Заверение копий истребуемых налоговым органом документов
Представление в налоговые органы документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Такое требование установлено как в отношении документов налогоплательщика, необходимых для проверки, так и в отношении документов, имеющихся у налогоплательщика и касающихся деятельности проверяемого контрагента, или документов относительно конкретной сделки (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Представление копий истребуемых документов, не заверенных надлежащим образом, инспекторы расценивают как непредставление документов в установленные сроки, что, в свою очередь, признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст. 126 или ст. 129.1 НК РФ (см., например, письмо ФНС России от 02.10.2012 N АС-4-2/1645).
До недавнего времени порядок представления в налоговые органы копий документов НК РФ не был установлен, как и право ФНС России устанавливать какой-либо отдельный порядок по данному вопросу.
Внимание
Со 2 июня 2016 года налоговым органам предоставлено право устанавливать требования к сшивам документов, представляемым в налоговые органы.
Согласно дополнениям, внесенным в п. 2 ст. 93 НК РФ Федеральным законом от 01.05.2016 N 130-ФЗ (далее - Закон N 130-ФЗ) и вступившим в силу 2 июня 2016 года, листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть пронумерованы и прошиты в соответствии с требованиями, утверждаемыми ФНС России. В настоящее время такие требования не утверждены.
В связи с этим при формировании пакета истребуемых налоговым органом копий документов необходимо учитывать следующее.
Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п.п. 23, 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст*(1)).
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утв. постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст).
Таким образом, копии документов, представляемые в налоговый орган, должны быть заверены руководителем (заместителем руководителя) и (или) иным уполномоченным лицом налогоплательщика и печатью (при наличии), придающих им юридическую силу.
Внимание
Подпись является реквизитом, содержащим собственноручную роспись должностного или физического лица (п. 58 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст). При этом НК РФ не содержит положений, позволяющих оформлять копии документов с использованием факсимильной подписи лиц, уполномоченных на их подписание. Поэтому копии документов, заверенные факсимиле, могут быть не приняты налоговым органом как надлежащие копии представленных документов (см., постановления АС Дальневосточного округа от 19.01.2015 N Ф03-5752/14, от 25.08.2014 N Ф03-3092/14 (определением ВС РФ от 17.12.2014 N 303-КГ14-5248 отказано в пересмотре дела).
Печать с 6 апреля 2015 года перестала быть обязательным средством индивидуализации хозяйственных обществ (ООО и АО). Общество вправе иметь печать, за исключением случаев, когда Федеральным законом предусмотрена обязанность общества использовать печать. При этом сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").
Кроме того, исходя из положений Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" печать не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Но данный реквизит может быть предусмотрен формой первичного учетного документа, утвержденной руководителем экономического субъекта.
Поэтому в случае отсутствия у общества печати налоговые органы не могут требовать ее проставления на налоговых декларациях (расчетах) и копиях документов, представляемых в налоговый орган в соответствии со статьями 93 и 93.1 НК РФ (письма Минфина России от 06.08.2015 N 03-01-10/45390 и ФНС России от 13.01.2016 N СД-4-3/105, от 05.08.2015 N БС-4-17/13706@).
В случае представления в налоговый орган многостраничного документа, заверить его копию можно любым из существующих в деловой практике способов:
- путем заверения каждого отдельного листа копии документа;
- путем прошития всего многостраничного документа и заверения его в целом.
Правила формирования сшивов документов, запрошенных налоговым органом, разъяснены в письмах Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 и от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142, а также в письме ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309 (вопрос 21).
Согласно разъяснениям, сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы.
Все листы в сшиве прошиваются на 2-4 прокола прочной нитью. Концы нити выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40-60 мм на 40-50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2-2,5 см.
На бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество пронумерованных листов (арабскими цифрами и прописью), подпись руководителя или иного представителя организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания, печать организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.
В случае прошития всего многостраничного документа и заверения его в целом, на оборотной стороне последнего листа должны быть проставлены реквизиты: "Верно", "Подпись", должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения.
Необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы. Поэтому при формировании сшивов документов необходимо обеспечить:
- возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
- возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд)
- сохранение целостности документов в сшивах (исключение возможности механического расшития пачки при изучении копии документа).
Сшивы до
