Энциклопедия решений. Отражение результатов инвентаризации в учете (для бюджетной сферы) (ноябрь 2024)

Отражение результатов инвентаризации в учете (для госсектора)

ГАРАНТ:

Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора

В ходе инвентаризации не исключены случаи выявления недостач или неучтенных материальных ценностей, пересортицы материальных запасов, а также их порчи. Порядок регулирования инвентаризационных разниц и оформления результатов инвентаризации на сегодняшний день нормативно урегулирован п.п. 5.1-5.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания). Методические указания применяются госучреждениями в части, не противоречащей положениям Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Инструкции N 157н и приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов..." (далее - Приказ N 52н). Порядок проведения инвентаризации должен быть утвержден и в учетной политике организации госсектора (п. 20 Инструкции N 157н).

Внимание

По общему правилу результаты инвентаризации отражаются в учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация (п. 20 Инструкции N 157н). Исключениями из данного правила являются:

- результаты инвентаризации, проведенной перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, отражаемые в годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности;

- результаты инвентаризации реорганизуемого (ликвидируемого) субъекта учета, которые подлежат отражению в бухгалтерской (финансовой) отчетности, представляемой на дату его реорганизации, ликвидации учреждения, упразднения государственного органа (органа местного самоуправления).

На основании ч. 4 ст. 11 Закона N 402-ФЗ инвентаризационные разницы отражаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

На основании приведенных норм бухгалтерские записи по результатам инвентаризации следует отражать в следующем порядке:

Основание проведения инвентаризации	Порядок отражения	Примечание
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности	В годовой бухгалтерской отчетности	Даже если протоколы, акты были подписаны в текущем году, например, в январе (п. 1.1 письма Минфина России и Федерального казначейства от 02.02.2017 NN 02-07-07/5669, 07-04-05/02-120
При реорганизации (ликвидации) субъекта учета	В бухгалтерской отчетности, представляемой на дату реорганизации, ликвидации учреждения, упразднения органа власти (местного самоуправления)	-
Иные основания	В учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация	-

Пример

Инвентаризация основных средств для подготовки годового отчета начата 28 ноября 2016 года, а закончена 2 декабря 2016 года. Соответственно, на 28 ноября 2016 года в инвентаризационных описях будут указаны остатки по данным бухгалтерского учета. Этот день является датой начала инвентаризации, но ее результаты должны быть отражены в учете по окончании инвентаризации 2 декабря 2016 года.

Поскольку обязательную инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности по состоянию на 1 января провести физически невозможно, она может быть закончена в первых числах следующего года. Однако ее результаты в любом случае должны быть учтены при составлении бухгалтерской (бюджетной отчетности) за отчетный год.

Для оформление результатов инвентаризации организациями государственного сектора применяются инвентаризационные описи, утвержденные Приказом N 52н, в частности:

- Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);

- Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);

- Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088).

При выявлении в ходе инвентаризации нефинансовых и финансовых активов (денежных средств и денежных документов), бланков строгой отчетности недостач или неучтенных активов любые установленные расхождения с данными бухгалтерского учета, предоставленными бухгалтерской службой, фиксируются инвентаризационной комиссией в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Расхождения должны быть указаны в Ведомости (ф. 0504092) по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении. Эта ведомость является основанием для составления Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Факт отклонения фактических показателей от данных бухгалтерского учета должен быть зафиксирован в Ведомости (ф. 0504092) независимо от того, какие обстоятельства стали причиной этого отклонения. Следует понимать: не всякая недостача, отраженная в ведомости, означает, что госучреждению нанесен ущерб и виновные лица в установленном порядке должны быть привлечены к материальной ответственности. В свою очередь, не каждый указанный в ведомости неучтенный объект в итоге будет отражен в регистрах учета как излишний актив, выявленный в ходе инвентаризации. Дело в том, что отклонения могут быть обусловлены ошибками сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц или контрагентов госучреждения. Таким образом, прежде чем отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете, необходимо провести работу по детальному выяснению всех обстоятельств, способствовавших возникновению отклонений.

Пример

1. Выявленные излишки материальных запасов фактически могут оказаться неотфактурованными поставками, по которым не были своевременно получены документы поставщика и которые не были в установленном порядке учтены на балансовом или забалансовом счетах. В этом случае, очевидно, подлежит исправлению ошибка в бухгалтерском учете, а кроме того необходимо провести мероприятия внутреннего контроля в отношении функционирования системы документооборота, принятой в учреждении.

2. На складе при инвентаризации приобретенной, но не выданной в эксплуатацию оргтехники вместо многофункционального устройства Canon выявлено наличие аналогичного устройства Asus. В Ведомости (ф. 0504092) по формальным признакам зафиксирована недостача МФУ Canon и излишек в виде МФУ Asus. До принятия решения в этой ситуации инвентаризационной комиссии предстоит выяснить, является ли это нарушением при поставке (ошибка поставщика), ошибкой бухгалтерии при вводе информации или же злоупотреблением материально ответственного лица. Принятие решение комиссией и отражение этого факта хозяйственной жизни может быть осуществлено только после выяснения всех обстоятельств. Один из вариантов развития событий в этой ситуации: будет установлено, что поставщиком ошибочно было отгружено МФУ иной марки и им будет осуществлена замена ранее отгруженного товара.

Материальные ценности, а также иные активы и обязательства, учитываемые на забалансовых счетах учреждения (в том числе арендованное и полученное в безвозмездное пользование имущество), инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе (п. 332 Инструкции N 157н). Факт учета недостающих материальных ценностей на балансовых или забалансовых счетах не влияет на порядок отражения в учете ущерба, причиненного недостачей.

Тема

Инвентаризация активов и обязательств (для госсектора)

См. также

Отражение в учете недостач нефинансовых активов, выявленных при инвентаризации (для госсектора)

Отражение в учете неучтенных нефинансовых активов, выявленных при инвентаризации (для госсектора)

Отражение в учете порчи нефинансовых активов, выявленной при инвентаризации (для госсектора)

Формы документов

Пример заполнения Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (0504086)

Пример заполнения Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам нефинансовых активов (0504087)

Пример заполнения Инвентаризационной описи наличных денежных средств (0504088)

Практические ситуации

Построить список