Новый порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях (Е.Л. Джабазян, "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2012 г.)

Новый порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях

На официальном сайте Минфина 21 июня 2012 года был размещен проект постановления Правительства РФ "О порядке выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием" (далее - Правила). Напомним, что необходимость размещения данного документа в Интернете обусловлена требованиями п. 5 Правил проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.02.2010 N 96, в целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы.

Согласно п. 1 Правил данный документ устанавливает предельные размеры компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковых автомобилей и мотоциклов) в служебных целях, а также порядок выплаты указанной компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием личного транспорта в служебных целях.

К сведению. В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику, использующему личное имущество в служебных целях, выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, оборудования и других технических средств и материалов, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется трудовым договором, оформленным в письменном виде.

Использование гражданским служащим личного транспорта в служебных целях осуществляется по инициативе гражданского служащего с согласия представителя нанимателя (руководителя федерального государственного органа или его аппарата либо лица, замещающего государственную должность РФ) или уполномоченного им должностного лица.

В пункте 3 Правил указано, что выплата компенсации и возмещение расходов гражданским служащим производятся в случаях, когда их служебная деятельность связана с постоянными служебными поездками в соответствии с должностными обязанностями.

В силу п. 5 Правил компенсация за использование гражданским служащим личного транспорта в служебных целях выплачивается в предельных размерах согласно приложению. Предельные размеры компенсации зависят от вида транспортного средства.

Вид транспортного средства	Размер компенсации в месяц, руб.
1. Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя:
- до 2 000 куб. см включительно	до 1 200
- свыше 2 000 куб. см	до 1 500
2. Мотоциклы	до 600

Отметим, что до вступления в силу Правил учреждения при выплате компенсаций за использование работниками личного транспорта в служебных целях руководствуются Приказом Минфина РФ от 04.02.2000 N 16н "Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок" (далее - Приказ N 16н), а также Постановлением Правительства РФ от 20.06.1992 N 414 "О нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях"*(1) (далее - Постановление N 414).

Приказом N 16н установлены предельные нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок.

Марка автомобиля	Норма компенсации в месяц, руб.
ЗАЗ	116
ВАЗ (кроме ВАЗ-2121)	148
АЗЛК, ИЖ	173
ГАЗ, УАЗ, ВАЗ-2121	221
Мотоциклы (для работников органов местного самоуправления сельской местности)	91

Согласно п. 2 Приказа N 16н выплата компенсации работникам учреждений и организаций, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, за использование ими личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок производится в соответствии с порядком и условиями, предусмотренными п. 1-6, 8 и 9 Письма Минфина РФ от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок".

При наличии деятельности, приносящей доход, можно обратиться к нормам Постановления N 414. Пунктом 1 данного постановления установлено, что предприятия и организации включают в себестоимость продукции (работ, услуг) затраты на выплату компенсации своим работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок по следующим предельным нормам.

Марка автомобиля	Норма компенсации в месяц, руб.
ЗАЗ	3 392
ВАЗ (кроме ВАЗ-2121)	4 725
АЗЛК, ИЖ	5 067
ГАЗ, УАЗ, ВАЗ-2121	5 799

Кроме того, предприятиям и организациям, расположенным в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, разрешается применять указанные нормы с повышением до 10% в зависимости от конкретных условий эксплуатации легковых автомобилей.

Постановлением Правительства РФ от 24.05.1993 N 487 установлена предельная норма компенсации, выплачиваемой работникам сельских и поселковых советов за использование ими личных мотоциклов для служебных поездок, в размере 2 546 руб. в месяц.

Согласно п. 2 Постановления N 414 условия выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок, а также порядок применения предельных норм, предусмотренных настоящим постановлением, устанавливаются Минфином.

Важный момент для учреждений - плательщиков налога на прибыль заключается в том, что при расчете налога на прибыль организация вправе учесть понесенные затраты в пределах норм, установленных Постановлением N 92*(2). Согласно п. 1 названного постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование работниками для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, установлены в следующих размерах.

Вид транспортного средства	Размер компенсации в месяц, руб.
1. Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя:
- до 2 000 куб. см включительно	1 200
- свыше 2 000 куб. см	1 500
2. Мотоциклы	600

Как видим, проект Правил содержит именно такие значения компенсаций. Это удобно с точки зрения сближения данных бухгалтерского и налогового учета, однако размер выплат значительно меньше, чем размер, установленный Постановлением N 414, что вряд ли обрадует тех, кто будет обращаться за компенсацией расходов.

Для получения компенсации гражданский служащий представляет в федеральный государственный орган:

- заявление;

- копию свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала).

В случае если гражданский служащий использует личный транспорт по доверенности, представляется в том числе надлежащим образом заверенная копия такой доверенности.

Решение о выплате (об отказе в выплате) компенсации и возмещении расходов за использование гражданским служащим личного транспорта в служебных целях принимается представителем нанимателя или уполномоченным им лицом в 10-дневный срок со дня подачи гражданским служащим заявления с учетом:

- необходимости исполнения гражданским служащим отдельных служебных поручений вне постоянного места прохождения гражданской службы в связи с его должностными обязанностями;

- регулярности поездок;

- объема бюджетных ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете соответствующему федеральному государственному органу на транспортные услуги.

Обратите внимание! Возмещение расходов (на приобретение горюче-смазочных материалов, техническое обслуживание и текущий ремонт) гражданскому служащему производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.), но не более 1/12 размера бюджетных ассигнований, предусмотренных в федеральном законе о федеральном бюджете на соответствующий финансовый год и плановый период соответствующему федеральному государственному органу на содержание служебного легкового автомобиля.

