Энциклопедия решений. Учет расчетов с сотрудниками при перечислении сумм под отчет на банковские карты (для бюджетной сферы) (август 2024)

Учет расчетов с сотрудниками при перечислении сумм под отчет на банковские карты (для госсектора)

ГАРАНТ:

Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора

Из содержания п. п. 212, 213 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), недвусмысленно следует, что любые суммы денежных средств, переданные госучреждением своим сотрудникам для осуществления определенных расходов, должны быть отражены по дебету счета 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами". Подобный порядок учета обусловлен прежде всего необходимостью обособленного учета задолженности сотрудников, в отношении которой должен быть подтвержден целевой характер расходования денежных средств или же должен быть осуществлен полный (частичный) возврат ранее выданной суммы.

Данное правило применяется не только в отношении хозяйственных расходов учреждения, осуществляемых через подотчетных лиц, но и при реализации определенных прав сотрудников, требующих подтверждения целевого характера расходования денежных средств (например, на оплату проезда за счет госучреждения).

Инструкция N 157н не ставит порядок организации бухгалтерского учета подотчетных сумм в зависимость от порядка их выдачи - счет 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" должен применяться как в случае выдачи наличных денежных средств, так и в случае перечисления подотчетной суммы на банковскую карту сотрудника. Данный вывод подтверждается положениями Инструкций по применению Планов счетов, в которых предусмотрены соответствующие корреспонденции.

Внимание

Сотрудника желательно уведомить в письменной форме о том, что подотчетная сумма была перечислена на его банковскую карту, а также о направлениях возможного расходования средств и сроке отчета. Дело в том, что сотрудник по различным причинам не всегда в состоянии идентифицировать очередное поступление на банковскую карту в качестве поступления подотчетной суммы, даже если он незадолго до этого подавал в установленном порядке заявление на получение денежных средств под отчет. Более того, в отдельных случаях сотрудник просто может быть не в курсе того, что на его банковскую карту зачислена определенная сумма.

Учетной политикой либо иным локальным актом госучреждения может быть предусмотрено оформление специального Уведомления с целью информирования сотрудника (письмо Минфина России от 04.06.2014 N 02-04-11/26793; см. пример). В случае перечисления сотруднику возмещения перерасхода письменное уведомление не обязательно.

Пример

1 июня текущего года в бухгалтерию бюджетного (автономного) учреждения были представлены два заявления на выдачу подотчетных сумм, оформленные и завизированные в установленном порядке.

Сотрудник Иванов А.А. направляется в командировку и испрашивает аванс в размере 6 500 руб. (на осуществление дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства в сумме 1 000 руб., а также для найма жилого помещения в размере 5 500 руб.). Аванс предоставляется за счет средств субсидии на выполнение госзадания, денежные средства согласно заявлению работника перечисляются на его "зарплатную" банковскую карту.

Сотрудник Петров А.А. испрашивает 10 000 руб. на оплату прочих услуг за счет средств субсидии на иные цели, денежные средства ему будут выдаваться из кассы.

4 июня подотчетная сумма перечислена с лицевого счета на банковскую карту Иванова А.А., а средства для выдачи аванса Петрову А.А. получены в кассу.

5 июня Петрову А.А. выдана подотчетная сумма.

В бухгалтерском учете учреждения следует сделать записи:

В бюджетном учреждении		В автономном учреждении		Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
4 июня
4 208 12 560	4 201 11 610	4 208 12 000	4 201 11 000	1 000, 00	Подотчетная сумма перечислена на банковскую карту Иванова А.А.
	Увеличение 18 (112 КВР 212 КОСГУ)		Увеличение 18 (112 КВР 212 КОСГУ)
4 208 12 560	4 201 11 610	4 208 12 000	4 201 11 000	5 500, 00
	Увеличение 18 (112 КВР 212 КОСГУ)		Увеличение 18 (112 КВР 212 КОСГУ)
5 210 03 560	5 201 11 610	5 210 03 000	5 201 11 000	10 000, 00	Денежные средства списаны с лицевого счета для получения наличных
Увеличение 17 (510 КОСГУ)	Увеличение 18 (610 КОСГУ)	Увеличение 17 (510 КОСГУ)	Увеличение 18 (610 КОСГУ)
5 201 34 510	5 210 03 660	5 201 34 000	5 210 03 000	10 000, 00	Средства для выдачи подотчетной суммы поступили в кассу
Увеличение 17 (510 КОСГУ)	Увеличение 18 (610 КОСГУ)	Увеличение 17 (510 КОСГУ)	Увеличение 18 (610 КОСГУ)
5 июня
5 208 26 560	5 201 34 610	5 208 26 000	5 201 34 000	10 000, 00	Подотчетная сумма выдана Петрову А.А. из кассы
	Увеличение 18 (244 КВР 226 КОСГУ)		Увеличение 18 (244 КВР 226 КОСГУ)

Осуществление расчетов с подотчетными лицами с использованием их "зарплатных" карт сопряжено с риском квалификации налоговыми органами данных сумм в качестве доходов соответствующих физических лиц.

