Энциклопедия решений. Учет библиотечного фонда, книг и периодических изданий (для бюджетной сферы) (ноябрь 2024)

Учет библиотечного фонда, книг и периодических изданий (для бюджетной сферы)

Смотрите в этом материале:

Как учесть библиотечный фонд

Как начислить амортизацию по библиотечному фонду

Инвентарная карточка для библиотечного фонда

Выбытие исключенных объектов библиотечного фонда в связи с моральным, физическим износом

Выбытие исключенных объектов библиотечного фонда в связи с утратой

Как учитывать книги, не входящие в библиотечный фонд

Как учитывать периодические издания, входящие в библиотечный фонд

Как учитывать периодические издания, не входящие в библиотечный фонд

Как учитывать носители информации, входящие в библиотечный фонд

Как учитывать носители информации, не входящие в библиотечный фонд

Общие вопросы организации библиотечного дела регулируются Федеральным законом от 29.12.1994 N 78-ФЗ "О библиотечном деле" (далее - Закон N 78-ФЗ). Библиотечный фонд представляется собой совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения. Под библиотекой понимается организация или ее структурное подразделение, располагающее организованным фондом документов и предоставляющее их во временное пользование физическим и юридическим лицам. Учет, комплектование, хранение и использование документов, входящих в состав библиотечных фондов, осуществляется библиотеками, согласно Порядку учета документов, входящих в состав библиотечного фонда", утвержденному приказом Министерства культуры РФ от 08.10.2012 N 1077 (далее - Порядок N 1077) (ст. 1, п. 6 ст. 12 Закона N 78-ФЗ).

В соответствии с требованиями нормативно-правовых документов в учреждении должен быть организован параллельный учет библиотечного фонда:

- бухгалтерией учреждения ведется бухгалтерский учет в соответствии с требованиями Инструкции N 157н. Приобретаемые учреждением книги, брошюры и т.п., за исключение периодических изданий, для комплектации библиотечного фонда должны учитываться в составе основных средств. Соответственно, бухгалтерский (бюджетный) учет объектов библиотечного фонда, за исключением периодических изданий, регулируется положениями Стандарта "Основные средства". Учет периодических изданий осуществляется на забалансовом счете 23 "Периодические издания для пользования";

- сотрудниками библиотеки ведется "внутрибиблиотечный" учет всех документов, входящих в состав библиотечного фонда. Учет ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде, в том числе по наименованиям и авторам, в соответствии c требованиями Порядка N 1077, а также в соответствии с положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.20-2014 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиотечная статистика: показатели и единицы исчисления" (до 01.06.2020 действовал Межгосударственный стандарт ГОСТ 7.20-2000 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиотечная статистика").

Как учесть библиотечный фонд в учреждении

Материальные объекты имущества, составляющие библиотечный фонд субъекта учета, за исключением периодических изданий, принимаются к бухгалтерскому (бюджетному) учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования (п. 8 Стандарта "Основные средства"). Библиотечный фонд, за исключением периодических изданий, относится к группе основных средств "Основные средства, не включенные в другие группы" и учитывается на счете 101 08 "Прочие основные средства" (п. 7 Стандарта "Основные средства", п. 3 Методических рекомендаций по применению Стандарта "Основные средства"). Формирование фактических вложений в объекты библиотечного фонда осуществляется на счете 106 01 "Вложения в основные средства" (п. 130 Инструкции N 157н).

Для "внутрибиблиотечного" учета основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название (п. 3.14 ГОСТ Р 7.0.20-2014), для газет - годовой комплект и название. Для электронных документов дополнительной единицей учета фонда является единица памяти данных (п. 2.1 Порядка N 1077).

Название представляет собой единицу учета библиотечного фонда, в качестве которой принимается каждое новое или повторное издание, документ, отличающийся от остальных выходными сведениями или элементами издательского оформления. Периодическое издание, вне зависимости от количества выпусков и номеров, рассматривается как одно название. Многотомное (многочастное) издание подсчитывают в виде одного названия, за исключением томов (выпусков, частей), имеющих индивидуальное заглавие (п.п. 6.1.5, 6.2.1 ГОСТ Р 7.0.20-2014).

Библиотечный фонд учреждения пополняется за счет поставки обязательного экземпляра, покупки, подписки, обмена, дарения, пожертвования, копирования оригиналов. Поступившие экземпляры принимаются к учету по Акту о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0504101) с приложением накладной поставщика или иных документов, подтверждающих факт поступления, а также, в случае безвозмездной передачи между учреждениями бюджетной сферы, Извещения (ф. 0504805).

Прием документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе (обязательные экземпляры, депозитные экземпляры международных организаций, безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников), оформляется актом о приеме документов (п. 4.1.1 Порядка N 1077). Унифицированная форма такого акта не утверждена, поэтому учреждению следует разработать ее самостоятельно.

К необменным операциям относятся операции по получению активов безвозмездно (без взимания платы) или по незначимым ценам по отношению к рыночной цене обменной операции с подобными активами (п.  7 Стандарта "Основные средства").

Первоначальной стоимостью объекта основных средств, приобретенного в результате необменной операции, является его справедливая стоимость на дату приобретения либо стоимость, отраженная в документах, подтверждающих переход прав на активы (п.  22 Стандарта "Основные средства", п. 52 Стандарта "Концептуальные основы..."). Если объекты не могут быть оценены по справедливой стоимости и документы, подтверждающие их поступление, не содержат информации об их стоимости, а также в случаях, предусмотренных законодательством РФ, оценка указанных объектов осуществляется по стоимости учета у предыдущего правообладателя (балансодержателя). Если данные об учетной стоимости предыдущего правообладателя (балансодержателя) по каким-либо причинам недоступны, первоначальная стоимость таких объектов бухгалтерского учета признается в условной оценке - один объект, один рубль.

Порядок определения стоимостных оценок библиотечного фонда, полученного в рамках необменных операций (например, дарения, получения по распоряжению собственника без указания стоимостных оценок, при выявлении в ходе инвентаризации неучтенных объектов, по которым утрачены приходные документы), необходимо установить в рамках формирования учетной политики.

Примечание

Для определения стоимости ценных и редких книг комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок (п. 5.5 Порядка N 1077). Отдельные экземпляры книг, которые не представляется возможным оценить ни одним из способов, могут быть учтены в условной оценке: один объект, один рубль.

Все первичные учетные документы, подтверждающие факт поступления объектов библиотечного фонда в библиотеку, передаются в бухгалтерию для отражения поступления библиотечного фонда в бухгалтерском (бюджетном) учете (п. 4.9 Порядка N 1077).

Ведение аналитического учета библиотечного фонда по наименованию и автору издания Инструкцией N 157н, Стандартом "Основные средства" и Приказом N 52н в целях ведения бухгалтерского (бюджетного) учета не предусмотрено. Вместе с тем, учет объектов библиотечного фонда по наименованиям и количеству в местах хранения материальных ценностей лицами, ответственными за их сохранность, осуществляется с использованием Книги учета материальных ценностей (ф. 0504042) и (или) Карточки учета материальных ценностей (ф. 0504043) (приложение 5 к Приказу N 52н).

Положениями Инструкции N 157н также не предусмотрено ведение учета объектов библиотечного фонда в разрезе мест хранения и ответственных лиц (смотрите, в частности п. 54 Инструкции N 157н). Однако учетной политикой могут быть предусмотрены различные варианты аналитического учета объектов библиотечного фонда, например:

- в разрезе мест хранения (ответственных лиц);

- в разрезе состояния фондов (на хранении, в эксплуатации);

- в разрезе способов начисления амортизации;

- смешанный способ, при котором до передачи в эксплуатацию объекты библиотечного фонда учитываются в разрезе мест хранения (ответственных лиц), а после выдачи в эксплуатацию (в библиотеку) - в разрезе способов начисления амортизации.

Приобретение, принятие к учету объектов библиотечного фонда, выдача их в эксплуатацию отражается в бухгалтерском (бюджетном) учете следующими корреспонденциями:

В бюджетном (автономном) учреждении		В казенном учреждении		Содержание операции
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
0 106 Х1 310 *(1)	0 302 31 73Х, 0 208 31 667	КРБ 1 106 31 310	КРБ 1 302 31 73Х, 1 208 31 667	Отражено приобретение объектов библиотечного фонда (за исключением периодических изданий) у поставщика, через подотчетное лицо
0 101 Х8 310 *(1)	0 106 Х1 310 *(1)	КРБ 1 101 38 310	КРБ 1 106 31 310	Отражено принятие к учету объектов библиотечного фонда в составе основных средств по сформированной стоимости
0 101 Х8 310 *(1)	0 101 Х8 310 *(1)	КРБ 1 101 38 310	КРБ 1 101 38 310	Выдача в эксплуатацию объектов библиотечного фонда (объекты библиотечного фонда со склада учреждения переданы в библиотеку) на основании Требования-накладной (ф. 0504204)
0 401 20 271 (0 109 Х0 271) *(1)	0 104 Х8 411 *(1)	1 401 20 271	1 104 38 411	Начисление амортизации в установленном порядке

История вопроса

До 2018 года библиотечный фонд учитывался на счете 101 07 "Библиотечный фонд". Начиная с 2018 года, в связи с изменением состава групп основных средств, учреждениям необходимо было перевести библиотечный фонд на счет 101 08 "Прочие основные средства" без изменения балансовой оценки и без изменения сумм накопленной амортизации. При этом перенос таких показателей при первом применении Стандарта "Основные средства" осуществлялся в межотчетный период (31.12.2017) на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) с применением счета 401 30 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов" (п. "б" Методических указаний по применению переходных положений Стандарта "Основные средства" при первом применении, доведенных письмом Минфина России от 30.11.2017 N 02-07-07/79257).

Единицей учета основных средств является инвентарный объект (п. 45 Инструкции N 157н, п. 9 Стандарта "Основные средства").

Внимание

Объектам библиотечного фонда независимо от их стоимости инвентарный номер не присваивается (п. 46 Инструкции N 157н).

Библиотечные фонды, срок полезного использования которых одинаков, стоимость которых не является существенной, объединяются в один инвентарный объект, признаваемый для целей бухгалтерского учета комплексом объектов основных средств согласно учетной политики субъекта учета с учетом положений Инструкции N 157 (п. 10 Стандарта "Основные средства"). Учреждения самостоятельно в рамках своей учетной политики определяют состав такого инвентарного объекта с учетом положений Стандарта "Основные средства" и существенности информации, раскрываемой в бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 17 Стандарта "Концептуальные основы...").

С целью объединения объектов библиотечного фонда в один инвентарный объект (комплекс объектов основных средств) субъект учета вправе в рамках учетной политики определить, что критериями отнесения стоимости объектов основных средств к несущественной стоимости являются критерии, установленные Стандартом "Основные средства" для начисления 100% амортизации при вводе в эксплуатацию (раздел 4 Методических рекомендаций по применению Стандарта "Основные средства").

Решение об объединении объектов библиотечного фонда в один инвентарный объект принимается комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и оформляется соответствующим актом.

Внимание

Очень важно детально определить в учетной политике порядок объединения объектов библиотечного фонда в один инвентарный объект, поскольку Стандартом "Основные средства" прямо не указано, является ли применение этого учетного приема правом учреждения или обязанностью - в данном случае учетная политика позволит избежать разногласий с ревизорами.

Пример

В учреждение поступили книги в рамках одной закупки на сумму 198 000,0 руб., стоимость книг одного названия и выходных данных издания не превышает 90 000,0 руб. Учреждение принимает решение об объединении поступившей литературы в один инвентарный объект исходя из одинакового срока полезного использования (ОКОФ 740.00.10.01, срок полезного использования 20 лет) и установленного в учетной политике критерия существенности для объектов библиотечного фонда - до 100 000,0 руб за книги одного названия и выходных данных издания.

Объединение объектов библиотечного фонда в один инвентарный объект может быть отражено в порядке разукомплектации с использованием счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами" по согласованию таких записей с учредителем (п. 4 Инструкции N 174н, п. 5 Инструкции N 183н, п. 2 Инструкции N 162н).

При этом нужно оценить целесообразность такого объединения. Например, в случае приобретения новых книг для комплектации библиотечного фонда увеличение стоимости ранее сформированного инвентарного объекта должно быть обосновано, поскольку такое объединение не должно повлечь за собой пересмотр срока полезного использования ранее учтенных объектов и пересчет ранее начисленной амортизации.

Пример. Объединение объектов библиотечного фонда в один инвентарный объект

Пример

В учреждении числятся как отдельные инвентарные объекты основных средств книги с одинаковым сроком полезного использования, при этом амортизация на объекты начислена в размере 100%. В целях их объединения в один инвентарный объект как комплекс объектов основных средств в учете учреждения можно отразить следующие бухгалтерские записи:

В бюджетном (автономном) учреждении		В казенном учреждении
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
0 401 10 172	0 101 Х8 410 *(1)	КДБ 1 401 10 172	КРБ 1 101 38 410
0 104 Х8 411 *(1)	0 401 10 172	КРБ 1 104 38 411	КДБ 1 401 10 172
0 101 Х8 310 *(1)	0 401 10 172	КРБ 1 101 38 310	КДБ 1 401 10 172
0 401 10 172	0 104 Х8 411 *(1)	КДБ 1 401 10 172	КРБ 1 104 38 411

Как начислить амортизацию по библиотечному фонду

Начисление амортизации на объект библиотечного фонда осуществляется следующим образом (п. 39 Стандарта "Основные средства") исходя из стоимости сформированного при принятии к учету инвентарного объекта:

- на объект библиотечного фонда стоимостью до 100 000 рублей включительно амортизация начисляется в размере 100% первоначальной стоимости при выдаче его в эксплуатацию;

- на объект библиотечного фонда стоимостью свыше 100 000 рублей начисление амортизации осуществляется в соответствии с рассчитанными нормами амортизации начиная с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия его к бухгалтерскому учету.

Начисление амортизации на объекты библиотечного фонда отражается по дебету счета 0 401 20 271 "Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов", 0 109 ХХ 271 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" и кредиту счета 0 104 Х8 000 "Амортизация".

В соответствии с п. 36 Стандарта "Основные средства" амортизацию можно начислять не только линейным методом, но и методами "уменьшаемого остатка" и "пропорционально объему продукции". Учреждение не может выбирать метод начисления амортизации произвольно (п. 37 Стандарта "Основные средства"). Выбор метода амортизации нужно обосновать: он должен наиболее точно отражать предполагаемый способ получения будущих экономических выгод или полезного потенциала. Так как по разным группам основных средств допускается использовать различные методы начисления амортизации, то выбранный способ амортизации, в том числе относительно библиотечного фонда, должен быть закреплен в учетной политике учреждения.

Инвентарная карточка для библиотечного фонда

Для объектов библиотечного фонда открывается одна Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой (п. 54 Инструкции N 157н, приложение 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н). Объектам библиотечного фонда инвентарные номера не присваиваются и индивидуальные инвентарные карточки не заводятся (п.п. 46, 54 Инструкции N 157н).

Несмотря на то, что из прямого прочтения положений Инструкции N 157н, Приказа N 52н следует, что в отношении объектов библиотечного фонда открывается одна инвентарная карточка, специалисты финансового ведомства в предыдущие годы неоднократно указывали на возможность ведения двух и более инвентарных карточек в отношении объектов библиотечного фонда (см. например, п. 3.3 письма Минфина России от 10.04.2009 N 02-06-07/1505).

Согласно п. 54 Инструкции N 157н инвентарная карточка группового учета основных средств открывается на комплекс объектов основных средств. Поскольку для библиотечного фонда предусмотрена возможность его объединения в один инвентарный объект, признаваемый для целей бухгалтерского учета комплексом объектов основных средств согласно учетной политики, Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032) может открываться на каждый такой комплекс объектов библиотечного фонда, учтенных как один инвентарный объект.

Также учреждение в рамках учетной политики может предусмотреть открытие четырех Инвентарных карточек группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032): по каждой группе объектов (0 101 28 000; 0 101 38 000) по две Инвентарные карточки на объекты стоимостью до 100 000 рублей (начислена 100% амортизация) и на объекты стоимостью более 100 000 рублей (амортизация начисляется по норме).

Кроме того, вполне реальной является ситуация, когда отдельная инвентарная карточка открыта на одну книгу, если ее стоимость, к примеру, свыше границы 100% начисления амортизации, за отсутствием книг такой же стоимости. Например, учреждение приобрело одну книгу стоимостью свыше 100 000 рублей, на нее как на отдельный инвентарный объект вполне обоснованно может быть открыта отдельная инвентарная карточка.

Ведение библиотечного фонда на одной или нескольких инвентарных карточках определяется положениями учетной политики учреждения.

Выбытие исключенных объектов библиотечного фонда в связи с моральным, физическим износом

Причины исключения документов из библиотечного фонда перечислены в п. 5.1 Порядка N 1077. К ним относятся, в том числе, утрата, ветхость, дефектность. Исключение документов по причинам устарелости по содержанию, непрофильности (малоспрашиваемые), а также по причинам ветхости и дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения (п. 5.1.1 Порядка N 1077).

В случае необходимости списания исключенных объектов библиотечного фонда, учитываемого единым инвентарным объектом, комиссией по поступлению и выбытию активов может быть принято решение о частичной ликвидации библиотечного фонда. При частичной ликвидации списывается (выбывает) только определенная часть (составляющая) без полного разбора самого объекта, с соответствующим уменьшением его первоначальной (балансовой) стоимости на стоимость выбывающей части.

Основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия объектов библиотечного фонда является Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144), составляемый комиссией по поступлению и выбытию активов при оформлении решения о списании таких объектов. В данном акте комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов отражается информация о стоимости и количестве исключаемых объектов*(2). В разделе 2 Инвентарной карточки (ф. 0504032) необходимо сделать отметку об изменении стоимости библиотечного фонда в связи с выбытием отдельных объектов библиотечного фонда.

Если в соответствии с законодательством решение о списании имущества требует согласования с собственником имущества (с уполномоченным им органом власти), Акт о списании (ф. 0504144) принимается к учету только при наличии указанного согласования.

Списание исключенных объектов библиотечного фонда, учитываемого единым инвентарным объектом, по причине физического, морального износа отражается следующими корреспонденциями:

В бюджетном (автономном) учреждении		В казенном учреждении
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
0 104 Х8 411 *(1)	0 101 Х8 410 *(1)	КРБ 1 104 38 411	КРБ 1 101 38 410
0 401 10 172	0 101 Х8 410 *(1)	КДБ 1 401 10 172	КРБ 1 101 38 410

Пришедшие в негодность объекты библиотечного фонда в связи с физическим или моральным износом с момента списания их с балансового учета до момента утилизации необходимо отражать на забалансовом счете 02 "Материальные ценности на хранении", стоимостную оценку следует закрепить в учетной политике учреждения: по балансовой стоимости, по остаточной стоимости, в условной оценке: 1 объект, 1 рубль (п. 335 Инструкции N 157н).

В результате исключения непригодных к дальнейшему использованию документов (книг, брошюр и т.п.) из библиотечного фонда образуется макулатура, которую учреждение вправе сдать за плату. Макулатура, полученная в результате списания книг, принимается к учету по текущей оценочной стоимости в составе прочих материальных запасов на счете 105 06 (п. 106 Инструкции N 157н, п.п. 22, 23 Стандарта "Запасы"). В учетной политике следует закрепить первичный учетный документ, которым будет оформлено принятие к балансовому учету макулатуры. Например, п. 34 Инструкций NN 174н, п. 34 Инструкции 183н предусмотрено применение Акта приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220) для принятия к учету материальных запасов, остающихся в распоряжении учреждения от ликвидации основных средств. Также в учреждении может применяться Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207), так как он служит для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств (Приложение N 5 к Приказу N 52н). Принятие к учету матзапасов, остающихся в распоряжении учреждения после ликвидации основных средств c целью их утилизации за плату, отражаются по кредиту счета 0 401 10 172 (п. 23 Инструкций N 162н, п. 34 Инструкции N 174н, п. 34 Инструкций N 183н).

Списание материальных запасов при их реализации отражается по дебету счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами" (п. 26 Инструкции N 162н, п. 37 Инструкций NN 174н, п. 37 Инструкций N 183н).

Доходы от утилизации макулатуры отражаются в учете с применением статьи аналитической группы подвида доходов бюджетов 440 "Уменьшение стоимости материальных запасов" (п. 12.2.4 Порядка N 85н) и подстатьи 172 "Доходы от выбытия активов" КОСГУ (п. 9.7.2 Порядка N 209н). При кассовом поступлении доходов в бюджет применяется подстатья 446 "Уменьшение стоимости прочих оборотных ценностей (материалов)" КОСГУ (п. 12.4.6 Порядка N 209н).

Внимание

Согласно положениям ч. 2 и 3 ст. 298 ГК РФ бюджетные и автономные учреждения вправе получать доходы от иной приносящей доход деятельности (в том числе от реализации движимого имущества), которые поступают в самостоятельное распоряжение бюджетного (автономного) учреждения.

Казенные учреждения обязаны направлять подобные поступления в соответствующий бюджет бюджетной системы РФ (п. 5 ст. 41 БК РФ).

Пример. Учет операций по утилизации объектов библиотечного фонда за плату

Пример

Учреждение списало с балансового учета пришедшие в негодность объекты библиотечного фонда на сумму 25 000,0 руб., амортизация начислена в размере 100 %.

В учетной политике учреждения установлена стоимостная оценка забалансового учета библиотечного фонда к утилизации - по балансовой стоимости выбывших объектов.

Макулатура оприходована по текущей оценочной стоимости, определенной комиссией по поступлению и выбытию активов учреждения в размере 1 200,0 руб. В рамках заключенного со специализированной организацией договора макулатура передана на утилизацию, реализация осуществлена по цене 1 200,0 руб.

В учете учреждения могут быть сделаны следующие бухгалтерские записи:

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении		Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
КРБ 1 104 38 411	КРБ 1 101 38 410	0 104 X8 411 *(1)	0 101 Х8 410 *(1)	25 000, 00	Отражено списание непригодных к дальнейшему использованию объектов библиотечного фонда
Увеличение 02		Увеличение 02		25 000, 00	Одновременно списанный библиотечный фонд учтен до момента его утилизации на забалансовом счете 02
КРБ 1 105 36 346	КДБ 1 401 10 172	2 105 36 346	2 401 10 172	1 200, 00	Оприходована макулатура к утилизации по оценочной стоимости
	Уменьшение 02		Уменьшение 02	25 000, 00	Одновременно отражено выбытие макулатуры к утилизации с забалансового счета 02
КДБ 1 401 10 172	КРБ 1 105 36 446	2 401 10 172	2 105 36 446	1 200, 00	Передана макулатура на утилизацию специализированной организации
КДБ 1 205 74 564	КДБ 1 401 10 172	2 205 74 564	2 401 10 172	1 200, 00	Начислен доход от реализации макулатуры
КДБ 1 210 02 446 *(2)	КДБ 1 205 74 664	2 201 11 510 Увеличение 17 (АнКВД 440, КОСГУ 446)	2 205 74 664	1 200, 00	От специализированной организации поступили денежные средства за принятую к переработке макулатуру

______________________________

*(2) Корреспонденции приводятся для казенного учреждения, наделенного полномочиями администратора доходов бюджета в полном объеме.

Выбытие исключенных объектов библиотечного фонда в связи с утратой

В случае выбытия объекта библиотечного фонда в связи с его утратой, к Акту о списании (ф. 0504144) необходимо приложить подтверждающие документы (пояснительная записка, в случае кражи или хищения - протокол, акт, заключение уполномоченных органов, при возмещении ущерба - финансовый документ о возмещении ущерба).

Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо путем денежной компенсации (п. 5.4 Порядка N 1077). При возмещении читателем ущерба стоимость утраченных документов устанавливается экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя библиотеки (п.п. 5.4, 5.5 Порядка N 1077).

Прием документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным оформляется актом о приеме документов взамен утерянных. В акте указывается фамилия, инициалы читателя, сведения об утерянных изданиях (регистрационный номер, краткое библиографическое описание издания, цена), сведения о принятых изданиях (краткое библиографическое описание издания, цена), подписи читателя и принимающей стороны (п. 4.1.3 Порядка N 1077).

Отражение в бухгалтерском учете приема документов, составляющих библиотечный фонд, осуществляется на основании унифицированных форм первичных учетных документов. Таким документом может быть Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101). Его применение в случае поступления объектов библиотечного фонда взамен утерянных должно быть закреплено в учетной политике учреждения.

Причиненный учреждению ущерб вследствие утери документов библиотечного фонда отражается в бухгалтерском учете с применением счета 0 209 71 000 "Расчеты по ущербу основным средствам" и оценивается комиссией по текущей восстановительной стоимости на день обнаружения ущерба (п.п. 220, 221 Инструкции N 157н) .

Бухгалтерских записей для отражения поступления основных средств в качестве возмещения ущерба в натуральной форме Инструкции N 162н, 174н, 183н не содержат. Однако их поступление может быть отражено с применением счета 0 401 10 172 аналогично поступлению материальных запасов или денежных документов (п.п. 34, 86 Инструкции N 174н), применение данного счета следует закрепить в учетной политике учреждения и согласовать с учредителем (п. 4 Инструкции N 174н, п. 5 Инструкции N 183н, п. 2 Инструкции N 162н).

Пример. Возмещение в натуральной форме объектов библиотечного фонда по причине утраты

Пример

Читатель потерял книгу и взамен принес другую. Стоимость утраченной книги по данным библиотечного учета составляет 100,00 руб. Ущерб установлен комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов в размере 150,00 руб. Стоимость принятой взамен книги установлена комиссией на основании приложенного читателем чека в размере 200,00 рублей.

В учете учреждения могут быть отражены следующие корреспонденции:

В бюджетном (автономном) учреждении		В казенном учреждении		Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
0 104 Х8 411 *(1)	0 101 Х8 410	КРБ 1 104 38 411	КРБ 1 101 38 410	100, 00	Списана утерянная читателем книга
2 209 71 567	2 401 10 172	КДБ 1 209 71 567	КДБ 1 401 10 172	150, 00	Отражена сумма потери имущества
2 101 Х8 310 *(1)	2 209 71 667	КРБ 1 101 38 310	КДБ 1 209 71 667	150, 00	Возмещен ущерб виновным лицом
2 101 Х8 310 *(1)	0 401 10 172	КРБ 1 101 38 310	КДБ 1 401 10 172	50, 00	Отражена разница между оценочной стоимостью ущерба и справедливой стоимостью книги, принятой взамен утерянной

При изменении стоимости библиотечного фонда, учитываемого в составе особо ценного движимого имущества, бюджетным (автономным) учреждениям необходимо произвести корректировку по счету 0 210 06 000 "Расчеты с учредителем" (п. 116 Инструкции N 174н, п. 119 Инструкции N 183н, п. 4.10 Порядка N 1077).

Как учитывать книги, не входящие в библиотечный фонд

Учет книг, предназначенных не для комплектации библиотечного фонда и не для продажи, осуществляется с использованием счета 105 06 "Прочие материальные запасы" (п. 118 Инструкции N 157н) в порядке, предусмотренном положениями Стандарта "Запасы".

Как учитывать периодические издания, входящие в библиотечный фонд

Периодическое издание - это сериальное издание, выходящее через определенные промежутки времени, как правило, с постоянным для каждого года числом номеров (выпусков), не повторяющимися по содержанию, однотипно оформленными, нумерованными и (или) датированными выпусками, имеющими одинаковое заглавие (п. 3.2.1.3 Межгосударственного стандарта ГОСТ 7.60-2003). К периодическим печатным изданиям относятся: газета, журнал, альманах, бюллетень, иное издание, имеющее постоянное название, текущий номер и выходящее в свет не реже 1 раза в год (п. 1 постановления Правительства РФ от 01.11.2001 N 759).

Расходы по подписке на периодические и справочные издания, в том числе для читальных залов библиотек, относятся на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ (п. 10.2.6. Порядка N 209н).

Периодические издания, составляющие библиотечный фонд, не относятся к основным средствам независимо от срока их полезного использования (п. 8 Стандарта "Основные средства"). Для учета периодических изданий, приобретаемых учреждением для комплектации библиотечного фонда, предназначен забалансовый счет 23 "Периодические издания для пользования" (п. 377 Инструкции N 157н).

Принятие к учету периодических изданий на забалансовом счете 23 осуществляется на основании первичных документов, предоставляемых поставщиком (контрагентом). Кроме того, поступление периодических изданий в библиотечный фонд учреждения в бухгалтерском учете может быть оформлено актом (иным документом), разработанным учреждением для этих целей самостоятельно в рамках формирования учетной политики.

Периодические издания учитываются в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты), один рубль.

Выбытие периодических изданий по любым основаниям отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом - Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144).

Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041). Аналитический учет по счету 23 ведется по номенклатуре периодических изданий и единицам измерениям (1 номер, 1 комплект) (п. 378 Инструкции N 157н).

В учетной политике учреждению следует предусмотреть порядок заполнения Карточки (ф. 0504041) в отношении годовых комплектов газет, если принято решение об учете таких комплектов в условной оценке: 1 комплект, 1 рубль, поскольку газеты могут поступать в учреждение ежемесячно (еженедельно, ежедневно).

Следует отметить, что перечисленные учреждением авансы на подписку периодических изданий не относятся к расходам будущих периодов. Указанные расходы следует учитывать как авансовые платежи и отражать на счете 206 00 "Расчеты по выданным авансам" (п. 202 Инструкции N 157н)*(3).

Пример. Учет периодических изданий, входящих в библиотечный фонд бюджетного учреждения

Пример

Бюджетное учреждение по договору подписки на периодические издания с АО "Почта России" получает ежеквартально журнал, предназначенный для комплектования библиотечного фонда. Стоимость годовой подписки составляет 12 000,0 руб. Оплата осуществляется перечислением аванса в размере 100% стоимости годовой подписки с лицевого счета учреждения.

В бухгалтерском учете учреждения могут быть отражены следующие корреспонденции:

Корреспонденция счетов		Сумма	Содержание операции
Дебет	Кредит
0 206 26 564	0 201 11 610	12 000,00	Отражено перечисление аванса в размере 100% за периодические издания
	Увеличение 18 (КОСГУ 226)
0 109 ХХ 226 (0 401 20 226)	0 302 26 734	3 000, 00 (12 000 руб. / 4 кв.)	Отражено принятие обязательств стоимости поступивших журналов (ежеквартально на основании первичных документов поставщика (контрагента)
0 302 26 834	0 206 26 664	3 000, 00	Отражен зачет аванса (ежеквартально по стоимости поступивших журналов)
Увеличение 23		1, 00	Отражено поступление журнала на забалансовом счете (ежеквартально)

Как учитывать периодические издания, не входящие в библиотечный фонд

Расходы по подписке на периодические и справочные издания, в том числе для читальных залов библиотек, относятся на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ (п. 10.2.6 Порядка N 209н).

Порядок ведения бухгалтерского (бюджетного) учета для периодических изданий, не входящих в библиотечный фонд, Инструкцией N 157н не установлен. Такие издания не соответствуют в полной мере критериям актива (п. 36 Стандарта "Концептуальные основы..."), расходы на их приобретение учреждение в полном объеме относит на финансовый результат текущего года.

В целях контроля за использованием таких периодических изданий, приобретенных для нужд учреждения, если их использование носит длительный характер, учреждение вправе в рамках формирования учетной политики предусмотреть учет периодических изданий, не входящих в библиотечный фонд, на введенном дополнительно забалансовом счете с учетом требований субъекта консолидированной отчетности по раскрытию информации при ведении бухгалтерского учета и в бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 1 Инструкции N 157н).

Как учитывать носители информации, входящие в библиотечный фонд

Электронный документ на съемном носителе представляет собой электронный документ, записанный на отдельный материальный объект, который не является неотъемлемой частью конфигурации компьютера (п. 3.29 ГОСТ Р 7.0.20-2014).

В соответствии с п. 2.1 Порядка N 1077 , а также разъяснений, приведенных в п. 2 письма Минфина РФ от 14.04.2014 N 02-06-10/17029, величина (объем) и движение библиотечного фонда измеряются в унифицированных единицах учета. Основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название. Дополнительными единицами учета библиотечного фонда, в частности для электронных документов, является единица памяти данных.

К электронным документам библиотечного фонда относятся (п. 3.4 Порядка N 1077):

- документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты);

- документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети (далее - сетевые локальные документы);

- документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее - инсталлированные документы);

- документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее - сетевые удаленные документы).

Единицами учета электронных документов библиотечного фонда являются:

1) для документов, размещенных на съемных носителях, - экземпляр и название (п. 3.4.1 Порядка). При этом как отдельный экземпляр (название) учитывается (п. 6.1.8 ГОСТ Р 7.0.20-2014):

- каждый автономный объект (компакт-диск), за исключением случаев, когда такие диски представляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое приложение;

- отдельно выпущенный компакт-диск;

- каждый компакт-диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию электронных изданий;

- комплект компакт-дисков, объединенных общим названием;

- в документах на флеш-картах каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие;

2) для сетевых локальных и инсталлированных документов - экземпляр (условная единица учета) и название. При этом как одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ. Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно (п. 3.4.2 Порядка);

3) для сетевых удаленных документов - экземпляр (условная единица учета) и название. При этом как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ (п. 3.4.3 Порядка).

Электронный документ (на диске или ином носителе информации), приобретенный учреждением для комплектации библиотечного фонда, за исключением периодических изданий, учитывается в составе библиотечного фонда на счете 101 08 "Прочие основные средства" и относится на статью 310 "Увеличение стоимости основных средств" КОСГУ*(4).

Электронный документ (на диске или ином носителе информации), поступающий в учреждение в качестве периодического издания для комплектования библиотечного фонда, учитывается на забалансовом счете 23 "Периодические издания для пользования".

Как учитывать носители информации, не входящие в библиотечный фонд

Носители информации (диски, флэшки и иные), не входящие в библиотечный фонд, но содержащие электронные книги, могут учитываться в учреждении в составе материальных запасов в соответствии с решением комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, принятым с учетом характеристик конкретных носителей информации и в соответствии с положениями учетной политики учреждения по аналогии с учетом книг, предназначенных не для комплектации библиотечного фонда и не для продажи (п. 118 Инструкции N 157н).

Также учреждение вправе в рамках формирования учетной политики предусмотреть учет дисков (флэшек или иных носителей информации) с электронными периодическими и справочными изданиями, не формирующими библиотечный фонд, на отдельно выделенном забалансовом счете совместно с аналогичными печатными изданиями.

Внимание

Если учреждение получает неисключительные права на использование электронных материалов, то есть на диске или ином носителе информации содержатся не сами электронные издания, а файл для их установки, то такие неисключительные права на данные электронные материалы, учитываются следующим образом:

- до конца 2020 года: на счете 01 "Имущество, полученное в пользование" (п. 333 Инструкции N 157н). Расходы на приобретение неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности следует относить на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ. Кроме того, расходы, связанные с приобретением неисключительного права пользования нематериальными активами в течение нескольких отчетных периодов, подлежат дополнительно учету на счете 401 50 "Расходы будущих периодов" (п. 302 Инструкции N 157н);

- с 2021 года: на счете 111 60 "Права пользования нематериальными активами" (п.п. 2, 66 Приказа Минфина России от 14.09.2020 N 198н). При этом расходы на приобретение неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности будут по прежнему относиться на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ*(5)

______________________________

*(1) Если в разрядах 22, 23 номера счета бухгалтерского учета здесь и далее указано "ХХ" или "Х", то при формировании бухгалтерских записей должны применяться код группы, код вида синтетического счета объекта учета, соответствующие экономическому содержанию конкретной операции.

*(2) В соответствии с п. 5.3 Порядка N 1077 к Акту о списании (ф. 0504144) прилагается также список на исключение объектов библиотечного фонда, который включает следующие сведения: регистрационный номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов.

*(3) См. решение АС Республики Хакасия от 19.01.2017 по делу N А74-13404/2016

*(4) См. определитель КОСГУ для сложных ситуаций (подготовлено экспертами компании "Гарант").

*(5) См. приказ Минфина России от 29.09.2020 N 222н "О внесении изменений в Порядок применения классификации операций сектора государственного управления, утвержденный приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.11.2017 N 209н".

Тема

Особенности учета отдельных видов основных средств (для бюджетной сферы)

См. также

Основные средства. Счет 101 00 (для бюджетной сферы)

Первоначальная стоимость основных средств (для бюджетной сферы)

Амортизация основных средств. Счет 104 00 (для бюджетной сферы)

Учет расходов на амортизацию основных средств (для бюджетной сферы)

Счет 23 "Периодические издания для пользования" (для бюджетной сферы)

Налогообложение операций по реализации металлолома и макулатуры (для бюджетной сферы)

Формы документов

Пример заполнения Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101)

Примеры заполнения Извещения (ф. 0504805)

Пример заполнения Книги учета материальных ценностей (ф. 0504042)

Пример заполнения Карточки учета материальных ценностей (ф. 0504043)

Пример заполнения Акта приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220)

Пример заполнения Приходного ордера на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207)

Пример заполнения Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144)

Пример заполнения Карточки количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041)