Энциклопедия решений. Удержание неизрасходованного аванса (май 2025)

Удержание неизрасходованного аванса

Работодатель вправе произвести удержание для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях (абзац третий части второй ст. 137 ТК РФ).

Под другими случаями понимаются ситуации, когда работодатель выдает сотруднику под отчет денежные суммы для осуществления целевых расходов, например, в связи со служебными поездками при работе в пути или разъездной работе (часть первая ст. 168.1 ТК РФ), для оплаты проезда к месту учебы и обратно (часть третья ст. 173, часть первая ст. 173.1, часть третья ст. 174 ТК РФ), для оплаты стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно (часть четвертая ст. 325 ТК РФ), на иные расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства", далее - Указание N 3210-У).

Не рассматриваются в качестве аванса деньги, которые работник должен не расходовать, а, допустим, получить со счета работодателя в банке и внести в кассу данного предприятия.

Неизрасходованными следует считать оставшиеся после совершения требуемой операции денежные суммы или суммы, которые хотя и были потрачены, но в отношении них отсутствуют соответствующие оправдательные документы.

Работодатель вправе принять решение об удержании не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения неизрасходованного аванса (часть третья ст. 137 ТК РФ). В соответствии с п. 6.3 Указания N 3210-У подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами; при этом окончательный расчет, то есть возвращение остатка наличных денег или возмещение перерасходованных сумм, по авансовому отчету осуществляется в срок, установленный руководителем. Поэтому месячный срок для удержания начинает течь со дня, когда по решению руководителя работник обязан был вернуть излишек.

Пример. Определение даты для удержания неизрасходованного аванса

Ситуация 1. Сотрудник направлен в командировку с 1 по 10 июля. 11 и 13 июля являются для него выходными днями, а 12, 14, 15 и 16 - рабочими. Он вышел на работу 12 июля. Установленный в организации срок сдачи авансового отчета - три рабочих дня с выхода работника на работу. Значит, авансовый отчет сотрудник должен представить не позднее 16 июля. Если руководитель организации примет решение о необходимости произвести окончательный расчет в срок до 18 июля, то распоряжение об удержании подписывается до 18 августа включительно.

Ситуация 2. Работодатель выдал сотруднику наличные деньги под отчет до 12 октября. Установленный в организации срок сдачи авансового отчета - три рабочих дня с выхода работника на работу. Установленный в организации срок сдачи авансового отчета - три рабочих дня со дня окончания срока, на который выдана сумма под отчет. Значит, авансовый отчет надо предоставить до 15 октября, если 13-15 октября являются для сотрудника рабочими днями. Руководитель организации принял решение о необходимости произвести окончательный расчет в срок до 20 октября. Тогда издать приказ об удержании можно до 20 ноября включительно.

Срок выдачи наличных денег под отчет определяется в распорядительном документе юридического лица, ИП (подписанном руководителем заявлении подотчетного лица), который является основанием для выдачи аванса (п. 6.3 Указания N 3210-У). Минимальные и максимальные сроки выдачи денег под отчет, сдачи авансового отчета и окончательного расчета по авансовому отчету не определены.

Тема

Удержания для погашения задолженности работодателю

См. также

Ограничение размеров удержаний

Удерживать ли НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм?

Как составить авансовый отчет

Формы документов

Заявление о согласии работника на удержания из заработной платы

Приказ об удержании из заработной платы работника неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса