На ошибках учатся (Л.М. Вялова, "Кадровик.ру", N 6, июнь 2012 г.)

Проверьте себя

На ошибках учатся

В рубрике "На ошибках учатся" "Кадровик.ру" показывает и подробно разъясняет наиболее распространенные ошибки в оформлении документов. Образцы правильно оформленных кадровых документов и разъяснения допущенных ошибок - на стр. 72-75. Проверьте себя!

Внимание! Ошибка

Задание 1. Оформление гарантийного письма об оплате курсов повышения квалификации

Найдите ошибки, допущенные при оформлении гарантийного письма.

Закрытое акционерное общество           Директору учебного центра "Профессионал"

"Сатурн" (ЗАО "Сатурн")                 Л.Т. Ромашиной

                                        Вокзальная ул., д. 32, г. Тула, 224212

15.04.2012

Исх. N 34

Уважаемая Лилия Трофимовна!

Гарантируем Вам оплату в размере 750 000 рублей (семисот пятидесяти тысяч рублей) до 15.05.2012 за организацию семинара "Кадровое делопроизводство", который будет проводиться с 12.0.2012 по 16.06.2012.

Наши банковские реквизиты:

Генеральный директор                    Львова                Р.Т. Львова

Е.С. Клюева

228-43-67

Пушкина ул., д. 12, г. Тула, 224212

Тел./факс: 228-45-32, abc@.qwe.ru

Задание 2. Оформление распоряжения о переподготовке работников

Найдите ошибки, допущенные при оформлении распоряжения о переподготовке работников.

Общество с ограниченной ответственностью "Громада"

(ООО "Громада")

Распоряжение

26.03.2012

N 12

о переподготовке технических работников

В соответствии с приказом генерального директора от 16.03.2012 N 37

Предлагаю:

1. Главному инженеру Иванову О.М. организовать переподготовку технических сотрудников для работы по новым технологиям обработки древесины к 15.08.2012.

2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела кадров Кулешову С.О.

Заместитель генерального директора           Никитин         П.И. Никитин

П.М. Дружинина

231-57-38

Сотрудники ознакомлены

В дело 04-09

28.03.2012 Тополева

Проверьте себя

Задание 1. Оформление гарантийного письма об оплате курсов повышения квалификации

При оформление гарантийного письма об оплате курсов повышения квалификации были допущены следующие ошибки.

1. Отсутствует реквизит "справочные данные об организации" (п. 3.9. ГОСТ Р 6.30-2003).

2. Не проставлены коды по ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП (п. 3.4, 3.5, 3.6 ГОСТ Р 6.30-2003).

3. Неправильно оформлен регистрационный индекс. Буквенных обозначений перед знаком номера (N) быть не должно. Регистрационный индекс проставляется на одном уровне с датой при любом расположении реквизитов в бланке - угловом или продольном (рис. Б.2, Б.3 ГОСТ Р 6.30-2003).

4. Отсутствуют реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа" (п. 3.13 ГОСТ Р 6.30-2003) и краткий заголовок письма (п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003).

5. Нет подписи главного бухгалтера. Она должна следовать за подписью руководителя организации на гарантийном письме, которое служит основанием для оплаты семинара. Все документы денежного, материального и кредитного характера, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер) (п. 2.1.10 ГСДОУ).

6. Гарантийное письмо фиксирует факт расходования денежных средств организации, поэтому подписи руководителя и главного бухгалтера должны заверяться печатью организации (п. 2.3.2.6 ГСДОУ).

7. Реквизит "справочные данные об организации" входит в бланк письма (п. 3.9 ГОСТ Р 6.30-2003).

Закрытое акционерное общество           Директору учебного центра "Профессионал"

"Сатурн" (ЗАО "Сатурн")                 Л.Т. Ромашиной

                                        Вокзальная ул., д. 32, г. Тула, 224212

/----------------------\

|                     /-\

\---------------------|1|

\-/

/-------------------\

|                  /-\

\------------------|2|

\-/

 15.04.2012

/---------\

|Исх. N 34|

|        /-\

\--------|3|

\-/

/----------------------\

|                     /-\

\---------------------|4|

\-/

Уважаемая Лилия Трофимовна!

