Энциклопедия решений. Электронная трудовая книжка (май 2025)

Электронная трудовая книжка

Смотрите в этом материале:

- что такое электронная трудовая книжка?

- состав сведений о трудовой деятельности;

- "бумажная" или электронная ТК: взаимодействия работника и работодателя;

- что делать, если работник подал заявление о переходе на ЭТК;

- что делать, если работник при приеме на работу хочет перейти на ЭТК;

- сроки, форма и порядок передачи сведений о трудовой деятельности в СФР;

- что делать, если работодатель внес неверные или неполные сведения?

- где работник может получать сведения о трудовой деятельности?

Что такое электронная трудовая книжка?

Трудовой кодекс РФ не содержит термина "электронная трудовая книжка".

Анализ частей первой и второй ст. 66.1 ТК РФ, позволяет прийти к выводу, что электронная трудовая книжка - это совокупность сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (в том числе сведения о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора), хранящаяся в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации (далее - СФР).

Сведения о трудовой деятельности работника с 1 января 2024 года работодатели предоставляют в СФР в форме ЕФС-1, утв. приказом Фонда пенсионного и социального страхования РФ от 17.11.2023 N 2281 "Об утверждении единой формы "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)" и порядка ее заполнения" (далее - Порядок).

Для этого работодателю в форме ЕФС-1 необходимо заполнить:

- титульный лист;

- раздел 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию";

- подраздел 1 раздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица" (далее - подраздел 1 раздела 1);

- подраздел 1.1 подраздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности" (далее - подраздел 1.1 подраздела 1).

Состав сведений о трудовой деятельности

В состав сведений о трудовой деятельности включается информация (ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ):

- страховой номер индивидуального лицевого счета;

- фамилию, имя и отчество;

- место работы:

- наименование страхователя, сведения об изменении наименования страхователя, основание изменения его наименования (реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя);

- регистрационный номер страхователя;

- сведения о выполняемой работе и периодах работы:

- сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник;

- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);

- сведения о переводах на другую постоянную работу;

- сведения о приостановлении и возобновлении действия трудового договора;

- сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений;

- реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;

- информация о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Внимание

В силу части первой ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Если работодатель принял решения не издавать приказ (распоряжение) о приеме на работу, то в графу 8 формы ЕФС-1 необходимо внести реквизиты трудового договора.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ сведения о трудовой деятельности работников работодатель формирует в электронном виде и передает в СФР на каждого работника независимо от того выбрал ли работник бумажный вариант трудовой книжки, или сведения о трудовой деятельности в электронном виде, или вовсе не сообщил о выборе.

"Бумажная" или электронная трудовая книжка: взаимодействия работника и работодателя

Трудовой кодекс РФ не предусматривает немедленного отказа от трудовых книжек в привычном бумажном формате. Поэтому с 1 января 2020 г. одновременно существуют два основных документа о трудовой деятельности и трудовом стаже работника: трудовая книжка установленного образца (ст. 66 ТК РФ) и сведения о трудовой деятельности работника (часть первая ст. 66.1 ТК РФ).

При заключении трудового договора работник предоставляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые (ст. 65 ТК РФ). Если работник представил только сведения о трудовой деятельности, необходимо проверить, есть ли в них отметка о том, что работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки. Если есть, достаточно будет подавать в СФР сведения в электронном виде. Если отметки нет, то попросите работника предоставить трудовую книжку. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (часть пятая ст. 65 ТК РФ).

Внимание

При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется) (часть четвертая ст. 65 ТК РФ). Однако с 1 января 2021 года работодатель не вправе оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто устраивается на работу впервые. Формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, осуществляется в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, а трудовые книжки на указанных лиц не оформляются (ч. 8 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

До 31 декабря 2020 года работник вправе был подать работодателю соответствующее письменное заявление: либо о продолжении ведения его бумажной трудовой, либо о новом формате ведения трудовой - электронном.

