Аренда автомобиля у работника (В. Ульянов, "Практический бухгалтерский учет", N 10, октябрь 2012 г.)

Аренда автомобиля у работника

В некоторых случаях работодателю выгоднее воспользоваться автомобилем сотрудника, чем приобретать в собственность транспортное средство. Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях организация может различными способами:

- выплачивать сотруднику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору;

- арендовать у работника автомобиль;

- заключить договор на оказание транспортных услуг.

Возможна также и передача машины в безвозмездное пользование или лизинг.

Выплата работникам компенсации за использование ими своего легкового автомобиля в служебных целях для организации выгодна, только когда её размер укладывается в нормы, установленные постановлением Правительства РФ от 08.02.02 N 92. В утверждённые суммы уложиться было затруднительно ещё в момент выхода указанного постановления, в настоящее же время это практически невозможно (подробнее - см. статью "Воспользуемся имуществом работника" ПБУ N 6, 2012). Поэтому многие работодатели заключают с сотрудниками договор на аренду автомобиля.

Договор аренды

Гражданским кодексом РФ предусмотрен договор аренды транспортных средств:

- с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (аренда с экипажем) (ст. 632-641 ГК РФ);

- без экипажа (ст. 642-649 ГК РФ). По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ).

Работодатели чаще заключают с сотрудниками договор аренды без экипажа.

Сотрудник, предоставивший работодателю свой автомобиль во временное пользование, выступает в роли арендодателя, работодатель же является арендатором автомобиля. Транспортное средство, как было сказано выше, в этом случае предоставляется арендодателем арендатору во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и без обязательств по его технической эксплуатации. Арендатор же своими силами организует управление автомобилем и его эксплуатацию (ст. 645 ГК РФ).

Договор аренды автомобиля без экипажа заключается в письменной форме независимо от срока договора (ст. 643 ГК РФ). Государственная регистрация при его заключении не требуется.

В договоре аренды должны быть указаны данные, которые позволяют определённо установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды (п. 3 ст. 607 ГК РФ). Это означает, что в договоре аренды автомобиля необходимо указать как минимум: марку машины, год её выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. При отсутствии перечисленного в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор не считается заключённым (п. 3 ст. 607 ГК РФ).

Стороны вправе условиться о возможности субаренды. Неотражение такого условия позволяет арендатору сдавать автомобиль в субаренду без согласия владельца (п. 2 ст. 647 ГК РФ). При этом ответственным по договору перед арендодателем остаётся арендатор. К договорам субаренды применяются правила о договорах аренды, если иное не установлено законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 615 ГК РФ).

Пожелания владельца транспортного средства в части ограничения его использования стороны также могут отразить в договоре. Например, для пассажирского микроавтобуса может быть оговорена допустимость только пассажирских перевозок и запрет на перевозку грузов.

Арендатор, как было сказано выше, обязан выплачивать арендодателю арендную плату. Поэтому в договоре следует прописать порядок, условия и сроки внесения арендной платы.

Размер арендной платы можно определить исходя из стоимости транспортного средства и срока полезного использования автомобиля, имеющего аналогичные характеристики. А в этом случае он будет сопоставим с суммой амортизации, начисляемой по автомобилю с аналогичными характеристиками. Финансисты же при установлении размера арендных платежей рекомендуют руководствоваться ценами, сложившимися в регионе (письмо Минфина России от 19.08.05 N 03-11-04/2/52).

Сроки внесения платежей арендатор и арендодатель определяют самостоятельно. Как правило, арендная плата вносится ежемесячно в виде фиксированного платежа (подп. 1 п. 2 ст. 614 ГК РФ). В договоре можно установить и иной порядок, например в зависимости от времени работы, пробега, количества выездов. Если арендная плата установлена в твёрдой сумме, то её размер может изменяться только по соглашению сторон и не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ).

Работник вправе потребовать досрочного расторжения договора, если арендная плата не выплачивалась в срок два раза подряд (п. 5 ст. 614 ГК РФ).

Условия о порядке и сроках внесения арендной платы не являются существенными условиями договора, как и условие о сроке аренды (п. 1 ст. 614 ГК РФ). При отсутствии такого условия договор считается заключённым на неопределённый срок (п. 2 ст. 610 ГК РФ).

