Энциклопедия решений. Выдача трудовой книжки работнику при переходе на ЭТК (май 2025)

Выдача трудовой книжки работнику при переходе на ЭТК

Смотрите в этом материале:

- срок выдачи трудовой книжки работнику;

- запись в трудовой книжке;

- заверение записи в трудовой книжке;

- запись в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек

Если работник выразил в заявлении свое согласие на предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение (ч. 3 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, далее - Закон N 439-ФЗ).

Форма такого заявления трудовым законодательством не установлена, поэтому она может быть произвольной. Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов, целесообразно в заявлении указать цель выдачи трудовой книжки (например, в связи с предоставлением работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ).

Срок выдачи трудовой книжки работнику при подаче заявления о переходе на ЭТК

В соответствии п. 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок), в случае подачи работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ работодатель обязан выдать ему трудовую книжку не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления. В случае если указанное заявление подано работником менее чем за 3 рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения.

Это правило действует с 1 сентября 2021 года, ранее какого-либо срока на выдачу трудовой книжки не было предусмотрено. Чиновники же не могли прийти к единому мнению по вопросу о том, в какой срок работодатель должен выполнить эту обязанность. Так в письме от 13.03.2020 N 14-2/В-260 Минтруд России рекомендовал применять норму ст. 62 ТК РФ, устанавливающую 3-дневный срок на выдачу работнику трудовой книжки, данную точку зрения поддерживал и Роструд (см. консультацию Роструда). В письмах от 12.02.2020 N 14-2/В-150 и от 12.08.2020 N 14-2/ООГ-12933 Минтруд высказывал другую позицию, согласно которой работодателю необходимо было выдать трудовую книжку в день подачи заявления.

Запись в трудовой книжке о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). Запись в трудовой книжке осуществляется в следующем порядке (п. 35 Порядка):

1. В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.

2. В графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки.

3. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись "Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ)".

4. В графе 4 указывается заявление работника, с указанием даты и номера его регистрации.

Пример

Заверение записи в трудовой книжке

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, которая заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей) (п. 35 Порядка).

Подписью работника заверять данную запись не нужно, поскольку Порядком ведения и хранения трудовых книжек такое требование не установлено.

Запись в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки работнику при переходе на ЭТК

Правил внесения информации о выдаче трудовой книжки на руки при переходе на "электронную" трудовую книжку Порядок не содержит. В то же время п. 42 Порядка на работодателя возложена обязанность организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним. В соответствии с п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.

Для разработки своих книг (журналов) учета работодатель может взять за основу старые формы, утверждённые постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Специалисты Роструда рекомендуют начать ведение новых книг (журналов) по учету движения трудовых книжек в случае, когда возникнет такая необходимость, указав при этом, что действующие книги работодатель вправе вести до их окончания.

Минтруд России считал (см. письмо от 12.02.2020 N 14-2/В-150) правомерным в графе 13 делать следующую запись: "Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)", с последующим проставлением работником своей подписи и даты в подтверждение получения трудовой книжки.

Пример

В случае, если работодатель продолжил вести "старую форму" книги учета:

Тема

Электронная трудовая книжка

Формы документов

Заявление работника, ранее подавшего письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности