Энциклопедия решений. Учет расходов работодателя по выплате пособия по временной нетрудоспособности за первые дни болезни (ноябрь 2024)

Учет расходов работодателя по выплате пособия по временной нетрудоспособности за первые дни болезни

Организация выплачивает работнику за счет собственных средств пособие по временной нетрудоспособности за первые дни болезни. Как отражаются в бухгалтерском и налоговом учете эти расходы?

Юридические аспекты

Согласно ст. 183 ТК РФ при временной нетрудоспособности работодатель выплачивает работнику пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с федеральными законами.

Выплата пособий по временной нетрудоспособности в связи с заболеванием производится в соответствии с нормами Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее - Закон N 255-ФЗ).

На основании п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона N 255-ФЗ пособие по временной нетрудоспособности выплачивается застрахованным лицам за первые 3 дня временной нетрудоспособности за счет средств работодателя, а за остальной период, начиная с четвертого дня временной нетрудоспособности, - за счет средств ФСС РФ.

Примечание

Спорной является ситуация, когда работник в первый день болезни работал.

ФСС традиционно толкует норму п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона N 255-ФЗ как обязывающую работодателя выплатить за свой счет пособие за три первых оплачиваемых дня временной нетрудоспособности. То есть если работник, например, отработал первый день нетрудоспособности и ему за этот день было выплачено не пособие, а зарплата, то оплате за счет средств работодателя подлежат следующие три дня периода нетрудоспособности (то есть второй, третий и четвертый дни болезни). Такую же позицию высказало и Амурское региональное отделение ФСС.

Суды не всегда разделяют эту точку зрения. Так, АС Уральского округа в постановлениях от 15.08.2018 N Ф09-5560/18, от 01.09.2017 N Ф09-4776/17 пришел к заключению о том, что, выплатив за первый день нетрудоспособности, отработанный работником, заработную плату, а за последующие два - пособие за счет собственных средств, работодатель исполнил свою обязанность по оплате части периода временной нетрудоспособности за счет собственных средств, и все последующие дни нетрудоспособности должны оплачиваться за счет средств ФСС России.

При этом пособие выплачивается именно за календарные дни, приходящиеся на период временной нетрудоспособности работника (ч. 5 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). То есть выплата пособия за первые три дня временной нетрудоспособности в связи с заболеванием производится за счет средств работодателя независимо от того, являются эти дни выходными или рабочими.

Полностью за счет средств ФСС РФ, то есть начиная с первого дня временной нетрудоспособности, пособие выплачивается лишь в случаях (ч. 3 ст. 3, п. п. 2 - 5 ч. 1 ст. 5 Закона N 255-ФЗ):

1) необходимости осуществления ухода за больным членом семьи;

2) карантина застрахованного лица, а также карантина ребенка в возрасте до 7 лет, посещающего дошкольную образовательную организацию, или другого члена семьи, признанного в установленном порядке недееспособным;

3) осуществления протезирования по медицинским показаниям в стационарном специализированном учреждении;

4) долечивания в установленном порядке в санаторно-курортных учреждениях, расположенных на территории РФ, непосредственно после стационарного лечения.

Пособие по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком лицам, работающим по трудовому договору, выплачиваются полностью за счет средств бюджета ФСС России (ч. 1 ст. 1.4, ч. 1 ст. 3 Закона N 255-ФЗ).

О расчете среднего заработка при временной нетрудоспособности см. Учет пособия по временной нетрудоспособности в случае болезни

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету 20 70 69

Типовые проводки к счету 20: по дебету к счету 69: по дебету/по кредиту к счету 70: по дебету/по кредиту

В соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 "Расходы организации" расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

- расходы по обычным видам деятельности;

- прочие расходы.

Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, а также расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг (п. 5 ПБУ 10/99).

Сумма начисленного в соответствии с действующим законодательством пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемая за счет средств работодателя, может быть отнесена в бухгалтерском учете к расходам по обычным видам деятельности (п. 5, п. 8 ПБУ 10/99).

