Ведение дел фирмы в электронной форме (Д.А. Казанцев, "Налоги и налоговое планирование", N 8, август 2012 г.)

Ведение дел фирмы в электронной форме

Коммуникация с деловыми партнерами экономит время и избавляет организации от необходимости заваливать офисные помещения договорами, письмами, счетами и иными подобными документами, которые с легкостью можно оформить в электронном виде. Однако зачастую легкость эта касается лишь технического аспекта оформления, тогда как относительно юридической правомерности ведения дел в электронной форме зачастую остаются неясности.

В данной статье буду рассмотрены три сферы деятельности организации: взаимоотношения с контрагентами, закупки для собственных нужд и налоговая отчетность. Все три сферы важны для конечной результативности деятельности компании. Вместе с тем работа во всех трех сферах сопряжена с немалыми объемами документов, которые подчас составляют настоящую гору бумаг. Для оптимизации ведения дел фирмы целесообразен хотя бы частичный перевод этого объема бумажных документов в электронную форму.

Технически уже сегодня возможно с помощью Интернета провести закупку, заключить договор и составить налоговую отчетность, не прибегая к бумажному документообороту. Однако все ли подобные операции в электронной сети имеют под собой правовую основу и соответствуют российскому законодательству?

Электронные закупки

Размещать заказы для собственных нужд и выбирать подрядчика с помощью электронных процедур российским законодательством не только разрешено, но в ряде случаев и прямо предписано. Так, ст. 10 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" предусмотрена обязанность государственных и муниципальных заказчиков закупать отдельные виды продукции исключительно с помощью электронного аукциона. Обширный перечень наименований соответствующей продукции утвержден Распоряжением Правительства РФ от 27.02.2008 N 236-р.

Однако использовать электронные закупочные процедуры можно не только государственным заказчикам и не только при закупке продукции, предусмотренной Распоряжением N 236-р. Хозяйствующие субъекты вправе размещать в Интернете предложения по закупке любой продукции и использовать при этом любые торговые и неторговые процедуры.

Готовые решения по организации электронных закупочных процессов и наиболее развитый и разнообразный инструментарий по размещению заказов в сети Интернет предоставляют электронные торговые площадки. Причем на электронных торговых площадках размещаются не только предложения заказчиков. Там же в соответствии со ст. 110 и ст. 111 Федеральный закон от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" в обязательном порядке проводятся торги по реализации имущества должников.

Проведение электронных торгов и неторговых закупочных процедур регулируется гражданско-правовыми нормами, которые предусматривают возможность совершения юридически значимых действий в электронной форме. Важнейшим условием юридической значимости таких действий является надлежащая идентификация субъектов правоотношений. Именно для идентификации субъектов отношений, оформляемых в электронной форме, необходима электронная подпись.

Пункт 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ предусматривает, что использование при совершении сделок электронной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством. Статья 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" допускает обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью, в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений. Основные требования к электронной подписи и порядок ее использования установлены в Федеральном законе от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Электронные отношения с клиентом

После выбора контрагента с помощью электронных процедур договор с ним тоже можно заключить в электронной форме. Основные требования к оформлению договорных отношений с деловым партнером также установлены в гражданском законодательстве.

Так, при регламентации формы договора ст. 434 Гражданского кодекса РФ определяет, что договор в письменной форме может быть заключен не только путем составления одного документа, подписанного сторонами, но и путем обмена документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

В п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" установлено, что по общему правилу информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. А значит, в случае судебного разбирательства договор, заключенный в электронной форме, должен рассматриваться судом в качестве такого же полноценного доказательства правоотношений, как и классический договор на бумаге.

В электронной форме без составления документа на бумажном носителе можно оформить не только полноценный договор, но и акты выполненных работ, товарные накладные, счета и счета-фактуры.

В соответствии с п. 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные и сводные учетные документы организации могут составляться на машинных носителях информации. Согласно подп. "ж" п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ "О бухучете" первичный учетный документ должен содержать личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Как уже было сказано выше, п. 3 ст. 11 Закона N 149-ФЗ "Об информации" электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью. А значит, нормы законодательства не препятствуют составлению актов выполненных работ и товарных накладных в форме электронного документа.

