Энциклопедия решений. Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска (ноябрь 2024)

Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска

О наступлении в соответствии с графиком времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска работодатель обязан предупредить работника не позднее чем за 2 недели (часть третья ст. 123 ТК РФ). Поскольку не указано иное, принимаются во внимание календарные недели. В срок, исчисляемый в календарных неделях, включаются и нерабочие дни (часть третья ст. 14 ТК РФ).

Пример

По графику первым днем отпуска будет 10 сентября. Предупредить работника о времени начала отпуска следует не позднее 27 августа.

Работник предупреждается о времени начала отпуска под роспись. Это означает, что работник должен поставить свою подпись и дату ознакомления в документе, в котором указано время начала ежегодного оплачиваемого отпуска. Таким документом является приказ.

Нормативные правовые акты не обязывают работодателя издавать приказ о предоставлении отпуска не позднее чем за 2 недели до начала этого отпуска. Если в соответствии с принятыми у работодателя правилами делопроизводства приказ обычно издается позднее, предупреждать работника о времени начала отпуска придется с помощью другого документа (специального журнала, отдельного уведомления и т.п.).

Как справедливо отмечено в письме Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1, работодатель может выполнить требование части третьей ст. 123 ТК РФ путем ознакомления работников с самим графиком отпусков. Для этого в графике нужно предусмотреть две дополнительные графы, в одной из которых работники будут расписываться в том, что дата начала отпуска им известна, а в другой - указывать дату уведомления о начале отпуска.

Приказ о предоставлении отпуска является основанием для исчисления среднего заработка, поэтому его во всяком случае надо оформить не позднее чем за 3 дня до отпуска и с тем расчетом, чтобы бухгалтерии хватило времени для определения размера отпускных и их выплаты.

С приказом необходимо ознакомить работника. В случае, когда работник по каким-то причинам не желает знакомиться с приказом о предоставлении отпуска либо поставить свою подпись об ознакомлении в приказе, необходимо составить акт об этом за подписью нескольких свидетелей. Акт составляется в свободной форме. Перед составлением акта работнику в присутствии свидетелей вручается (зачитывается) приказ. Причины отказа записываются со слов работника либо фиксируется, что они остались работодателю неизвестны.

Во многих организациях сложилась практика, в соответствии с которой работник, намеревающийся уйти в очередной отпуск, представляет работодателю заявление. При уходе в отпуск по графику заявление является излишним. Однако оно потребуется, если работник по согласованию с работодателем желает изменить запланированное графиком время отпуска либо имеет право на предоставление отпуска вне графика.

На основании приказа о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет среднего заработка, причитающегося за отпуск.

В табеле учета рабочего времени, если он ведется по одной из форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска отмечаются кодом "ОТ", а дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска - кодом "ОД". Нижняя строка граф при этом остается пустой. Праздники, пришедшиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, фиксируются, как обычно, при помощи кода "В".

Тема

Ежегодный оплачиваемый отпуск

См. также

Оформление приказа о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска

График отпусков

Формы документов

Заявление на предоставление ежегодного основного оплачиваемого отпуска

Уведомление о начале отпуска

Журнал извещения работников о начале ежегодных оплачиваемых отпусков

Еще...

Практические ситуации

Построить список