Купить систему ГАРАНТ Получить демо-доступ Узнать стоимость Информационный банк Подобрать комплект Семинары

Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет выдачи денежных средств из кассы под отчет

Бухгалтерский учет выдачи денежных средств из кассы под отчет

Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентирован Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У). Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (третий абз. пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Внимание

Юридические лица и ИП могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги (наличную выручку), а также страховые премии для выдачи наличных денег работникам под отчет без учета предельного размера наличных расчетов п.п. 2, 6 Указания ЦБР от 07.10.2013 N 3073-У, далее - Указание N 3073-У). Однако если полученные под отчет наличные деньги используются сотрудниками по доверенности при расчетах по договорам с другими юридическими лицами или ИП, то должен соблюдаться предельный размер расчетов наличными деньгами, установленный п. 6 Указания N 3073-У.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 "Касса". О расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, данные отражаются по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или с другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Возврат остатка неиспользованных средств подотчетным лицом в кассу организации отражается по дебету счета 50 и кредиту счета 71.


Первичными документами, подтверждающими выдачу денежных средств из кассы под отчет, являются (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У):

- заявление подотчетного лица, составленное в произвольной форме и содержащее запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату;

- расходный кассовый ордер (форма КО-2).

Расходный кассовый ордер должен быть отражен в кассовой книге (форма КО-4) (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). Формы КО-2 и КО-4 утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.


Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет (может быть разработан на основе формы АО-1, утв постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) с прилагаемыми подтверждающими документами (второй абз. пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Если подотчетное лицо приобретает товары или иные материальные ценности от имени организации, ему необходима доверенность на их получение либо на представление интересов компании (ст. 182 ГК РФ). Бланки доверенностей могут быть разработаны на основе форм N М-2 и М-2а, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

Пример

Сотруднику организации выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 2000 руб. для приобретения канцелярских товаров. В этот же день в бухгалтерию организации работником представлен авансовый отчет с приложением чека ККТ и товарного чека, подтверждающих приобретение канцелярских товаров на сумму 2000 руб. (без НДС).

В бухгалтерском учете эти операции отражены следующим образом:


Дебет

Кредит

Сумма, руб

Описание

71

50, субсчет "Касса"

2000

Выданы денежные средства под отчет на приобретение канцелярских товаров

10

71

2000

Приняты к учету канцелярские товары


Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.


Информационный блок "Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет и отчетность" - это совокупность уникальных актуализируемых аналитических материалов.


Каждый материал блока подкреплен ссылками на нормативные правовые акты, учитывает сложившуюся судебную практику и актуализируется по мере изменения законодательства


Материал приводится по состоянию на декабрь 2020 г.


См. информацию об обновлениях Энциклопедии решений

См. содержание Энциклопедии решений. Бухгалтерский учет и отчетность


При подготовке использованы авторские материалы, предоставленные Я. Бушуевой, Ю. Волковой, Е. Королевой, И. Лазаревой, И. Олейник, И. Разумовой, Д. Стрелковой, Е. Титовой и др.