Реквизиты кассового чека на ГСМ, неточности в которых приводят к налоговым спорам (Ю.Н. Бережная, "Российский налоговый курьер", N 16, август 2012 г.)

Реквизиты кассового чека на ГСМ, неточности в которых приводят к налоговым спорам

Фактически основным документом, который подтверждает расходы компании на бензин и дизельное топливо для служебных автомобилей, является кассовый чек, прилагаемый к авансовому отчету. Правильность его заполнения обезопасит признание затрат в налоговом учёте.

Проанализировав реквизиты в кассовых чеках, которые сотрудники приносят чаще всего, компания может дать рекомендации не заправляться на тех или иных АЗС. Либо же бухгалтерия, предвидя налоговые претензии, может сразу признать, что часть расходов не уменьшит налогооблагаемую прибыль. Итак, предположим, что водитель организации, совершавший поездки по Москве, представил в бухгалтерию кассовые чеки на бензин (см. с. 60-61).

1-4. Кассовый чек содержит не все обязательные реквизиты. Кассовый чек является первичным учетным документом и должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в пункте 4 Положения по применению ККМ (утв. постановлением Правительства РФ от 30.07.93 N 745, далее - Положение), действующего в части, не противоречащей Федеральному закону от 22.05.03 N 54-ФЗ. Содержание кассового чека также подробно описано в письме УФНС России по г. Москве от 26.04.11 N 17-15/041152. Так, на выдаваемом покупателям кассовом чеке должны отражаться следующие реквизиты:

- наименование организации (1);

- ИНН продавца (12);

- заводской номер ККТ (2);

- порядковый номер чека (3);

- дата и время покупки или оказания услуги (11);

- стоимость покупки или услуги (4);

- признак фискального режима (13).

На чеке, выданном подотчетному лицу, могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ. Так, например, если на ККМ установлена электронная кассовая лента защищенная (ЭКЛЗ), то данный реквизит также приобретает статус обязательного (5).

При отсутствии любого из реквизитов или невозможности их прочтения чеки не могут служить оправдательными документами для целей налогообложения (к примеру, письмо УФНС России по г. Москве от 26.06.06 N 20-12/56636@).

6-10. В чеке, который выдала автозаправочная станция, не указаны реквизиты, обязательные для сферы торговли нефтепродуктами. В сфере обеспечения нефтепродуктами для всех ККМ предусмотрены дополнительные реквизиты, которые обязательны для отражения в чеках. Такие технические требования установлены решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (письмо ГМЭК от 28.11.94 N АО-7-272 и приложение N 3 к Протоколу от 10.11.94 N 14). Чеки, которые подотчетное лицо получило на автозаправке, должны также содержать следующие обязательные реквизиты:

- марка нефтепродукта (6);

- количество (7);

- идентификатор (номер) оператора (8);

- номер раздаточного крана или топливно-раздаточной колонки (9);

- вид оплаты, а также номер карты при безналичной оплате;

- сумма, внесенная покупателем, и сумма сдачи при наличной оплате (10);

- поле для отметки номера и суммы чека коррекции.

Отсутствие таких реквизитов может привести к тому, что налоговики откажут в признании затрат по ним. Хотя вероятность этого крайне низкая. На практике не удалось найти ни одного судебного дела, в котором бы инспекторы выдвигали подобные претензии.

11. На чеке указаны неверная дата или неточное время приобретения товара. Налоговики могут попытаться отказать в признании расходов по чеку, в котором указана неверная дата или проставлено неточное время приобретения товара. Очевидно, что такое нарушение является существенным для подотчетного лица. Ведь если, к примеру, автомобиль был в служебном рейсе со 2 по 3 августа, а чек на приобретение ГСМ датирован, например, 6 августа, то такое обстоятельство будет аргументом в пользу проверяющих.

Однако некоторым организациям удается оспорить такой аргумент в суде. Налогоплательщики заявляют, что, возможно, на кассовом аппарате АЗС было установлено неправильное время. При этом подотчетник действительно заправлял транспортное средство во время служебной поездки.

Есть решения судей, которые не считают нарушением неверное указание времени в чеке, ссылаясь на то, что неправильная фиксация времени не влечет за собой неправильную работу ККТ. Главное, чтобы техника была технически исправная, зарегистрированная в налоговом органе, не имела нарушений пломбы ЦТО, а также не подвергалась несанкционированному доступу, позволяющему исказить данные фискальной памяти (постановления ФАС Восточно-Сибирского от 24.02.11 N А33-12037/2010 и Уральского от 06.10.10 N Ф09-8020/10-С1 округов).

12. Работник осуществлял расходы в одном регионе, а ИНН юрлица, выдавшего чек, соответствует другому региону. Один из реквизитов, на который бухгалтеру стоит обратить внимание, - ИНН юрлица, указанного в чеке. Его первые четыре цифры с большой долей вероятности (если компания-продавец не переезжала в другую область или край) укажет код ИФНС и регион, где находится эта заправка. Адрес ИФНС по коду можно узнать с помощью сервиса ФНС на сайте www.nalog.ru во вкладке "Адрес и платежные реквизиты Вашей инспекции".

