Проверка учета кассовых операций (А. Репин, "Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 9, сентябрь 2012 г.)

Проверка учета кассовых операций

Контроль кассовых операций осуществляется в целях проверки полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также соблюдения требований законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета и составления отчетности. Целью осуществления указанного контроля являются выявление нарушений и злоупотреблений в учете наличных денежных средств государственных (муниципальных) учреждений и недопущение ошибок и недостоверной информации в представляемой отчетности.

В ходе проверок проведения государственными (муниципальными) учреждениями кассовых операций контрольные органы рассматривают следующие вопросы:

- инвентаризация денежных средств и бланков строгой отчетности;

- соблюдение требований законодательства при поступлении денежных средств в кассу учреждения;

- полнота и своевременность оприходования по кассе наличных денег, в том числе полученных из банка, наличие случаев хранения в кассе денежных средств сверх установленного кассового лимита и превышения предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

- достоверность документов, являющихся основанием для списания расходов по кассе, законность произведенных расходов, факты использования наличных денежных средств не по целевому назначению.

Инвентаризация денежных средств и бланков строгой отчетности

Инвентаризация денежных средств и бланков строгой отчетности, хранящихся в кассе учреждения, проводится сразу после прибытия ревизоров в проверяемую организацию при обязательном участии главного (старшего) бухгалтера и кассира. Кассир представляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход денег бланков строгой отчетности.

Результаты инвентаризации оформляются Инвентаризационной описью наличных денежных средств (ф. 0504088 утверждена Приказом Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета"), которая подписывается кассиром, главным бухгалтером учреждения, а также лицом, осуществляющим проверку. В случае выявления в ходе инвентаризации недостач или излишков проводятся мероприятия по установлению причин их возникновения.

Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой ревизор должен определить:

- обеспечена ли сохранность денежных средств;

- имеются ли у кассира образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, а также печать (штамп) с реквизитами, подтверждающими проведение кассовой операции. Напомним, что Порядок ведения кассовых операций*(1) содержал требование о погашении документов, приложенных к приходным и расходным кассовым ордерам, штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год). Поскольку Положение N 373-П*(2) не содержит требований к содержанию указанного штампа, по мнению автора, учреждению при выдаче денег из кассы целесообразно использовать имеющийся штамп "Оплачено", а при поступлении денег в кассу - штамп "Получено" с указанием даты (число, месяц, год). Напомним, что требование о наличии в учреждении такого штампа было установлено еще п. 112 Инструкции N 107н*(3), многие учреждения используют его до сих пор;

- соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

Соблюдение требований законодательства при поступлении денежных средств в кассу

Согласно п. 167 Инструкции N 157н прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности, утвержденным в порядке, предусмотренном законодательством РФ (например, по Квитанции (ф. 0504510) и приходным кассовым ордерам (ф. 0310001)). В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные реестром сдачи документов, с приложением квитанций (их копий).

В кассовых документах должно быть указано основание для их оформления и должны быть перечислены прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета и др.). Как и ранее, внесение исправлений в кассовые документы не допускается. Аналогичное требование содержится в п. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете*(4). Вместе с тем заметим, что в Положении N 373-П, в отличие от Порядка ведения кассовых операций, отсутствует требование о недопущении в указанных документах подчисток и каких-либо помарок.

В соответствии с п. 2.2 Положения N 373-П приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром. Расходный кассовый ордер подписывается руководителем, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром. Необходимо отметить, что без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (п. 3 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете, п. 8 Инструкции N 157н*(5)). Кроме того, согласно п. 8 Инструкции N 157н документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии подписи руководителя учреждения.

При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в Книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504046).

При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Выдача заработной платы, пенсий, пособий по временной нетрудоспособности, премий и стипендий производится из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, заверенным руководителем организации и главным бухгалтером.

Как и ранее, для учета поступающих в кассу наличных денег учреждение должно вести кассовую книгу. Вместе с тем требование о наличии в учреждении только одной кассовой книги в Положении N 373-П отсутствует, причем, например, в п. 2.5 Положения N 373-П прямо сказано о возможности наличия своей кассовой книги у каждого обособленного подразделения учреждения.

В пункте 2.5 Положения N 373-П установлена возможность оформления кассовых документов, кассовой книги, а также книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение. В случае ведения указанных документов с применением технических средств они должны распечатываться на бумажном носителе, причем лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах. Нумерация листов кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

Листы кассовой книги, оформляемой на бумажном носителе, до начала ее ведения брошюруются и пронумеровываются.

Листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются учреждением по каждому обособленному подразделению.

Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги подписывается руководителем и главным бухгалтером и скрепляется оттиском печати учреждения. Заметим, что архаичное требование об опечатывании кассовой книги сургучной или мастичной печатью в Положении N 373-П отсутствует. Напомним, что согласно Порядку ведения кассовых операций при опечатывании книги мастичной печатью должны были использоваться клей на основе жидкого стекла ("Силикатный", "Канцелярский", "Конторский", "Жидкое стекло"), бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати должна была смазываться с двух сторон клеем, а после опечатывания книги наносился еще один слой клея.

Согласно п. 5.2 Положения N 373-П записи в кассовой книге должны осуществляться кассиром по каждому приходному или расходному кассовому ордеру, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. В конце дня кассир должен сверить данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, после чего вывести в кассовой книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и поставить подпись. Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не вносились, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции. Обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня учреждению. В случае оформления кассовой книги на бумажном носителе обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, а в случае оформления кассовой книги с применением технических средств - распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги.

Обеспечение сохранности денежных средств, находящихся в кассе

Согласно п. 2.1 Положения N 373-П кассовые документы учреждения могут оформляться:

- главным бухгалтером;

- бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа (приказа или распоряжения) руководителя учреждения;

- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе учреждения, несет кассир. Оформление его на работу осуществляется после издания приказа руководителя учреждения. Необходимо отметить, что, в отличие от Порядка ведения кассовых операций, Положение N 373-П не содержит требования о письменном ознакомлении с ним кассира, а также о заключении с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности. Вместе с тем в соответствии со ст. 244 ТК РФ с лицами, непосредственно связанными с обслуживанием денежных или товарных ценностей, работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также их типовые формы утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности". К указанному перечню лиц относятся, в частности, и кассиры. Договором о полной материальной ответственности должна быть предусмотрена ответственность кассира за сохранность ценностей и правильное оформление кассовых документов. Его составляют в двух экземплярах:

- один экземпляр остается у кассира;

- второй - передают в кадровую службу или бухгалтерию.

Со стороны учреждения договор подписывает руководитель или уполномоченный им работник.

В соответствии с п. 1.2 Положения N 373-П для ведения кассовых операций учреждение должно самостоятельно установить максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня. Необходимо отметить, что обособленные структурные подразделения автономного учреждения, имеющие собственные лицевые или расчетные счета, также самостоятельно устанавливают себе лимит остатка наличных денег в кассе.

Порядок расчета лимита остатка наличных денег приведен в приложении к Положению N 373-П. Причем предусмотрены два варианта: для учреждений, имеющих поступления в кассу наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, и для учреждений, у которых такие поступления отсутствуют.

Несмотря на то что сумму лимита остатка наличных денег в кассе учреждение устанавливает самостоятельно, несоблюдение лимита продолжает признаваться административным правонарушением. Напомним, что превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения - одно из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:

- на должностных лиц - в размере от 4 000 до 5 000 руб.;

- на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается исключительно в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций. Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем учреждения и указывается в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

В Положении N 373-П установлен срок выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам - пять рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты), а не три, как было предусмотрено Порядком ведения кассовых операций (п. 4.6 Положения N 373-П). Таким образом, сверх установленного учреждением лимита можно хранить наличные деньги исключительно в сумме, предназначенной для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий, и не более пяти рабочих дней.

По истечении пяти рабочих дней, установленных для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий, кассир обязан:

- в платежной (расчетно-платежной) ведомости напротив фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки "Депонировано";

- составить Реестр депонированных сумм (по форме 0504047, утвержденной Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению"). Нумерация реестров депонированных сумм должна осуществляться в хронологической последовательности с начала календарного года;

- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью;

- передать реестр депонированных сумм и расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) для сверки и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю;

- оформить на фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) расходный кассовый ордер, номер и дата которого должны быть проставлены на последней странице расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

Списание расходов по кассе, законность произведенных расходов

Наличные деньги, полученные учреждениями в банке, расходуются на цели, указанные в корешках чековых книжек, которые выдаются автономному учреждению органами Федерального казначейства бесплатно по его заявлению в порядке, установленном Приказом Минфина РФ от 31.12.2010 N 199н "Об утверждении Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства".

Накануне дня получения наличных денег учреждение представляет в орган Федерального казначейства Заявку на получение наличных денег (ф. 0531802) в двух экземплярах и заполненный чек. Заявка оформляется отдельно по каждому лицевому счету и виду средств, за счет которых должны быть выданы наличные деньги.

В соответствии с п. 4.2 Положения N 373-П наличные деньги из кассы должны выдаваться непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства РФ (далее - документ, удостоверяющий личность), либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа. В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись "по доверенности". Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). В случае если доверенность оформлена на несколько выплат, с нее должны быть сделаны копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем учреждения. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

При осуществлении расчетов наличными денежными средствами немаловажным является соблюдение их предельного размера. В настоящее время предельный размер расчетов установлен Указанием ЦБР от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" и составляет 100 000 руб.

Предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами (Письмо ЦБР от 02.07.2002 N 85-Т и МНС РФ от 01.07.2002 N 24-2-02/252). Несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами является административным правонарушением и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб., а на само учреждение - от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Заметим, что по общему правилу привлечь к ответственности за совершение указанного правонарушения возможно только в течение двух месяцев со дня его совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Согласно п. 105 Инструкции N 174н*(6) денежные средства под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя, в котором в обязательном порядке должны быть указаны назначение аванса и срок, на который он выдается. Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции N 157н*(7)).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

А. Репин,

эксперт журнала "Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности

государственных (муниципальных) учреждений"

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 9, сентябрь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Порядок ведения кассовых операций в РФ, утв. Решением Совета директоров ЦБР от 22.09.1993 N 40.

*(2) Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБР на территории РФ, утв. ЦБР 12.10.2011 N 373-П.

*(3) Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.1999 N 107н.

*(4) Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ.

*(5) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(6) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.

*(7) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.