Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли) (ноябрь 2024)

Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли)

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и др.). При этом НК РФ не содержит конкретного перечня расходов на содержание служебного транспорта и требований о нормировании таких расходов.

Нормируются только расходы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в соответствии с постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. В состав расходов включаются компенсации:

- по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно сумма компенсации составляет 1200 рублей в месяц;

- по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см. сумма компенсации составляет 1500 рублей в месяц;

- по мотоциклам сумма компенсации составляет 600 рублей в месяц.

Суммы компенсаций сверх этих лимитов не могут уменьшать облагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). Подчеркнем, что при расчете налога на прибыль, по мнению контролирующих органов, не учитываются эксплуатационные расходы на содержание таких транспортных средств. Считается, что они уже включены в компенсацию (письмо УФНС по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Перечень расходов на содержание служебного транспорта открыт, поэтому в целях налогообложения могут быть учтены любые экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы, связанные с содержанием служебного транспорта.

В частности, к расходам на содержание служебного автотранспорта относятся:

- расходы на ГСМ (все виды топлива - газ, бензин, дизтопливо и пр., масла и смазки);

- расходы на технический осмотр;

- расходы на покупку "зимней" резины;

- затраты на мойку автомобиля (письмо Минфина России от 20.06.2006 N 03-03-04/1/530, постановление ФАС Центрального округа от 28.08.2009 N А68-9833/08-580/14);

- плата за хранение автомобиля на платной стоянке (письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404);

- расходы на проезд по платным автомобильным дорогам и др.

В пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль. Однако представители контролирующих органов считают, что в целях соблюдения требований ст. 252 НК РФ расходы на ГСМ необходимо списывать согласно утвержденным нормам расхода топлива. Базовые нормы расхода ГСМ установлены Методическими рекомендациями (далее - Рекомендации), введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р. Рекомендации предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и других независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории РФ. В п. 3 Рекомендаций перечислены цели установления Нормы расхода топлив и смазочных материалов, среди которых указаны расчеты по налогообложению предприятий. Поэтому ФНС России письмом от 15.04.2008 N СК-6-5/281 разосланы Рекомендации по расходу ГСМ нижестоящим налоговым органам "для руководства в работе".

В письмах от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57, от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61 Минфин России подтвердил, что при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля при определении налоговой базы по налогу на прибыль следует учитывать нормы, приведенные в Рекомендациях. А в случае отсутствия норм расхода ГСМ для отдельных моделей, марок и модификаций автомобильной техники, поступающей в автопарк, необходимо применять нормы, утвержденные приказом руководителя и разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике (п. 6 Рекомендаций). Иной порядок в рассматриваемом документе не предусмотрен. Однако в письме Минфина России от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12 уже говорится уже лишь о том, что организация вправе учитывать Рекомендации, но не обязана. В письме Минфина России от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875 также разъясняется, что налогоплательщики вправе, но не обязаны использовать нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р, при определении обоснованности произведенных затрат на ГСМ.

В письме от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61 Минфин России разрешил налогоплательщику руководствоваться технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля, до принятия приказа организации, утверждающего нормы, разработанные в установленном порядке, то есть разработанные специализированной организацией.

Основным документом для учета использования ГСМ является путевой лист, который не только обосновывает расходы на ГСМ, но и в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта. Типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, применяются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть специализированными автотранспортными предприятиями (см. письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152). Приказ применяется, в том числе, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими легковые автомобили.

Организации могут разработать собственную форму путевого листа с учетом требований Приказа N 152 и обязательных реквизитов, указанных в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (см. также письма Минфина России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и др.).

Путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях, на один день или срок, не превышающий одного месяца (пункты 9, 10 Приказа N 152). Если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, путевой лист, составленный с такой периодичностью, с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение ГСМ, подтверждает расходы налогоплательщика в целях налогообложения прибыли (см. письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77).

При этом неполное (недостаточное) заполнение путевого листа может привести к тому, что налоговые органы оспорят признание расходов на ГСМ при налогообложении. Так, в постановлении ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 N Ф06-3255/13 указано, что путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, а также о пробеге автомобиля, не может подтверждать расходы на ГСМ.

Тема

Прочие расходы, связанные с производством и реализацией, в целях налогообложения прибыли

См. также

Порядок признания расходов при методе начисления в целях налогообложения прибыли

Порядок определения доходов и расходов при кассовом методе

Признание расходов в целях налогообложения прибыли

НДФЛ с компенсации за использование личного имущества работника

Путевой лист

Бухгалтерский учет расходов на содержание служебного транспорта

Практические ситуации

Построить список