Энциклопедия решений. Исправление записи в трудовой книжке и вкладыше в нее (май 2025)

Исправление записи в трудовой книжке и вкладыше в нее

Смотрите в этом материале:

- исправления на титульном листе;

- исправления в разделе "Сведения о работе";

- кто должен исправить запись, признанную недействительной;

- исправление записей в разделе "Сведения о награждениях";

- исправление записи о наименовании организации;

- запись о переименовании, если работодатель - ИП;

- исправление порядкового номера записи в трудовой книжке

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, далее - Порядок).

Порядком предусмотрены три способа изменения внесенных данных:

Зачеркивание	Признание записи недействительной	Дополнение записи
Зачеркивание предусмотрено п. 7 Порядка только для изменения на титульном листе записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения	Недействительными признаются неточные или неправильные записи в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" (п. 30 Порядка)	Сведение о полученных новых образовании, профессии, специальности вносятся на титульный лист путем дополнения имеющихся записей (п. 8 Порядка)
См. пример 1	См. примеры 4, 5, 6 и 7	См. пример 2

Исправление записей на титульном листе

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании соответствующего документа: паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ (п. 7 Порядка).

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки и производятся следующим способом: одной чертой зачеркиваются прежние фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

Пример

Пример 1. Трудовая книжка (фрагмент). Изменение фамилии и исправление ошибки в дате рождения

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка).

Пример

Пример 2. Трудовая книжка (фрагмент). Дополнение на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, специальности

А как быть, если обнаружены другие неверные записи на титульном листе трудовой книжки или вкладыша трудовой книжки?

Заметим, что согласно абз. 1 п. 12 Порядка в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. Из чего, по нашему мнению, можно заключить, что предусмотренный вышеуказанной нормой механизм исправления неправильной или неточной записи не применяется к ситуации, когда допущена ошибка в других сведениях, содержащихся на титульном листе трудовой книжки и (или) вкладыша трудовой книжки. Полагаем, что в этом случае одной чертой зачеркиваются ошибочные сведения и рядом заносятся новые данные, при этом на внутренней стороне обложки трудовой книжки следует произвести запись, например: "Образование "Среднее специальное" изменено на "высшее - магистратура" на основании диплома серии... N..., выданного...". Данная запись заверяется подписью работодателя или кадровой службой и печатью организации (или печатью кадровой службы) (см. например, определение Костромского облсуда от 23.11.2016 по делу N 33-2632/2016). Аналогичное мнение высказано в ответах, размещенных на информационном портале "Онлайнинспекция.РФ".

Пример

Пример 3. Трудовая книжка (фрагмент). Исправление неверной записи об образовании

Исправления в разделе "Сведения о работе"

В абз. 1 п. 12 Порядка указано, что в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается (см. также письма Минтруда России от 19.11.2021 N 14-6/ООГ-11031, от 09.09.2021 N 14-2/ООГ-8620).

Далее предписано в таком же порядке признавать недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.

Однако действующим Порядком процедура и способ признания недействительной записи в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки не определены.

Полагаем, что вносить их следует в порядке, схожем с порядком внесения записи о приеме на работу, установленном абз. 2, 3 п. 10 Порядка:

- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата внесения изменений;

- в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

- в графу 4 вносят дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Аналогичные разъяснения в своих письмах представили специалисты Минтруда России (см. письмо  от 27.03.2024 N 14-6/ООГ-1690, письмо от 24.09.2024 N 14-6/ООГ-5613).

Чиновники также напомнили о том, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Подробные рекомендации по заполнению дубликата трудовой книжки представлены в Энциклопедии решений.

Пример

Пример 4. Трудовая книжка (фрагмент). Признание недействительной записи о приеме на работу:

В случае если запись отменяется как ошибочно внесенная без внесения правильной записи, то в графе 3 рекомендуем указать следующее: "Запись за номером таким-то недействительна". Графа 4 в данном случае, по нашему мнению, не подлежит заполнению, так как документа, на основании которого вносится правильная запись, по сути, нет.

Пример

Пример 5. Трудовая книжка (фрагмент). Запись об отмене ошибочно внесенной записи об увольнения сотрудника:

Кто должен исправить запись, признанную недействительной

Пунктом 30 Порядка предусмотрено, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Учитывая, что при исправлении записей об увольнении или переводе на другую работу, признанных недействительными, Порядком предусмотрено оформление работодателем дубликата трудовой книжки по письменному заявлению работника, полагаем, что работодателю следует уведомить работника о предоставлении указанного заявления и на его основании оформить дубликат трудовой книжки.

В соответствии с пунктами 12, 30 Порядка исправление недействительной записи производится работодателем по последнему месту работы.

Порядком так же установлены случаи, когда исправление записи в трудовой книжке может производиться не тем работодателем, который сделал запись (абз. 2, 3 п. 30, Порядка):

- если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована - запись исправляет ее правопреемник;

- если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, ликвидирована - запись исправляет работодатель по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку;

- если работодатель, внесший неправильную или неточную запись, является индивидуальным предпринимателем, и он прекратил деятельность - запись исправляет работодатель по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись сведений о работе.

Исправление записей в разделе "Сведения о награждениях"

В разделе "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается (абз. 1 п. 12 Порядка). Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указывают причину отмены.

Пример

Пример 6. Трудовая книжка (фрагмент). Исправление ошибки в записи о награждении:

Исправление записи о наименовании организации

Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись "Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)", а в графе 4 прописывается основание переименования - приказ (распоряжение) работодателя или иное решение, его дата и номер (п. 13 Порядка).

Согласно п. 13 Порядка ведения и хранения трудовых книжек для этого отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) работодателя или иное решение, его дата и номер.

При этом законодатель не ограничивает какими-либо сроками право работника на обращение к работодателю с заявлениями о внесении исправлений в трудовую книжку (см. определение Верховного Суда Чувашской Республики от 02.10.2017 по делу N 33-4978/2017).

Пример

Пример 7. Трудовая книжка (фрагмент). Исправление ошибки в наименовании организации, сделанной до записи о приеме на работу:

Запись о переименовании, если работодатель - физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем

В соответствии с частью первой ст. 309 ТК РФ работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном ТК РФ и иными нормативными правовыми актами РФ (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

Никаких особенностей заполнения трудовых книжек при приеме на работу к работодателю - индивидуальному предпринимателю законом не предусмотрено. На наш взгляд, в случае изменения фамилии работодателя - физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем, в трудовые книжки работников должны быть внесены записи по аналогии с п. 13 Порядка. То есть в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки (отдельной строкой) делается запись: "Фамилия работодателя такая-то с такой-то даты изменена на такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - свидетельство о перемене имени (либо свидетельство о заключении/расторжении брака), его дата, серия и номер (см. письмо Роструда от 05.07.2024 N ПГ/12386-6-1 и разъяснения Роструда).

Исправление порядкового номера записи в трудовой книжке

Порядком предусмотрены три способа изменения внесенных данных: признание записи недействительной (п. 30 Порядка), зачеркивание п. 7 Порядка и дополнение записи (п. 8 Порядка). При этом согласно абз. 1 п. 12 Порядка в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

По смыслу Порядка запись является неправильной или неточной, если ее содержание не полностью соответствует документально подтвержденным фактическим данным о работе или о награждении. Такая запись признается недействительной, одновременно вносится правильная запись и делается ссылка на приказ, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо на приказ, на основании которого вносится правильная запись.

Очевидно, что порядковый номер записи в трудовой книжке не является частью документально зафиксированных и переносимых в трудовую книжку сведений о работе (о награждении). Поэтому ошибки в нумерации записей не приводят к искажению таких сведений в связи с чем признавать их недействительными нет необходимости.

Кроме того, исправительную запись, согласно Порядку необходимо будет внести под собственным порядковым номером (следующим за номером последней в данном разделе записи). Поэтому признание записи с неправильным номером недействительной не поможет устранить уже допущенную ошибку нумерации и внести запись под "правильным" номером. Вместе с тем, п. 26 Порядка указывает, что в графе 1 нумерация должна быть нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника.

Поскольку законодательство не обязывает работодателя совершать какие бы то ни было действия в случае обнаружения ошибок в нумерации записей в трудовых книжках работников и не содержит правил исправления таких ошибок, полагаем, все уже внесенные записи можно оставить как есть.

Последующие записи следует вносить с правильными порядковыми номерами. С этой целью необходимо подсчитать общее количество записей о работе (о награждении) в трудовой книжке и нумерацию последующих записей в трудовой книжке работника продолжить следующим порядковым номером.

Пример

Пример 8. Трудовая книжка (фрагмент). Исправление порядкового номера записи в трудовой книжке новым работодателем

Работодатель в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки неправильно указал порядковые номер записи: последняя запись была N 15, а следующая N 7, то есть номер 7 указан ошибочно.

Если исправление будет делать новый работодатель, то в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка следует указать полное наименование организации, а также сокращенное (при его наличии). Далее в графе 1 проставить порядковый номер записи. При этом номер записи должен быть таким, как если бы нумерация велась верно. С этой целью необходимо подсчитать в трудовой книжке общее количество записей о работе, в данном примере номер следующей записи - 17.

Пример

Пример 9. Трудовая книжка (фрагмент). Исправление порядкового номера записи в трудовой книжке работодателем, внесшим ошибочную нумерацию

Если запись исправляет работодатель, внесший ошибочную нумерацию. В графе 1 ставится порядковый номер записи. Номер записи должен быть таким, как если бы нумерация велась верно. В данном примере номер следующей записи - 17.

Тема

Трудовая книжка

См. также

Дубликат трудовой книжки

Вкладыш в трудовую книжку

Практические ситуации

Построить список