Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет выдачи денежных средств из кассы под отчет (ноябрь 2024)

Бухгалтерский учет выдачи денежных средств из кассы под отчет

Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентирован Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У). Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (третий абз. пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Внимание

Юридические лица и ИП могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги (наличную выручку), а также страховые премии для выдачи наличных денег работникам под отчет без учета предельного размера наличных расчетов п.п. 2, 6 Указания ЦБР от 07.10.2013 N 3073-У, далее - Указание N 3073-У). Однако если полученные под отчет наличные деньги используются сотрудниками по доверенности при расчетах по договорам с другими юридическими лицами или ИП, то должен соблюдаться предельный размер расчетов наличными деньгами, установленный п. 6 Указания N 3073-У.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 "Касса". О расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, данные отражаются по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или с другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Возврат остатка неиспользованных средств подотчетным лицом в кассу организации отражается по дебету счета 50 и кредиту счета 71.

Первичными документами, подтверждающими выдачу денежных средств из кассы под отчет, являются (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У):

- заявление подотчетного лица, составленное в произвольной форме и содержащее запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату;

- расходный кассовый ордер (форма КО-2).

Расходный кассовый ордер должен быть отражен в кассовой книге (форма КО-4) (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). Формы КО-2 и КО-4 утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет (может быть разработан на основе формы АО-1, утв постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) с прилагаемыми подтверждающими документами (второй абз. пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Если подотчетное лицо приобретает товары или иные материальные ценности от имени организации, ему необходима доверенность на их получение либо на представление интересов компании (ст. 182 ГК РФ). Бланки доверенностей могут быть разработаны на основе форм N М-2 и М-2а, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

Пример

Сотруднику организации выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 2000 руб. для приобретения канцелярских товаров. В этот же день в бухгалтерию организации работником представлен авансовый отчет с приложением чека ККТ и товарного чека, подтверждающих приобретение канцелярских товаров на сумму 2000 руб. (без НДС).

В бухгалтерском учете эти операции отражены следующим образом:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
71	50, субсчет "Касса"	2000	Выданы денежные средства под отчет на приобретение канцелярских товаров
10	71	2000	Приняты к учету канцелярские товары

Тема

Бухгалтерский учет выдачи наличных денег из кассы

См. также

Выдача наличных денег под отчет и на иные цели

Цели расходования наличных денег юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями

Бухгалтерский учет выдачи денежных средств из кассы на командировочные расходы

Бухгалтерский учет при возврате работниками подотчетных сумм в кассу

НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм

Формы документов

Пример заполнения расходного кассового ордера КО-2

Пример заполнения кассовой книги КО-4

Пример заполнения авансового отчета

Еще...

Практические ситуации

Построить список