Энциклопедия решений. Хранение электронных бухгалтерских документов и учетных регистров на машинных носителях (для госсектора)

Хранение электронных бухгалтерских документов и учетных регистров на машинных носителях (для госсектора)

ГАРАНТ:

Решение может применяться в любых организациях государственного сектора: в органах государственной власти (местного самоуправления), казенных, бюджетных и автономных учреждениях

Согласно п. 14 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), при наличии технической возможности организация госсектора вправе осуществлять хранение на машинных носителях:

- первичных (сводных) учетных электронных документов;

- электронных учетных регистров.

В этом случае все документы должны быть заверены электронной подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ). Порядок хранения электронных документов, электронных регистров для обеспечения их сохранности, а также порядок изготовления бумажных копий электронных документов и электронных регистров устанавливается в рамках формирования учетной политики (Приложение N 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н, письма Минфина России от 03.06.2014 N 02-07-05/26571, от 30.09.2013 N 02-06-10/40454).

В настоящее время для организации хранения бухгалтерских документов, в т. ч. первичных учетных документов, регистров бухучета, подготовленных в электронном виде, подписанных электронной подписью, применяются (см. Информацию Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015):

- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 (в части, не противоречащей актам, изданным позднее);

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах госвласти, местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

Согласно ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ по общему правилу информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. В то же время федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами может быть установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Примечание

Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (п. 4 ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). До принятия соответствующих федеральных стандартов организациям госсектора необходимо руководствоваться положениями Приложения N 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н, согласно которым первичные учетные документы составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью.

Обойтись полностью без бумажных носителей не получится в любом случае. Так, согласно частям 6, 8 ст. 9, частям 7, 9 ст. 10 Закона N 402-ФЗ и п. п. 7, 17 Инструкции N 157н на бумажных носителях копии электронных документов (регистров), хранящихся на машинных носителях, необходимо формировать:

1) по письменному запросу других участников хозяйственных операций и иных органов (лиц) в установленных случаях;

2) по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры;

3) если машинные носители, на которых они хранятся, изымаются в установленном порядке (сами копии включаются в документы бухгалтерского учета).

При формировании копии электронного документа на бумажном носителе целесообразно проставлять отметку "Копия электронного документа".

Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и в отношении документации, формируемой на бумажных носителях - согласно Перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, п. 14 Инструкции N 157н).

Кроме того, госучреждение обязано организовать хранение средств, обеспечивающих:

- воспроизведение электронных документов;

- проверку подлинности электронной подписи.

Эти технические средства должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Электронные регистры не обязательно формировать на бумажных носителях (смотрите ч. 6 ст. 10 Закона N 402-ФЗ). В то же время, учитывая положения п. 11 Инструкции N 157н, хранение электронных регистров бухгалтерского учета в госучреждении желательно обеспечить как в виде электронного документа (с применением электронной подписи), так и на бумажных носителях. Периодичность формирования учетных регистров (Журналов операций) на бумажных носителях следует определить в рамках мероприятий по организации документооборота (учетной политики), это может быть:

- операционный день;

- месяц;

- квартал.

С этой же периодичностью на бумажных носителях могут формироваться Реестры первичных (сводных) электронных документов, относящихся к соответствующим Журналам операций. Подобные Реестры подшиваются в отдельную Папку (Дело).

Хранение электронных документов и электронных регистров целесообразно сопровождать хранением:

- соответствующих электронных или бумажных журналов учета;

- сертификатов ключей подписей и средств, обеспечивающих возможность работы с электронными документами и электронной подписью;

- документов, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи.

Кроме того, в учетной политике или ином локальном акте организации госсектора должны предусматриваться меры по защите информации от несанкционированного доступа и воздействия.

Внимание

Бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной после подписания ее экземпляра на бумажном носителе руководителем госучреждения (ч. 8 ст. 13 Закона N 402-ФЗ). Соответственно, в настоящее время не допускается формирование, представление и хранение промежуточной и годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности исключительно в электронной форме, даже если для ее утверждения использовалась электронная подпись - один экземпляр отчета обязательно должен быть оформлен на бумаге.

Тема

Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности (для госсектора)

См. также

Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения

Электронный документооборот

Практические ситуации

Построить список