Энциклопедия решений. Перечень документов ООО, подлежащих хранению (февраль 2025)

Перечень документов ООО, подлежащих хранению

Перечень документов, которые обязано хранить ООО, установлен Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон об ООО), Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете), а также другими нормативными актами.

Сроки хранения таких документов установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (правомерность установления данных сроков подтверждена решением ВАС РФ от 21.02.2012 N 14589/11), а также иными нормативными актами.

Закон об ООО обязывает общество хранить следующие документы (п. 1 ст. 50 Закона об ООО):

- договор об учреждении ООО (при наличии нескольких учредителей) либо решение об учреждении общества (в случае учреждения общества одним лицом), срок хранения - постоянно (п. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, далее - Перечень архивных документов);

- устав ООО, увержденный учредителями (участниками) общества, а также внесенные в устав и зарегистрированные в установленном порядке изменения, срок хранения - постоянно (п. 50 Перечня архивных документов);

- протокол (протоколы) собрания учредителей ООО, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества, срок хранения - постоянно (п. 52 Перечня);

- документ, подтверждающий государственную регистрацию ООО, срок хранения - 15 лет после прекращения деятельности (п. 37 Перечня архивных документов);

- документы, подтверждающие права ООО на имущество, находящееся на его балансе, срок хранения - постоянно (п. 185 Перечня архивных документов);

- внутренние документы ООО, срок хранения - постоянно (п. 50 Перечня архивных документов);

- положения о филиалах и представительствах ООО, срок хранения - постоянно (п. 55 Перечня архивных документов);

- документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг ООО, срок хранения - постоянно (п. 165 Перечня архивных документов);

- протоколы общих собраний участников ООО, заседаний совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа и ревизионной комиссии ООО, срок хранения - постоянно (п. 18 "б" Перечня архивных документов);

- списки аффилированных лиц ООО, срок хранения - постоянно (п. 150 Перечня архивных документов);

- заключения ревизионной комиссии (ревизора) ООО, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля, срок хранения - постоянно (п. 18 "в" Перечня архивных документов);

- список участников ООО (п. 1 ст. 31.1 Закона об ООО), срок хранения - постоянно (п. 53 Перечня архивных документов).

Кроме указанных документов, в соответствии с действующим законодательством ООО обязаны хранить следующие документы:

- первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность, аудиторские заключения (п. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете), срок хранения - пять лет после отчетного года;

- документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета в ООО, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи (п. 2 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете), срок хранения - не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности ООО в последний раз;

- трудовые книжки работников ООО (ст. 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225)

- данные бухгалтерского и налогового учета ООО и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов; срок хранения - 4 года, если иное не предусмотрено законодательством (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ);

- с 21.12.2016 документы, содержащие информацию о бенефициарных владельцах ООО и о принятых мерах по установлению необходимых сведений в отношении бенефициарных владельцев ООО (кроме ООО, указанных в абзацах втором - пятом пп. 2 п. 1 ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 N 115-ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма", далее - Закон N 115-ФЗ). Срок хранения документов - не менее 5 лет со дня получения такой информации (п. 2 и п. 3 ст. 6.1 Закона N 115-ФЗ).

Хранение первичных документов ООО, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ (Письмо Минфина от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314). При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" с применением электронной подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Дополнительный перечень документов, которые обязано хранить ООО, может быть установлен внутренними документами общества, решениями общего собрания участников ООО, совета директоров (наблюдательного совета) и исполнительных органов общества (п. 1 ст. 50 Закона об ООО).

ООО обязаны обеспечивать сохранность документов (в том числе документов по личному составу), в течение сроков их хранения (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", далее - Закон об архивном деле).

ООО вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (п. 2 ст. 13 Закона об архивном деле).

При создании ООО архива можно руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила архивного фонда).

Документы ООО со сроками хранения до 10 лет передаче в архив, как правило, не подлежат (п. 4.2. Правил архивного фонда). Они хранятся в структурных подразделениях ООО и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (п. 2.3 Правил архивного фонда).

Перед уничтожением документов ООО следует провести их экспертизу. Приказом руководителя ООО создается комиссия из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек. По результатам экспертизы составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 21).

Тема

Хранение документов ООО

См. также

Бухгалтерская отчетность ООО

Внутренние документы ООО, регулирующие деятельность органов управления

Предоставление информации участникам ООО

Формы документов

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек

Договор на хранение документов между архивом и организацией

Акт приема-передачи документов (в организации)