Типичные ошибки при оформлении совмещения профессий (должностей) (С. Гаюнов, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2012 г.)

Типичные ошибки при оформлении совмещения профессий (должностей)

Автор статьи анализирует ошибки, которые совершают работодатели при оформлении совмещения профессий (должностей) работникам, дает пояснения о причинах заблуждений, приводящих к этим ошибкам.

Характерная черта российской действительности в отношении работы с персоналом - это порой безосновательно быстрое расширение штата, а затем такое же стремительное его сокращение. Проходит некоторое время, и наступает новый цикл: набор новых сотрудников, а затем их увольнение. Подобные изменения в кадровой политике не одобряют не только работники, но и сами кадровики. Как найти выход? Один из надежных способов оптимизации штатной численности - это введение совмещения профессий (должностей). Целью установления совмещения профессий (должностей) является выполнение установленного объема работ с меньшей численностью персонала, а также усиление материальной заинтересованности работников. Совмещение профессий (должностей) - не новое явление. Своими корнями оно уходит в 1960-е годы.

С тех пор неоднократно менялось законодательство, регулирующее данные вопросы. К сожалению, ТК РФ уделяет неоправданно мало внимания этому положительному явлению: всего две статьи - 60.2 и 151. Надо ли говорить, что недостаточное правовое регулирование этого распространенного явления создает сложности его практического применения и многочисленные ошибки в кадровых документах.

Главное - договориться

Во-первых, многие кадровики убеждены в том, решение о введении совмещения профессий (должностей) принимает работодатель. Это одна из ключевых ошибок, порождающая много других. Ведь ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ не случайно начинается словами: "С письменного согласия работника...". Таким образом, согласие работника получать необходимо, ведь речь идет об изменении его трудовой функции. Конструкция ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ, конечно, исходит из того, что на практике совмещение профессий (должностей) часто оформляется с подачи работодателя, но это не значит, что любой дополнительной нагрузке работник будет рад. Таким образом, работник, если он не сам является инициатором изменения своей трудовой функции в части получения дополнительной работы, должен подтвердить свое согласие. Инициативу в установлении совмещения должностей может проявить как работодатель, так и работник. И не имеет значения, кто первым вынес на рассмотрение другой стороны этот вопрос.

Во-вторых, изменение любого условия труда (ст. 72 ТК РФ), по общему правилу, подлежит не просто согласованию, а письменному согласованию. Исключение составляют случаи, специально оговоренные в ТК (ч. 2 и 3 ст. 72.2).

Таким образом, ошибочно полагать, что для оформления совмещения профессий (должностей) достаточно будет издать приказ. Приказ - это распорядительные нормативный документ, издаваемый руководителем организации. То есть приказ - это решение "сверху", единоличное решение работодателя. А передача работнику дополнительной работы не может решаться в одностороннем порядке. Обеими сторонами должно быть достигнуто соглашение, на каких условиях будет впредь трудиться работник.

Примерный образец

Дополнительное соглашение N 1
к трудовому договору N 25 от 02.02.2005

Москва

01 июня 2012 г.

Закрытое акционерное общество "Ваш консультант", именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице генерального директора Андрейченко И.П., действующего на основании устава, с одной стороны, и Рожкова А.С., именуемая в дальнейшем "Работник", с другой стороны, совместно именуемые "стороны", заключили настоящее дополнительное соглашение N 1 к Трудовому договору N 4 от 02.02.2005 г. о нижеследующем:

Статья 1. Предмет дополнительного соглашения

1.1. Стороны обоюдно согласились внести с 01 июля 2012 г. следующие изменения и дополнения в трудовой договор N 4 от 02.02.2005 (далее - трудовой договор).

1.2. Дополнить раздел 1 трудового договора пунктом 1.3 следующего содержания: "Работница совмещает должность секретаря с должностью инспектора по кадрам".

1.3. Дополнить раздел 2 трудового договора пунктом 2.5 следующего содержания: "Перечень обязанностей по совмещаемой должности инспектора по кадрам определяется должностной инструкцией инспектора по кадрам, с которой Работница на момент подписания настоящего дополнительного соглашения ознакомилась под роспись".

1.4. Дополнить раздел 3 трудового договора пунктом 3.3 следующего содержания "Совмещение должностей устанавливается с 01 июля по 31 декабря 2012 г.".

1.5. Принять пункт 4.6 трудового договора в новой редакции: "Работнице устанавливается должностной оклад 22 000 рублей ежемесячно и доплата в размере 7000 рублей ежемесячно за совмещение должности инспектора по кадрам".

1.6. Иные условия трудового договора остаются неизменными.

Статья 2. Другие условия

2.1. Настоящее дополнительное соглашение N 1 является неотъемлемой частью трудового договора.

2.2. Настоящее дополнительное соглашение N 1 составлено и подписано в двух подлинных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон.

Работник:                                 Работодатель:

     Рожкова Анна Сергеевна               ЗАО "Ваш консультант"

--------------------------------          Генеральный директор

   (фамилия, имя, отчество)               ______________ И.П. Андрейченко

                                             (подпись)

--------------------------------

          (подпись)

Примерный образец

Приказ N 67

01 июля 2012 г.

Москва

Об установлении Рожковой А.С. совмещения должностей

В связи с наличием вакантной должности "инспектор по кадрам" и необходимостью ведения работы по оформлению кадровой документации

Приказываю:

1. Установить Рожковой Анне Сергеевне совмещение должностей секретаря и инспектора по кадрам в период с 01 июля по 31 декабря 2012 г.

2. Определить Рожковой А.С. перечень обязанностей по совмещаемой должности инспектора по кадрам в должностной инструкции инспектора по кадрам.

3. Установить Рожковой А.С. доплату за совмещение должностей в размере 7000 рублей ежемесячно.

4. Назначить Рожкову А.С. ответственной за учет и хранение трудовых книжек компании.

5. Предоставить Рожковой А.С. право подписания трудовых книжек работников, а также право заверять своей подписью копии кадровых документов.

6. Довести настоящий приказ до сведения всех работников организации.

Генеральный директор                                     И.А. Андрейченко

С приказом ознакомлена                                       А.С. Рожкова

Дата ознакомления                                     ___________ 2012 г.

Серьезным заблуждением кадровика является то, что решать вопрос о совмещении профессий (должностей) можно только на этапе трудоустройства и оформления документов о приеме на работу. Однако ТК РФ не определяет, в какой момент стороны - работник и работодатель - могут договориться. Вполне возможно, что потребность в увеличении нагрузки обнаружится спустя некоторое время после первоначального оформления трудового договора.

В-третьих, совмещаемая должность (профессия) обязательно должна присутствовать в штатном расписании. Если в штатном расписании нет соответствующей должности, то возникает необходимость внести дополнения в этот документ путем издания приказа (распоряжения) в произвольной форме.

Трудовой договор

Некоторые кадровики знают о том, что при установлении совмещения профессий (должностей) корректируется трудовой договор, но полагают, что при оформлении этой операции требуется оформлять трудовой договор заново, полностью переоформить документ. Такой подход юридически не верен. Ведь заключение трудового договора означает возникновение между работником и работодателем трудовых отношений (ст. 16 ТК РФ). Если готовить новый трудовой договор, то получается, что трудовые отношения устанавливаются заново, повторно. И это при том, что прежний трудовой договор не расторгнут! Вот и становятся работники обладателями двух трудовых договоров.

Но встречается и другой подход: кадровики полагают, что вносить правки в трудовой договор излишне. До некоторых пор подтверждение своей позиции они черпали в принятых в 1980-е годы нормативных документах касательно вопросов совмещения профессий (должностей):

1) постановление Совета Министров СССР от 04.12.1981 N 1145 "О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)";

2) совместная инструкция Государственного комитета СССР по труду и социальным вопроса, Минфина СССР, Всесоюзного Центрального совета профессиональных союзов от 14.05.1982 N 53-ВЛ "По применению постановления Совета Министров СССР от 4 декабря 1981 г. N 1145 "О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)".

Да, оба нормативно-правовых акта не упоминают необходимость корректировки трудового договора, но ведь и приняты оба они были в то время, когда письменные трудовые договоры не заключались, а практиковалось устное соглашение об условиях труда между работником и работодателем. Ситуация кардинально изменилась в 1992 г., и новый ТК РФ, вступивший в силу с 1 февраля 2002 года, подтвердил, что трудовые отношения зарождаются, прежде всего, из заключенного письменно трудового договора.

Одной из типичных ошибок, вернее, заблуждением является то, что совмещение профессий (должностей) можно установить лишь на какой-то определенный срок, как правило, на время отсутствия работника, за которым в соответствии с законодательством РФ сохраняется рабочее место (должность). Но это не так. Ст. 60.2 ТК РФ никаких ограничений по срокам не устанавливает. Совмещение должностей можно устанавливать на определенный срок либо бессрочно. Если работник будет совмещать должности определенный срок, то обязательно следует указать в документах конечный срок. Иногда бывает затруднительно определить дату окончания работы. Тогда дается ссылка на событие, которое должно наступить, например: "До выхода на работу работницы (Ф.И.О.), находящейся в отпуске по беременности и родам".

