Какие бумаги можно подписывать факсимильной подписью, а какие нет (В.А. Синицына, "Упрощенка", N 9, сентябрь 2012 г.)

Какие бумаги можно подписывать факсимильной подписью, а какие нет

Эти документы можно подписывать факсимильной подписью?

                |                                    |

                Да                                  Нет

/-------------------------------\   /---------------------------------\

|Гражданско-правовые договоры и |   |Доверенности на получение товаров|

|счета на оплату при условии,   |   |и материалов, а также на         |

|что у вас с контрагентом       |   |совершение сделки, акты          |

|подписано соглашение об        |   |выполненных работ,               |

|использовании факсимильной     |   |предоставленных услуг, товарные  |

|подписи                        |   |накладные, транспортные накладные|

|                               |   |и иные первичные документы       |

\-------------------------------/   \---------------------------------/

Наверное, каждый сталкивался с ситуацией, когда необходимо срочно подписать документы, а руководителя нет на месте. В такой ситуации поможет факсимиле. С его помощью вы можете воспроизводить собственноручную подпись должностного лица. Однако использовать факсимиле бесконтрольно нельзя. Руководитель должен издать приказ и утвердить перечень лиц, имеющих право доступа к факсимиле, а также правила его использования. Кроме того, проставлять факсимиле можно далеко не всегда. Разберемся, какие документы разрешено подписывать факсимильной подписью, а какие нет.

Договоры и счета на оплату можно подписывать факсимильной подписью, но при условии, что стороны заключили соглашение о ее использовании (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Соглашение можно составить как для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом, так и для конкретного договора. А чтобы ни у кого не осталось сомнений, что согласие по поводу факсимиле достигнуто, стороны должны лично подписать соответствующее соглашение. Его фрагмент мы привели на рис. 1.

Рисунок 1

Выдержка из соглашения об использовании факсимильной подписи на договорах

...

1. Стороны устанавливают, что могут использовать факсимильное воспроизведение подписей на следующих документах:

- деловых письмах;

- договорах поставки, заключенных между сторонами, а также на дополнительных соглашениях к ним;

- выставленных счетах на оплату.

2. Перечисленные в пункте 1 документы могут быть подписаны факсимильными подписями следующих лиц:

Со стороны Поставщика	Со стороны Покупателя
Генеральный директор Щукин П.А. Щукин (оттиск факсимиле)	Генеральный директор Власов О.Г. Власов (оттиск факсимиле)
Главный бухгалтер Комова М.А. Комова (оттиск факсимиле)	Главный бухгалтер Лапина Н.В. Лапина (оттиск факсимиле)

3. Факсимильное воспроизведение подписей указанных должностных лиц стороны признают аналогом собственноручных подписей этих лиц.

...

Доверенность на получение товаров и материалов, а также на совершение сделки должна быть подписана лично руководителем или иным уполномоченным лицом. Дело в том, что в Гражданском кодексе нет положения, которое бы разрешало использовать на доверенности факсимильную подпись. А значит, подписывать доверенность с помощью факсимиле нельзя. Кстати, образец подписи доверенного лица также должен быть оригинальным. К такому же выводу приходят и судьи (постановление ФАС Уральского округа от 05.04.2010 N Ф09-2085/10-С3).

Суть вопроса. Нельзя ставить факсимильные подписи на доверенностях, актах, накладных и иных первичных документах.

Первичные документы подписывают должностные лица, ответственные за совершение хозяйственных операций. При этом в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ не уточняется, должна ли подпись на документе быть подлинной, или возможно использовать факсимиле. Получается, налоговое и бухгалтерское законодательство прямо не предусматривает возможность ставить на актах, накладных и другой "первичке" подписи посредством факсимиле. В связи с этим налоговики часто не признают расходы, подтвержденные документами с факсимильной подписью, считая, что они не соответствуют пункту 1 статьи 252 НК РФ. А вот суды не столь категоричны, и пример тому - постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.04.2008 N А56-13616/2007. В нем отмечено, что расходы можно считать документально подтвержденными, даже если акты выполненных работ содержат факсимильную подпись должностных лиц. Ведь эти подписи заверены оттиском печати организации.

В.А. Синицына,

эксперт журнала "Упрощенка"

"Упрощенка", N 9, сентябрь 2012 г.