Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет выдачи денежных средств из кассы на командировочные расходы (ноябрь 2024)

Бухгалтерский учет выдачи денежных средств из кассы на командировочные расходы

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749).

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. третий пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, далее - Указание N 3210-У).

Примечание

Юридические лица и ИП могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги (наличную выручку), а также страховые премии для выдачи наличных денег работникам под отчет без учета предельного размера наличных расчетов (п. 2 и 6 Указания ЦБР от 07.10.2013 N 3073-У, далее - Указание N 3073-У). Однако если полученные под отчет наличные деньги используются сотрудниками по доверенности при расчетах по договорам с другими юридическими лицами, ИП, то должен соблюдаться предельный размер расчетов наличными деньгами, установленный п. 6 Указания N 3073-У.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета для обобщения информации:

- о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 "Касса";

- о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет (в том числе на командировочные расходы), предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Возврат остатка неиспользованных средств подотчетным лицом в кассу организации отражается по дебету счета 50, кредиту счета 71, по которому обязательно ведется аналитический учет.

Документами, подтверждающими выдачу денежных средств из кассы на командировочные расходы, являются (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У):

- заявление подотчетного лица;

- расходный кассовый ордер (форма КО-2).

Расходный кассовый ордер должен быть отражен в кассовой книге (форма КО-4) (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). Формы КО-2 и КО-4 утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

После возвращения из служебной командировки работник обязан в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет (может быть разработан на основе формы АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) с прилагаемыми подтверждающими документами (второй абз. пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Пример

Сотрудник организации направлен в командировку в другой город РФ на 5 дней. Сумма аванса, выданного работнику для оплаты расходов в командировке, составила 30 000 руб. Организация вправе выдавать подотчетные суммы из наличной выручки. Расходы сотрудника на приобретение авиабилетов составили 9440 руб. (в том числе НДС - 1440 руб.), по найму жилого помещения - 11 800 руб. (в том числе НДС - 1800 руб.). В гостинице сотруднику был выписан счет-фактура. Приказом по организации утверждены нормы суточных при командировках по территории России - 700 руб. Работнику полагаются суточные в сумме 3500 руб. (700 руб. х 5 дн.). 

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие записи:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
71	50, субсчет "Касса"	30 000	Выдан аванс на командировку
20 (26, 44...)	71	21 500 (9440 + 11 800 + 3500 - 1800 - 1440)	Расходы по командировке (без НДС) учтены в расходах
19	71	3240 (1440 + 1800)	Учтен НДС по командировочным расходам
68, субсчет "Расчеты по НДС"	19	3240	Произведен вычет по НДС
50, субсчет "Касса организации"	71	5260 (30 000 - 21 500 - 3240)	Возвращена сумма неиспользованного аванса в кассу организации

Тема

Бухгалтерский учет выдачи наличных денег из кассы

См. также

Налогообложение при командировках

Возмещение командировочных расходов

Выдача наличных денег под отчет и на иные цели

Цели расходования наличных денег юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями

НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм

Бухгалтерский учет выдачи денежных средств из кассы под отчет

Бухгалтерский учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников

Бухгалтерский учет при возврате работниками подотчетных сумм в кассу

Бухгалтерский учет расходов на командировки по территории РФ

Формы документов

Примеры заполнения расходного кассового ордера

Пример заполнения кассовой книги

Пример заполнения авансового отчёта (форма АО-1)

Практические ситуации

Построить список