следующие. Организация учтет расходы на покупку товаров, а директор получит обратно потраченную сумму. А недостаток заключается в том, что директору нужно самому идти в налоговую инспекцию и подавать декларацию по НДФЛ, а также уплачивать налог.

Вариант N 3 (сложный). Договор займа

Наконец, последний вариант, более сложный, чем предыдущие. И подойдет он в случае, когда накладная выписана на имя организации. Заключите между руководителем и организацией договор займа в письменной форме. Организация будет выступать в качестве заимодавца, директор как физическое лицо станет заемщиком и получит от организации деньги. Обратите внимание: договор займа следует заключить задним числом, то есть хотя бы днем раньше того, когда директор оплатил товары со своего счета в банке. Заем, скорее всего, нужно сделать беспроцентным, это не запрещено законодательством (ст. 809 ГК РФ). Сумма займа будет соответствовать стоимости товаров, оплаченных позднее директором, или немного превышать ее. Срок займа может быть любым.

Выдачу денег директору проведите по кассе. Еще раз заметим, что день выдачи займа должен быть раньше дня, когда директор оплатил товары. Понятно, что выдать деньги можно, только если они есть в наличии. А если нет? Тогда их прежде можно опять же взять взаймы у директора либо у другого сотрудника, но уже по другому договору займа, где уже сотрудник является заимодателем, а организация - заемщиком. То есть вам нужно будет провести по кассе задним числом получение займа и выдачу другого займа директору.

Далее напишите директору письмо с просьбой оплатить товары в счет погашения задолженности по договору займа. Тогда будет считаться, что руководитель оплачивал товары не собственными деньгами, а таким способом возвращал сумму займа организации. А вернуть долг по другому займу вы можете и позднее.

Налогообложение у организации. Получение, выдача и возврат заемных средств в Книге учета доходов и расходов не отражаются (подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). Возникает вопрос: можно ли товары считать оплаченными? Ответ положительный, несмотря на то что поставщику платил директор от своего имени. Ведь сделал он это в счет погашения задолженности по займу, то есть таким способом вернул заем организации. Следовательно, рассматриваемая операция приравнивается к оплате товара средствами организации. И товары считаются оплаченными. Таким образом, после реализации вы можете их покупную стоимость отразить в расходах.

Налогообложение у руководителя. При данном варианте руководитель получает беспроцентный заем. Поэтому у него возникает материальная выгода в виде экономии на процентах (ст. 212 НК РФ). А это доход, облагаемый НДФЛ по ставке 35%. Причем удерживать налог с этого вида дохода должна организация как налоговый агент. Рассчитать материальную выгоду можно по формуле:

Материальная выгода по беспроцентному займу, выданному в рублях

=

2/3

х

Ставка рефинансирования на дату возврата займа

х

Сумма займа

:

365 (366) дней

х

Количество календарных дней пользования займом

Читайте также. О расчете материальной выгоды также рассказывалось в статье "Шесть главных вопросов, возникающих при выдаче сотруднику заемных средств" // Упрощенка, 2011, N 9.

При расчете материальной выгоды надо брать ставку рефинансирования, действующую на дату получения дохода (подп. 1 п. 1 и подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). А доход при беспроцентном займе возникает в тот день, когда физлицо возвращает долг заемщику (письмо Минфина России от 25.07.2011 N 03-04-05/6-531). Из приведенной выше формулы видно, что чем короче будет срок пользования займом, тем меньше налога придется удержать из средств директора. Покажем расчеты на примере.

Пример. Расчет материальной выгоды при беспроцентном займе

ООО "Самоцвет" применяет упрощенную систему с объектом доходы минус расходы. 27 апреля 2012 года общество приобрело товары общей стоимостью 85 000 руб. (без НДС). 3 мая 2012 года директор общества И.П. Самойлов оплатил товары со своего личного счета в банке. Было решено оформить эту операцию следующим образом. 28 апреля заключается договор беспроцентного займа между ООО "Самоцвет" и И.П. Самойловым, в котором заимодавцем выступает ООО "Самоцвет", заемщиком - И.П. Самойлов. Сумма займа - 85 000 руб. В тот же день по кассе проводится выдача суммы займа И.П. Самойлову. Так как остатка наличных недостаточно, 28 апреля ООО "Самоцвет" заключает еще один договор беспроцентного займа, в котором оно выступает уже заемщиком. Заимодавцем является заместитель директора А.И. Ковров. Сумма займа также 85 000 руб. Получение займа бухгалтер провел по кассе также 28 апреля. Далее общество 3 мая 2012 года пишет письмо директору И.П. Самойлову с просьбой в счет задолженности по займу оплатить товары. 5 мая ООО "Самоцвет" возвращает сумму займа заместителю директора А.И. Коврову. Выясним, что будет в налоговом учете и налогообложении у И.П. Самойлова.

Выдача, получение и возврат займов в налоговом учете ООО "Самоцвет" не отражаются. 3 мая 2012 года купленные товары считаются оплаченными, поэтому после реализации общество вправе будет отразить их покупную стоимость - 85 000 руб. в расходах.

У директора И.П. Самойлова в связи с получением беспроцентного займа возникает доход в виде материальной выгоды, облагаемый НДФЛ. Рассчитаем его сумму по формуле. На 3 мая 2012 года ставка рефинансирования составляла 8% (Указание ЦБ РФ от 23.12.2011 N 2758-У). С 28 апреля по 3 мая прошло 5 дней. Следовательно, сумма материальной выгоды равна 62,1 руб. (2/3 х 8% х 85 000 руб. : 365 дн. х 5 дн.). Из этого дохода следует удержать НДФЛ, который составит 22 руб. (62,1 руб. х 35%). Налог общество должно удержать из предстоящей денежной выплаты в пользу И.П. Самойлова.

Плюсы и минусы. Преимуществом можно назвать то, что в данной ситуации организация сможет учесть стоимость приобретенных товаров в расходах. Директор также может получить свои деньги назад. Правда, недостатков немало. Главный - сложность оформления. Придется составлять один или два договора займа, причем задним числом. Также нужно будет вносить изменения в кассовую книгу. Кроме того, у директора возникает доход, облагаемый НДФЛ. Но если срок займа будет небольшой, сумма налога окажется незначительной.

П.А. Лисицына,

налоговый консультант

"Упрощенка", N 6, июнь 2012 г.