Так, например, если водитель должен был находиться по работе в пределах Москвы, а принес для отчета чек, в котором проставлен ИНН организации с начальными цифрами 6905, очевидно, что он заправлялся за пределами региона, а конкретнее в Тверской области. Такое несовпадение желательно прояснить. Это может понадобиться как для налоговых органов, так и для самой компании, чтобы выяснить, по служебной ли надобности работник ездил в другой регион.

Причем объяснение, что ИНН принадлежит головной организации, зарегистрированной в ином регионе, в отличие от АЗС, вряд ли будет принято во внимание. Налоговые органы требуют, чтобы на чеках, которые выдают обособленные подразделения, были указаны их наименование и КПП (письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.06 N 22-12/15387).

13. В чеке не указан признак фискального режима. Согласно пункту 5 Положения кассовые чеки, контрольные ленты и другие документы, предусмотренные техническими требованиями и печатаемые с помощью ККМ в фискальном режиме, должны иметь отличительный признак.

Признак фискального режима является одним из обязательных реквизитов, поэтому его отсутствие в чеке, скорее всего, повлечет отказ в признании расходов. Ведь организациям запрещено осуществлять реальные расчеты с покупателями и выдавать им кассовые чеки в нефискальном режиме, то есть до регистрации ККТ в налоговой инспекции. В пункте 5 Положения указано, что применение ККМ с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти приравнивается к неприменению контрольно-кассовых машин.

Так, например, в постановлении от 17.12.07 N А49-2412/07-123А/16 ФАС Поволжского округа посчитал, что чеки при отсутствии признака фискального режима вообще не являются кассовыми чеками и не служат доказательством расходов.

Однако если налогоплательщик представит иные документы, подтверждающие оплаты, например товарный чек, арбитры примут его сторону (постановление ФАС Центрального округа от 21.11.07 N А48-4785/06-18 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 08.05.08 N 3454/08).

У разных моделей ККТ признак фискального режима отражается по-разному. Например, это может быть:

- особый шрифт или графический знак;

- фраза "Фискальный чек";

- аббревиатура ФП или только одна буква Ф.

Эти слова или буквы могут быть размещены на серой или черной полосе, напечатаны курсивом и т.д. Хотя могут быть и другие признаки фискального режима.

14. В чеке не выделен ндс отдельной строкой. Одним из спорных вопросов является необходимость выделения сумм НДС в чеке отдельной строкой. По мнению налоговиков, для получения вычета организациям, приобретающим товары в розничных торговых сетях, необходимо предоставить кассовые чеки с выделенным НДС (письмо МНС России от 13.05.04 N 03-1-08/1191/15@). Чиновники ссылаются на то, что такое требование прямо закреплено в пункте 4 статьи 168 НК РФ.

Однако такая позиция спорна. НК РФ не содержит указаний на то, что невыделение в расчетных документах суммы НДС отдельной строкой является основанием для лишения налогоплательщика права на вычет. Эти нормы не предусматривают и обязанности продавца выделять НДС отдельной строкой в принадлежащих ему ККМ. Аналогичные выводы содержатся в письме Минфина России от 31.05.07 N 03-07-11/147.

Арбитры поддерживают налогоплательщиков, указывая на то, что среди обязательных реквизитов кассового чека выделение НДС отдельной строкой не предусмотрено (постановления ФАС Северо-Западного от 19.03.12 N А56-45370/2011, Северо-Кавказского от 16.12.10 N А32-43409/2009-23/535, Уральского от 02.08.07 N Ф09-6013/07-С2, от 29.05.07 N Ф09-3987/07-С2 и Дальневосточного от 08.11.06 N Ф03-А51/06-2/3968 округов). Однако судьи подчеркивают, что, если в чеках не выделена сумма НДС отдельной строкой, соответственно организация должна предоставить счет-фактуру с выделенным НДС.

15. Работник представил чек, на котором чернила почти выцвели. На практике нередко возникают ситуации, когда чернила на кассовом чеке с течением времени выцветают. В таких случаях Минфин России рекомендует затраты принимать на основании ксерокопий кассовых чеков, заверенных подписью должностного лица и печатью организации, а также на основании приложенного оригинала выцветшего кассового чека (письма Минфина России от 17.09.08 N 03-03-07/22 и от 03.04.07 N 03-03-06/1/209).

Аналогичного мнения придерживаются и налоговики. Они указывают, что при невозможности чтения чеков ККТ по каким-то причинам такие чеки не могут подтверждать произведенные расходы, поэтому рекомендуется делать заверенные копии чеков либо иметь товарные чеки с соответствующими реквизитами (письма УФНС России по г. Москве от 26.06.06 N 20-12/56636@ и от 12.04.06 N 20-12/29007).

Однако есть шансы отстоять расходы и без таких копий. Компания может представить иные документы, подтверждающие расходы подотчетного лица (постановление ФАС Московского округа от 04.02.11 N КА-А40/18116-10). Например, такими документами могут служить товарный чек или договор с контрагентом.

Ю.Н. Бережная,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 16, август 2012 г.