Больничный лист: работа над ошибками (О.В. Шабайкина, "Практическая бухгалтерия", N 10, октябрь 2012 г.)

Больничный лист: работа над ошибками

При заполнении больничных листов нередко допускаются ошибки со стороны как медицинских работников, так и работодателя. Любая ошибка может привести к тому, что ФСС РФ откажет в возмещении суммы пособия по временной нетрудоспособности. Никто не мешает исправить обнаруженные ошибки, но лучше их не допускать.

Листок нетрудоспособности представляет собой документ, который удостоверяет временную нетрудоспособность человека и подтверждает временное освобождение от работы. Выдача листков производится лицами, которые имеют лицензию на медицинскую деятельность, включая работы по экспертизе временной нетрудоспособности.

К ним относятся лечащие врачи, фельдшеры и зубные врачи медицинских организаций, а также лечащие врачи клиник научно-исследовательских учреждений (институтов), в том числе клиник научно-исследовательских учреждений протезирования.

При этом не имеют права выдавать листки работники:

- скорой медицинской помощи;

- организаций переливания крови;

- приемных отделений больничных учреждений;

- бальнеологических лечебниц и грязелечебниц;

- центров медицинской профилактики, медицины катастроф, бюро судебно-медицинской экспертизы;

- учреждений здравоохранения по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.

Листок нетрудоспособности заполняется и врачом, и работодателем, что влечет за собой большую вероятность появления ошибок.

Общие требования к оформлению

Все требования к оформлению листка нетрудоспособности четко прописаны приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. N 624н.

Лицевая сторона листка состоит из трех разделов. Первый и третий заполняет врач, а второй - работодатель (см. форму 1 - заполненный бланк листка нетрудоспособности). Третий раздел - отрывной, он остается в медицинской организации.

                                       ЛИСТОК НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ

                                                                            /---------------\

   | /---------\              /-\                                           |001 234 567 891|

   | |         |    первичный |V|                                           \---------------/

   | |         |              \-/  продолжение листка   /-----------------------\

   | |         |              /-\  нетрудоспособности N | | | | | | | | | | | | |

   | |         |    дубликат  | |                       \-----------------------/

   | |Матричный|              \-/

   | |   код   |

   | |         |   /-----------------------------------------------------------------------\

   | |         |   |М|У|З| |Г|О|Р|О|Д|С|К|А|Я| |П|О|Л|И|К|Л|И|Н|И|К|А| |3| | | | | | | | | |

   | |         |   \-----------------------------------------------------------------------/

   | |         |               (наименование медицинской организации)

   | |         |

   | |         |   /-----------------------------------------------------------------------\

   | |         |   |В|О|Л|О|Г|Д|А| |М|О|С|К|О|В|С|К|А|Я| |2| | | | | | | | | | | | | | | | |

   | \---------/   \-----------------------------------------------------------------------/

   |                                (адрес медицинской организации)

   |

   |                           /---\ /---\ /-------\ /-----------------------------\

   |               Дача выдачи |2|2|-|0|7|-|2|0|1|2| |1|2|3|4|5|6|7|8|9|1|2|3|4| | |

   |                           \---/ \---/ \-------/ \-----------------------------/

   |                                                          (ОГРН)

   |

   |               /-------------------------------------------\

   |              Ф|И|В|А|Н|О|В| | | | | | | | | | | | | | | | |

   |               \-------------------------------------------/

   |               /-------------------------------------------\      /------------\

   |              И|С|Е|Р|Г|Е|Й| | | | | | | | | | | | | | | | |      |  Печать    |

   |               \-------------------------------------------/      |медицинской |

   |               /-------------------------------------------\      |организации |

   |              О|П|Е|Т|Р|О|В|И|Ч| | | | | | | | | | | | | | |      \------------/

   |               \-------------------------------------------/

   |                (фамилия, имя, отчество нетрудоспособного)

   |

   | /---\ /---\ /-------\    /-\    /-\                                 /---\  /---\  /---\

 З | |1|2|-|0|6|-|1|9|5|7|   М|V|   Ж| |      Причина нетрудоспособности |0|1|  | | |  | | |

 а | \---/ \---/ \-------/    \-/    \-/                                 \---/  \---/  \---/

 п |      (Дата рождения)                                                 код    доп.   код

 о | /---------------------------------------------------\                       код    изм.