Наши банковские реквизиты:

Генеральный директор                     Львова               Р.Т. Львова

/----------------------\

|                     /-\

\---------------------|5|

\-/

/-------------------\

|                  /-\

\------------------|6|

\-/

Е.С. Клюева

228-43-67

/-----------------------------------\

|Пушкина ул., д. 12, г. Тула, 224212|

|Тел./факс: 228-45-32,   abc@.qwe.ru|

|                                  /-\

\----------------------------------|7|

\-/

Правильный вариант оформления гарантийного письма

Закрытое акционерное общество           Директору учебного центра "Профессионал"

"Сатурн" (ЗАО "Сатурн")                 Л.Т. Ромашиной

Пушкина ул., д. 12, г. Тула, 224212     Вокзальная ул., д. 32, г. Тула, 224212

Тел. / факс: 228-45-32,

abc@.qwe.ru

ОКПО 47463528

ОГРН 383746590

ИНН/КПП 9383745678

15.04.2012 N 34

на N 231 от 12.04.2012

     Об оплате семинара

Уважаемая Лилия Трофимовна!

Наши банковские реквизиты:

Генеральный директор                    Львова                Р.Т. Львова

                 /------\

Главный бухгалтер|Печать|               Волина                С.Р. Волина

                 |      |

                 \------/

Е.С. Клюева

228-43-67

Задание 2. Оформление распоряжения о переподготовке работников

При оформление распоряжения о переподготовке работников были допущены следующие ошибки.

1. Отсутствует реквизит "место составления или издания документа (п. 3.14 ГОСТ Р 6.302003).

2. Заголовок указывает на содержание документа, писать его надо с заглавной буквы (п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003, п. 2.3.1.6 ГСДОУ).

3. В констатирующей части распоряжения отсутствует краткий заголовок приказа, который послужил документом-основанием для издания распоряжения (п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003).

4. В распоряжениях между констатирующей и распорядительной частями обычно проставляют глагол "обязываю". Глагол "предлагаю" более подходит для указаний (из делопроизводственной практики).

5. Отсутствует реквизит "виза согласования", включающий в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. На распоряжениях, как и на приказах, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа (п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003).

Общество с ограниченной ответственностью "Громада"

(ООО "Громада")

Распоряжение

26.03.2012

N 12

/----------------------\

|                     /-\

\---------------------|1| /----------------------------\

                      \-/ |о переподготовке технических|

                          |        работников         /-\

                          \---------------------------|2|

\-/

                                                 /------------------\

В соответствии с приказом генерального директора |от 16.03.2012 N 37|

                                                 |                 /-\

                                                 \-----------------|3|

\-/

/----------\

|Предлагаю:|

|         /-\

\---------|4|

\-/

2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела кадров Кулешову С.О.

Заместитель генерального директора        Никитин            П.И. Никитин

/-------------------\

|                  /-\

\------------------|5|

\-/

П.М. Дружинина

231-57-38

Сотрудники ознакомлены

В дело 04-09

28.03.2012 Тополева

Правильный вариант оформления распоряжения о переподготовке работников

Общество с ограниченной ответственностью "Громада"

(ООО "Громада")

Распоряжение

26.03.2012

N 12

г. Ростов

О переподготовке технических работников

В соответствии с приказом генерального директора от 16.03.2012 N 37 "О переподготовке технических работников"

Обязываю:

2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела кадров Кулешову С.О.

Заместитель генерального директора         Никитин           П.И. Никитин

Визы:

Главный бухгалтер

Фалеев   Д.С. Фалеев

22.03.2012

Юрист

Тюрин    О.Л. Тюрин

21.03.2012

П.М. Дружинина

231-57-38

Сотрудники ознакомлены

В дело 04-09

28.03.2012 Тополева

Л.М. Вялова,

канд. ист. наук, доцент кафедры документоведения

историко-архивного института РГГУ

"Кадровик.ру", N 6, июнь 2012 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.