Более того, использование "зарплатных" карт при совершении операций по оплате расходов, связанных с хозяйственной деятельностью госучреждений, как правило, рассматривается уполномоченными органами в качестве нарушения требований действующих нормативных правовых актов. Дело в том, что такие карты предназначены для осуществления операций, не связанных с предпринимательской деятельностью (п. 1.12 Положения, утвержденного Банком России от 24.12.2004 N 266-П; п. 4.41 Раздела А Части II "Плана счетов бухгалтерского учета для кредитных организаций и порядка его применения" приложение к положению Банка России от 27.02.2017 N 579-П).

В то же время допускается использование "зарплатных" банковских карт для осуществления расчетов с сотрудниками по:

- командировочным расходам (см. письма Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, Минфина России от 28.01.2014 N 02-03-09/3057, Федерального казначейства от 26.07.2011 N 42-7.4-05/5.2-500, Банка России от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625);

- компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов (письма Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, Минфина России от 28.01.2014 N 02-03-09/3057).

Возможность использования "зарплатных" банковских карт для осуществления указанных выше расчетов желательно предусмотреть в учетной политике. Нецелесообразна выдача для таких расчетов банковских карт, выпускаемых в соответствии с Правилами, утв. приказом Федерального казначейства от 30.06.2014 N 10н (письмо Минфина России от 31.03.2016 N 02-03-09/18115).

Пример

4 марта текущего года в бухгалтерию казенного учреждения сотрудником Сидоровым А.А. представлено оформленное и завизированное в установленном порядке заявление на выдачу под отчет 7 000 руб. для оплаты прочих услуг. Согласно заявлению подотчетная сумма перечисляется на банковскую карту, оформленную через орган казначейства.

5 марта подотчетная сумма перечислена с лицевого счета казенного учреждения.

7 марта средства зачислены на банковскую карту.

11 марта Сидоров А.А. отчитался о произведенных расходах в сумме 5 000 руб. и внес остаток подотчетной суммы (2 000 руб.) на банковскую карту.

13 марта остаток подотчетной суммы зачислен на лицевой счет казенного учреждения.

В бюджетном учете казенного учреждения могут быть сделаны следующие бухгалтерские записи:

Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Содержание операции
5 марта
КРБ 1 210 03 560 *(1)	КРБ 1 304 05 226	7 000, 00	На основании Заявки (ф. 0531243), представленной учреждением, денежные средства списаны с лицевого счета в целях зачисления на банковскую карту Сидорова А.А. (операция отражена в Выписке из лицевого счета (ф. 0531759)
7 марта
КРБ 1 208 26 560	КРБ 1 210 03 660 *(1)	7 000, 00	На основании Сведений (ф. 0531246) отражено получение Сидоровым А.А. наличных денежных средств с использованием банковской карты
11 марта
КРБ 1 401 20 226	КРБ 1 208 26 660	5 000, 00	На основании Авансового отчета (ф. 0504505) и прилагаемых к нему документов, предоставленных Сидоровым А.А., учтены расходы учреждения
КИФ 1 201 23 510 *(1)	КРБ 1 208 26 660	2 000, 00	На основании чека банкомата, полученного при внесении наличных отражено внесение средств Сидоровым А.А. на карту через банкомат (пункт выдачи наличных денежных средств, электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт
КРБ 1 210 03 560 *(1)	КИФ 1 201 23 610 *(1)	2 000, 00	На основании Сведений (ф. 0531246) отражен возврат остатка подотчетной суммы
12 марта
Казенное учреждение представило в орган казначейства Расшифровку сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251)
13 марта
КРБ 1 304 05 226	КРБ 1 210 03 660 *(1)	2 000, 00	Денежные средства, ранее внесенные подотчетным лицом на карту, зачислены на лицевой счет учреждения (операция отражена в Выписке из лицевого счета (ф. 0531759)

__________________________

*(1) В казенных учреждениях и органах власти поступления и выбытия на забалансовых счетах 17 и 18, открытых к аналитическим счетам учета счета 201 00 "Денежные средства учреждения" и счета 210 03 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам", подлежат отражению в порядке, определенном учетной политикой (п.п. 365, 367 Инструкции N 157н).

Тема

Расчеты с подотчетными лицами. Счет 208 00 (для госсектора)

См. также

Обеспечение наличными деньгами с использованием банковских карт (для госсектора)

Документы, прилагаемые сотрудниками к авансовым отчетам (для госсектора)

Выдача денежных средств под отчет в конце финансового года в казенном учреждении

Определение срока, на который выдаются подотчетные суммы (для госсектора)

Определение размера сумм, выдаваемых под отчет (для госсектора)

Срок предоставления сотрудником авансового отчета и окончательного расчета по нему (для госсектора)

Учет расчетов, когда авансовый отчет представлен "перерасходом" (для госсектора)

Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам. Счет 210 03 (для госсектора)

Формы документов

Уведомление о перечислении денежных средств под отчет

Пример заполнения Авансового отчета (ф. 0504505)

Практические ситуации

Построить список