Энциклопедия решений. Перечень документов ООО, подлежащих хранению (май 2025)

Перечень документов ООО, подлежащих хранению

ООО обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, уставом ООО, внутренними документами ООО, решениями общего собрания участников ООО, совета директоров (наблюдательного совета) ООО и исполнительных органов ООО (п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", далее - Закон об ООО).

Сроки хранения таких документов установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень архивных документов), а также иными нормативными актами.

ООО обязано, в частности, хранить следующие документы:

- договор об учреждении ООО (при наличии нескольких учредителей) либо решение об учреждении общества (в случае учреждения общества одним лицом), срок хранения - постоянно (п. 29 Перечня архивных документов);

- устав ООО, утвержденный учредителями (участниками) общества, а также внесенные в устав и зарегистрированные в установленном порядке изменения, срок хранения - постоянно (п. 28 Перечня архивных документов);

- протокол (протоколы) собрания учредителей ООО, срок хранения - постоянно (п. 31 Перечня архивных документов);

- свидетельства (уведомления) о постановке на учет в налоговых органах; уведомления о снятии с учета), срок хранения - до минования надобности (п. 24 Перечня архивных документов);

- извещения (уведомления) страхователей о регистрации (снятия с учета) во внебюджетных фондах, срок хранения - до минования надобности (п. 24 Перечня архивных документов);

- документы о праве собственности на объекты недвижимого имущества, срок хранения - до ликвидации ООО (п. 77 Перечня архивных документов);

- положения об исполнительных и иных органах ООО, срок хранения - постоянно (п. 34 Перечня архивных документов);

- положения о филиалах, представительствах, структурных подразделениях ООО, срок хранения - постоянно (п. 33 Перечня архивных документов);

- документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг ООО, срок хранения - до ликвидации ООО (п. 115 Перечня архивных документов);

- протоколы общих собраний участников ООО, заседаний совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа и ревизионной комиссии ООО, срок хранения - постоянно (п. 18 Перечня архивных документов);

- списки аффилированных лиц ООО, срок хранения - постоянно (п. 118 Перечня архивных документов);

- заключения ревизионной комиссии (ревизора) ООО, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля, срок хранения - постоянно (п. 18 Перечня архивных документов);

- список участников ООО (п. 1 ст. 31.1 Закона об ООО), срок хранения - постоянно (п. 32 Перечня архивных документов). Общее собрание участников ООО вправе передать Федеральной нотариальной палате ведение и хранение списка участников ООО в реестр списков участников обществ с ограниченной ответственностью единой информационной системы нотариата, ведение которой осуществляется в соответствии с законодательством РФ о нотариате (п. 1 ст. 31.1 Закона об ООО).

Кроме указанных документов, в соответствии с действующим законодательством ООО обязаны хранить следующие документы:

- первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность, аудиторские заключения (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" ), срок хранения - 5 лет после отчетного года;

- документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета в ООО, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи (п. 2 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете), срок хранения - не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности ООО в последний раз;

- трудовые книжки работников ООО (ст. 66 ТК РФ, Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н);

- данные бухгалтерского и налогового учета ООО и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов; срок хранения - с 17 марта 2021 года - 5 лет, до этой даты 4 года), если иное не предусмотрено законодательством (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ);

- документы, содержащие информацию о бенефициарных владельцах ООО и о принятых мерах по установлению необходимых сведений в отношении бенефициарных владельцев ООО (кроме ООО, относящимся к лицам, указанным в абзацах втором - шестом пп. 2 п. 1 ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 N 115-ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма", далее - Закон N 115-ФЗ). Срок хранения документов - не менее 5 лет со дня получения такой информации (п. 2 и п. 3 ст. 6.1 Закона N 115-ФЗ).

Хранение первичных документов ООО, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ (письмо Минфина от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314). При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" с применением электронной подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

ООО обязаны обеспечивать сохранность документов (в том числе документов по личному составу), в течение сроков их хранения (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", далее - Закон об архивном деле).

ООО вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (п. 2 ст. 13 Закона об архивном деле).

При создании ООО архива можно руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ.., утв. приказом Росархива от 31.07.2023 N 77.

Тема

Хранение документов ООО

См. также

Бухгалтерская (финансовая) отчетность ООО

Внутренние документы ООО

Предоставление информации участникам ООО

Формы документов

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек

Договор на хранение документов между архивом и организацией

Акт приема-передачи документов (в организации)