Для работников, не имевших возможности до 31 декабря 2020 года подать работодателю заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности, законодатель предусматривает возможность сделать это в любое время и позже указанной даты (ч. 6 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). К таким лицам закон относит, в частности:

1) работников, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали заявление, но за которыми сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами;

2) лиц, имеющих стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявших в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавших заявление.

Если работник подал работодателю заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или так и не подал никакого заявления, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку (ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (ч. 4 ст. 2 Закона N 439-ФЗ, письмо Минтруда России от 11.02.2020 N 14-2/В-141).

Внимание

Переход к электронному формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только с согласия работника.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, может в любой момент передумать и отказаться от ее ведения (ч. 5 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). В то же время обратной возможности не предусмотрено: решение работника о переходе на исключительно электронный формат ведения сведений о его трудовой деятельности носит необратимый характер (письмо Минтруда России от 14.12.2020 N 14-2/ООГ-18054).

Что делать, если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ).

Затем, не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, работодателю необходимо представить в СФР по месту своей регистрации сведения о трудовой деятельности в составе формы ЕФС-1, заполнив следующие раздел и подразделы (подп. 3 п. 2.1 ст. 6, подп. 4 п. 2, подп. 1 п. 5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ):

- титульный лист (порядок его заполнения см. в отдельном материале);

- раздел 1;

- подраздел 1.1.

- строку "Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности". В ней следует указать дату подачи заявления. Если иных кадровых мероприятий по работнику в отчетном месяце не было, то другие строки отчета заполнять не нужно.

Пример

Заполнение ЕФС-1 при подаче работником заявления о выборе электронной трудовой книжки

Иванова Елена Владимировна с 15.01.2024 работает в организации в должности юрисконсульта. 01.08.2024 подала работодателю заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ:

Что делать, если работник при трудоустройстве хочет отказаться от ведения трудовой книжки

Отметим, что данный вопрос не урегулирован законодательством.

Минтруд России в письме от 07.10.2020 N 14-2/ООГ-15729 рекомендовал работодателю, в случае если при приёме на работу работник предоставил бумажную трудовую книжку и в этот же день подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку:

1) внести в его трудовую книжку запись о приёме на работу (см. также ответ Онлайнинспекции.РФ);

2) внести в трудовую книжку запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Кодекса (см. рекомендации Онлайнинспекции.РФ).

3) выдать трудовую книжку на руки работнику.

Справочно: Обязанность письменно уведомить работника о возможности выбора способа ведения трудовой книжки действовала до 31.10.2020. Поэтому при приёме работника после этой даты уведомлять об этом его не нужно (см. письмо Минтруда России от 07.10.2020 N 14-2/ООГ-15729).

Пример

Заполнение подраздела 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 при выборе электронной трудовой книжки в день приема на работу

Иванова Елена Владимировна в день приема на работу на должность юрисконсульта в юридический отдел 01.08.2024 написала заявление о переходе на электронную трудовую книжку:

Сроки, форма и порядок передачи сведений о трудовой деятельности в Социальный фонд РФ

Согласно части первой ст. 66.1 ТК РФ сведения о трудовой деятельности каждого работника работодатель предоставляет для хранения в информационных ресурсах СФР. Следовательно, сведения о трудовой деятельности передаются на всех работников данного работодателя независимо от того выбрал работник бумажный вариант трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности в электронном виде, или вовсе не сообщил о выборе.

Основанием для предоставления сведений в СФР является: прием или увольнение, приостановление и (или) возобновление действия трудового договора, перевод на другую постоянную работу, а также подача работником заявления о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки либо о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности (п. 2.1 ст. 6, п.5 ст. 11 Закона N 27-ФЗ).

Сроки представления формы ЕФС-1 установлены п.5 ст. 11 Закона N 27-ФЗ. Сведения, предусмотренные данной формой, могут представляться как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений (абзац 2 п. 2 ст. 8 Закона N 27-ФЗ).

Способ представления формы ЕФС-1 зависит от численности работающих застрахованных лиц (включая лиц, с кем заключены гражданско-правовые и авторские договоры). Так, в случае, если численность застрахованных лиц (как работающих по трудовому договору, так и заключивших договоры ГПХ и авторские договоры) превышает 10 человек, то работодатель представляет единую форму сведений в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи". В таком же порядке страхователем могут представляться сведения в отношении 10 и менее работающих у него застрахованных лиц, включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера (абзац 3 п. 2 ст. 8 Закона N 27-ФЗ).

Сведения о трудовой деятельности совместителей

Сведения о приеме на работу заполняются на всех зарегистрированных лиц, в том числе лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе (п. 4 Порядка). Причем отметим, что подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 не содержит признак внутреннего и внешнего совместителя, следовательно, сведения необходимо предоставлять на всех лиц, работающих по совместительству, с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами (в том числе перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и другие).

Сведения о лицах, работающих по гражданско-правовым договорам

Все юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сдавать в СФР сведения о заключении и прекращении с физлицами договоров гражданско-правового характера (ГПХ) на вознаграждение по которым в соответствии с налоговым законодательством начисляются страховые взносы (подп. 5 п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ).

Подробнее см. в Энциклопедии решений. Представление сведений по форме ЕФС-1 в СФР по договорам гражданско-правового характера.

Что делать, если работодатель внес неверные или неполные сведения в ЭТК?

Согласно части шестой ст. 66.1 ТК РФ, если работник обнаружит неверные или неполные сведения в электронной трудовой книжке, он может потребовать их исправить или дополнить. В этом случае он должен направить работодателю письменное заявление. После его получения работодатель обязан внести изменения в сведения о трудовой деятельности работника и направить их в СФР. Аналогичный подход представлен и в разъяснениях специалистов Роструда.

Для этого работодатель заполняет подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1, заполненный в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе 11 "Признак отмены записи" проставляет знак "X" и в следующей строке указывает скорректированные (исправленные) сведения (п. 51, п. 52 Порядка).

Если работодатель это не сделает, то работник может обратиться в суд с требованиями обязать работодателя внести изменения в электронную трудовую книжку, а также взыскать компенсацию морального вреда и судебных расходов (см., например, определения Курганского городского суда от 23.12.2021 по делу N 33-3497/2021, Нижегородского областного суда от 02.02.2021 по делу N 33-906/2021, решение Уссурийского районного суда Приморского края от 28.10.2021 по делу N 2-2231/2021). А вот на требование работника непосредственно к ГУ ПФР удалить недействительные записи о трудовой деятельности, содержащиеся в информационных ресурсах ПФР, суд отвечал отказом (определения Второго КСОЮ от 04.10.2022 N 8Г-22475/2022, Московского городского суда от 16.05.2022 по делу N 33-13510/2022).

Где работник может получать сведения о трудовой деятельности?

Согласно части четвертой ст. 66.1 ТК РФ работнику доступны следующие способы получения сведений о трудовой деятельности:

Способ получения	Форма предоставления
У работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) способом, указанным в заявлении работника, поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя (форма СТД-Р)	на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом
	или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);
В многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (форма СТД-СФР)	на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом
В Социальном фонде России (sfr.gov.ru) (форма СТД-СФР)	на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом
	или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица территориального органа СФР
С использованием единого портала государственных и муниципальных услуг (https://www.gosuslugi.ru/) (форма СТД-СФР)	в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица территориального органа СФР

Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя (ст. 66.1 ТК РФ):

- в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления о выдаче сведений;

- при увольнении в день прекращения трудового договора.

Тема

Трудовая книжка

См. также

Выдача трудовой книжки работнику при переходе на ЭТК

Как выдать работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р

Единая форма ЕФС-1

Как уведомить сотрудника о переходе на ЭТК? (актуально до 31 октября 2020 года)

Формы документов

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки

Заявление работника, ранее подавшего письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности

Заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности, запрашиваемых им в период работы

Еще...

Практические ситуации

Построить список