Энциклопедия решений. Исправление записи в трудовой книжке и вкладыше в нее (ноябрь 2024)

Исправление ошибок в трудовой книжке и вкладыше в нее

Смотрите в этом материале:

- общий порядок исправления записей;

- исправления на титульном листе;

- исправление записей в разделе "Сведения о работе";

- как правильно внести запись об отмене увольнения?

- исправление записи о наименовании организации;

- исправление записей в разделе "Сведения о награждениях"

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).

Согласно п. 27 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке, либо во вкладыше в трудовую книжку работника следует внести исправления:

- либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись;

- либо по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

С целью предоставления документов:

- сотрудник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке;

- либо организация, где сотрудник трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку исправления. Это можно делать на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т.п.).

Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник. Исправления должны быть сделаны по новому месту работы в случае, если организация была ликвидирована, либо запись в трудовой книжке сделал предприниматель, который прекратил свою деятельность (п. 28 Правил). Данное правило подтверждено судебной практикой (см. определение Верховного Суда Республики Хакасия от 21.06.2016 по делу N 33-1962/2016) и ответами специалистов Роструда.

Напомним, что свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных п. 34 Правил.

Итак, сведения рекомендуется вносить на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. При этом ни в Инструкции, ни в Правилах не уточняется, какими именно документами необходимо подтвердить стаж, а также не установлено каких-либо требований как к самому документу, так и сроку его выдачи.

При этом, законодатель также не ограничивает какими-либо сроками право работника на обращение к работодателю с заявлениями о внесении исправлений в трудовую книжку (см. определение Верховного Суда Чувашской Республики от 02.10.2017 по делу N 33-4978/2017).

Правилами и Инструкцией предусмотрены три способа изменения внесенных данных:

Зачеркивание	Признание записи недействительной	Дополнение записи
Зачеркивание предусмотрено п. 2.3 Инструкции только для изменения на титульном листе записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения	Недействительными признаются неточные или неправильные записи, внесенные раздел "Сведения о работе" или раздел "Сведения о награждении" (п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции)	Сведение о полученных новых образовании, профессии, специальности вносятся на титульный лист путем дополнения имеющихся записей (п. 2.4 Инструкции)
См. пример 1, 2	См. примеры 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11	См. пример 1

Внимание

Ошибки, допущенные при первичном заполнении титульного листа трудовой книжки и вкладыша в нее, исправлять нельзя. Нужно оформить новую трудовую книжку или вкладыш, а испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 "Правил).

Исправление ошибок на титульном листе

Ошибки на титульной странице в фамилии, имени, отчестве и дате рождения, в том числе те, которые были допущены предыдущим работодателем, аккуратно зачеркиваются. Рядом пишутся правильные данные о работнике. На внутренней стороне обложки трудовой книжки и (или) вкладыша делается отметка, содержащая информацию о документе, на основании которого были внесены исправления (например, паспорт, свидетельство о рождении (браке, разводе) и другие). Затем данная запись заверяется подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (при ее наличии).

Пример 1. Исправление ошибки на титульном листе:

А как быть если обнаружены другие неверные записи на титульном листе трудовой книжки или вкладыша трудовой книжки?

Заметим, что способ исправления неверных записей об образовании, профессии, специальности, даты заполнения нормативными актами не регламентирован, в то же время норм, прямо запрещающих исправлять неправильные или неточные записи на титульном листе трудовой книжки или вкладыша правовые акты также не содержат. Из чего, по нашему мнению, можно заключить, что предусмотренный п. 2.3 Инструкции механизм исправления неправильной или неточной записи в полной мере может быть применен и к ситуации, когда допущена ошибка в других сведениях, содержащихся на титульном листе трудовой книжки и (или) вкладыша трудовой книжки (см. например, определение Костромского облсуда от 23.11.2016 по делу N 33-2632/2016). Аналогичное мнение высказано в ответах, размещенных на информационном портале "Онлайнинспекция.РФ".

Пример 2. Исправление неверной записи об образовании:

Исправления в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях"

В отличие от исправлений в титульном листе, зачеркивание неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или награждении, не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей (п. 30 Правил и п. 1.2 Инструкции). Иных способов изменения записей в трудовой книжке не предусмотрено (см. письмо Минтруда России от 01.11.2018 N 14-0/В-868).

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Исправление записей в разделе "Сведения о работе"

Руководствуясь п. 1.2 Инструкции в случае необходимости внесения исправлений в запись о приеме на работу следует поступать следующим образом.

После соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер в графе 1; в графе 2 - дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись (пример 3).

При этом указаний на то, что для сохранения хронологии необходимо признать недействительными все записи, следующие за неверной записью, Правила и Инструкция не содержат. Поэтому недействительной будет признана только неправильная запись о приеме сотрудника на работу (см. ответ с информационного портала Онлайнинспекция.РФ). Тот факт, что в результате таких исправлений запись об увольнении будет предшествовать корректной записи о приеме на работу, законодательству не противоречит. Кроме того, специалисты Роструда считают правомерным также при необходимости в рамках одной исправительной записи исправить сразу нескольких предшествующих записей.

Пример 3. Признание недействительной записи о приеме на работу:

В случае, если ошибка была обнаружена работодателем после внесения записи об увольнении (пример 4), либо работник обнаружил неверные записи уже после трудоустройства к другому работодателю и в его трудовой появились новые записи (пример 5), прежнему работодателю следует:

- указать наименование организации в графе 3. Заметим, что согласно п. 3.1 Инструкции в графе 3 раздела "Сведения о работе" в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование (при его наличии).

