Энциклопедия решений. Учет расчетов по подотчетным суммам с уволенными сотрудниками (для бюджетной сферы) (ноябрь 2024)

Учет расчетов по подотчетным суммам с уволенными сотрудниками в казенном учреждении

ГАРАНТ:

Материал могут применять органы государственной власти (местного самоуправления) и казенные учреждения

По различным причинам до увольнения сотрудника не всегда получается завершить все расчеты по подотчетным суммам. Суммы кредиторской или дебиторской задолженности, учтенные на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами", после увольнения физического лица должны быть перенесены на иные счета бюджетного учета. Дело в том, что согласно действующему законодательству подотчетным лицом может являться только сотрудник учреждения и, соответственно, расчеты с физическими лицами, не являющимися сотрудниками казенного учреждения, не могут учитываться на счете 0 208 00 000"Расчеты с подотчетными лицами".

Если у казенного учреждения остался долг перед уволенным сотрудником по компенсации расходов, которые этот сотрудник осуществлял в качестве подотчетного лица, сумма кредиторской задолженности должна быть перенесена на счет 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам" (п. 84 Инструкции N 162н). Дальнейшие расчеты с подотчетным лицом отражаются в бюджетном учете в общеустановленном порядке.

Пример

18 марта сотрудник Иванов А.А. уволен из казенного учреждения. На день увольнения за учреждением числится задолженность по Авансовому отчету N 80, предоставленному Ивановым А.А., в сумме 25 000 руб. по коду 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ.

27 марта задолженность погашена - денежные средства в сумме 25 000 руб. перечислены на банковский счет, указанный физическим лицом.

В бюджетном учете казенного учреждения могут быть сделаны следующие бухгалтерские записи:

Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Содержание операции
19 марта
КРБ 1 208 34 560	КРБ 1 302 34 730	25 000, 00	Приняты обязательства по компенсации расходов, произведенных Ивановым А.А.
27 марта
КРБ 1 302 34 830	КРБ 1 304 05 340	25 000, 00	Погашена задолженность перед Ивановым А.А.

Согласно п. 86 Инструкции N 162н суммы ущерба по задолженности подотчетных лиц, своевременно не возвращенной (не удержанной из заработной платы), в т.ч. в случае оспаривания удержаний, отражаются по дебету счета 1 209 30 560 "Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат" и кредиту счета 1 401 10 130 "Доходы от оказания платных услуг". Данная норма может применяться, в частности, в целях принятия к учету финансовых требований по компенсации затрат к получателям подотчетных сумм при их увольнении.

Казенное учреждение может, но не обязано перечислять в доход бюджета суммы возврата дебиторской задолженности текущего года. Поэтому в случае возврата уволенным сотрудником подотчетной суммы, полученной в текущем году, в учете может быть отражено погашение дебиторской задолженности с одновременным восстановлением кассовых расходов. При этом полученные средства могут быть израсходованы в рамках исполнения бюджетной сметы текущего финансового года.

Учитывая приведенные выше обстоятельства, казенное учреждение может отражать в текущем финансовом году задолженность уволенных сотрудников по подотчетным суммам в составе "расходной" дебиторской задолженности на счете 1 206 00 000 "Расчеты по выданным авансам", предусмотрев соответствующее положение в учетной политике. Если в текущем финансовом году задолженность не будет погашена, то при заключении финансового года в учете может быть отражен перевод дебиторской задолженности в состав задолженности по компенсации затрат государства - на счет 1 209 30 000.

Пример

4 февраля из казенного учреждения уволены Петров А.А. и Сидоров В.В. На день увольнения за ними числилась задолженность по авансам, выданным в текущем году:

- за Петровым А.А. в сумме 15 000 руб. по Авансовому отчету N 75 (по коду КОСГУ 222 - 10 000 руб., по коду КОСГУ 226 - 5 000 руб.);

- за Сидоровым В.В. в сумме 7 000 руб. по Авансовому отчету N 77 (по коду КОСГУ 310 - 7 000 руб.).

11 марта Петров А.А. внес сумму задолженности в кассу учреждения в полном объеме.

Сидоров В.В. задолженность перед учреждением до конца года не погасил.

В бюджетном учете казенного учреждения могут быть сделаны следующие бухгалтерские записи:

Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Содержание операции
5 февраля
КРБ 1 209 30 560	КРБ 1 208 22 660	10 000, 00	Учтена задолженность Петрова А.А. после его увольнения
КРБ 1 209 30 560	КРБ 1 208 26 660	5 000, 00
КРБ 1 209 30 560	КРБ 1 208 31 660	7 000, 00	Учтена задолженность Сидорова В.В. после его увольнения
11 марта
КИФ 1 201 34 510*(1)	КРБ 1 209 30 660	10 000, 00	Сумма задолженности внесена Петровым А.А. в кассу казенного учреждения
КИФ 1 201 34 510*(1)	КРБ 1 209 30 660	5 000, 00
КРБ 1 210 03 560 *(1)	КИФ 1 201 34 610*(1)	15 000, 00	Из кассы денежные средства внесены на лицевой счет (на основании расходного кассового ордера и объявления на взнос наличными)
12 марта
КРБ 1 304 05 222	КРБ 1 210 03 660 *(1)	10 000, 00	Восстановлены кассовые расходы текущего финансового года
КРБ 1 304 05 226	КРБ 1 210 03 660 *(1)	5 000, 00
При завершении финансового года
КДБ 1 209 30 560	КРБ 1 209 30 660	7 000, 00	Принятие к учету финансовых требований по компенсации затрат государства к уволенным подотчетным лицам

___________________

*(1) В казенных учреждениях и органах власти поступления и выбытия на забалансовых счетах 17 и 18, открытых к аналитическим счетам учета счета 201 00 "Денежные средства учреждения" и счета 210 03 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам", подлежат отражению в порядке, определенном учетной политикой (п.п. 365, 367 Инструкции N 157н).

Тема

Расчеты с подотчетными лицами. Счет 208 00 (для госсектора)

См. также

Расчеты по выданным авансам. Счет 206 00 (для госсектора)

Расчеты по принятым обязательствам. Счет 302 00 (для госсектора)