Энциклопедия решений. Порядок работы с онлайн-ККТ. Требования к кассовой технике (декабрь 2024)

Порядок работы с онлайн-ККТ. Требования к кассовой технике

Применять контрольно-кассовую технику, включенную в реестр ККТ, на территории РФ обязаны все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Законом N 54-ФЗ (п. 1 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ).

Федеральным законом от 03.07.2016 N 290-ФЗ в Закон N 54-ФЗ были внесены существенные изменения. Суть их заключается в ведении новой схемы взаимодействия пользователей ККТ с налоговыми органами. Она предусматривает передачу в адрес налоговых органов всех данных о денежных расчетах в режиме реального времени (online) через оператора фискальных данных (далее - ОФД).

Примечание

Оператор фискальных данных - организация, созданная в соответствии с законодательством РФ, находящаяся на территории РФ и получившая в соответствии с законодательством РФ о применении контрольно-кассовой техники разрешение на обработку фискальных данных (абз. 15 ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ).

Для реализации этой схемы ККТ, используемая организациями и ИП при осуществлении расчетов, в частности, должна отвечать определенным требованиям (ст. 4 Закона N 54-ФЗ):

- иметь корпус и заводской номер, нанесенный на корпус, иметь внутри корпуса часы реального времени, устройство для печати фискальных документов, а также программно-аппаратные средства, обеспечивающие соответствие ККТ требованиям, установленным Законом N 54-ФЗ;

Примечание

В контрольно-кассовой технике, применяемой в составе автоматического устройства для расчетов, устройство для печати фискальных документов может находиться вне корпуса ККТ в пределах корпуса автоматического устройства, а при осуществлении расчетов в безналичном порядке в сети "Интернет" либо расчетов, осуществляемых банковскими платежными агентами (субагентами) в соответствии с Федеральным законом от 27.06.2011 N 161-ФЗ, а также в случаях, предусмотренных п. 5.1 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, устройство для печати фискальных документов может отсутствовать или находиться вне корпуса ККТ в пределах корпуса автоматического устройства для расчетов.

- обеспечивать возможность установки фискального накопителя внутри корпуса и при применении ККТ содержать фискальный накопитель внутри корпуса, передавать фискальные данные в фискальный накопитель, установленный внутри корпуса;

- обеспечивать формирование фискальных документов (кроме данных о маркировке товаров), и подтверждения оператора) в электронной форме;

- исключать возможность формирования (печати) кассового чека (бланка строгой отчетности), кассового чека коррекции (БСО коррекции), содержащих сведения более чем об одном признаке расчета;

- обеспечивать возможность передачи фискальных документов (кроме документов о маркировке), сформированных с использованием любого фискального накопителя (ФН), включенного в реестр ФН, любому оператору фискальных данных сразу после записи фискальных данных в ФН, в том числе возможность такой передачи в зашифрованном виде, а также возможность повторной передачи непереданных фискальных документов (по которым не было получено подтверждения оператора);

- обеспечивать печать фискальных документов ((кроме документов о маркировке) и подтверждения оператора), за исключением случая осуществления расчетов в безналичном порядке в сети "Интернет", случаев, предусмотренных п. 5.1 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, и расчетов с использованием автоматических устройств, в составе которых отсутствует устройство для печати фискальных документов;

- обеспечивать возможность печати на кассовом чеке (БСО) двухмерного штрихового кода (QR-код размером не менее 20 x 20 мм), содержащего в кодированном виде реквизиты проверки кассового чека или БСО (дата и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумма расчета, заводской номер фискального накопителя, фискальный признак документа) в отдельной выделенной области кассового чека или БСО;

- информировать пользователя об отсутствии подтверждения оператора переданного фискального документа в налоговые органы в электронной форме через ОФД, а также о неисправностях в работе ККТ;

- обеспечивать для проверяющего лица налогового органа возможность печати фискального документа "отчет о текущем состоянии расчетов" в любое время (за некоторыми исключениями);

- обеспечивать возможность поиска любого фискального документа, записанного в фискальный накопитель, установленный внутри корпуса контрольно-кассовой техники (кроме документов о маркировке), по его номеру и его печать на бумажном носителе (за некоторыми исключениями) и (или) передачу в электронной форме;

В ст. 4 Закона N 54-ФЗ содержатся и другие требования к онлайн-ККТ.

В соответствии с п. 3 ст. 5 Закона N 54-ФЗ организации и ИП, применяющие ККТ при осуществлении расчетов, обязаны иметь договор с оператором фискальных данных (ОФД) на обработку фискальных данных. Поэтому, прежде всего, пользователю ККТ необходимо заключить с ОФД указанный договор (п. 1 ст. 4.6 Закона N 54-ФЗ).

Затем кассовую технику необходимо зарегистрировать в налоговом органе. Заявление о регистрации (перерегистрации) ККТ подается на бумажном носителе в любой территориальный налоговый орган или через онлайновый кабинет контрольно-кассовой техники (КККТ). Датой подачи заявления в электронной форме считается дата его размещения в КККТ (п. 1 ст. 4.2 Закона N 54-ФЗ).

При регистрации ККТ пользователь записывает в фискальный накопитель полученный от налогового органа не позднее рабочего дня, следующего за днем подачи заявления о регистрации, регистрационный номер ККТ, полное наименование организации-пользователя или ФИО индивидуального предпринимателя - пользователя, сведения о ККТ, в том числе о ФН, и иные сведения, необходимые для формирования отчета о регистрации, формирует этот отчет и передает в налоговый орган сведения, содержащиеся в сформированном отчете на бумажном носителе, через КККТ либо через ОФД в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем получения от налогового органа регистрационного номера.

Представленные пользователем в заявлении сведения вносятся налоговым органом в журнал учета и карточку регистрации ККТ. Налоговый орган осуществляет аутентификацию пользователя и аутентификацию ФН, используемого в ККТ, а также проверку достоверности вносимых сведений и сформированного фискального признака, на основании которых пользователю предоставляется карточка регистрации контрольно-кассовой техники (п. 3 ст. 4.2 Закона N 54-ФЗ).

Пользователь, получивший карточку регистрации ККТ в форме электронного документа, вправе получить в налоговом органе соответствующую карточку на бумажном носителе (п. 12 ст. 4.2 Закона N 54-ФЗ).

Порядок работы кассира

Внимание

Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104, далее - Типовые правила) регламентируют документооборот и оформление операций, осуществляемых через ККТ. Однако в связи с изменением Закона N 54-ФЗ и введением онлайн-касс Типовые правила не подлежат обязательному применению (см. письма Минфина России от 21.07.2017 N 03-01-15/46715 и от 01.06.2017 N 03-01-15/34152).

По нашему мнению, правила могут использоваться в качестве ориентира, поскольку только в них четко описаны действия участников расчетов (кассира ККТ, главного кассира и пр.).

Общий порядок действий кассира при работе с ККТ:

1) перед началом работы кассир получает у ответственного лица все необходимое для работы (ключи от ККТ, разменную монету, расходники и т.д.) (п. 3.8 Типовых правил) и формирует отчет об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ);

2) кассир в течение смены принимает оплату и пробивает кассовые чеки (п. 4.1 Типовых правил). При этом смена не может длиться более 24 часов, иначе ККТ заблокирует возможность оформления фискальных документов (п. 1 ст. 4.1 Закона N 54-ФЗ);

3) при закрытии смены кассир формирует отчет о закрытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ) (законодательством не установлено требований о закрытии смены в точно указанное время (см. письмо Минфина России от 05.05.2017 N 03-01-15/28066), передает ответственному лицу выручку (п. 6.1 Типовых правил) и сдает ключи от кассы.

Примечание

Фактически отчет о закрытии смены заменяет Z-отчет, который раньше составлялся по итогам рабочей смены контрольно-кассовой техники в соответствии с пп. 6.1 Типовых правил.

На онлайн-кассе в момент, когда кассир пробивает чек, информация о платеже записывается в фискальный накопитель. Сведения о платеже передаются оператору фискальных данных (ОФД). Причем во всех моделях кассовых аппаратов предусмотрена возможность повторной передачи не переданных по каким-либо причинам фискальных документов (по которым не было получено подтверждения оператора) (п. 1 ст. 4 Закона N 54-ФЗ). Далее оператор передает данные в ФНС (п. 2 ст. 4.5 Закона N 54-ФЗ).

Примечание

Если у вашего оператора аннулирована лицензия на передачу данных, то не волнуйтесь и спокойно ищите другого ОФД. Пользователь вправе применять ККТ без передачи фискальных документов в налоговые органы в течение 20 календарных дней (п. 7 ст. 1.2 и п. 2 ст. 5 Закона N 54-ФЗ).

Тема

Кассовые операции, ККТ

См. также

Кто может не применять ККТ с 1 июля 2019 года?

Как выбрать и зарегистрировать онлайн-ККТ

Кассовые и иные документы, оформляемые при ведении кассовых операций

Проверки применения ККТ

Чеки ККТ на приход и возврат при продаже товаров (работ, услуг)

Чек коррекции

Практические ситуации

Построить список