- в графе 1 под этим заголовком в поставить следующий порядковый номер вносимой записи;

- в графе 2 проставить дату внесения изменений;

- в графе 3 сделать запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого произвести правильную запись;

- вписать реквизиты документа - основания в графу 4.

Правомерность данных действий подтверждается специалистами Роструда в ответах на вопросы на информационном портале "Онлайнинспекция.РФ".

Пример 4. Ошибка замечена после внесения записи об увольнении сотрудника:

Пример 5. Исправление неправильной записи, обнаруженной после увольнения работника и его трудоустройства к другому работодателю:

Аналогичным образом признаются недействительными записи об увольнении, пе реводе на другую постоянную работу (в случае признания судом или контрольно-надзорным органом незаконности увольнения и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения) (см. ответы с информационного портала "Онлайнинспекция.РФ").

Как правильно внести запись об отмене увольнения?

В том случае, если работник отозвал свое заявление об увольнении в последний рабочий день, однако запись об увольнении в трудовую книжку уже была внесена, заверена подписью и печатью, следуя в том числе разъяснениям специалистов Роструда, полагаем, что исправить запись об увольнении нужно следующим образом (пример 6):

- в графу 1 раздела "Сведения о работе" вносится порядковый номер записи;

- в графу 2 - дата внесения исправлений;

- в графе 3 пишется: "Запись за номером таким-то недействительна как внесенная ошибочно";

- в графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя об отмене ранее изданного приказа об увольнении.

Пример 6. Запись об отмене увольнения сотрудника:

Исправление ошибочной записи о наименовании организации

В п. 1.2 Инструкции в качестве примеров приводятся только записи, содержащие фразу "Запись за номером таким-то недействительна". Вместе с тем запись о наименовании организации не нумеруется, в связи с чем признать ее недействительной с формулировкой, приведенной в Инструкции, не получится.

В письме от 01.11.2018 N 14-0/В-868 отражена позиция Минтруда России по вопросу о порядке внесения изменений в запись о наименовании организации в трудовой книжке. В ведомстве напомнили, что согласно п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Иных способов изменения записей в трудовой книжке не предусмотрено.

Таким образом, полагаем, что не будет нарушением в случае необходимости исправления ошибки, допущенной в наименовании работодателя, внести в трудовую книжку запись: "Запись о наименовании организации недействительна" и следующей строкой внести запись с верным наименованием организации; графы 1, 2 и 4 следует оставить пустыми (пример 7) (см. также ответы c информационного портала "Онлайнинспекция.РФ).

Пример 7. Исправление ошибки в наименовании организации, сделанной до записи о приеме на работу:

Если же при заполнении трудовой книжки сделана неточная запись о наименовании работодателя и есть запись о приеме на работу, то в этом случае специалисты Роструда советуют запись о приеме на работу признать недействительной и заново написать верное наименование организации и запись о приеме на работу (пример 8).

Пример 8. Исправление ошибки в наименовании организации, сделанной после записи о приеме на работу:

Исправление записей в разделе "Сведения о награждениях"

В разделе "Сведения о награждениях" недопустимо вносить исправления путем зачеркивания (п. 30 Правил и п. 1.2 Инструкции). Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены. Такого же мнения придерживаются и специалисты Роструда, при этом полагая, что "Запись за номером таким-то недействительна" можно объединять с текстом новой правильной записи или же ее можно вносить с индивидуальным номером записи в графе (пример 9).

Пример 9. Исправление ошибки в записи о награждении:

Анализ судебной практики показывает, что внесение работодателями записей о работе, подлежащих внесению в раздел "Сведения о работе", в другой раздел трудовой книжки является нарушением трудового законодательства и основанием привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (решения Центрального райсуда г. Хабаровска Хабаровского края от 14.08.2019 по делу N 12-799/2019, Тульского облсуда от 15.04.2016 по делу N 21-68/2016, Пятигорского горсуда Ставропольского края от 18.04.2014 по делу N 12-34/14). Поэтому запись о работе, внесенную в раздел "Сведения о награждениях", необходимо признать недействительной, а затем перенести эту запись во вкладыш в трудовую книжку в раздел "Сведения о работе". Аналогичный порядок исправления записи предложен в разъяснениях специалистов Роструда (пример 10 и пример 11).

Поскольку все записи в трудовой книжке должны иметь в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер, то первой записи о награждении в разделе "Сведения о награждениях" (независимо от порядкового номера, признанной недействительной записи о работе) должен быть присвоен порядковый номер 1 (пример 10).

Пример 10. Трудовая книжка. Запись о работе с порядковым номером 19 внесена в раздел "Сведения о награждении":

Пример 11. Вкладыш в трудовую книжку. Запись за номером 19 о переводе сотрудника из раздела "Сведения о награждении" в Трудовой книжке перенесена во Вкладыш в трудовую книжку:

Напомним, что п. 11 Правил предусматривает последовательную (прямую возрастающую) нумерацию записей в пределах соответствующего раздела, т.е. присвоение каждой вносимой в трудовую книжку записи очередного порядкового номера.

Тема

Трудовая книжка

См. также

Дубликат трудовой книжки

Вкладыш в трудовую книжку