Энциклопедия решений. Пример. Принятие казенным учреждением обязательств в сумме, превышающей доведенные лимиты

Пример. Принятие казенным учреждением обязательств в сумме, превышающей доведенные лимиты

ГАРАНТ:

Материал могут применять органы государственной власти (местного самоуправления) и казенные учреждения

Получатели бюджетных средств (в том числе казенные учреждения) принимают бюджетные обязательства в пределах доведенных до них лимитов бюджетных обязательств и (или) бюджетных ассигнований (ст.ст. 161, 162, п. 2 ст. 72 и п. 3 ст. 219 БК РФ).

Однако в отдельных случаях в учете получателей бюджетных средств (в том числе казенных учреждений) суммы принятых бюджетных обязательств вполне обоснованно могут превышать суммы доведенных до него объемов лимитов бюджетных обязательств.

Во-первых, положениями п. 3 ст. 72 БК РФ прямо предусмотрены случаи правомерности заключения государственных (муниципальных) контрактов на выполнение работ или оказание услуг, длительность производственного цикла выполнения, оказания которых превышает срок действия утвержденных ЛБО, а также государственных (муниципальных) контрактов на поставку товаров на срок, превышающий срок действия утвержденных ЛБО.

Во-вторых, принятие обязательств сверх объема доведенных бюджетных ассигнований или ЛБО может быть обусловлено порядком предоставления бюджетных средств. Так, например, механизм финансового обеспечения расходов на осуществление переданных органам местного самоуправления отдельных государственных полномочий может предусматривать ежемесячное доведение бюджетных ассигнований в сумме фактически начисленных органом местного самоуправления выплат.

Кроме того, согласно ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" финансовое обеспечение расходов на выплату страхового обеспечения застрахованным лицам осуществляется за счет средств бюджета Фонда социального страхования Российской Федерации. В этом случае получателем средств бюджета бюджетные обязательства за счет средств бюджета не принимаются, так как являются обязательствами Фонда социального страхования Российской Федерации. В такой ситуации допустимым является превышение показателей денежных обязательств над принятыми бюджетными обязательствами (письмо Минфина России от 20.07.2016 N 02-06-10/42571, п. 1.5.7 письма Минфина России и Федерального казначейства от 30.12.2015 NN 02-07-07/77754, 07-04-05/02-919).

Достаточно распространенная на практике ситуация - направление сотрудника в командировку в конце текущего финансового года. Работнику выдана подотчетная сумма, за счет которой он должен осуществлять, в частности, расходы по найму жилого помещения и оплачивать стоимость проезда. Размер аванса определяется исходя из планируемого объема затрат. Возвратившись из командировки, работник представляет Авансовый отчет, согласно которому стоимость найма жилого помещения соответствует планируемой при выдаче аванса, а стоимость проезда превысила план. В результате утверждения руководителем Авансового отчета в сумме фактически понесенных командированным сотрудником расходов превышен объем прав учреждения на принятие обязательств по оплате стоимости проезда.

В данном случае сразу стоит обратить внимание на то, что проблема, описанная выше, возникает вследствие несоответствия положений действующего бюджетного и трудового законодательства. Независимо от того, каким образом должностные лица учреждения подходят к решению данной проблемы, у контролирующих (надзорных) органов в подобных ситуациях при необходимости всегда найдутся поводы для претензий.

В этой связи при организации расчетов с подотчетными лицами в учреждениях (получателях бюджетных средств) целесообразно применять следующие правила.

1. Необходимо строго соблюдать те нормы действующего законодательства, нарушение которых легко может быть оспорено заинтересованными лицами в суде.

2. Те нормы, практика применения которых не сформировалась, желательно соблюдать лишь в той мере, в которой подобные действия не вступают в противоречие с положениями пункта 1.

Далее рассмотрим подробнее, каким же образом данные правила будут "работать" на практике.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Следовательно, если обязательства по оплате командировочных расходов возникли у учреждения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, нет никаких оснований отказывать работнику в возмещении расходов (части расходов) на основании представленного Авансового отчета даже в том случае, если у организации отсутствуют соответствующие лимиты бюджетных обязательств. Тем более, что подобный отказ легко может быть оспорен работником в суде.

С другой стороны, одной из основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации, в том числе и о принятых учреждением обязательствах и формирование на основании такой информации бухгалтерской отчетности, необходимой внутренним и внешним пользователям (п. 4 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н). Таким образом, если в соответствии с действующим законодательством у учреждения возникают определенные обязательства перед физическими лицами, то нет никаких оснований не учитывать их на каких-либо счетах бюджетного учета (в том числе и на счетах по учету санкционирования расходов экономического субъекта). Соответственно, если в силу норм действующего законодательства у учреждения возникают определенные обязательства перед физическими лицами, то нет никаких оснований не учитывать их на каких-либо счетах бюджетного учета (в том числе и на счетах по учету санкционирования расходов экономического субъекта).

