Энциклопедия решений. Способы предоставления истребуемых налоговым органом документов (ноябрь 2024)

Способы предоставления истребуемых налоговым органом документов

Истребуемые документы (информация) могут быть представлены проверяемым лицом в налоговый орган следующими способами:

- лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом;

- по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика в порядке, установленном ФНС России (п. 2 ст. 93 и абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ)*(1).

При этом установлены следующие формы представления истребуемых документов:

- на бумажном носителе в виде заверенных проверяемым лицом копий;

- в электронной форме по установленным ФНС России форматам.

Способ представления истребуемых документов (информации) определяется налогоплательщиком самостоятельно в рамках НК РФ (письмо ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-2/24315).

При этом необходимо учитывать, что со 2 июня 2016 года действует обновленный порядок представления истребуемых документов. Пункт 2 ст. 93 НК РФ, определяющий этот порядок, изложен Федеральным законом от 01.05.2016 N 130-ФЗ (далее - Закон N 130-ФЗ) в новой редакции, закрепляющей на законодательном уровне ранее применяемые правила представления документов на бумажном нисителе и в электронной форме.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ.

Если документы передаются лично или через представителя, их можно сопроводить письмом в двух экземплярах с описью. На экземпляре налогоплательщика сотрудник налогового органа поставит отметку о принятии документов.

При отправке почтой документы лучше направить заказным почтовым отправлением с описью вложения и с уведомлением о вручении (постановление ФАС Московского округа от 07.07.2009 N КА-А40/6140-09). И если документы были сданы в организацию связи до 24 часов последнего дня срока, то срок не считается пропущенным (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

Внимание

Со 2 июня 2016 года налоговым органам дополнительно предоставлено право устанавливать требования к сшивам документов, представляемым в налоговые органы. Согласно дополнениям, внесенным в п. 2 ст. 93 НК РФ Законом N 130-ФЗ, листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть пронумерованы и прошиты в соответствии с требованиями, утверждаемыми ФНС России. В настоящее время такие требования не утверждены.

Ранее правила офрмления копий документов, запрошенных налоговым органом, формировались на уровне разъяснений финансового и налогового ведомств (например, в письмах Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 и от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142, а также ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309 (вопрос 21).

Представление документов в электронной форме.

До 2 июня 2016 года. В случае если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее - Порядок) утвержден приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@.

В соответствии с п. 20 Порядка, истребуемый документ, составленный в электронном виде по установленным форматам и содержащий реквизиты принятого требования о представлении документов, подписывается электронной цифровой подписью налогоплательщика и направляется по ТКС в адрес налогового органа. Следует учитывать, что, в соответствии с ч. 3 ст. 19 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" в случаях, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 01.07.2013, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Датой представления налоговому органу истребуемого документа в электронном виде по ТКС считается дата, зафиксированная в подтверждении даты их отправки (п. 11 Порядка).

Представление документов в электронной форме допускается только в том случае, если они составлены по форматам, установленным ФНС России. Если документы составлены в электронной форме по не установленным ФНС России форматам, такие документы распечатываются и представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных налогоплательщиком копий с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью) (см. письма Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1, от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409, от 14.06.2011 N 03-02-07/1-190, ФНС России от 07.09.2015 N ЕД-4-2/15669, от 29.05.2013 N ЕД-4-3/9773@).

Необходимо учитывать, что возможность представления документов в электронной форме в xml-формате установлена для следующих документов:

- счет-фактура, в том числе корректировочный, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, в том числе дополнительные листы к ним, форматы которых утверждены приказом ФНС России от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@;

Внимание

Приказами ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@ и от 13.04.2016 N ММВ-7-15/189@ утверждены форматы следующих документов:

- счета-фактуры и документа об отгрузке и об изменении стоимости товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, применяемого при расчетах по НДС и (или) при оформлении фактов хозяйственной жизни;

- корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость и (или) при подтверждении факта изменения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

При этом в период со дня вступления этих приказов в силу по 30.06.2017 налогоплательщики вправе создавать счета-фактуры (в том числе корректировочные) в электронной форме как по старому формату, так и по новому.