Возможность выставить счета-фактуру в электронном виде прямо предусмотрена Налоговым кодексом РФ, о чем подробнее будет сказано ниже. А вот вопрос о выставлении счета в электронной форме в настоящее время нормативно напрямую не урегулирован. Однако судами расценивается как допустимое условие договора о выставлении счетов в электронной форме - соответствующая правовая позиция содержится, например, в постановлениях ФАС Поволжского округа от 10.02.2011 по делу N А72-3309/2010 и ФАС Московского округа от 30.12.2009 N КА-А40/14587-09 по делу N А40-30589/09-75-132.

Аналогичным образом в судебном споре может учитываться факт направления контрагенту электронного письма. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 18.02.2009 N КГ-А40/12754-08 по делу N А40-32256/08-136-275 установлено, что условие о количестве товара считается согласованным, если оно отражено в письмах, которые направлялись посредством электронной почты. Сходное правило сформулировано и в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 31.10.2011 по делу N А56-92835/2009. Учитывая нормы законодательства об информации и об электронной подписи, можно рекомендовать подписывать официальные письма электронной подписью.

Однако необходимо помнить, что в российской правоприменительной практике фактически различается правовая значимость электронных документов для целей гражданско-правового регулирования и для целей налогового регулирования. В первом случае юридическая значимость документов определяется нормами Гражданского кодекса и законодательства об информации и об электронной подписи, во втором случае - нормами Налогового кодекса и подзаконных актов ФНС.

Электронная налоговая отчетность

Пункт 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ предусматривает, что при проведении налоговой проверки истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Однако такое право есть у налогоплательщика лишь в том случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам. Форматы эти устанавливает ФНС. Да и сам порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде устанавливается ФНС.

В настоящее время порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утверждены приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@.

Рекомендуемые формы XML-файлов электронных первичных учетных документов - актов выполненных работ и товарных накладных - утверждены приказом ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ "Об утверждении форматов первичных учетных документов". Приложением N 1 к этому приказу утверждены требования к файлу товарной накладной, а Приложением N 2 - требования к файлу акта приемки-сдачи работ (услуг).

Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть выставлена в электронном виде. Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами. Форматы представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде, утверждены приказом ФНС РФ от 30.01.2012 N ММВ-7-6/36@.

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура в электронном виде подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (или иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Согласно п. 9 ст. 169 НК РФ порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи устанавливается Минфином России. В настоящее время такой порядок утвержден приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. N 50н.

Однако до настоящего времени не утверждены форматы журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде. Полномочия по утверждению этих форматов п. 9 ст. 169 возложены на ФНС.

Не утвердил ФНС и форму электронного договора, которая признавалась бы налоговыми органами. А значит, в налоговых правоотношениях электронный договор по сей день является нелегальной категорией. Ведь если форматы электронных документов, которые использованы при обмене электронными документами между контрагентами, не соответствуют форматам налоговых органов, то по требованию налоговой инспекции представлять в ФНС все равно необходимо документы на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. Такое требование неоднократно сформулировано Минфином России в письмах от 26.08.2011 N 03-03-06/1/521, от 13.09.2011 N 03-02-07/1-325, от 15.09.2011 N 03-02-08/96, от 03.11.2011 N 03-07-11/297, от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 и др.

Итак, юридически значимыми электронными документами в налоговых правоотношениях признаются лишь составленные по форматам ФНС акты выполненных работ, товарные накладные и счета-фактуры.

Можно констатировать, что новеллы нормативного регулирования не всегда успевают за развитием общественных отношений. Это касается и правового регулирования деловой коммуникации посредством Интернета. С одной стороны, это нормально, поскольку закон должен регулировать уже имеющиеся отношения, а не пытаться порождать их. С другой стороны, длительное отсутствие нормативной базы, особенно если без нее невозможны полноценные хозяйственные отношения, создает ненужную дополнительную организационную нагрузку на предприятия и тем самым сковывает экономическое развитие.

Д.А. Казанцев,

юрист электронной площадки B2B-Center

"Налоги и налоговое планирование", N 8, август 2012 г.