Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников (ноябрь 2024)

Бухгалтерский учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников

Законодательство не запрещает перечислять подотчетные суммы на банковские карты работников организации. На это неоднократно указывали контролирующие органы в своих разъяснениях (см. письма Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554). Во избежание переквалификации подотчетных сумм, перечисленных на карты работников, в доходы при использовании безналичного метода выдачи под отчет рекомендуется:

- издать приказ руководителя, предусматривающий возможность безналичных расчетов с подотчетными лицами;

- внести соответствующие положения в учетную политику;

- утвердить перечень сотрудников, на карты которых будут перечисляться подотчетные средства;

- получить письменные согласия сотрудников на расчеты по подотчетным суммам с использованием их банковских карт.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На выданные суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. При этом Планом счетов предусмотрена корреспонденция счета 71 не только со счетом 50 "Касса", но и со счетами, на которых отражается информация о средствах, аккумулированных на расчетных (счет 51) и валютных (счет 52) счетах организации.

Поэтому в бухгалтерском учете операцию по перечислению денежных средств на личный банковский карточный счет сотрудника следует отразить записью:

Дебет	Кредит	Описание
71	51	Перечислены денежные средства на личный счет сотрудника

Документами, подтверждающими перечисление подотчетных сумм на банковские карты сотрудников, являются:

- платежное поручение, в котором следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными;

- банковская выписка.

Работник, получивший подотчетные средства, обязан составить авансовый отчет (за основу может быть принята форма N АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Для документального подтверждения понесенных расходов к авансовым отчетам должны быть приложены документы об оплате пластиковыми картами товаров, работ, услуг, приобретенных для нужд организации (чеки, "слипы").

Пример

Для заключения договора сотрудник организации направлен в командировку в другой город в России на 8 дней. Сумма аванса, перечисленного на банковскую карту работника для оплаты расходов в командировке, составила 22 000 руб. 

Расходы сотрудника на приобретение авиабилетов составили 9900 руб. (в том числе НДС 10% - 900 руб.), по найму жилого помещения - 5900 руб. (в том числе НДС - 900 руб.). В гостинице сотруднику был выписан счет-фактура. Приказом по организации утверждены нормы суточных при командировках по территории России - 700 руб. Работнику полагаются суточные в сумме 5600 руб. (700 руб. х 8 дн.). 

Остаток аванса возвращен сотрудником в кассу.

В бухгалтерском учете организации сделаны записи:

Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Описание
71	51	22 000	Перечислен аванс на командировку на банковскую карту сотрудника
20 (26, 44...)	71	19 600 (9900 + 5900 + 5600 - 900 - 900)	Расходы по командировке (без НДС) учтены в расходах
19	71	1800 (900 + 900)	Учтен НДС по командировочным расходам
68, субсчет "Расчеты по НДС"	19	1800	Принят к вычету НДС по счету-фактуре и авиабилету
50, субсчет "Касса организации"	71	600 (22 000 - 19 600 - 1800)	Возвращена сумма неиспользованного аванса в кассу организации

Тема

Бухгалтерский учет перечисления денежных средств со счетов в банках

См. также

Бухгалтерский учет выдачи денежных средств из кассы на командировочные расходы

Бухгалтерский учет при возврате работниками подотчетных сумм в кассу

НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм

Выдача наличных денег под отчет и на иные цели

Удержания для погашения задолженности работодателю

Формы документов

Примеры заполнения платёжного поручения

Пример заполнения авансового отчёта (форма АО-1)

Практические ситуации

Построить список