 л | |О|О|О| |З|А|К|А|Т| | | | | | | | | | | | | | | | | |

 н | \---------------------------------------------------/

 я |     (место работы - наименование организации)

 е |                                                               Состоит на учете    /--\

 т |          /-\                     /-\    /-----------------\   в государственных   |  |

 с | Основное |V| По совместительству | |  N | | | | | | | | | |    учреждениях        |  |

 я |          \-/                     \-/    \-----------------/   службы занятости    \--/

   |

   |   /---\ /---\ /-------\  /---\ /---\ /-------\  /-----------------\ /-------------------------------------\

 в |   | | |-| | |-| | | | |  | | |-| | |-| | | | |  | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

 р |   \---/ \---/ \-------/  \---/ \---/ \-------/  \-----------------/ \-------------------------------------/

 а | /-\      дата 1                 дата 2             N путевки           ОГРН санатория или клиники НИИ

 ч | |п|---\              /---\  /-------------------------------------------------\

 о | |о| | |              | | |  | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

 м | | |-+-|              |-+-|  |-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-|

   | |у| | |              | | |  | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

 м | |х|---/              \---/  \-------------------------------------------------/

 е | |о|

 д | |д|    возраст      родственная  ФИО члена семьи, за которым осуществляется уход

 и | |у|  (лет./мес.)      связь

 ц | \-/                                                              /-\     /-\

 н | поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель) да | | нет | |

 с |                                                                  \-/     \-/

 к |

 о |                                /---\      /---\ /---\ /-------\               /-------------\

 й | Отметки о нарушении режима     | | | Дата | | |-| | |-| | | | | Подпись врача |             |

   |                                \---/      \---/ \---/ \-------/               \-------------/

 о |

 р |                                /---\ /---\ /-------\       /---\ /---\ /-------\

 г | Находился в стационаре:     с  | | |-| | |-| | | | |    по | | |-| | |-| | | | |

 а |                                \---/ \---/ \-------/       \---/ \---/ \-------/

 н |

 и |                                /---\ /---\ /-------\                            /----------\

 з | Дата направления в бюро МСЭ:   | | |-| | |-| | | | |                            |  Печать  |

 а |                                \---/ \---/ \-------/                            |учреждения|

 ц |                                /---\ /---\ /-------\                       /-\  |  медико- |

 и | Дата регистрации документов    | | |-| | |-| | | | | Установлена/изменена  | |  |социальной|

 и | в бюро МСЭ:                    \---/ \---/ \-------/ группа инвалидности   \-/  |экспертизы|

   |                                /---\ /---\ /-------\                            \----------/

   | Освидетельствован в бюро МСЭ:  | | |-| | |-| | | | | Подпись руководителя

   |                                \---/ \---/ \-------/ бюро МСЭ             ------------------

   |

   |                                ОСВОБОЖДЕНИЕ ОТ РАБОТЫ

   | /-----------------------------------------------------------------------------------------------------------\

   | |  С какого числа   |  По какое число   | Должность врача   |    Фамилия и инициалы врача     |Подпись врача|

   | |                   |                   |                   |  или идентификационный номер    |             |

   | |-------------------+-------------------+-------------------+---------------------------------+-------------|

   | |2|2|-|0|7|-|2|0|1|2|2|6|-|0|7|-|2|0|1|2|Т|Е|Р|А|П|Е|В|Т| | |П|Е|Т|Р|О|В|А| |Г|И| | | | | | | |   Петрова   |

   | |---/ \---/ \-------+---/ \---/ \-------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-------------|

   | |-------------------+-------------------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-|             |

   | |2|7|-|0|7|-|2|0|1|2|0|1|-|0|8|-|2|0|1|2|Т|Е|Р|А|П|Е|В|Т| | |П|Е|Т|Р|О|В|А| |Г|И| | | | | | | |   Петрова   |

   | |---/ \---/ \-----------/ \---/ \-------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-------------|

   | |---------------------------------------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-|             |

   | | | |-| | |-| | | | | | |-| | |-| | | | |-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-|             |

   | |---/ \---/ \-----------/ \---/ \-------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-|             |

   | \-----------------------------------------------------------------------------------------------------------/

   |

   | ПРИСТУПИТЬ К РАБОТЕ                                                       /-----------\

   |     /---\ /---\ /-------\               /---\ /---\ /---\ /-------\       |  Печать   |

   |   с |0|2|-|0|8|-|2|0|1|2|        Иное:  | | | | | |-| | |-| | | | |       |медицинской|

   |     \---/ \---/ \-------/               \---/ \---/ \---/ \-------/       |организации|

   |                                                   /---------------\       \-----------/  /-------------\

   |  Выдан листок нетрудоспособности (продолжение) N  | | | | | | | | |      Подпись врача:  |   Петрова   |

   |                                                   \---------------/                      \-------------/

