Энциклопедия решений. Уничтожение бухгалтерских, налоговых документов с истекшим сроком хранения (ноябрь 2024)

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения - это право организации (индивидуального предпринимателя), а не обязанность. И воспользоваться этим правом можно только после проведения экспертизы ценности документов (п. 4.5 Правил N 526).

С этой целью в организации создается экспертная комиссия. Состав ее утверждает руководитель организации (п. 4.7 Правил N 526). Состоять она должна из числа наиболее квалифицированных работников. Члены комиссии должны не только знать какие из документов можно уничтожить, а какие следует обязательно сдать в архив, но и грамотно оценить сроки хранения каждого из документов, чтобы в будущем быть уверенным в том, что ни один из уничтоженных документов никогда не будет востребован проверяющими.

Всю процедуру уничтожения документов условно можно разделить на 3 этапа.

1 этап. Экспертиза ценности документов

Экспертиза проводится ежегодно. В процессе ее проведения участники комиссии определяют, какие из документов с истекшим сроком хранения можно уничтожить. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п. 4.5 Правил N 526).

Внимание

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях (п. 4.13 Правил N 526).

По результатам экспертизы составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 к Правилам N 526). К нему прилагают опись дел*(1), сгруппированных по срокам хранения.

В указанный акт включаются только дела (документы), срок хранения которых истек к 1 января года, в котором он составляется (п. 2.4.5 Правил работы архивов (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее - Правила работы архивов). Например, в 2017 году в акт на уничтожение может быть включена бухгалтерская и налоговая отчетность, составленная в 2011 году и ранее.

Внимание

Не подлежат уничтожению первичные учетные документы, изначально сформированные на бумажном носителе, и переведенные в последующем в электронный вид для последующего хранения. Иными словами, нельзя отсканировать документы, скопировать их на какой-либо носитель электронных документов (например магнитные, оптические, магнитооптические накопители, карты флэш-памяти или иные носители), и после уничтожить этот бумажный документ (письмо Банка России от 20.04.2015 N 18-1-1-7/693). Документ на бумажном носителе должен храниться в течение всего законодательно установленного ему срока.

Форма Акта включает в себя, в частности, следующие реквизиты:

- заголовок дела, который должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Таким образом, в Акте достаточно указать, что уничтожаются, например, кассовые документы с приложениями;

- крайние даты, то есть о наиболее ранней и поздней дате включенных в них документов;

- сроки хранения и номера статей по перечню. В этой графе необходимо отразить номера статьи Перечня с установленным сроком хранения. Дополнительно указанная графа может содержать ссылку и на нормативно-правовой акт или закон, которым этот срок установлен (например, Закон N 402-ФЗ);

- номера описей и т.п.

2 этап. Утверждение акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

После утверждения и согласования экспертной комиссией описей дел, документов, описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации. И только после этого, дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть фактически уничтожены (п. 4.11 Правил N 526).

3 этап. Уничтожение документов

Уничтожить документы необходимо так, чтобы не было ни малейшей возможности их восстановить.

Процедура уничтожения документов ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе самостоятельно разработать и утвердить такой порядок.

При самостоятельной разработке регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами работы архивов.

Уничтожение документов может быть произведено:

1) силами самой организации;

2) сторонней организацией.

В первом случае способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно. Это может быть:

- химическое уничтожение (с использованием химических реактивов);

- сжигание;

- измельчение (шредирование).

Электронные документы подлежат физическому уничтожению или уничтожению программно-техническими средствами.

Об уничтожении документов составляется акт, форма которого может быть утверждена учетной политикой или приказом по организации (внутренним распоряжением руководителя).

В акте указывается способ уничтожения, поэтому на каждую группу документов, уничтоженную определенным способом, составляется отдельный акт.

Акт должен быть подписан всеми участниками экспертной комиссии и утвержден руководителем организации.

Во втором случае, со специализированной организацией заключается договор на переработку (утилизацию).

Передача документов осуществляется на основании акта о выделении к уничтожению документов, утвержденному руководителем.

Организация-исполнитель оформляет накладную о приеме документов на утилизацию, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (п. 2.4.7 Правил работы архивов)

Акт об уничтожении документов также составляет сама специализированная организация.

По факту оказания услуги стороны подписывают соответствующий акт.

______________________________

*(1) В дела группируются схожие по содержанию документы и относящиеся к одному вопросу деятельности организации. Дело является единицей хранения, подлежащей архивному учету (п. 2.9, 3.3 Правил N 526). Порядок формирования дел установлен п.п. 4.19 - 4-30 Правил N 526. Электронные документы вносятся в отдельные описи.

Тема

Хранение, уничтожение и восстановление документов организаций и индивидуальных предпринимателей

См. также

Экспертная комиссия по экспертизе ценности документов

Экспертиза ценности документов АО

Формы документов

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек

Пример заполнения Акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

Положение о порядке уничтожения документов (носителей информации) и сдачи макулатуры

Практические ситуации

Построить список