Энциклопедия решений. Лицо, ответственное за хранение нефинансовых активов (для бюджетной сферы) (ноябрь 2024)

Материально ответственное лицо (лицо, ответственное за хранение нефинансовых активов) (для госектора)

ГАРАНТ:

Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора

В соответствии с требованиями Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, аналитический учет основных средств, материальных запасов, а также иных нефинансовых активов должен вестись в разрезе материально ответственных лиц (см., например, п.п. 54, 119, 126 Инструкции N 157н).

Кроме того, унифицированные формы первичной учетной документации по учету различных нефинансовых активов (прежде всего основных средств и материальных запасов), а также регистры бухгалтерского учета (в том числе оформляемые по результатам инвентаризации) содержат требование об указании в них фамилий и инициалов лиц, ответственных за хранение соответствующих объектов. В ряде случаев такие лица также обязаны ставить в первичных документах и учетных регистрах свою личную подпись.

Действующие нормативные правовые акты не содержат разъяснений относительно того, какой именно сотрудник может являться материально ответственным лицом (лицом, ответственным за хранение объектов имущества) и, соответственно, какой работник должен подписывать эти документы.

Из положений действующего законодательства вытекает необходимость организации оперативного и достоверного учета всех материальных ценностей, закрепленных за госучреждением, в том числе и в целях эффективного использования бюджетных средств (ст.ст. 28, 34 БК РФ, Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Одним из непременных условий выполнения данных требований, безусловно, является назначение лиц, ответственных за хранение конкретных материальных ценностей. В обязанности таких сотрудников, в частности, могут входить:

1) периодическая проверка наличия вверенных им объектов;

2) участие в инвентаризации (при проверке наличия соответствующих материальных ценностей).

По нашему мнению, перечень ответственных лиц должен быть предусмотрен локальными нормативными актами организации (должностными инструкциями, приказами руководителя и т.п.). Кроме того, обязанность обеспечить сохранность конкретного имущества работодателя может быть установлена трудовым договором с работником. В аналогичном порядке за сотрудниками может быть закреплено и имущество казны (см. письмо Минфина России от 30.12.2013 N 02-06-010/58448).

В бухгалтерском учете передача нефинансовых активов ответственному лицу в его ведение (на хранение) может отражаться на основании документов, в соответствии с которыми определенные активы принимаются к балансовому (забалансовому) учету, или же на основании документов, которые обычно оформляются при внутреннем перемещении.

Внимание

Материально ответственным (ответственным) лицом, которое указывается в формах первичной учетной документации по учету нефинансовых активов (регистрах бухгалтерского учета), не обязательно должен быть сотрудник, с которым заключен письменный договор о полной материальной ответственности.

Исчерпывающий перечень случаев, когда на работника возлагается полная материальная ответственность, содержится в ст. 243 ТК РФ. К таким случаям, в частности, относится недостача ценностей, вверенных работнику на основании:

- специального письменного договора;

- разового документа.

Возможность заключения с конкретным работником письменного договора о полной материальной ответственности не поставлена законодательством в зависимость от того, указан ли данный работник в качестве материально ответственного лица (лица, ответственного за хранение), в первичных документах (учетных регистрах). Письменные договоры о полной материальной ответственности могут заключаться только с теми работниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены в Перечне, утвержденном постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85 (см. также письмо Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1). При этом из буквального толкования части первой ст. 244 ТК РФ следует, что работодатель может заключить с работником договор о полной индивидуальной материальной ответственности, но вовсе не обязан это делать, даже если должность работника включена в Перечень. По отдельным объектам (например, по объектам недвижимости) просто нет смысла устанавливать полную индивидуальную материальную ответственность. Дело в том, что договор о полной индивидуальной материальной ответственности заключается именно по поводу недостачи вверенного на основании этого договора конкретного имущества.

Внимание

Сам по себе факт указания сотрудников в качестве материально ответственных лиц (лиц, ответственных за хранение имущества) в первичных документах (учетных регистрах) не является основанием для заключения с ними договоров о полной материальной ответственности или для их "автоматического" привлечения к полной материальной ответственности за ущерб, причиненный вверенному таким образом имуществу.

Независимо от того, заключен ли с работником договор о полной материальной ответственности, такая ответственность может возлагаться на работника в случае недостачи ценностей, полученных им по разовому документу (п. 2 части первой ст. 243 ТК РФ). При этом вверить имущество на основании разового документа можно, в принципе, любому работнику - законодательством это четко не регламентировано. В подобных целях также могут применяться документы, которые обычно оформляются при внутреннем перемещении нефинансовых активов, однако в данном случае при их оформлении следует указывать, что имущество передается (закрепляется) на условиях полной индивидуальной материальной ответственности.

Пример

Если основные средства используются в течение рабочего дня, а затем сдаются на склад, то кладовщик будет нести полную материальную ответственность за недостачу основных средств в период их хранения на складе на основании договора о полной материальной ответственности, а работники, непосредственно использующие основные средства, - с момента получения имущества со склада на основании разового документа (накладной) до момента возвращения имущества на склад.

В отсутствие договора о полной материальной ответственности и иных оснований для привлечения к такой ответственности работник несет материальную ответственность только за причиненный его виновными действиями (бездействием) ущерб и лишь в пределах своего среднего месячного заработка.

Тема

Нефинансовые активы. Счет 100 00 (для госсектора)

См. также

Основные средства. Счет 101 00 (для госсектора)

Материальные запасы. Счет 105 00 (для госсектора)

Вложения в нефинансовые активы. Счет 106 00 (для госсектора)

Нефинансовые активы имущества казны. Счет 108 00

Учет расчетов по ущербу и иным доходам. Счет 209 00 (для госсектора)

Забалансовый учет (для госсектора)

Материальная ответственность работника

Удержание для возмещения ущерба, причиненного имуществу работодателя