Как разработать и ввести в действие локальные нормативные акты (Д. Чувашев, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 7, июль 2012 г.)

Как разработать и ввести в действие локальные нормативные акты

Какие локальные нормативные акты (ЛНА) должны быть приняты в каждой организации? Как подготовить и согласовать проект ЛНА? Как учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации? Как утвердить и ознакомить с ним сотрудников? Что делать, если отдельные работники отказываются подтвердить ознакомление с ЛНА?

Необходимость принятия локальных нормативных актов (далее - ЛНА) диктуется несколькими обстоятельствами:

- законом, т.к. по ряду вопросов трудовое законодательство предписывает принять ЛНА в обязательном порядке (см. Таблицу 1);

- коллективным договором, соглашением, если, конечно, таковые имеются и в них установлена обязанность принятия тех или иных ЛНА по каким-либо вопросам;

- письмами Минфина России, которые в ряде случаев запрещают относить те или иные затраты организации к расходам для целей налогообложения, если таковые затраты не установлены локальным нормативным актом (например, надбавки за сложные условия труда, за работу в вечернее время, вознаграждение за выслугу лет, оплату билетов при командировании работников, стоимость продуктов питания, использованных для приготовления бесплатных обедов и др.);

- прагматичным желанием работодателя ознакомить работника с правилами поведения в тех или иных ситуациях, чтобы потом за нарушение этих правил с работника можно было спросить.

Таблица 1. Локальные нормативные акты, обязательность наличия которых установлена законодательством

N п/п	Название ЛНА	Обязательные требования к содержанию	Нормативный правовой акт, которым установлена обязательность ЛНА
1	2	3	4
I. Для всех организаций
1	Правила внутреннего трудового распорядка	Второй выходной день. Если нижеперечисленные положения не включены в трудовой договор, они должны быть в ПВТР: сроки выплаты заработной платы (ст. 22 ТК РФ), рабочее время (ст. 91 ТК РФ), режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ), порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ), время предоставления перерыва для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ), продолжительность дополнительного отпуска для работников с режимом ненормированного рабочего дня (ст. 119 ТК РФ), дни выплаты зарплаты (ст. 136 ТК РФ)	Ст. 189 ТК РФ
2	Правила и инструкции по охране труда		Абз. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ
3	Положение об оплате труда	Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования. Форма расчетного листка	Ст. 135 и 136 ТК РФ
4	О противопожарном режиме	См. подробно указанные акты	П. 15, 103 Правил пожарной безопасности (ППБ 01-03)
5	Положение о персональных данных работников	Порядок обработки персональных данных работников, права и обязанности работников в данной области	Часть 8 ст. 86, ст. 87 ТК РФ
6	Штатное расписание	См. унифицированную форму	Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
II. В специальных случаях
1	Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем		Ст. 101 ТК РФ
2	ЛНА, предусматривающий разделение рабочего дня на части		Ст. 105 ТК РФ
3	Положение о филиале, представительстве		Абз. 7 п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"; абз. 6 п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"; абз. 7 п. 1 ст. 28 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях"

Примечание. См. статью "10 ошибок, которые не стоит допускать при оформлении документов, связанных с персональными данными" на стр. 52 журнала N 3' 2012.

Хотим особо подчеркнуть, что ниже в Таблице 1 нами дается лишь список локальных нормативных актов. В нем нет таких обязательных для организации документов, как график отпусков, всевозможных журналов учета и инструктажа, приказов о приеме на работу и т.п., т.к. эти документы не являются ЛНА.

Еще стоит отдельно прокомментировать такой документ, как положение о персональных данных работников. В действительности прямое указание в ТК РФ о необходимости его наличия отсутствует. Нет такого указания и в Федеральном законе от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". В ТК РФ сказано буквально следующее: "... Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников...". Но ведь не сказано, что такие документы обязательно должны быть. И далее: "Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов". Ошибкой будет считать, что эта норма закона предписывает работодателю принять ЛНА о персональных данных работников в обязательном порядке. Она лишь говорит о том, что если работодатель устанавливает такой порядок, то он должен устанавливать его в соответствии с законом. Кроме того, ставить знак равенства между "устанавливать" и "принимать локальный нормативный акт" никак нельзя. Устанавливать какой-либо порядок можно и без всяких актов.

Вместе с тем если исходить из определения персональных данных, прописанного в законе о персональных данных, как "любой информации, относящейся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация", то работодатель действительно не может не получать доступа к подобным данным, следовательно, он их обрабатывает и должен ознакомить с порядком обработки под личную подпись.

Примечание. См. статью "Как организовать работу с персональными данными в кадровых подразделениях" на стр. 40 журнала N 3' 2012.

Необходимо отметить, что представители трудовой инспекции при проведении проверок положение о персональных данных запрашивают, а при непредоставлении (а также при отсутствии в нем подписи работника) отмечают это как нарушение, и суды в этом с ними солидарны (см. постановления ФАС Московского округа от 27.11.2006 N КА-А40/11424-06, от 08.11.2006 N КА-А40/10787-06, от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06, решение Арбитражного суда г. Москвы от 09.11.2005 по делу N А40-65462/05-79-459). Поэтому положение о персональных данных мы тоже отнесли к обязательным ЛНА и внесли в Таблицу 1.