Совмещение: не путать с совместительством!

Велико количество кадровых специалистов, которые не могут уловить разницу между совместительством и совмещением.

Основное отличие состоит в том, что совместительство - это всегда работа в свободное от основной работы время (ч. 1 ст. 282 ТК РФ). В то время как при совмещении профессий (должностей) работник выполняет дополнительную работу в течение установленной для него продолжительности рабочего дня (смены), то есть как бы параллельно основной.

Каждый работодатель стремится возложить как можно больше дополнительной работы на сотрудника, потому использует в описании новой работы расплывчатые формулировки вроде: "а также иную работу", "отдельные поручения начальника отдела", "разовые задания генерального директора" и т.п. Это делать недопустимо. При установлении совмещения важно четко определить объем дополнительно выполняемой работы, так как именно объем является основным фактором установления размера доплаты (ст. 151 ТК РФ).

Работник может выполнять полностью все должностные обязанности другого специалиста либо ограничиться только некоторыми из них. Перечень должностных обязанностей, как правило, устанавливается должностной инструкцией работника. При этом нельзя при совмещении должностей "совмещать" в одной должностной инструкции оба перечня обязанностей. Ведь должностная инструкция описывает функционал по какой-то одной профессии (должности). К тому же должностная инструкция - это локальный нормативный акт, и как любой локальный нормативный акт лишен индивидуализации.

Льготы и компенсации

Неверно думать, что работник, совмещающий должность (профессию) с другой, ставится с худшие условия, чем сотрудник, который бы не работал "за двоих". Так, если специалисту по подбору персонала работодатель устанавливает доплату за пользование мобильной связью для переговоров с потенциальными кандидатами на занятие вакантных должностей, то на такую льготу может рассчитывать и лицо, совмещающее работу рекрутера с другой деятельностью. Равным образом неверно считать, что лицо, совмещающее профессии (должности), ставится в лучшие условия.

Согласно законодательству, за работниками, занятыми на работах с вредными условиями труда, совмещающими профессии (должности) и выполняющими свою основную работу в полном объеме, сохраняются установленные льготы в связи с условиями труда (дополнительный отпуск, сокращенный рабочий день, бесплатная выдача молока и лечебно-профилактического питания) независимо от того, установлены ли эти льготы по совмещенным профессиям (должностям).

При этом продолжительность дополнительного отпуска рассчитывается пропорционально проработанному времени в условиях, дающих право на этот отпуск, исходя из того, что при продолжительности дополнительного отпуска 6 рабочих дней за месяц работы по совмещаемой профессии (должности) на указанных выше условиях предоставляется 0,5 дня дополнительного отпуска, при продолжительности дополнительного отпуска 12 рабочих дней предоставляется один день за месяц работы по совмещаемой профессии (должности).

Работникам, которым по основной профессии (должности) какие-либо льготы действующим законодательством РФ не предусмотрены, а по совмещаемой профессии (должности) предусмотрены, эти льготы должны предоставляться только за те дни, в которые работник работал по совмещаемой профессии (должности) не менее половины рабочего дня.

Сроки

Ошибочно оформлять при введении совмещения профессий (должностей) перевод работника на другую работу. При переводе на другую работу работник освобождается от выполнения прежних обязанностей и приступает к выполнению новых.

При совмещении профессий (должностей) этого не происходит: работник наряду с работой, определенной трудовым договором, выполняет еще и дополнительную работу по другой профессии или должности (см. ч. 1 ст. 60.2. ТК РФ). То есть от прежней работы он не освобождается.

Применяя закон по аналогии, кадровики нередко думают, что у них есть возможность оформить документы об установлении совмещения профессий (должностей) в течение 3 рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе в порядке совмещения (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Но это неверное рассуждение: ведь в законе прямо указано, что речь идет о сроках заключения трудового договора, а не внесения изменений в него. Справедливости ради надо сказать, что "самостоятельное" определение кадровиками сроков подготовки документов об установлении совмещения профессий (должностей) связано с тем, что их не называет сам закон. Приходится признать это большим пробелом законодательства.

Зато уместным представляется применение сложившегося на практике правила о том, что письменные изменения к трудовому договору следует подписывать в двух экземплярах, и у работника, и у работодателя. Один экземпляр соответственно останется у работодателя, второй передается работнику на руки.

Изменения, вносимые в трудовой договор, не должны быть объемными, ведь мы меняем не все положения трудового договора, а всего лишь вводим некоторые новые условия труда. По этой причине ошибочно создавать отдельный трудовой договор об условиях работы по совмещаемой профессии (должности) - так оформляют документы при совместительстве.

Установление оплаты

Работодатель серьезно убежден, что размер доплаты за совмещение определяется им, и только им. Однако иной подход мы обнаруживаем в ст. 151 ТК РФ: размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы. Таким образом, стороны трудового договора вправе обсуждать этот вопрос и искать взаимоприемлемый вариант.

При решении денежного вопроса очень многие работодатели совершают распространенную ошибку - увеличивают оклад специалиста, работающего в порядке совмещения. Но в законе говорится не об увеличении оклада, а о доплате, то есть дополнительных деньгах к окладу. Такие доплаты устанавливаются работнику наряду с надбавкой за профессиональное мастерство, высокую квалификацию и т.д.

Доплату можно определить фиксированной суммой, если от месяца к месяцу ее размер не будет меняться, а можно привязать к какому-нибудь показателю и установить в процентном отношении. Главное, чтобы легко можно было понять, как рассчитать сумму доплаты. При отмене совмещения профессий (должностей) происходит отмена доплаты, а не снижение оклада работника.

Как видно, ст. 60.2 ТК РФ ничего не говорит о том, как грамотно должно быть оформлено совмещение профессий (должностей). Безусловно, это следует признать большим недостатком правового регулирования столь распространенного явления.

По нашему мнению, в дополнении к трудовому договору при совмещении профессий (должностей) должны быть определены следующие условия:

- наименование совмещаемой должности (профессии);

- сроки совмещения;

- объем выполняемых обязанностей по другой должности;

- размер доплаты.

Вопрос о том, следует ли делать приказ о совмещении профессий (должностей), является дискуссионным. Надо отметить, что нормативно-правовые акты, принятые в начале 1980-х годов, обязывали издавать приказ. А Госкомстат России не включил унифицированную форму приказа о совмещении профессий (должностей) в альбом унифицированных форм*(1). Значит ли это, что приказ больше издавать не нужно?

На практике одним из главных пользователей такого приказа является бухгалтерия, так как, не имея под рукой экземпляра трудового договора с условиями труда работника в порядке совмещения профессий (должностей), невозможно определить размер доплаты, порядок ее назначения и выплаты.

Поскольку унифицированной формы такого рода приказа (распоряжения) не существует, можно оформлять распорядительный документ в произвольной форме. Вместе с тем в приказе (распоряжении) должны быть отражены следующие существенные моменты:

- кому устанавливается совмещение;

- какая должность совмещается;

- какая устанавливается доплата;

- срок совмещения (если совмещение устанавливается на определенный срок);

- иные особенности совмещения.

Не доставайте трудовую книжку работника: внесение записи о совмещении профессий (должностей) нормативно-правовыми актами о порядке ведения трудовой книжки не предусмотрено. Не путайте это явление с совместительством, когда по желанию работника запись о совместительстве вносится "основным" работодателем (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).

Также путаница возникает при разграничении совмещения профессий (должностей) и сходных явлений, связанных с дополнительной работой.

Под расширением зон обслуживания и увеличения объема выполняемых работ понимается выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности.

Расширение зон обслуживания и увеличение объема выполняемых работ также неразрывно связано с увеличением нагрузки специалиста. Вот только дополнительный объем работы связан с той же самой профессией (должностью).

"За двоих" трудится и тот работник, который исполняет обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей работы, определенной трудовым договором. Отличие от совмещения профессий (должностей) состоит в том, что дополнительную работу сотрудник может выполнять по той же профессии (должности), причем эта дополнительная работа всегда ограничена по времени и заканчивается с выходом коллеги на работу после отпуска, служебной командировки и др. Совмещать же профессии (должности) можно как в срочном порядке, так и без ограничения срока.

Библиографический список

1. Чижов Б. Как заменить временно отсутствующего работника // Новая бухгалтерия. - 2011. - N 9.

2. Орловский Ю.П., Нуртдинова А.Ф., Чиканова Л.А. Настольная книга кадровика: юридические аспекты. - М.: Инфра-М, 2012.

С. Гаюнов,

практикующий юрист

Словарь кадрового делопроизводства

Совмещение профессий (должностей) - выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) и выполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы (ст. 60.2. ТК РФ).

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) См. постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".