Выплата компенсации и возмещение расходов производятся один раз в текущем месяце за истекший месяц на основании акта соответствующего федерального государственного органа, в котором указываются конкретные размеры компенсации и возмещения расходов.

К сведению. В соответствии с положениями разд. V "Классификация операций сектора государственного управления" Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации*(3) расходы на выплату штатному работнику учреждения компенсации за использование им личного автомобиля в служебных целях следует отразить по подстатье 212 "Прочие выплаты" КОСГУ.

В случае использования гражданским служащим личного транспорта в служебных целях не на постоянной основе, при том что его служебная деятельность не связана с постоянными поездками в соответствии с его должностными обязанностями, представитель нанимателя или уполномоченное им лицо в конкретных случаях в соответствии с критериями, определенными в правовом акте федерального государственного органа, принимает решение о выплате компенсации и возмещении расходов, если такое использование личного транспорта вызвано служебной необходимостью.

В случае обращения гражданского служащего, которому предоставлен служебный транспорт с персональным закреплением, с заявлением о выплате ему компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и возмещении расходов, связанных с его использованием, а также об отказе от транспорта с персональным закреплением его заявление подлежит удовлетворению.

Как отразить в учете начисление денежной компенсации за использование личного имущества? При отражении названной компенсации в учете следует руководствоваться Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н). Также бюджетные учреждения должны применять Инструкцию N 174н*(4), автономные - Инструкцию N 183н*(5), а казенные - Инструкцию N 162н*(6).

Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях ведется на счете 302 12 "Расчеты по прочим выплатам" (п. 256 Инструкции N 157н).

Суммы начисленной компенсации отражаются записями:

- в автономном учреждении (п. 132 Инструкции N 183н):

Дебет счетов 0 401 20 212 "Расходы по прочим выплатам", 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" (0 109 60 212, 0 109 70 212, 0 109 80 212, 0 109 90 212)

Кредит счета 0 302 12 000 "Расчеты по прочим выплатам"

- в бюджетном учреждении (п. 128 Инструкции N 174н):

Дебет счетов 0 401 20 212 "Расходы по прочим выплатам", 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" (0 109 60 212, 0 109 70 212, 0 109 80 212, 0 109 90 212)

Кредит счета 0 302 12 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам"

- в казенном учреждении (абз. 3 п. 102 Инструкции N 162н):

Дебет счета 1 401 20 212 "Расходы по прочим выплатам"

Кредит счета 1 302 12 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам".

Выдача начисленной суммы из кассы учреждения оформляется записями:

- в автономном учреждении (п. 88 Инструкции N 183н):

Дебет счета 0 302 12 000 "Расчеты по прочим выплатам"

Кредит счета 0 201 34 000 "Касса"

- в бюджетном учреждении (п. 85 Инструкции N 174н):

Дебет счета 0 302 11 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате"

Кредит счета 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения"

- в казенном учреждении (абз. 13 п. 49 Инструкции N 162н):

Дебет счета 1 302 12 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам"

Кредит счета 1 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения".

Надо ли удерживать НДФЛ с суммы выплаченной компенсации? Не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ) (ст. 217 НК РФ). Из данного положения Налогового кодекса можно сделать вывод, что с суммы выплаченной компенсации за использование работником личного автомобиля в служебных целях НДФЛ не удерживается. Согласно разъяснениям контролеров компенсация за использование работником личного транспорта освобождается от обложения НДФЛ при наличии документов, подтверждающих принадлежность используемого имущества налогоплательщику, расчеты компенсаций, документов, подтверждающих фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документов, подтверждающих суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина РФ от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, ФНС РФ от 27.01.2010 N МН-17-3/15@).

Облагается ли компенсация за использование работником личного автомобиля в служебных целях страховыми взносами? В соответствии с ч. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ*(7) объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений. На основании данной нормы к объекту обложения страховыми взносами относятся все выплаты в пользу работников, производимые в рамках трудовых отношений с ними, независимо от того, предусмотрены ли эти выплаты трудовыми, коллективными договорами с работниками, соглашениями, локальными нормативными актами работодателя.

Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами, перечислены в ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ. Согласно пп. "и" п. 2 ч. 1 данной статьи не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Согласно ст. 188 ТК РФ сумма компенсации, выплачиваемая работнику за использование им личного автомобиля для служебных целей, а также сумма возмещения связанных с этим расходов не подлежат обложению страховыми взносами на основании пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ только в том случае, если использование данного имущества связано с исполнением работником трудовых обязанностей. При этом при расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество.

Таким образом, сумма компенсации расходов, выплачиваемая работнику за использование им личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и работником в соответствии со ст. 188 ТК РФ. С разъяснениями Минздравсоцразвития по данному вопросу можно ознакомиться в письмах от 26.05.2010 N 1343-19, от 06.08.2010 N 2538-19.

Е.Л. Джабазян,

главный редактор журнала "Оплата труда в государственном

(муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение"

"Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Действует в редакции постановлений Правительства РФ от 24.05.1993 N 487, от 17.12.2010 N 1045.

*(2) Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией". Действует в редакции постановлений Правительства РФ от 15.11.2002 N 828, от 09.02.2004 N 64.

*(3) Утверждены Приказом Минфина РФ от 21.12.2011 N 180н.

*(4) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.

*(5) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.

*(6) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

*(7) Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования".