Энциклопедия решений. Учет при возмещении сотрудниками стоимости сверхлимитных и неслужебных телефонных переговоров (для бюджетной сферы) (сентябрь 2026)

Возмещение сотрудниками стоимости сверхлимитных и неслужебных телефонных переговоров (для госсектора)

Сотрудники учреждения возмещают стоимость сверхлимитных и неслужебных телефонных переговоров. Как оформить данную операцию в бухгалтерском учете, отчетности и в целях налогообложения?

Юридические аспекты

Обязанностью абонента при исполнении договора на оказание услуг связи является оплата оказанных ему услуг телефонной связи в полном объеме и в определенные в нем сроки вне зависимости от того, какой характер носили телефонные переговоры, произведенные сотрудниками со служебного телефона (п. 25 Правил оказания услуг телефонной связи, утв. постановлением Правительства РФ от 09.12.2014 N 1342).

Для государственного (муниципального) учреждения экономически обоснованными являются только расходы на оплату телефонных переговоров, носящих служебный характер.

Оплата казенным учреждением расходов, связанных с использованием сотрудниками служебных телефонов в личных целях, может быть квалифицирована специалистами контролирующих органов как нарушение принципа адресности и целевого характера бюджетных средств, предусмотренного ст. 38 БК РФ. Более того, даже если эти расходы впоследствии будут возмещены сотрудниками, может ставиться вопрос о неэффективном использовании бюджетных средств (ст. 34 БК РФ).

Рекомендации или требования о разработке в государственных (муниципальных) учреждениях локальных актов, направленных на усиление контроля за расходованием средств на оплату услуг связи, а также оптимизацию этих расходов, могут быть предусмотрены:

- для казенных учреждений - правовыми актами, изданными главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств;

- для бюджетных и автономных учреждений - правовыми актами, изданными органами, осуществляющими в отношении учреждений функции и полномочия учредителей.

В случае отсутствия подобных рекомендаций (требований) для контроля за расходованием средств на оплату услуг связи и оптимизации таких расходов учреждение самостоятельно может разработать правила использования служебных телефонов, в которых предусматриваются:

1) запрет на использование служебных телефонов в личных целях;

2) порядок возмещения расходов на оплату личных звонков, если они по каким-либо причинам имели место;

3) порядок определения или размер лимитов на оплату услуг связи.

Как правило, в своей деятельности учреждения используют различные виды связи, в том числе сотовую. В настоящее время не существует какого-либо единого нормативного правового акта, определяющего размер лимитов на оплату услуг сотовой связи, которые должны применяться госучреждениями, или же порядок определения (расчета) таких лимитов.

При разработке локальных актов, позволяющих обеспечить эффективное и рациональное расходование средств на оплату телефонных переговоров, учреждению целесообразно предусмотреть следующие инструменты обеспечения эффективности расходов:

1) обоснование выбора применяемых тарифов и способов оплаты за оказанные услуги на стадии заключения договора, предметом которого является оказание услуг стационарной связи, в целях оптимизации процедур контроля за расходованием средств на оплату таких услуг (например, при отсутствии возможности контроля за использованием стационарного служебного телефона в служебных помещениях, доступ в которые сотрудникам не ограничен, целесообразно рассмотреть возможность применения безлимитного тарифа на услуги местной связи и исключения возможности использования междугородной и международной связи);

2) ограничение круга лиц, имеющих право пользоваться услугами междугородной и международной связи по стационарным телефонам, а также услугами сотовой связи - утверждение соответствующего перечня (как правило, в соответствии с занимаемыми должностями);

3) установление лимитов пользования сотовой связью (например, в рублях на месяц и без права переноса остатка неиспользованного лимита на следующий период);

4) определение способов контроля за соблюдением лимитов на использование сотовой связи, порядка компенсации расходов учреждения, связанных с оплатой сверхлимитных телефонных переговоров, а также компенсации расходов учреждения в случае выявления фактов использования служебных телефонов в личных целях;

5) определение способов контроля за служебным характером телефонных переговоров (письменное подтверждение лицами, использующими служебные сотовые телефоны, служебного характера их использования, а также письменное подтверждение служебного характера телефонных переговоров при использовании междугородной и международной связи по стационарным служебным телефонам; периодический анализ служебного характера переговоров на основании данных, предоставляемых оператором связи и т.п.).

Поведение сотрудника учреждения при использовании служебного телефона может быть признано неправомерным в случае, если пользование услугами связи в личных целях запрещено локальными актами учреждения, и это требование доведено до сотрудника под роспись. Стоимость услуг связи в этом случае может быть признана прямым действительным ущербом работодателя (часть вторая ст. 238 ТК РФ), который должен быть возмещен (часть первая ст. 233 ТК РФ). Механизм возмещения такого ущерба предусмотрен ст. 248 ТК РФ в случае отказа работником компенсировать расходы в добровольном порядке (решение Купинского районного суда Новосибирской области от 13.02.2012 по делу N 2-135, определение СК по гражданским делам Московского городского суда от 18.11.2011 N 33-35897/2011, определение СК по гражданским делам Московского городского суда от 21.09.2010 по делу N 33-29436).

Бухгалтерский учет

При ведении бухгалтерского учета необходимо проводить четкую границу между "доходными" операциями и операциями по восстановлению кассовых выплат. Под "восстановлением кассовой выплаты", как правило, понимается поступление денежных средств, направленное на восстановление (компенсацию) конкретных кассовых расходов организации госсектора - денежные средства должны поступать от того юридического (физического) лица (контрагента), которому такая выплата была произведена ранее, и в рамках того же договора (в рамках той же операции).

В то же время возмещение сотрудниками стоимости сверхлимитных и неслужебных телефонных переговоров в качестве операции по восстановлению кассовых расходов рассматривать некорректно. В такой ситуации нет оснований для увеличения остатка неисполненного обязательства (бюджетного обязательства), принятого на основании договора (контракта) с оператором сотовой связи.

Начисление задолженности работника по компенсации стоимости сверхлимитных и неслужебных телефонных переговоров отражается в учете путем начисления новых доходов, согласно новым основаниям. К примеру, основанием может быть реестр сотрудников с указанием сумм, которые они должны внести за допущенные сверхлимитные и личные переговоры.

В соответствии с положениями Указаний N 65н доходы от компенсации затрат государства, а также государственных (муниципальных) учреждений подлежат отражению по статье аналитической группы подвида доходов бюджетов 130 "Доходы от оказания платных услуг (работ) и компенсации затрат" и по статье 130 "Доходы от оказания платных услуг (работ)" КОСГУ.

Расчеты с сотрудниками по компенсации излишне произведенных учреждением расходов отражаются в учете с применением счета 0 209 30 000 "Расчеты по компенсации затрат" (п.п. 220, 221 Инструкции N 157н).

Доходы от компенсации затрат государства наряду с доходами от оказания платных услуг относятся к неналоговым доходам бюджетов (см., в частности, пп. 1 п. 4 ст. 20 БК РФ). Соответственно, начисленные казенным учреждением суммы возмещения сотрудниками стоимости телефонных переговоров должны быть перечислены в доход бюджета (на лицевой счет администратора соответствующих кассовых поступлений).

Для бюджетных и автономных учреждений суммы компенсации ранее произведенных данными учреждениями затрат не рассматриваются в качестве доходов бюджетов, а являются источником формирования имущества этих организаций (ст.ст. 123.21, 123.22, 296, 298 ГК РФ; ст.ст. 9.2, 26 Закона N 7-ФЗ, ст.ст. 2 - 4 Закона N 174-ФЗ). Возможность самостоятельного распоряжения поступившими средствами дает основания их учета по коду вида финансового обеспечения (деятельности) 2 - приносящая доход деятельность (собственные доходы учреждения).

Начисление доходов в виде возмещения сотрудниками стоимости сверхлимитных и неслужебных переговоров отражается бухгалтерской записью по дебету счета 0 209 30 000 "Расчеты по компенсации затрат" в корреспонденции с кредитом счета 0 401 10 130 "Доходы от оказания платных услуг" (абз. 6 п. 86 Инструкции N 162н, абз. 13 п. 109 Инструкции N 174н, абз. 13 п. 112 Инструкции N 183н).

Поступление средств от сотрудника в счет возмещения стоимости сверхлимитных и неслужебных переговоров может быть осуществлено внесением средств на лицевой счет администратора соответствующих доходов, лицевой счет бюджетного (автономного) учреждения, расчетный счет автономного учреждения, а также в кассу субъекта учета.

В зависимости от того, наделено ли начислившее доход казенное учреждение полномочиями администратора соответствующих кассовых поступлений, порядок отражения бухгалтерских записей при внесении средств в кассу или на лицевой счет администратора доходов будет разным.

В учете казенного учреждения, наделенного полномочиями администратора кассовых поступлений в отношении сумм компенсации расходов государства, поступление средств от сотрудника будет отражено бухгалтерской записью по дебету счетов 1 210 02 130 "Расчеты с финансовым органом по поступившим в бюджет доходам от оказания платных услуг", 1 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" в корреспонденции с кредитом счета 1 209 30 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по компенсации затрат" (абз. 15 п. 86 Инструкции N 162н). Внесение поступивших средств из кассы на лицевой счет администратора доходов отражается бухгалтерскими записями:

- по дебету счета 1 210 03 560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам" ив корреспонденции с кредитом счета 1 201 34 610 "Выбытие средств из кассы учреждения" (абз. 5 п. 92 Инструкции N 162н);

- по дебету счета 1 210 02 130 "Расчеты с финансовым органом по поступившим в бюджет доходам от оказания платных услуг" в корреспонденции с кредитом счета 1 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам".

В учете казенного учреждения, наделенного только отдельными полномочиями по начислению и учету платежей в бюджет, информация об ожидаемых к поступлению в доход бюджета суммах компенсации затрат отражается бухгалтерской записью по дебету счета 1 304 04 130 "Внутриведомственные расчеты по доходам" в корреспонденции с кредитом счета 1 303 05 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет". При этом в адрес администратора кассовых поступлений направляется Извещение (ф. 0504805) с информацией об ожидаемых к поступлению в доход бюджета суммах компенсации затрат (абз. 13 п. 104 Инструкции N 162н). В учете администратора соответствующих кассовых поступлений при этом отражается бухгалтерская запись по дебету счета 1 303 05 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет" в корреспонденции с кредитом счета 1 304 04 130 "Внутриведомственные расчеты по доходам".

В ситуации, если сотрудник вносит денежные средства непосредственно на лицевой счет администратора доходов, в учете казенного учреждения на основании информации о зачислении средств в доход бюджета отражается бухгалтерская запись по дебету счета 1 303 05 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет" в корреспонденции с кредитом счета 1 209 30 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по компенсации затрат" (абз. 15 п. 86 Инструкции N 162н).

Если средства поступают в кассу казенного учреждения, то отражается бухгалтерская запись по дебету счета 1 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" в корреспонденции с кредитом счета 1 209 30 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по компенсации затрат". При внесении полученных от сотрудника наличных денежных средств, подлежащих перечислению в доход бюджета, казенное учреждение указывает реквизиты администратора данных кассовых поступлений (см., в частности, письмо Минфина России и Федерального казначейства от 02.06.2011 N 02-03-06/2530/2-7.4-05/5.3-366). Денежные средства в такой ситуации поступают на лицевой счет минуя счет N 40116, открытый территориальному органу Федерального казначейства, финансовому органу в подразделении ЦБ РФ (кредитной организации). Соответственно, счет 210 03 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" при отражении выбытия средств из кассы в данном случае не применяется. В такой ситуации может быть применен счет 303 05 "Расчеты по прочим платежам в бюджет".

То есть, при выбытии наличных средств из кассы казенного учреждения, наделенного отдельными полномочиями по начислению и учету платежей в бюджет, для внесения на лицевой счет администратора доходов может быть отражена бухгалтерская запись по дебету счета 1 303 05 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет" в корреспонденции с кредитом счета 1 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения".

Внимание

Полученные в кассу казенного учреждения от сотрудника средства могут зачисляться на лицевой счет получателя бюджетных средств в порядке восстановления кассовых выплат на коды классификации расходов бюджета и уже с этого лицевого счета направляться в доход бюджета. Однако лицевой счет получателя не предназначен для учета средств, фактически составляющих доход бюджета. Уменьшение обязательств, принятых перед поставщиком услуг связи, в данном случае произведено быть не может. Кроме того, могут возникнуть проблемы при формировании показателей строк 050 и 052 раздела 1 "Поступления" Отчета о движении денежных средств (ф. 0503123) на основании операций выбытия средств с лицевого счета получателя бюджетных средств и поступления на лицевой счет администратора доходов. Для казенного учреждения, осуществляющего полномочия администратора доходов в полном объеме, возникает риск "задвоения" показателей данных строк относительно соответствующего возврата. У казенного учреждения, осуществляющего отдельные полномочия по начислению и учету платежей в бюджет, сумма возмещения средств сотрудниками показатели данных строк формировать не должна.