- документ о передаче товаров при торговых операциях, формат которого утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@*(2);

- документ о передаче результатов работ (документ об оказании услуг), формат которого утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@*(2).

Кроме того приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@ (далее - приказ N ММВ-7-6/465@) утвержден формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС.

В связи с утверждением новых форматов документов, формат описи также дорабатывается. В частности, будет рассмотрен вопрос о возможности направления в налоговый орган файлов вышеперечисленных документов, подписанных двумя и более лицами (письмо ФНС России от 29.07.2016 N АС-4-15/13968).

Отметим, что формат описи включает и форматы документов в виде скан-образов. В связи с этим имеется возможность отдельные документы, составленные на бумаге, представлять в налоговый орган по ТКС и в виде скан-образов с указанием в xml-файле описи необходимой информации из документов. Однако такая возможность реализуется только в случае, если требование о представлении документов (информации) получено в электронной форме по ТКС.

При этом в ответ на требование о представлении документов налогоплательщик вправе направить в налоговый орган скан-образы не любых документов, а только перечисленных в приказе N ММВ-7-6/465@. Указанный перечень документов является исчерпывающим. Представлять в электронной форме в виде скан-образов по ТКС документы, которые не определены в этом приказе, налогоплательщик не вправе (см. письма ФНС России от 09.02.2016 N ЕД-4-2/1984@, от 23.11.2015 N ЕД-4-2/20421).

На сегодняшний день возможность представления документов в виде скан-образов установлена в приказе ФНС России N ММВ-7-6/465@ для следующих документов (см. таблицы 4.7, 4.9 п. 4 Формата описи документов):

- договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения);

- спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости);

- акт приемки-сдачи работ (услуг);

- счет-фактура, в том числе корректировочный;

- товарно-транспортная накладная;

- товарная накладная (ТОРГ-12);

- грузовая таможенная декларация/ транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним;

- отчет о выполненных НИОКР.

О возможности представления документов из этого перечня в электронном виде по ТКС в виде сканированных копий разъясняется в письмах Минфина России от 21.04.2015 N 03-02-07/1/22646, от 23.01.2013 N 03-03-06/1/23 и ФНС России от 09.12.2015 N ЕД-4-2/21577, от 04.12.2015 N ЕД-16-2/304, от 26.03.2013 N ЕД-4-3/5206@.

Внимание

Со 2 июня 2016 года обновленной редакцией п. 2 ст. 93 НК РФ установлены следующие изменения в порядке представления документов в электронной форме:

1) Исключена возможность выбора налогоплательщиком способа представления документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным ФНС России. Представление таких документов осуществляется только по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ новой редакции);

2) Узаконена возможность представления в электронном виде скан-образов документов, составленных на бумажном носителе. Согласно абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ новой редакции истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) по форматам, установленным ФНС России, по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

3) Закреплено требование о заверении документов, представляемых в электронной форме по ТКС, усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ).

При этом, как и раньше, порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика утверждается ФНС России (абз. 6 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Кроме того, в случае необходимости должностное лицо налогового органа вправе ознакомиться с подлинниками документов (абз. 7 п. 2 ст. 93 НК РФ).

В связи с вступлением в силу обновленной редакции п. 2 ст. 93 НК РФ следует учитывать, что реализовать свое право на представление истребуемых документов в виде скан-образов налогоплательщик может при условии установления ФНС России соответствующих форматов. Поэтому очевидно, что вышеназванный перечень документов, представляемых в виде скан-образов, не расширится до утверждения ФНС России соответствующих форматов.

Отметим также, что запрашиваемые налоговым органом документы, определенные приказом N ММВ-7-6/465@, которые составлены в электронной форме и направлены в виде скан-образов по ТКС, не требуют предварительного заверения печатью и подписью, поскольку документ заверяется электронной подписью (см. письмо ФНС России от 23.11.2015 N ЕД-4-2/20421).

Представление документов на электронных накопителях или по электронной почте, как и прежде, НК РФ не предусмотрено (письмо Минфина России от 26.10.2011 N 03-02-07/1-375).