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации, в том числе по суммам выплаченных пособий, предназначен счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Начисление пособия отражается на этом счете в корреспонденции с дебетом счета учета затрат (на которых учитывается зарплата работников):

Дебет	Кредит	Описание
20 (23, 25, 26, 44...)	70	начислены суммы пособия по временной нетрудоспособности за первые 3 дня нетрудоспособности, подлежащие оплате за счет средств организации

Примечание

В регионах - участниках пилотного проекта ФСС ("прямые выплаты" пособий) за счет работодателей выплачивается только пособие по временной нетрудоспособности, назначаемое в связи с заболеванием или травмой, за первые 3 дня болезни (п. 6 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 N 294). Все остальные пособия, прямая выплата которых предусмотрена пилотным проектом, начисляются и выплачиваются ФСС.

Поэтому в бухгалтерском учете работодателя подлежит отражению только информация о пособиях за первые три дня нетрудоспособности, начисленных им за счет собственных средств. В расчетную ведомость для начисления заработной платы включается, соответственно, только сумма пособия по временной нетрудоспособности, начисленная за счет средств работодателя (см. дополнительно информацию ФСС РФ от 25.09.2013 "Наиболее часто встречающиеся вопросы по пилотному проекту").

Сумма пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемая за счет средств ФСС РФ, отражается записью по дебету счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", субсчет "Расчеты по социальному страхованию", и кредиту счета 70 (Инструкция по применению Плана счетов).

Удержание суммы НДФЛ отражается записью по дебету счета 70 в корреспонденции со счетом 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по НДФЛ".

Согласно п. 16 ПБУ 10/99 расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:

- расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

- сумма расхода может быть определена;

- имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Такая уверенность имеется в случае, когда организация получила от работника листок нетрудоспособности.

В соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 расходы, признаются в том периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств. То есть суммы пособия по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни учитываются в момент предъявления работником листка нетрудоспособности.

При этом если организацией, которая вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, принят порядок признания выручки от продажи продукции и товаров не по мере передачи прав владения, пользования и распоряжения на поставленную продукцию, отпущенный товар, выполненную работу, оказанную услугу, а после поступления денежных средств и иной формы оплаты, то и расходы признаются после осуществления погашения задолженности (второй абзац п. 18 ПБУ 10/99).

Документооборот

Документальным подтверждением расходов на выплату пособия по временной нетрудоспособности за счет средств работодателя, являются:

- листок нетрудоспособности;

- бухгалтерская справка-расчет.

С 1 июля 2011 года применяется форма бланка листка нетрудоспособности, утвержденная приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 347н. Порядок выдачи новых листков нетрудоспособности утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н "Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности".

Если работник отработал менее 2 лет в организации, для подтверждения заработка за расчетный период, полученного у других работодателей, он предоставляет справку. С 2 июля 2013 года справки выдаются по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н. Если сотрудник не имеет возможности предоставить такую справку (справки), он может обратиться с заявлением к страхователю для направления запроса в территориальный орган ПФР о представлении сведений о заработной плате. Форма такого заявления и порядок направления запроса утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 N 21н.

В бухгалтерской отчетности пособие по временной нетрудоспособности, выплачиваемое за счет работодателя, отражают в составе затрат по строке 2120 "Себестоимость продаж" Отчета о финансовых результатах (утвержден приказом Минфина России от 02.07.2010 N 66н).

В налоговой отчетности расходы работодателя по выплате пособия по временной нетрудоспособности за первые дни болезни отражают по строке 010 Приложения N 2 к листу 02 декларации по налогу на прибыль, если в соответствии с учетной политикой такие затраты отнесены к прямым расходам. Если такие затраты отнесены к косвенным расходам, то они отражаются по строке 040 Приложения N 2 к листу 02 декларации по налогу на прибыль.

Налоговые агенты по НДФЛ представляют в налоговый орган по месту своего учета за год сведения о выплаченных ими физическим лицам доходах и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме 2-НДФЛ "Справка о доходах и суммах налога физического лица" (утв. приказом ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@).

С 1 января 2016 года налоговые агенты по НДФЛ обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год (п. 2 ст. 230 НК РФ). Отчитываться надо по форме 6-НДФЛ "Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом", утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@, не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год - не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Внимание

Начиная с отчета за 2021 год сведения о доходах физического лица (справки 2-НДФЛ) будут подаваться в составе расчета 6-НДФЛ (восьмой абзац п. 2 ст. 230 НК РФ в редакции Федерального закона от 29.09.2019 N 325-ФЗ).

Формы документов Примеры листка нетрудоспособности Пример Отчета о финансовых результатах Пример приложения 2 к листу 02 декларации по налогу на прибыль Пример справки 2-НДФЛ Пример расчета 6-НДФЛ Пример справки о сумме заработной платы за 2 календарных года Пример заполнения заявления застрахованного лица о направлении запроса в ПФР о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях Пример заполнения запроса в территориальный орган ПФР о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица

Налогообложение

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

Для целей налогообложения прибыли расходы организации по выплате пособия за первые 3 дня нетрудоспособности работника относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (пп. 48.1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При использовании метода начисления расходы работодателя по выплате пособия по временной нетрудоспособности за первые дни болезни относятся в уменьшение налоговой базы того отчетного (налогового) периода, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты и определяются с учетом положений статей 318 - 320 НК РФ.(п. 1 ст. 272 НК РФ).

При этом налогоплательщик самостоятельно определяет в учетной политике для целей налогообложения перечень прямых расходов, связанных с производством товаров (выполнением работ, оказанием услуг) (п. 1 ст. 318 НК РФ).

Прямые расходы относятся к расходам текущего отчетного (налогового) периода по мере реализации продукции, работ, услуг, в стоимости которых они учтены в соответствии со ст. 319 НК РФ.

Сумма косвенных расходов на производство и реализацию, осуществленных в отчетном (налоговом) периоде, в полном объеме относится к расходам текущего отчетного (налогового) периода с учетом требований, предусмотренных НК РФ (п. 2 ст. 318 НК РФ).

В том случае, если заработная плата аппарата управления, вспомогательных и иных цехов, не имеющих прямой связи с изготовлением продукции (работ, услуг), отнесена к косвенным расходам, то, соответственно, расходы работодателя по выплате пособия по временной нетрудоспособности за первые дни болезни отражаются в составе косвенных расходов и в полном объеме относятся к расходам текущего периода.

При применении кассового метода в состав расходов начисленные суммы пособия за первые дни болезни включаются только в момент выплаты из кассы (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

НДФЛ

Сумма пособия по временной нетрудоспособности является доходом работника и включается в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 217 НК РФ). 

Организация, выплачивающая физическому лицу доход, признается налоговым агентом и обязана исчислить по соответствующей ставке сумму НДФЛ, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода ( п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы

Для организаций и индивидуальных предпринимателей объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (п. 1 ст. 420 НК РФ):

- в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг;

- по договорам авторского заказа в пользу авторов произведений;

- по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, указанные в подпунктах 1 - 12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования РИД, указанных в подпунктах 1 - 12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями.

Не относятся к объекту обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения физлицам, перечисленные в пунктах 4 - 7 ст. 420 НК РФ.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим. Согласно пп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами государственные пособия, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, в том числе пособия по безработице, а также пособия и иные виды обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию.

Таким образом, на сумму пособия по временной нетрудоспособности (в том числе часть пособия за первые дни нетрудоспособности, выплаченную за счет средств работодателя) не начисляются страховые взносы, на ОПС, ОСС и ОМС (ст. 422 НК РФ).

Также на сумму этого пособия не начисляются страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (пп. 1 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Пример

Работник болел 18 календарных дней. Размер среднего дневного заработка составил 383,56 руб. Страховой стаж работника 4 года. С доходов работника НДФЛ удерживается по ставке 13%.

Размер дневного пособия равен 60% среднего заработка:

383,56 руб. x 60% = 230,14 руб.

Общая сумма пособия, полагающаяся работнику, составляет:

230,14 руб. x 18 дн. = 4142,52 руб.