Поступление средств от сотрудника в счет возмещения расходов бюджетного (автономного) учреждения в кассу, на лицевой счет отражается бухгалтерской записью по дебету счетов 2 201 34 000 "Касса", 2 201 11 000 "Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства" в корреспонденции с кредитом счета 2 209 30 000 "Расчеты по компенсации затрат" (абз. 2 п. 110 Инструкции N 174н, абз. 2 п. 113 Инструкции N 183н).

Поступление средств на расчетный счет автономного учреждения отражается бухгалтерской записью по дебету счета 2 201 21 000 "Денежные средства учреждения на счетах в кредитной организации" в корреспонденции с кредитом счетов 2 201 34 000 "Касса", 2 209 30 000 "Расчеты по компенсации затрат" (абзацы 5, 9 п. 77 Инструкции N 183н).

Согласно п.п. 365, 367 Инструкции N 157н параллельно со счетами 0 201 00 000 "Денежные средства учреждения", 0 210 03 000 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" ведется учет на забалансовых счетах:

- 17 "Поступления денежных средств";

- 18 "Выбытия денежных средств".

Бухгалтерская отчетность

Формирование бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции N 33н, казенных учреждений - в соответствии с требованиями Инструкции N 191н.

Все показатели, отраженные в формах бухгалтерской отчетности, должны быть подтверждены соответствующими регистрами бухгалтерского учета по учету операций с финансовыми активами.

Операции по начислению доходов в виде компенсации стоимости сверхлимитных и неслужебных телефонных переговоров отражаются в строке 040 графы 4 Отчета о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121), в строке 040 графы 6 Отчета о финансовых результатах деятельности учреждения (ф. 0503721) (п. 96 Инструкции N 191н; п.п. 50, 53 Инструкции N 33н).

Операции, связанные с увеличением задолженности сотрудника перед учреждением, отражаются по соответствующему аналитическому счету счета 0 209 30 000 "Расчеты по компенсации затрат" в графах 5 и 6 "Сведений по дебиторской и кредиторской задолженности" (ф. 0503169) и в графах 5 и 6 "Сведений по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения" (ф. 0503769), сформированных по дебиторской задолженности. Операции по погашению сотрудником задолженности отражаются в графах 7 данных отчетов.

В силу положений п. 60 Инструкции N 191н раздел "Доходы бюджета" Отчета об исполнении бюджета главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503127) (далее - Отчет об исполнении бюджета (ф. 0503127)) формируется казенным учреждением при наличии у него полномочий по администрированию доходов. Заполнение показателей раздела производится на основании данных по кассовым поступлениям на лицевой счет администратора доходов.

Если казенное учреждение наделено только полномочиями по начислению и учету платежей в бюджет, то такое учреждение информацию о зачислении средств на лицевой счет администратора доходов в Отчете об исполнении бюджета (ф. 0503127) не отражает.

Фактическое поступление доходов в виде компенсации стоимости сверхлимитных и неслужебных телефонных переговоров отражается в графах 5-7 Раздела 1 "Доходы учреждения" Отчета об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737) на основании данных по забалансовым счетам 17, открытым к счетам 2 201 00 000 (п. 42 Инструкции N 33н).

Операции по поступлению средств компенсации в кассу (на лицевой, банковский счет) учреждения отражаются в строках 050 и 052 раздела 1 "Поступления" Отчета о движении денежных средств (ф. 0503123), в строках 050 и 052 Раздела 1 "Поступления" Отчета о движении денежных средств учреждения (ф. 0503723) (п.п. 149, 150 Инструкции N 191н, п. 55.1 Инструкции N 33н).

