Энциклопедия решений. Учет авиабилетов (для госсектора)

Учет авиабилетов в госучреждении

Решение может применяться в любых организациях государственного сектора: в органах государственной власти (местного самоуправления), казенных, бюджетных и автономных учреждениях.

Госучреждения достаточно часто самостоятельно приобретают авиабилеты, а затем выдают их в установленном порядке сотрудникам, направляемым в служебные командировки. При этом авиабилеты все чаще оформляются не на обычных бланках, изготовленных типографским способом, а в электронном виде. Кроме того, в ряде случаев при приобретении авиабилетов госучреждения могут прибегать к услугам различных агентств.

При осуществлении подобных операций учет должен быть организован по двум направлениям.

1. Необходимо обособленно учесть расчеты с агентством, в котором приобретаются авиабилеты.

2. Отдельно должны быть учтены расчеты, связанные с оказанием сотруднику учреждения транспортных услуг.

Как правило, обязательства агентства будут выполнены уже после доставки соответствующих документов (бланков авиабилетов, маршрут/квитанций электронных пассажирских билетов, квитанций и т.п.) в госучреждение. При этом факт выполнения агентством своих обязательств может дополнительно подтверждается, например, двусторонним Актом оказания услуг. Соответственно, после поступления перечисленных выше документов в госучреждение стоимость услуг агентства может быть списана на финансовый результат или учтена при формировании себестоимости - то есть отнесена в дебет счета 401 20 "Расходы текущего финансового года" или счета 109 00 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг".

А вот стоимость авиабилетов (включая различные сборы, взимаемые авиакомпаниями) сразу же списывать с балансового учета нельзя.

Если через агентство для сотрудника госучреждения оформлен электронный билет, то его стоимость желательно продолжать учитывать в составе дебиторской задолженности на счете 206 00 "Расчеты по выданным авансам". Однако это будет уже задолженность не агентства, а авиакомпании - именно у нее после приобретения учреждением авиабилета возникают обязательства по перевозке в интересах организации физического лица (сотрудника).

Перед сотрудником же в данном случае стоит лишь задача по подтверждению факта оказания услуг по перевозке или подтверждения факта неоказания услуги (оказания услуги с нарушениями условий договора перевозки). Напомним, что подтверждение факта предоставления услуги воздушной перевозки может осуществляться на основании посадочных талонов, выдаваемым пассажирам при регистрации на рейс (см. п. 84 Федеральных авиационных правил, утв. приказом Минтранса России от 28.06.2007 N 82, а также письмо Минфина России от 26.04.2012 N 03-03-04/1).

Документы, являющиеся эквивалентом стоимости нефинансовых активов (работ, услуг), которые могут быть отгружены (выполнены, оказаны) в соответствии с определенным договором, как правило, учитываются как денежные документы на счете бухгалтерского учета 201 35 "Денежные документы" (п. 169 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н). Использование таких документов осуществляется учреждениями через подотчетных лиц. При этом в учете расчеты с соответствующими сотрудниками отражаются с использованием счета 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" (п. 212 Инструкции N 157н).

Однако есть у денежных документов и еще один отличительный признак - их хранение в кассе учреждения и специальный порядок выдачи, возврата, отчетности об использовании обусловлен "уникальностью" каждого отдельного бланка.

Маршрут/квитанция электронного пассажирского билета этим признаком не "обладает" - ее без особых проблем можно размножить неограниченное число раз и воспользоваться любым экземпляром. Именно поэтому стоимость оплаченных электронных авиабилетов целесообразно учитывать в качестве задолженности авиакомпании по оказанию услуг перевозки (в составе выданных авансов). Если же учреждением приобретается не электронный авиабилет, а билет, оформленный на "обычном" бланке строгой отчетности, изготовленном типографским способом, то его необходимо учитывать как денежный документ на счете 201 35 "Денежные документы" и выдавать под отчет в общеустановленном порядке.

Внимание

Действующие в настоящее время нормативные правовые акты не содержат подробных указаний по поводу организации учета авиабилетов, оформляемых различными способами. Соответственно, не может расцениваться в качестве нарушения действующего порядка ведения бухгалтерского учета требование учетной политики госучреждения, согласно которому в составе денежных документов будут учитываться и маршрут/квитанции электронных билетов, и билеты, оформленные на типографских бланках. Главное, чтобы такое решение принималось должностными лицами "с открытыми глазами" - существовало понимание того, что распечатки маршрут/квитанции электронных билетов не в полной мере отвечают критериям отнесения к денежным документам.

Таким образом, при приобретении через агентство электронных билетов и билетов, оформленных на типографских бланках, в казенных, бюджетных и автономных учреждениях может применяться следующая схема корреспонденций счетов бухгалтерского учета:

Приобретение электронных билетов		Приобретение билетов, оформленных на бланках строгой отчетности, изготовленных типографским способом		Содержание операции
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
0 206 22 560 (Авиакомпания)	0 206 22 560 (Агентство)	0 201 35 510 (Авиабилеты)	0 302 22 730	Из агентства получены проездные документы
-	-	0 302 22 830	0 206 22 660 (Агентство)	Произведен зачет ранее перечисленного аванса (в части стоимости полученных билетов, оформленных на бланках строгой отчетности, изготовленных типографским способом)
0 401 20 226 (0 109 00 226)	0 302 26 730	0 401 20 226 (0 109 00 226)	0 302 26 730	На основании акта стоимость услуг агентства отнесена на расходы (затраты)
0 302 26 830	0 206 26 660	0 302 26 830	0 206 26 660	Произведен зачет аванса, ранее перечисленного агентству (в части стоимости услуг агентства)
-	-	0 208 22 560	0 201 35 610 (Авиабилеты)	Проездные документы выданы сотруднику
0 401 20 222 (0 109 00 222)	0 302 22 730	0 401 20 222 (0 109 00 222)	0 208 22 660	После возвращения в учреждение сотрудник предоставил документы, подтверждающие факт оказания услуги перевозки (отчет)
0 302 22 830	0 206 22 660 (Авиакомпания)	-	-	Произведен зачет ранее перечисленного аванса (в части стоимости транспортных услуг)

Темы

Учет денежных документов. Счет 201 35 (для госсектора)

Расчеты по выданным авансам. Счет 206 00 (для госсектора)

См. также

Подтверждение расходов подотчетных лиц госучреждения c предоставлением бланков строгой отчетности

Подтверждение расходов подотчетных лиц госучреждения при приобретении электронных билетов

Расчеты с подотчетными лицами. Счет 208 00 (для госсектора)