В договоре желательно привести восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору. Определить её можно и по договорённости сторон.

При обнаружении работодателем недостатков (за которые отвечает работник), полностью или частично препятствующих работе арендованного автомобиля, он вправе потребовать, в частности, уменьшения арендных платежей (п. 1 ст. 612 ГК РФ). Работник же не отвечает за недостатки сданного в аренду автомобиля, если они (п. 2 ст. 612 ГК РФ):

- отмечены при заключении договора;

- известны арендатору заранее;

- обнаружены арендатором во время осмотра машины при заключении договора.

Гражданским законодательством на арендатора возлагается обязанность (ст. 644, 646, 648 ГК РФ):

- по поддержанию в надлежащем состоянии арендованного автомобиля;

- по проведению его текущего и капитального ремонта;

- по несению расходов на содержание арендованного транспортного средства, страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходов, возникающих в связи с его эксплуатацией;

- за вред, причинённый третьим лицам.

Однако стороны вправе иначе перераспределить обязанности по содержанию (мелкий и капитальный ремонт), страхованию, эксплуатации арендованного автомобиля. Исходя из этого в договоре желательно чётко прописать обязанности сторон по несению расходов. Условие о распределении расходов является обоснованием для их признания при исчислении налога на прибыль у арендатора.

Страхование гражданской ответственности владельцев автотранспортных средств является обязательным условием эксплуатации автомобиля (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 25.04.02 N 40-ФЗ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств"). Возможно, что к моменту передачи машины в аренду работник уже застраховал гражданскую ответственность и в полисе ОСАГО указаны конкретные лица, которые имеют право на управление автомобилем. Работодатель же, скорее всего, захочет, чтобы им управляли другие лица. Сотрудник в этом случае должен самостоятельно внести в полис изменения, заключив со страховой компанией дополнительное соглашение о допущении к вождению автомобилем лиц, указанных работодателем, либо неограниченного числа лиц. Эту обязанность арендодателя рекомендуется прописать в договоре.

Если автомобилем будет управлять лицо, не вписанное в страховой полис, то организацию могут оштрафовать на 300 руб. в силу пункта 1 статьи 12.37 КоАП РФ (п. 12 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24.10.06 N 18 "О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях").

Договором может быть предусмотрено и добровольное страхование автомобиля от различных рисков (КАСКО), от угона (хищение, кража, грабёж, разбой) и ущерба (ДТП, пожар, взрыв, стихийное бедствие и т.д.), а также дополнительное к ОСАГО на случай:

- наступления ответственности, не относящейся к страховому риску по обязательному страхованию, в случаях, перечисленных в пункте 2 статьи 6 закона N 40-ФЗ (например, при причинении водителем вреда при погрузке груза на транспортное средство или его разгрузке);

- недостаточности страховой выплаты по ОСАГО для полного возмещения вреда, причинённого жизни, здоровью или имуществу потерпевших.

Автомобиль передаётся арендатору по акту приёма-передачи. Его можно составить в произвольной форме или воспользоваться актом о приёме-передаче объекта основных средств (форма N ОС-1, утв. постановлением Госкомстата России от 21.01.03 N 7). В акте желательно указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.

К акту прикладываются документы на транспортное средство: свидетельство о его регистрации, копия паспорта транспортного средства, полис ОСАГО.

Договор считается заключённым с момента передачи арендатору транспортного средства (ст. 642, п. 2 ст. 433 ГК РФ).

По общему правилу договор аренды прекращается по истечении срока аренды. Если же арендодатель или арендатор пожелает расторгнуть договор в любое другое время, то предупредить об этом другую сторону необходимо за месяц (п. 2 ст. 610 ГК РФ), хотя в договоре могут быть установлены и иные сроки.

При прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю автомобиль в том состоянии, в котором он его получил, с учётом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором, если в договоре об этом было сказано отдельно (п. 1 ст. 622 ГК РФ). Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приёме-передаче.

Соглашения об изменении или расторжении договора стороны должны оформлять в письменной форме (п. 1 ст. 452 ГК РФ).

Бухгалтерский учёт

Для обобщения информации о наличии и движении основных средств, полученных организацией в аренду, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) рекомендует использовать забалансовый счёт 001 "Арендованные основные средства". Получение автомобиля в аренду отражается записью по дебету счёта 001, а его возврат по окончании срока действия договора - по кредиту счёта 001. При этом имущество учитывается за балансом по стоимости, указанной в договоре аренды. Если стороны не смогли определить её, арендованный автомобиль отражается по нулевой стоимости:

Дебет 001

- арендованный автомобиль принят к забалансовому учёту.

Организации-арендатору желательно открыть на арендованный автомобиль инвентарную карточку учёта объекта основных средств (форма N ОС-6, утв. постановлением Госкомстата России от 21.01.03 N 7).

Арендная плата и эксплуатационные расходы у арендатора признаются расходами по обычным видам деятельности. Данные расходы признаются в том отчётном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 5, 7, 18 Положения по бухгалтерскому учёту "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утв. приказом Минфина России от 06.05.99 N 33н).

При начислении арендной платы используется счёт 73 "Расчёты с персоналом по прочим операциям". В зависимости от того, в каком структурном подразделении эксплуатируется арендованный автомобиль, указанный счёт корреспондируется со счетами учёта затрат: 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" либо со счётом 44 "Расходы на продажу":

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 73 - начислена арендная плата за автомобиль.

Обязательства по налогам и страховым взносам

При исчислении налога на прибыль арендная плата учитывается в сумме фактических затрат в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Размер арендных платежей и порядок их перечисления определяются договором, заключённым в порядке, установленном гражданским законодательством.

По общему правилу датой отражения арендной платы является день расчётов, предусмотренный в договоре. Если данное условие отсутствует, то расходы можно учесть в последний день отчётного периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Он же своими силами и средствами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несёт расходы на его страхование, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.

Вышеприведённое позволило финансистам заключить, что затраты организации, произведённые по договору аренды транспортного средства с физическим лицом, в том числе на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля (с учётом фактического расхода топлива в производственных целях и стоимости его приобретения), а также на приобретение запасных частей могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, изложенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ (письмо Минфина России от 13.02.07 N 03-03-06/1/81).

Напомним, что расходами в целях налогообложения признаются экономически обоснованные и документально подтверждённые затраты, понесённые налогоплательщиком для осуществления деятельности, направленной на получение доходов.

Эксплуатационные расходы - это комплексное понятие, включающее несколько видов затрат, в частности приобретение ГСМ, техническое обслуживание автомобиля, его хранение и мойку, заработную плату водителя с начисляемыми на неё страховыми взносами в государственные внебюджетный фонды. Каждый вид затрат учитывается по правилам, установленным для соответствующего вида расходов. Расходы:

- на приобретение ГСМ и других расходных материалов учитываются в материальных расходах согласно подпункту 5 пункта 1 статьи 254;

- на проведение текущего и капитального ремонта арендованного автомобиля - в расходах на ремонт в соответствии с пунктом 2 статьи 260 НК РФ;

- техническое обслуживание, мойку, парковку, стоянку автомобиля - в прочих расходах в силу подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ;

- страхование автомобиля и автогражданской ответственности - в расходах на страхование на основании пункта 1 статьи 263 НК РФ;

- оплату труда водителя, управляющего арендованным автомобилем, - в расходах на оплату труда согласно пункту 1 статьи 255 НК РФ.

Для документального подтверждения затрат в виде арендной платы для целей налогообложения прибыли достаточно договора аренды и акта о передаче автомобиля работодателю. Финансисты при этом не настаивают на ежемесячном оформлении акта об оказании услуг по аренде (письма Минфина России от 06.10.08 N 03-03-06/1/559, от 09.11.06 N 03-03-04/1/742).

Сдавать имущество в аренду имеет право только его собственник либо лицо, уполномоченное законом или собственником (ст. 608 ГК РФ). Поэтому для признания расходов арендатора работник, передающий в аренду свой автомобиль, должен представить организации-арендатору документы, подтверждающие его право собственности на машину. Таким документом может быть паспорт транспортного средства (ПТС). В период действия договора аренды у арендатора должна храниться его копия. Если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то необходима и её копия. Кроме того, работник должен передать организации свидетельство о регистрации автомобиля и страховой полис (если риски ранее застраховал сотрудник).

Основанием для учёта расходов на ГСМ являются путевые листы и документы о приобретении топлива и смазочных материалов: кассовые и товарные чеки, товарные накладные и др.

Организации, не являющиеся автотранспортными, могут использовать в качестве путевых листов его унифицированную форму (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78) либо разработанную самостоятельно форму путевого листа, которая прописана среди утверждённых форм первичных учётных документов, применяемых организацией. В таком путевом листе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учёте" и пунктом 3 положения об обязательных реквизитах и порядке заполнения путевых листов (утв. приказом Минтранса России от 18.09.08 N 152).

Подтвердить ремонт автомобиля, осуществлённый собственными силами, арендатору помогут смета ремонтных работ, дефектная ведомость, накладные на приобретённые запчасти и акт о списании израсходованных запчастей. Затраты на ремонт автомобиля, произведённый специализированной организацией-подрядчиком, подтверждает договор на выполнение работ (договор подряда), акт сдачи-приёмки выполненных работ, счёт-фактура и платёжные документы об оплате ремонта. Кроме того, как при выполнении ремонта автомобиля собственными силами, так и при ремонте в специализированной организации сведения о выполненных работах должны быть отражены в акте о приёме-сдаче отремонтированных объектов основных средств по форме N ОС-3 и инвентарной карточке автомобиля по форме N ОС-6.

Расходы на страхование организация-арендатор вправе учесть, только если по условиям договора аренды указанные расходы возложены именно на неё (ст. 637 ГК РФ, подп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ).

Расходами организации по страховым договорам (как обязательным, так и добровольным) являются страховые премии, уплачиваемые страховой компании (п. 1 ст. Закона РФ от 27.11.92 N 4015-1 "Об организации страхового дела в Российской Федерации").

Если организация применяет метод начисления и договор страхования заключён на срок более одного отчётного периода (квартала, полугодия, девяти месяцев), то расходы на страхование учитываются при исчислении налога на прибыль равномерно в течение срока (п. 6 ст. 272 НК РФ):

- действия договора, если страховая премия перечислена разовым платежом;

- за который уплачена часть страховой премии, если страховые взносы уплачиваются в рассрочку.

При этом в обоих случаях включаемая в расходы сумма рассчитывается пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчётном периоде.

Если срок договора менее одного отчётного периода, то расходы на страхование включаются в состав расходов в момент оплаты (п. 6 ст. 272 НК РФ).

Остальные вышеприведённые расходы организация может учесть в том отчётном (налоговом) периоде, к которому они относятся, в силу пункта 1 статьи 272 НК РФ (письмо Минфина России от 22.12.11 N 03-03-06/1/844).

При кассовом методе все перечисленные расходы включаются в расходы при исчислении налога на прибыль после их уплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Если у таких организаций порядок учёта упомянутых расходов в бухгалтерском и налоговом учёте различается, то возникает необходимость применения Положения по бухгалтерскому учёту "Учёт расчётов по налогу на прибыль организаций" (ПБУ 18/02) (утв. приказом Минфина России от 19.11.02 N 114н).

По общему правилу арендатор автомобиля амортизацию не начисляет, поскольку в этом случае право собственности на него к организации не переходит (п. 1 ст. 256 НК РФ, ст. 608 ГК РФ). Однако если работодатель с согласия работника произвёл неотделимые улучшения арендованного автомобиля (к примеру, поставил на машину кондиционер) и при этом работник не возмещает их стоимость, то на такие улучшения организация вправе начислять амортизацию с 1-го числа месяца, следующего за месяцем их ввода в эксплуатацию, в течение всего срока действия договора аренды (абз. 4 п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 258, п. 3, 4 ст. 259.1, п. 6, 7 ст. 259.2 НК РФ).

Норму амортизации капитальных вложений при этом необходимо установить, исходя из срока полезного использования, определяемого в соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. постановлением Правительства РФ от 01.01.02 N 1) (абз. 6 п. 1 ст. 258 НК РФ, письмо Минфина России от 21.01.10 N 03-03-06/2/7).

О возможности учёта арендатором в целях налогообложения прибыли расходов в виде амортизационных отчислений от стоимости неотделимых улучшений в объект основных средств, арендованный у физического лица, в общеустановленном порядке указано в письме ФНС России от 17.08.09 N 3-2-13/181.