Операции по движению денежных средств между счетами, а также между счетами и кассой учреждения при формировании показателей Отчета о движении денежных средств (ф. 0503123) не учитываются (п. 149 Инструкции N 191н). Соответственно, в случае осуществления казенным учреждением полных полномочий по администрированию полученных в кассу средств компенсации доходов бюджета операции по их выбытию из кассы и дальнейшему зачислению на лицевой счет администратора доходов в Отчете о движении денежных средств (ф. 0503123) своего отражения не получат.

Если же казенное учреждение осуществляет отдельные полномочия администратора доходов по начислению и учету полученных в кассу средств, то операции по поступлению и выбытию из кассы соответствующих сумм для их зачисления на лицевой счет администратора доходов найдут свое отражение в разделе 1 "Поступления" Отчета о движении денежных средств (ф. 0503123). При этом поступление денежных средств в кассу учреждения отразится в положительном значении, а выбытие из кассы - в отрицательном. Таким образом, после того, как денежные средства будут сданы из кассы на лицевой счет, в разделе 1 "Поступления" Отчета о движении денежных средств (ф. 0503123) будет отражен "ноль".

Информация по счету 1 304 04 130 "Внутриведомственные расчеты" подлежит отражению в Справке по консолидируемым расчетам (ф. 0503125), формируемой казенным учреждением, осуществляющим отдельные полномочия по начислению и учету платежей в бюджет, в составе квартальной (годовой) бюджетной отчетности (п.п. 23, 28 Инструкции N 191н). Аналогичная Справка формируется администратором кассовых поступлений, которому поступили сведения об ожидаемых к поступлению доходах бюджета.

При составлении консолидированной отчетности данные взаимосвязанных показателей - расчетов, отраженных с применением счета 304 04 "Внутриведомственные расчеты", исключаются (см., в частности, п.п. 35, 98 Инструкции N 191н).

Типовые корреспонденции счетов

N п/п	Казенное учреждение, наделенное полномочиями администратора доходов в полном объеме		Бюджетное (автономное) учреждение*(1)		Содержание хозяйственной операции
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
1	КДБ 1 209 30 560	КДБ 1 401 10 130	2 209 30 560 2 209 30 000	2 401 10 130 2 401 10 130	Отражена задолженность сотрудника по возмещению стоимости сверхлимитных и неслужебных телефонных переговоров
2	КИФ 1 201 34 510 Увеличение 17 (130 КОСГУ)	КДБ 1 209 30 660	2 201 34 510 2 201 34 000 Увеличение 17 (130 КОСГУ)	2 209 30 660 2 209 30 000	Средства внесены в кассу учреждения
3	КДБ 1 210 03 560 Увеличение 17 (130 КОСГУ)	КИФ 1 201 34 610 Уменьшение 17 (130 КОСГУ)	2 210 03 560 (2 210 03 000) Увеличение 17 (510 КОСГУ)	2 201 34 610 (2 201 34 000) Увеличение 18 (610 КОСГУ)	Отражено внесение денежных средств на лицевой счет учреждения
4	КДБ 1 210 02 130*(2)	КДБ 1 210 03 660 Уменьшение 17 (130 КОСГУ)	2 201 11 510 (2 201 11 000) Увеличение 17 (510 КОСГУ)	2 210 03 660 (2 210 03 000) Увеличение 18 (610 КОСГУ)	Зачисление наличных средств на лицевой счет учреждения
5	КИФ 1 210 02 130	КДБ 1 209 30 660	2 201 11 510 (2 201 11 000) Увеличение 17 (130 КОСГУ)	2 209 30 660 2 209 30 000	Денежные средства внесены сотрудником на лицевой счет учреждения
6			2 201 21 000 Увеличение 17 (130 КОСГУ)	2 209 30 000	Денежные средства внесены сотрудником на расчетный счет, открытый автономному учреждению в кредитной организации
7			2 201 21 000 Увеличение 17 (510 КОСГУ)	2 201 34 000 Увеличение 18 (610 КОСГУ)	Зачисление наличных средств на расчетный счет, открытый автономному учреждению в кредитной организации

Бухгалтерские записи по отражению операции при начислении дохода в виде компенсации затрат в учете казенного учреждение, не наделенного полномочиями по администрированию кассовых поступлений

N п/п

Казенное учреждение, наделенное отдельными полномочиями по начислению и учету платежей в бю