---+-------------------------------------------------------------------------------------------------------

   | /---------------------------------------------------\            /-\                     /-\

 З | |О|О|О| |З|А|К|А|Т| | | | | | | | | | | | | | | | | |   Основное |V|  По совместительству| |

 а | \---------------------------------------------------/            \-/                     \-/

 п |  (место работы - наименование организации)

 о |                   /-------------------\   /-----------------\                     /---------\

 л | Регистрационный N |7|7|1|4|1|2|3|4|5|6| / | | | | | | | | | |   Код подчиненности |7|7|1|4|2|

 н |                   \-------------------/   \-----------------/                     \---------/

 я |                       /-----------------------\       /-----\ /-----\ /-----\ /---\    /------------\

 е | ИНН нетрудоспособного:|7|7|2|2|1|3|4|3|7|6|8|0| СНИЛС |4|4|5|-|8|7|6|-|2|1|7|-|4|1|    |  Печать    |

 т |         (при наличии) \-----------------------/       \-----/ \-----/ \-----/ \---/    |работодателя|

 с |                    /---\ /---\ /---\                    /---\ /---\ /-------\          \------------/

 я | Условия начисления | | | | | | | | |   Акт формы н-1 от | | |-| | |-| | | | |

   |                    \---/ \---/ \---/                    \---/ \---/ \-------/

 р |                    /---\ /---\ /-------\                /---\    /---\                          /-\     /-\

 а | Дата начала работы | | |-| | |-| | | | | Страховой стаж:|4| | лет|7| | мес.  в т.ч. нестраховые | | лет | | мес.

 б |                    \---/ \---/ \-------/                \---/    \---/          периоды:        \-/     \-/

 о |                                  /---\ /---\ /-------\    /---\ /---\ /-------\

 т | Причитается пособие за период: с |2|2|-|0|7|-|2|0|1|2| по |0|1|-|0|8|-|2|0|1|2|

 о |                                  \---/ \---/ \-------/    \---/ \---/ \-------/

 д |                                          /-------------\ /---\                              /-----------\ /---\

 а | Средний заработок для исчисления пособия:|2|6|1|6|9|0| |р|4|8|к  Средний дневной заработок  |3|5|8| | | |р|4|8|к

 т |                                          \-------------/ \---/                              \-----------/ \---/

 е | Сумма пособия: /-----------\ /---\   За счет средств Фонда   /-----------\ /---\

 л | за счет средств|6|4|5| | | |р|2|7|к  социального страхования |2|5|8|1| | |р|0|8|к

 е | работодателя   \-----------/ \---/   Российской Федерации    \-----------/ \---/

 м |

   | Итого    /-----------\ /---\

   | начислено|3|2|2|6| | |р|3|5|к

   |          \-----------/ \---/

   |                                 /-----------------------------\

   | Фамилия и инициалы руководителя:|Л|И|С|И|Ц|И|Н| |Д|В| | | | | |    Подпись:  Лисицин

   |                                 \-----------------------------/            -----------

   |                                 /-----------------------------\

   | Фамилия и инициалы бухгалтера:  |Л|О|Б|А|Н|О|В| |М|П| | | | | |    Подпись:  Лобанов

   |                                 \-----------------------------/             -----------

- -|- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

                                          линия отреза

На оборотной стороне бланка дается справочная информация по заполнению больничного.

Все записи в листке нетрудоспособности надо выполнять на русском языке, печатными заглавными буквами, чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Данное требование введено для того, чтобы информацию в бланке мог считать компьютер. При заполнении разрешается использовать гелевую, капиллярную или перьевую ручку. Запрещается использовать шариковую ручку.

Листок нетрудоспособности одновременно можно заполнять с применением печатающих устройств и вручную.

Записи должны производиться в пределах границ отведенных ячеек. Печати следует проставлять в специально отведенных местах, но они не должны попадать на ячейки информационного поля бланка больничного.

Печать является средством индивидуализации организации. Фирмы наделены правом в локальном нормативном акте самостоятельно определять количество печатей и порядок их использования. Оттиск печати должен соответствовать названию, указанному в учредительных документах организации.

Это общие требования к заполнению листка нетрудоспособности. При этом работодатель после получения листка должен проверить правильность его заполнения медицинской организацией, так как в случае обнаружения ошибки ФСС РФ может не принять к зачету расходы на оплату пособия по временной нетрудоспособности.