Напомним, что неотделимыми являются улучшения, которые не могут быть изъяты без причинения вреда арендованному имуществу (п. 2 ст. 623 ГК РФ).

Если на дату возврата арендованного автомобиля неотделимые улучшения амортизированы не полностью, их остаточная стоимость не признаётся расходом (п. 16 ст. 279 НК РФ).

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Налоговый агент обязан исчислять и удерживать налог со всех доходов налогоплательщика, источником которых он является (п. 2 ст. 226 НК РФ). Исключением являются доходы, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются самостоятельно налогоплательщиком в соответствии со статьями 214.1, 214.3, 214.4, 227, 227.1 и 228 НК РФ. В перечисленных статьях доходы в виде арендной платы не упомянуты. Поэтому при выплате арендной платы работодателю следует исчислять и удерживать НДФЛ. Сумму же налога надлежит перечислить в бюджет не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня её перечисления на счёт работника (п. 1, 4, 6 ст. 226 НК РФ).

Арендная плата, выплачиваемая работнику-арендодателю, НДС не облагается, поскольку физическое лицо не является плательщиком этого налога (ст. 143 НК РФ, письмо Минфина России от 10.02.04 N 04-04-06/21).

Арендатор вправе принять к вычету предъявленные продавцами суммы НДС по ГСМ, другим материально-производственным запасам, в том числе запасным частям, работам и услугам, оказываемым в связи с эксплуатацией арендованного автомобиля, после их оприходования при наличии соответствующих счетов-фактур и условии, что указанное имущество, работы, услуги приобретаются для операций, реализация которых облагается НДС (подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Заметим, что при оформлении страховки на автомобиль на услуги страховой компании НДС не начисляется (подп. 7 п. 3 ст. 149 НК РФ).

Объектом обложения налогом на имущество организаций для российских организаций признаётся движимое и недвижимое имущество, учитываемое на балансе в качестве объектов основных средств в соответствии с установленным порядком ведения бухгалтерского учёта (п. 1 ст. 374 НК РФ). Налог на имущество по объекту основных средств, полученных в аренду, уплачивает та сторона сделки, на балансе которой объект учтён (письма Минфина России от 10.12.09 N 03-05-05-01/76, от 02.06.06 N 03-06-02-04/113). Таким образом, с полученного в аренду автомобиля налог на имущество организация не уплачивает, поскольку автомобиль - это собственность работника-арендодателя, а не работодателя-арендатора.

Транспортный налог уплачивают лица, на которых зарегистрированы транспортные средства, признаваемые объектом обложения данным налогом (абз. 1 ст. 357 НК РФ). Согласно пункту 20 Правил регистрации автомототранспортных средств и прицепов к ним в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (утв. приказом МВД России от 24.11.08 N 1001) транспортные средства регистрируются только за собственниками транспортных средств - физическими и юридическими лицами, указанными в паспортах транспортных средств. Поскольку при аренде автомобиля право собственности к организации не переходит, то транспортный налог она не уплачивает. Поэтому именно работник обязан платить транспортный налог. При этом факт передачи автомобиля в аренду для целей исчисления указанного налога значения не имеет.

Исключением являются лишь случаи передачи собственных автомобилей по договору лизинга или сублизинга другому лицу. Такие транспортные средства по соглашению сторон договора могут быть зарегистрированы либо за лизингодателем, либо за лизингополучателем (п. 22 и 48 упомянутых правил регистрации).

Если работодатель принял решение компенсировать сотруднику расходы по уплате транспортного налога, то сумму такой компенсации учесть при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль не удастся (п. 29 ст. 270 НК РФ). При этом у организации возникнет обязанность по исчислению с этой суммы НДФЛ и страховых взносов в государственные внебюджетные фонды (подробнее - см. ниже).

Выше приводилось, что у работодателя отсутствуют какие-либо ограничительные нормы по размеру арендной платы. Поэтому вполне логично увеличить её на величину компенсации, ведь вся сумма арендной платы учитывается при расчёте налога на прибыль.

