Письма и документы отправляем в налоговую электронно (С. Куртиков, "Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2012 г.)

Письма и документы отправляем в налоговую электронно

Не так давно компании получили право отправлять в инспекцию сканы документов через программы электронной сдачи отчетности. Это существенно упростит документооборот с контролерами. Есть ряд нюансов, которые надо помнить при работе с программными средствами.

Сейчас многие бухгалтеры отправляют отчетность в инспекцию и фонды через операторов по ТКС. Однако такое программное обеспечение предлагает и другие полезные в работе сервисы. Пожалуй, самое интересное - это предоставление в ведомства пояснений, возражений, разъяснений по отчетности. Одним словом, все то, что в программах для сдачи отчетности в электронном виде именуется "неформализованный документооборот".

В отличие от электронной отчетности, формируемой в строгом соответствии с регламентами, в рамках неформализованного документооборота можно передать любые документы. Предположим, компания получила от налоговой инспекции письмо (в конверте) с требованием предоставить пояснения по ранее поданной декларации по прибыли. Бухгалтер может ответить письмом или через сервис электронного документооборота.

Отметим, что инспектор далеко не всегда вправе требовать от фирмы предоставления документов и пояснений, необходимых для исчисления и уплаты налогов*(1). Наиболее распространенным случаем является камеральная проверка. Инспектор может потребовать в течение пяти дней представить необходимые пояснения к проверяемым документам или внести в них исправления в установленный срок.

Обратите внимание, камеральная налоговая проверка проводится в течение трех месяцев со дня представления декларации*(2). Правоприменительная практика исходит из того, что по смыслу данной нормы в установленный для проведения камеральной проверки трехмесячный срок инспектор должен проверить принятую им декларацию. Возможности направления в адрес компании требования о представлении документов, необходимых для проведения камеральной проверки, по истечении срока, отведенного на проведение такой проверки, Налоговый кодекс не предусматривает*(3).

Таким образом, если получено письмо из налоговой с требованием предоставить пояснения, прежде всего нужно обратить внимание на то, каким числом датировано это письмо. Если оно за пределами трехмесячного срока, то компания вправе сама решить, предоставлять пояснения или нет.

Если прошло три месяца с момента сдачи отчетности, а инспекторам понадобились дополнительные доказательства*(4), руководитель налоговой инспекции (или его заместитель) вправе вынести решение о проведении дополнительных мероприятий налогового контроля, в частности истребовать документы*(5).

Итак, чтобы написать письмо в инспекцию, надо зайти в соответствующий раздел ПО.

Выбрать закладку "Обращение абонента в ФНС", а в ней - "Создать письмо". К письму можно прикрепить файл.

Необходимо помнить следующее. Порядок представления документов по требованию налоговой инспекции в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден приказом ФНС России*(6). В этом документе не указывается, в каком формате должны быть представлены истребуемые документы в случае их направления в электронном виде по ТКС. В других приказах *(7) сказано, что такие документы, как счета-фактуры, журналы их учета, книги покупок и продаж, накладные ТОРГ-12 и акты приемки-сдачи работ (услуг), при их направлении в электронном виде составляются в формате .xml. Формат .xls (программа MS Excel) не подходит.

Помимо формата .xml, как следует из приказа ФНС России*(8), документы могут представляться в виде скан-образа. Это нововведение существенно упрощает жизнь бухгалтерам.

Однако, прежде чем отправлять сканы документов контролерам по требованию, уточните, готовы ли они принимать их. Лучше всего направить официальное письмо (по почте или ТКС) в инспекцию с просьбой прояснить этот момент. Мы не рекомендуем задавать этот вопрос по телефону, так как инспектор может ответить положительно, а на деле окажется, что ИФНС технически не готова принимать документы в электронном виде. И доказать положительный ответ инспектора ничем не удастся. А письмо из налоговой - это уже документ.

В заключение отметим, что не все ведомства готовы осуществлять неформализованный документооборот. Сейчас можно обмениваться документами с ФНС России, ПФР и Росстатом, обмен с другими ведомствами будет доступен по мере развития рынка электронной отчетности.

С. Куртиков,

менеджер проекта компании "Электронный экспресс"

Экспертиза статьи:

В. Захаров,

руководитель отдела анализа и контроля

ПО компании "Электронный экспресс"

"Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) ст. 88 НК РФ

*(2) п. 2 ст. 88 НК РФ

*(3) пост. Президиума ВАС РФ от 17.11.2009 N 10349/09, ФАС ПО от 18.12.2008 N А55-8651/2008, ФАС МО от 05.04.2010 N КА-А40/2912-09, ФАС ВВО от 03.06.2005 N А29-8699/2004а, ФАС ВСО от 28.08.2008 N А19-1185/08-40-04АП-1491/2008; письма Минфина России от 18.02.2009 N 03-02-07/1-75, от 24.11.2008 N 03-02-07/1-471

*(4) п. 6 ст. 101 НК РФ

*(5) ст. 93, 93.1 НК РФ

*(6) приказ ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@

*(7) приказы ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@, от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@

*(8) приказ ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@