Согласование

Проект ЛНА согласовывается с начальниками тех подразделений, которые упомянуты в нем, и юристом. Первые высказывают замечания относительно сути проекта, второй наряду с этим еще проверяет содержание на соответствие актам большей юридической силы (законам, подзаконным актам, коллективному договору, соглашению) и ранее принятым ЛНА.

После ознакомления всех заинтересованных лиц с первоначальным проектом подготавливается новый вариант ЛНА с учетом замечаний согласующих подразделений. Вместе с тем не всегда бывает возможно найти всеобщее согласие по тем или иным вопросам (особенно часто у разных подразделений появляются возражения относительно того, кто за что отвечает). Чтобы не получилось пробуксовки, от подразделения, которое отказывается согласовывать ЛНА, нужно получить замечания в письменной форме (их наличие отражается при согласовании - см. Пример 1). А решение по спорным вопросам все равно принимает руководитель организации (или уполномоченное им лицо).

Пример 1. Образец оформления согласования на отдельном листе

Лист согласования
проекта Положения о системе электронного документооборота
ООО "ДокументПлюс" от 02.07.2012

Замечания:                                   Замечания:

       Замечаний нет                                Замечаний нет

-----------------------------                ----------------------------

-----------------------------                ----------------------------

Заместитель генерального директора           Начальник управления делами

   Кузнецова     О.О. Кузнецова                 Осокин      А.В. Осокин

-------------                                -------------

  (подпись)                                    (подпись)

 12.07.2012                                   06.07.2012

-------------                                -------------

  (дата)                                        (дата)

Замечания:                                   Замечания:

       Замечаний нет                                Замечаний нет

-----------------------------                ----------------------------

-----------------------------                ----------------------------

Юрист                                        Заведующий архивом

   Михеева     О.Е. Михеева                      Орлов      Е.Н. Орлов

-------------                                -------------

  (подпись)                                    (подпись)

 06.07.2012                                   06.07.2012

-------------                                -------------

  (дата)                                        (дата)

Замечания:

    Замечания прилагаются

-----------------------------

-----------------------------

Начальник секретариата

    Щукова       З.А. Щукова

-------------

(подпись)

 05.07.2012

-------------

   (дата)

Как оформить согласование? Во-первых, это могут быть визы согласования, которые обычно собираются на обороте последнего листа проекта документа (см. Пример 2). Во-вторых, к проекту может прилагаться отдельный лист согласований (см. Пример 1); и тут важно, чтобы в его заголовке было упомянуто, согласование какого именно документа (и версии) в нем фиксируется. В некоторых случаях можно даже сшить его с проектом; тогда уж подменить или потерять его будет невозможно, равно как и утверждать, что на согласование были переданы иные листы с текстом, а не те, к которым в итоге приложили лист согласования.

Пример 2. Оборотная сторона последнего листа проекта внутреннего документа, на которой оформлены визы согласования

Зам. генерального директора                   Начальник управления делами

     Кузнецова     О.О. Кузнецова                 Осокин      А.В. Осокин

12.07.2012                                    06.07.2012

Юрист                                         Заведующий архивом

     Михеева       О.Е. Михеева                   Орлов       Е.Н. Орлов

06.07.2012                                    06.07.2012

<...>

Если в компании имеется выборный представительный орган работников, то помимо согласования с заинтересованными подразделениями, проект ЛНА должен направляться туда в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями (ч. 2 ст. 8 ТК РФ). Здесь следует обратить внимание на то, что в ст. 8 ТК РФ говорится не о профсоюзном, а о представительном органе работников, который может быть и не профсоюзным. Ведь в соответствии со ст. 31 ТК РФ, если работники не объединены в какие-либо первичные профсоюзные организации или ни одна из имеющихся первичных профсоюзных организаций не объединяет более половины работников данного работодателя и не уполномочена представлять интересы работников, общее собрание работников вправе избрать иного представителя или представительный орган. Ст. 8 ТК РФ ссылается на ст. 372 того же кодекса, которая устанавливает порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Это порождает вопрос: нужно ли учитывать мнение представительного органа, не являющегося профсоюзом? На него эксперты в области трудового права отвечают утвердительно. Если правило об учете мнения представительного органа не будет соблюдено, подобный ЛНА не будет подлежать применению (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

О каких же случаях учета мнения по проекту ЛНА говорится в законе? Перечислим их:

- введение работодателем режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели в случае, когда работодатель изменяет условия трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, и это может повлечь массовое увольнение работников, а также отмену этого режима ранее срока, на который он был установлен (ч. 5 и 7 ст. 74 (здесь и далее в списке указаны номера статей ТК РФ));

- порядок проведения аттестации работников на соответствие занимаемой должности (выполняемой работе) (ст. 81);

- принятие решения о сокращении численности или штата работников (ст. 82);

- выработка мер защиты персональных данных работников (п. 10 ст. 86);

- привлечение работника к сверхурочным работам в случаях, не предусмотренных ч. 2 ст. 99 ТК РФ (ст. 99);

- установление перечня должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101);

- составление графиков сменности (ст. 103);

- разделение работодателем рабочего дня на части (ст. 105);

- принятие акта о размере и порядке выплаты дополнительного вознаграждения работникам (кроме работников, получающих оклад) за нерабочие праздничные дни, в которые они не привлекались к работе (ст. 112);

- утверждение порядка и условий предоставления ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков, которые работодатели самостоятельно устанавливают с учетом своих возможностей (ст. 116);

- составление графика отпусков (ст. 123);

- установление системы оплаты труда (ст. 135 и 144);

- утверждение формы расчетного листка (ст. 136);

- установление конкретных размеров повышения оплаты труда:

- для работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда (ст. 147),

- за работу в выходной или нерабочий праздничный день (ст. 153),

- за работу в ночное время (ст. 154);

- введение, замена и пересмотр норм труда (ст. 159 и 162);

- утверждение правил внутреннего трудового распорядка (ст. 190);

- определение форм профессиональной подготовки, переподготовки, повышения квалификации работников, перечень необходимых профессий и специальностей (ст. 196);

- разработка и утверждение правил и инструкций по охране труда (ст. 212);

- установление норм бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, улучшающих по сравнению с типовыми нормами защиту работников (ст. 221);

- установление порядка применения вахтового метода (ст. 297), увеличение срока вахты до 3 месяцев (ст. 299), составление графика работы на вахте (ст. 301), установление размера и порядка надбавки за вахтовый метод работы (ст. 302);

- для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - установление размера, условий и порядка компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно (ст. 325), размера, условий и порядка компенсации расходов, связанных с переездом (ст. 326);

- установление особенностей регулирования труда спортсменов и тренеров (ст. 348.1).

ТК РФ предусматривает в отдельных случаях учет мнения представительного органа работников не только при принятии локальных нормативных актов, но и при вынесении решений.

Пример 3

Мнение представительного органа работников учитывают при привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 113 ТК РФ).

Однако помимо актов законодательства, обязанность учитывать мнение представительного органа работников может содержаться также в коллективных договорах и соглашениях.

Пример 4

В соответствии с п. 4.6 Отраслевого тарифного соглашения по горно-металлургическому комплексу РФ на 2011-2013 годы (утв. Горно-металлургическим профсоюзом РФ, Общероссийским отраслевым объединением работодателей "Ассоциация промышленников горно-металлургического комплекса РФ" 22.12.2010) порядок взаимодействия работника и работодателя в случае возникновения простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Порядок учета мнения представительного органа при принятии локальных нормативных актов определяется ст. 372 ТК РФ. Здесь важно соблюсти процедуру и документально фиксировать каждый шаг.

Во-первых, должны остаться доказательства направления проекта ЛНА и обоснования по нему в представительный орган, например, отметка уполномоченного лица на втором экземпляре проекта (либо на сопроводительном письме, с которым направляется проект).

Во-вторых, если представительный орган отклоняет проект либо предлагает его доработать, а работодатель с таким предложением не согласен, то должно остаться письмо работодателя с предложением провести дополнительные консультации - опять же с отметкой о получении.

Наконец, в-третьих, если консультации не помогли придти к согласию, должен остаться протокол разногласий сторон. Только после этого будет считаться, что процедура соблюдена и работодатель может подписать ЛНА. При этом на самом ЛНА, например, под реквизитом "Утверждаю" с подписью руководителя организации, можно поставить отметку об учете мнения представительного органа.

Необходимо уяснить, что представительный орган может не соглашаться с отдельными положениями проекта ЛНА, но трудовая инспекция выдает работодателю предписание об отмене ЛНА только в случае выявления нарушения. Очевидно, что речь может идти либо о нарушении актов, имеющих большую, по сравнению с ЛНА, юридическую силу (законов, иных нормативных правовых актов) и содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения; либо о нарушении самой процедуры учета мнения представительного органа по проекту ЛНА.

Решение представительного органа работников (каким бы оно ни было по содержанию) оформляется протоколом.

Иногда работодателю приходится не учитывать мнение представительного органа работников, а согласовывать с ним проект ЛНА. Процедуру согласования придется пройти в случае, если она предусмотрена коллективным договором или соглашениями (ч. 3 ст. 8 ТК РФ). В данной ситуации сторонам придется придти к соглашению по всем пунктам проекта ЛНА и поставить в нем свои подписи. Иначе принятие такого ЛНА будет незаконным.

В заключение хотим напомнить: важно не только обеспечить наличие в организации тех ЛНА, принятие которых обязательно в соответствии с законом. Нужно провести юридическую экспертизу их текста (для этого следует установить железное правило - ни один ЛНА в организации не должен подписываться без согласования с юристом), вести учет ЛНА и инициировать изменение ранее принятых документов в связи с новшествами законодательства, обеспечить ознакомление с ЛНА вновь поступающих на работу лиц.

Д. Чувашев,

юрисконсульт ООО "НТК Форклифт"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 7, июль 2012 г.