Объектом обложения страховыми взносами в ПФР, ФСС России, ФФОМС признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, осуществляемые в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования"). Не относятся к объекту обложения, в частности, вознаграждения по договорам, связанным с передачей в пользование имущества (п. 3 ст. 7 закона N 212-ФЗ). К договорам, связанным с передачей в пользование имущества (имущественных прав), относятся договоры аренды имущества.

То, что арендная плата, установленная договором аренды транспортного средства без экипажа, заключённым между организацией и её работником, не является объектом обложения страховыми взносами, подтвердило и Минздравсоцразвития России в письме от 12.03.10 N 550-19.

Не начисляются на арендную плату и страховые взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

Пример

В связи с производственной необходимостью организация решила арендовать автомобиль на срок три месяца у сотрудника организации В.Ю. Котова. По условиям договора арендная плата - 18 500 руб. в месяц, согласованная стоимость автомобиля - 385 000 руб., арендатор несёт расходы по содержанию автомобиля и осуществляет его ремонт в случае надобности. Для приобретения ГСМ водителю автомобиля ежемесячно выдавалось под отчёт 5000 руб. Расходы на ГСМ в августе составили 4615 руб., в сентябре - 4275 руб., в октябре - 4495 руб., остаток подотчётной суммы водитель возвращал в кассу организации в последний день месяца. В сентябре для автомобиля приобретены запчасти на сумму 5015 руб., в том числе НДС 765 руб., которые были установлены, о чём оформлен акт о замене и списании израсходованных запчастей. Автомобиль передан организации 1 августа 2012 года, возвращён сотруднику 31 октября на основании соответствующих актов приёма-передачи автомобиля в аренду и по его возврату.

В бухгалтерском учёте затраты по аренде автомобиля сопровождаются следующими записями:

- в августе:

Дебет 001

- 385 000 руб. - принят на забалансовый учёт арендованный автомобиль;

- ежемесячно:

Дебет 20 Кредит 73

- 18 500 руб. - отнесена на затраты начисленная сумма арендной платы за автомобиль;

Дебет 73 Кредит 68 субсчёт "Расчёты по НДФЛ"

- 2405 руб. (18 500 руб. х 13%) - удержана сумма НДФЛ с арендной платы;

Дебет 73 Кредит 51

- 16 095 руб. (18 500 - 2405) - перечислена работнику арендная плата;

Дебет 71 Кредит 50

- 5000 руб. - выданы в подотчёт денежные средства для приобретения ГСМ;

Дебет 10-3 Кредит 71

- 4615 руб. (4275, 4495 руб.) - оприходовано приобретённое топливо на основании авансового отчёта водителя;

Дебет 20 Кредит 10-3

- 4615 руб. (4275, 4495 руб.) - списана на затраты стоимость израсходованных ГСМ;

Дебет 50 Кредит 71

- 385 руб. (725, 505 руб.) - возвращён остаток подотчётной суммы;

- в сентябре при приобретении и установке запасных частей:

Дебет 60 Кредит 51

- 5015 руб. - перечислены средства в оплату счёта на запасные части;

Дебет 10-5 Кредит 60

- 4250 руб. (5015 - 765) - оприходованы запасные части, приобретённые для установки на арендованный автомобиль;

Дебет 19 Кредит 60

- 765 руб. - выделана сумма НДС, предъявленная продавцом запасных частей;

Дебет 20 Кредит 10-5

- 4250 руб. - списана на затраты стоимость установленных запчастей взамен вышедших из строя;

Дебет 68 Кредит 19

- 765 руб. - принята к вычету сумма НДС по запасным частям;

- в октябре:

Кредит 001

- 385 000 руб. - снят с забалансового учёта арендованный автомобиль, возвращённый работнику.

Начисление заработной платы водителю арендованного автомобиля, страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, исчисление НДФЛ осуществляется в общем порядке.

При исчислении налога на прибыль за 9 месяцев 2012 года в материальные и прочие расходы включается соответственно 8890 руб. (4615 + 4275) и 41 250 руб. (18 500 + 18 500 + 4250).

При определении облагаемой базы за 2012 год в материальные и прочие расходы будет добавлено ещё 4495 и 18 500 руб.

В. Ульянов,

эксперт "ПБУ"

"Практический бухгалтерский учет", N 10, октябрь 2012 г.