Что необходимо проверить

При получении листка нетрудоспособности его необходимо проверить, так как при наличии ошибок в первом разделе он считается испорченным. Взамен негодного экземпляра медицинская организация должна выдать новый, оформленный так же, как и первоначальный, дата выдачи нового листка нетрудоспособности должна соответствовать дате выдачи первоначального листка.

Раньше количество исправлений на больничном листе должно было быть не более двух. Но сейчас со стороны медицинских организаций исправления не допускаются. Количество исправлений со стороны работодателя не ограничено.

Самые распространенные ошибки

Во-первых, в строке "наименование медицинской организации" в соответствии с учредительными документами указывается полное или сокращенное название медицинской организации.

ФСС РФ в письмах от 14 сентября 2011 г. N 14-03-11/15-8605 и от 28 октября 2011 г. N 14-03-18/15-12956 указал, что разрешается произвольное сокращение наименования организации в пределах имеющихся ячеек. Основанием для такого сокращения является отсутствие в учредительных документах сокращенного наименования, а также более 29 символов в полном или сокращенном наименовании.

Во-вторых, в строке "адрес медицинской организации" указывается название городского или сельского поселения, улица, номер дома, корпуса, офиса. Все данные должны соответствовать адресу фактической выдачи листка нетрудоспособности и сведениям, указанным в лицензии на медицинскую деятельность.

Адрес должен быть занесен с интервалом в одну ячейку, номер корпуса указывается через знак "/".

При этом не будет считаться ошибкой, если не соблюдена последовательность указания адреса медицинской организации, так как ФСС РФ может ее идентифицировать по ОГРН.

В-третьих, оттиск печати, который проставляется в поле "печать медицинской организации", может содержать текст "для больничных листков" или "для листков нетрудоспособности". При этом попадание оттиска печати за пределы специального места, в том числе на информационное поле, не является нарушением, если это не препятствует идентификации информации на больничном.

Также печать медицинской организации в нижней части больничного может занимать место подписи врача.

В-четвертых, в строке "место работы - наименование организации" должно указываться полное или сокращенное наименование организации. Если работодатель является физическим лицом, то указываются фамилия и инициалы с интервалом в одну ячейку между ними.

Работодателю необходимо довести до сведения всех сотрудников, какое именно название организации (полное или сокращенное, с кавычками или без и т.д.) они должны сообщать врачу. Оно должно совпадать с названием организации, которое работодатель укажет в заполняемом им разделе.

Не запрещается использование при написании наименования организации кавычек, точек, запятых, номера, тире.

Также при отсутствии в учредительных документах организации сокращенного наименования либо если полное или сокращенное название содержит более 29 символов, возможно его произвольное сокращение в пределах ячеек, предусмотренных строками. Идентификация организации осуществляется по регистрационному номеру.

В случае ошибочного написания работником медицинской организации наименования или организационно-правовой формы больничный лист необходимо будет переоформить.

В-пятых, в строке "должность врача" указывается специальность врача. При этом ее можно заполнить без слов "врач" или "леч. врач", например терапевт, педиатр, хирург и т.д.

Однако нельзя указывать в данной строке только "врач" или "леч. врач", так как это не соответствует наименованию графы "должность врача" и не является допустимым.

Если наименование должности врача превышает девять ячеек, можно его сократить, например "аллергол", "стоматол" и т.д. Единственным критерием сокращения является возможность идентификации должности врача.

В-шестых, в строке "фамилия и инициалы врача" между фамилией и инициалами медицинского работника необходимо оставить пробел в одну ячейку.

Также разрешается наличие пробела между инициалами врача.

В-седьмых, при закрытии листка нетрудоспособности пустые строки таблицы "освобождение от работы" врач должен аккуратно перечеркнуть одной горизонтальной линией.

Если за период временной нетрудоспособности работнику было выдано несколько листков и один из них был испорчен, то с него снимается копия. В ней медицинская организация указывает номер нового листка нетрудоспособности, выданного взамен старого. Также может выдаваться справка, подтверждающая факт замены, с указанием номера заменяемого листка нетрудоспособности.

При этом ФСС РФ в письме от 30 сентября 2011 г. N 14-03-11/15-11575 указал, что наличие технических недочетов при рукописном заполнении работником медицинской организации листка нетрудоспособности не будет считаться ошибкой.

К ним относятся:

- заполнение полей бланка прописными или строчными буквами;

- оформление одного бланка одновременно и прописными, и печатными буквами;

- попадание букв на границы ячеек;

- отсутствие прочерка в пустых строчках таблицы "освобождение от работы".

