Энциклопедия решений. Хранение документов ООО (май 2025)

Хранение документов ООО

Общества с ограниченной ответственностью, так же как и другие юридические лица, обязаны хранить документы, предусмотренные действующим законодательством, а также предоставлять указанным в законе лицам информацию о своей деятельности.

Порядок хранения документов ООО и порядок предоставления информации участникам общества и другим лицам должны содержаться в уставе общества (абз. десятый п. 2 ст. 12 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", далее - Закон об ООО).

Помимо устава вопросы хранения документов ООО и предоставления информации участникам могут регулироваться внутренним положением.

Внимание

Положения устава ООО и внутренних документов ООО не могут ограничивать права участников на информацию по сравнению с правами, предоставляемыми им Законом об ООО (п. 3 информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144 "О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ").

Такие положения устава или учредительных документов не будут подлежать применению.

Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем ООО, т.е. единоличным исполнительным органом (директором, генеральным директором) (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон о бухгалтерском учете). ООО должно обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете). При смене директора ООО должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации (п. 4 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Хранение остальных документов ООО, в том числе устава, а также печати ООО (при её наличии) обязан обеспечить также единоличный исполнительный орган общества. При увольнении директор обязан передать документацию, необходимую для осуществления текущей деятельности ООО, и печать вновь избранному директору или лицу, уполномоченному общим собранием участников ООО (постановления АС Дальневосточного округа от 18.05.2017 N Ф03-1567/17, АС Восточно-Сибирского округа от 22.06.2017 N Ф02-1263/17, Четырнадцатого ААС от 03.08.2018 N 14АП-3980/18). Рекомендуется отдельно урегулировать порядок передачи документов при смене руководителя ООО уставом или внутренними документами общества.

При истребовании документов у бывшего руководителя через суд общество может также заявить о присуждении в его пользу денежной суммы на случай неисполнения бывшим директором судебного акта (ст. 308.3 ГК РФ, постановления Третьего ААС от 08.11.2017 N 03АП-5672/17, Второго ААС от 16.06.2017 N 02АП-2590/17).

Участники ООО в случаях и в порядке, которые предусмотрены законом и уставом ООО, вправе получать информацию о деятельности ООО и знакомиться с его бухгалтерской и иной документацией (абз. третий п. 1 ст. 65.2 ГК РФ, абз. третий п. 1 ст. 8, п. 2 ст. 50 Закона об ООО).

Члены совета директоров ООО также имеют право получать информацию о деятельности ООО и знакомиться с его бухгалтерской и иной документацией (абз. второй п. 4 ст. 65.3 ГК РФ).

За нарушение требований законодательства о хранении документов к ООО и к его должностным лицам может быть применена административная ответственность в виде штрафа (ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ)*(1). Если был нарушен порядок хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных), то применяется ответственность, предусмотренная ст. 13.11 КоАП РФ.

При разглашении иной конфиденциальной информации может быть применена ст. 13.14 КоАП РФ. Кроме того, в случае разглашения работником охраняемой законом тайны (коммерческой, служебной и иной), он может быть уволен на основании пп. "в" п. 5 части первой ст. 81 ТК РФ.

При ликвидации ООО, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе его деятельности документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

___________________________________

*(1) При уплате штрафа за совершение этого правонарушения не позднее 20 дней со дня вынесения постановления о наложении штрафа штраф может быть уплачен в размере половины суммы штрафа (ч. 1.3-1 ст. 32.2 КоАП РФ).

Темы

Документы ООО

Хранение, уничтожение и восстановление документов организаций и индивидуальных предпринимателей

См. также

Перечень документов ООО, подлежащих хранению

Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности

Предоставление информации участникам ООО

Порядок ликвидации юридического лица

Передача прежним директором документации, печатей и т.п. хозяйственного общества новому директору

Передача документации, печатей, имущества и т.п. должника арбитражному управляющему

Требование участника ООО о предоставлении информации

Судебная защита права участника ООО на информацию

Энциклопедия судебной практики

Формы документов

Договор на хранение документов между архивом и организацией

Акт приема-передачи документов на хранение в архив

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек

Еще...

Практические ситуации

Построить список