Внимание

По общему правилу истребуемые документы представляются в налоговый орган. В то же время в отдельных случаях при проведении выездной проверки на территории налогоплательщика суды признают, что обязанность передавать истребованные для ее проведения документы непосредственно на территорию налогового органа отсутствует. Такая позиция выражена в постановлениях ФАС Московского округа от 05.06.2013 N Ф05-3590/13 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 14.10.2013 N ВАС-13729/13), ФАС Уральского округа от 23.01.2014 N Ф09-14213/13, ФАС Волго-Вятского округа от 18.02.2013 N Ф01-6692/12, Одиннадцатого ААС от 24.03.2016 N 11АП-3144/16.

Как указывают судьи, выездная проверка проводится на территории налогоплательщика (за исключением случаев отсутствия у него возможности предоставить помещение), где должностным лицам налогового органа, проводящим проверку, должна быть обеспечена возможность ознакомиться с документами, связанными с исчислением и уплатой налогов.

Из системного толкования статей 89 и 93 НК РФ следует, что истребованные документы должны быть представлены по месту нахождения должностных лиц, осуществляющих выездную проверку, то есть по месту проведения проверки.

В связи с этим в случае, когда истребованные документы представлены налогоплательщиком на своей территории, суды приходят к выводу о надлежащем исполнении обязанности по представлению документов налоговому органу (лицу, проводящему налоговую проверку) при условии, что:

- выездная налоговая проверка проводится на территории налогоплательщика (где согласно ст. 89 НК РФ должны находиться проверяющие);

- документы подготовлены в установленный срок и в адрес инспекции направлено соответствующее письмо о готовности предоставить необходимые документы.

Вместе с тем, факт существования арбитражной практики по данному вопросу свидетельствует о несогласии контролирующих органов с такими выводами. Поэтому налогоплательщику необходимо быть готовым отстаивать такую позицию.

______________________________

*(1) Возможность передать истребуемые документы в электронной форме не только по ТКС, но и через личный кабинет налогоплательщика установлена в ст. 93 НК РФ на основании изменений, внесенных Федеральным законом от 04.11.2014 N 347-ФЗ, вступивших в силу с 1 июля 2015 года.

*(2) Ранее рекомендуемые форматы товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг) были утверждены приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@.

Однако с 2013 года определение названия и состава показателей первичных учетных документов, а также формы их представления на бумажном носителе находится в компетенции руководителей экономических субъектов (ч. 4 ст. 9, ч. 4 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). В такой ситуации ФНС России считает нецелесообразным утверждение форматов первичных учетных документов из альбомов унифицированных форм, утративших обязательность применения.

Вместе с тем, новые форматы указанных документов утверждены в целях расширения электронного документооборота документами, которые налогоплательщики в соответствии с п. 7 ст. 80 и п. 2 ст. 93 НК РФ могут представлять в налоговые органы по ТКС в рамках процедур истребования или вместе с налоговой декларацией. Новые форматы содержат реквизиты, аналогичные установленным в рекомендованных ранее форматах, с учетом требований Закона N 402-ФЗ и предложений налогоплательщиков.

Также разработке находятся форматы документа о расхождениях в товаре при его приемке, договора, учитывающего особенности оформления различных видов договоров. Фактически этих документов достаточно для всех случаев передачи между хозяйствующими субъектами любых видов ценностей. По мнению ФНС России, данные разработки удовлетворяют потребности бизнеса в установлении форматов самых часто запрашиваемых налоговыми органами документов (см. письма от 09.12.2015 N ЕД-4-2/21577, от 10.11.2015 N ЕД-4-15/19671).

Темы

Истребование документов при проведении камеральных налоговых проверок

Истребование налоговым органом документов и информации у третьих лиц (встречные проверки)

Истребование документов у налогоплательщика при проведении выездных налоговых проверок

См. также

Заверение копий истребуемых налоговым органом документов

Сроки предоставления истребуемых налоговым органом документов

Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения

Формы документов

Сопроводительное письмо к документам, представляемым по требованию налогового органа

Практические ситуации

Построить список