Листок нетрудоспособности может быть сложен в два и большее количество раз.

После того как работодатель проверил первый раздел листка, он должен приступить к заполнению второго раздела.

Заполняет работодатель

Требования, которые предъявляются к работодателю для заполнения листка нетрудоспособности, менее жесткие. Ошибки можно аккуратно зачеркнуть, а правильную запись внести на оборотную сторону бланка и подтвердить ее записью "исправленному верить", подписью и печатью организации (см. форму 2 - пример исправленной записи).

Форма 2

Лицевая сторона листа нетрудоспособности:

/-------------------------------------------------------------\

|О|А|О| |З|А|К|А|Т| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

\-------------------------------------------------------------/

         (место работы - наименование организации)

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Оборотная сторона листа нетрудоспособности:

Место работы - наименование организации      ООО "Закат"

                                        -----------------------

Исправленному верить

Генеральный директор      Ягодин              Ягодин Д.П.

                     ---------------   ------------------------

                      М.П.

Запрещается использовать корректирующие или другие аналогичные средства.

Как говорилось выше, разрешено произвольно сократить наименование организации, так как идентифицировать страхователя можно по регистрационному номеру. Ячейки, которые предусмотрены для него, заполняются в обязательном порядке.

Регистрационный номер и код подчиненности вносятся на основании уведомления, которое страхователь получает при регистрации в ФСС РФ. Все цифры должны быть прописаны аккуратно и четко.

Код подчиненности состоит из пяти цифр и указывает на исполнительный орган ФСС РФ, где зарегистрирован страхователь.

Также в соответствующей ячейке необходимо проставить отметку о том, работает ли выздоровевший сотрудник на постоянной основе или по совместительству.

Далее заполняется строка "ИНН", в которой укажите идентификационный номер налогоплательщика, если он есть.

В строке "СНИЛС" укажите страховой номер индивидуального лицевого счета в соответствии со страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.

В строке "условия начисления" при наличии оснований, от которых зависят размер и условия выплаты пособия, внесите двухзначный код. Значения кода приведены на оборотной стороне листка нетрудоспособности.

Далее следует строка "Акт формы Н-1 от ...", которая заполняется, только если временная нетрудоспособность работника наступила в результате несчастного случая на производстве. При необходимости внести данные в эту строку укажите число, месяц и год составления акта.

В строку "дата начала работы" вносите число, месяц и год, когда сотрудник должен приступить к работе. Она заполняется только при аннулировании трудового договора, то есть если заболевание или травма наступили в период со дня заключения до дня аннулирования договора. Например, 21 августа 2012 года с работником был заключен договор, по которому он должен приступить к работе 3 сентября 2012 года. Однако 28 августа 2012 года он заболел и приступить к работе не смог, в связи с чем трудовой договор был аннулирован.

В строке "страховой стаж" проставьте количество полных лет и месяцев деятельности работника, которые учитываются при исчислении размера пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам. При этом укажите страховой стаж, который был на момент наступления страхового случая.

Если страховой стаж отсутствует, то строка также подлежит обязательному заполнению. Запись следует делать так: "00" лет и "00" месяцев.

Данные, которые необходимо указать в строке "причитается пособие за период", должны совпадать с датами, указанными в таблице "освобождение от работы", а также с данными табеля учета рабочего времени.

В строках "средний заработок для исчисления пособия", "средний дневной заработок", "сумма пособия: за счет средств работодателя" и "за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации" все суммы необходимо указывать начиная с первой ячейки.

Однако указание сумм не с первой ячейки не признается ошибкой, требующей исправления.

В строке "итого начислено" укажите общую сумму начисленного пособия (без вычета НДФЛ).

Листок нетрудоспособности подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. При этом подписание листка может быть делегировано руководителем другим лицам на основании доверенности. В данном случае в строки "фамилия и инициалы руководителя" и "фамилия и инициалы гл. бухгалтера" вносятся фамилия и инициалы лиц, действующих на основании данных доверенностей. При этом указывать реквизиты доверенностей не требуется.

Оттиск печати работодателя может выступать за пределы специально отведенного места, а также попадать на ячейки информационного поля бланка листка нетрудоспособности, если это не препятствует идентификации информации на больничном.

Также обязательно надо приложить листок с расчетом пособия по временной нетрудоспособности.

О.В. Шабайкина,

налоговый консультант

"Практическая бухгалтерия", N 10, октябрь 2012 г.