Примечание

Несвоевременное отражение таких обязательств в учете значительно увеличивает риск признания бюджетной отчетности недостоверной, и, соответственно, квалификации подобных действий должностных лиц учреждения в качестве административного правонарушения, ответственность за которое установлена ст. 15.15.6 КоАП РФ. Кроме того, в качестве административного правонарушения по ст. 15.15.7 КоАП РФ может рассматриваться несоблюдение порядка учета показателей принятых обязательств на счетах санкционирования расходов.

Далее обратимся к определениям понятий "обязательства участника бюджетного процесса", "денежные обязательства" (они приведены в ст. 6 БК РФ, п. 308 Инструкции N 157н). На основании данных определений нетрудно сделать вывод: после представления вернувшимся из командировки сотрудником авансового отчета, по которому полагается выплатить перерасход, у учреждения на основании трудового договора и положений трудового законодательства возникают как денежные, так и бюджетные обязательства.

Как же в таком случае применять норму п. 3 ст. 219 БК РФ, в соответствии с которой получатель бюджетных средств может принимать бюджетные обязательства только в пределах доведенных до него лимитов бюджетных обязательств? Ответ на этот вопрос можно получить только применяя положения БК РФ в системной взаимосвязи с нормами ТК РФ.

Так, если перерасход средств, ранее выданных под отчет по определенному коду бюджетной классификации, обусловлен превышением командированным сотрудником полномочий по расходованию денежных средств, то в возмещении данных сумм может быть отказано и речь не будет идти об увеличении объема обязательств учреждения. Такой подход будет обоснован, например, в том случае, если сотрудник без согласования с работодателем купил билет для проезда в вагоне повышенной комфортности и у него не было на это веских причин, обусловленных характером служебного задания.

В то же время, если расходы осуществлялись без нарушения условий, оговоренных при направлении сотрудника в командировку, нет никаких оснований уменьшать объем принимаемых по авансовому отчету бюджетных обязательств, исходя из остатков лимитов бюджетных обязательств. Ведь в соответствии с трудовым законодательством уже при направлении сотрудника в командировку учреждение, по сути, принимает на себя обязательство по возмещению всех его расходов, связанных со служебной командировкой, а не только в сумме выданного аванса (размер которого определяется на основании предварительного расчета).

Внимание

Частичное (полное) погашение перерасхода по Авансовому отчету, представленному в декабре, только в январе следующего года не может быть квалифицировано в качестве нарушения прав работников, если в соответствующих локальных правовых актах учреждения оговорен особый порядок расчетов с подотчетными лицами в период завершения финансового года. Дело в том, что положения действующих нормативных правовых актов не определяют срок, в течение которого учреждение должно рассчитаться с подотчетным лицом по суммам перерасхода. Следовательно, организация вправе самостоятельно утвердить эти сроки в учетной политике или в другом локальном акте. Срок погашения перерасхода должен быть разумным, так как в случае неисполнения учреждением своих обязательств перед сотрудником последний может обратиться с судебным иском о погашении долга и выплате денежной компенсации за задержку его погашения.

Инструкция, утвержденная приказом Минфина России от 28.12.2010 N 191н, по сути, предусматривает возможность отражения на счете 0 502 00 000 "Принятые обязательства" сверхлимитных сумм, а также порядок отражения таких сумм в бюджетной отчетности. Однако на практике должностные лица уполномоченных органов нередко воспринимают наличие каких-либо показателей в графах 7, 9 Отчета (ф. 0503128) в качестве нарушения бюджетного законодательства, независимо от причин возникновения таких отклонений. Поэтому учреждения самыми различными способами стараются избегать ситуаций, в которых объемы принятых обязательств превышают лимиты бюджетных обязательств (сметные назначения по расходам).

Самый действенный из таких способов применительно к рассматриваемому примеру - ограничение в конце года числа командировок и качественный инструктаж тех сотрудников, которые все-таки в них направляются. В ходе такого инструктажа работники должны быть проинформированы о суммах, которые они могут потратить на определенные виды расходов, а также о необходимости ограничить расходы, которые подлежат возмещению, именно этими суммами.

Кроме того, сотрудников могут попросить представить Авансовый отчет только на частичное возмещение расходов в пределах остатка лимитов (к такому отчету прилагаются не все имеющиеся в распоряжении работника оправдательные документы). В январе же следующего года сотрудники представляют дополнительный Авансовый отчет по прошлогодней командировке и руководители учреждений принимают решение о его оплате и об учете новых обязательств. Впрочем, по нашему мнению, подобные действия не в полной мере соответствуют положениям действующего законодательства.

Тема

Учет санкционирования расходов в казенном учреждении

См. также

Учет бюджетных обязательств, принятых казенным учреждением

Учет денежных обязательств, принятых казенным учреждением

Пример использования счетов по учету санкционирования расходов в казенном учреждении

Учетные регистры и бухгалтерские документы, применяемые для учета санкционирования расходов (для госсектора)

Административные правонарушения в бюджетной сфере. Ответственность за их совершение

Служебная командировка