Сумма пособия за первые 3 дня временной нетрудоспособности, оплачиваемые за счет организации, равна

230,14 руб. x 3 дн. = 690,42 руб.

Сумма пособия за остальные дни временной нетрудоспособности, оплачиваемые за счет ФСС, составит:

230,14 руб. x (18 дн. - 3 дн.) = 3452,10 руб.

При начислении пособия по временной нетрудоспособности в бухгалтерском учете сделаны записи:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
20 (26, 44...)	70	690,42	отражено начисление пособия за счет средств работодателя
69, субсчет "Расчеты с ФСС"	70	3452,10	отражено начисление пособия за счет средств ФСС
70	68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"	539 (4142,52 х 13%)	с общей суммы пособия удержан НДФЛ
70	50	3603,52 (4142,52 - 539)	пособие выдано работнику

В налоговом учете организация вправе включить в состав прочих расходы работодателя по выплате пособия по временной нетрудоспособности за первые дни болезни в размере 690,42 руб.

Возможные риски

Включается ли в расходы выплата пособий по временной нетрудоспособности сверх максимального размера, установленного Законом N 255-ФЗ?

Положительная практика

Суммы пособий, выплачиваемые сверх норм, установленных Законом N 255-ФЗ, в соответствии с п. 25 ст. 255 НК РФ учитываются в расходах на оплату труда, если такой порядок оплаты больничных установлен трудовым и (или) коллективным договорами. Такова позиция Минфина России.

Арбитражные суды также поддерживают налогоплательщика по данному вопросу.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС): (+) письмо Минфина России от 4 августа 2015 г. N 03-03-06/1/44922 (+) письмо Минфина России от 26 марта 2015 г. N 03-03-06/1/16693 (+) письмо Минфина России от 28 апреля 2014 г. N 03-03-06/1/19699 (+) письмо Минфина России от 10 апреля 2014 г. N 03-03-РЗ/16325 (+) письмо Минфина России от 24 марта 2014 г. N 03-03-06/1/12631 (+) письмо Минфина России от 27 декабря 2012 г. N 03-03-06/1/723 (+) письмо Минфина России от 19 декабря 2012 г. N 03-03-06/1/702 (+) письмо Минфина России от 9 февраля 2011 г. N 03-03-06/2/30 (+) письмо Минфина России от 15 декабря 2010 г. N 03-03-06/2/212 (+) письмо Минфина России от 8 декабря 2010 г. N 03-03-06/2/209 (+) письмо Минфина России от 3 августа 2010 г. N 03-03-06/1/508 (+) письмо Минфина России от 27 июля 2010 г. N 03-03-06/1/487 (+) письмо Минфина России от 22 июня 2010 г. N 03-03-06/4/62 (+) письмо Минфина России от 28 апреля 2010 г. N 03-03-06/1/306 (+) письмо Минфина России от 25 марта 2010 г. N 03-03-06/1/187 (+) письмо Минфина России от 22 марта 2010 г. N 03-03-06/1/160 (+) письмо Минфина России от 22 марта 2010 г. N 03-03-06/1/158

Акты судебных органов: (+) постановление ФАС Московского округа от 11 февраля 2013 г. N Ф05-15969/12 (+) постановление ФАС Московского округа от 21 сентября 2012 г. N Ф05-10113/12

Отрицательная практика

Между тем, в судебных актах встречается позиция, согласно которой такие доплаты не учитываются в составе расходов на оплату труда, даже если они предусмотрены трудовым или коллективным договором.

Акты судебных органов: (-) постановление АС Центрального округа от 4 марта 2016 г. N Ф10-246/16 (-) Постановление Девятнадцатого ААС от 3 ноября 2015 г. N 19АП-4708/15 (-) Постановление ФАС Московского округа от 26 марта 2014 г. N Ф05-1712/14

Учет расходов работодателя по выплате пособия по временной нетрудоспособности за первые дни болезни

Организация выплачивает работнику за счет собственных средств пособие по временной нетрудоспособности за первые дни болезни. Как отражаются в бухгалтерском и налоговом учете эти расходы?

Юридические аспекты

Бухучет. Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример

Возможные риски

Формы документов

Построить список