Купить систему ГАРАНТ Получить демо-доступ Узнать стоимость Информационный банк Подобрать комплект Семинары
  • ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
  • АННОТАЦИЯ
  • ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Энциклопедия решений. Хранение документов ООО

Хранение документов ООО

Общества с ограниченной ответственностью, так же как и другие юридические лица, обязаны хранить документы, предусмотренные действующим законодательством, а также предоставлять указанным в законе лицам информацию о своей деятельности.

Порядок хранения документов ООО и порядок предоставления информации участникам общества и другим лицам должны содержаться в уставе общества (абзац десятый п. 2 ст. 12 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", далее - Закон об ООО).

Внимание

Перечень информации, которая подлежит предоставлению участникам ООО, содержится в законе (п. 1 ст. 50 Закона об ООО) и не может быть сокращен уставом ООО (п. 3 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144 "О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ").

Помимо устава вопросы хранения документов ООО и предоставления информации участникам могут регулироваться внутренним положением.

Рекомендуется отдельно урегулироваться порядок передачи документов при смене руководителя ООО.

Положения устава общества не могут ограничивать права участников на информацию по сравнению с правами, предоставляемыми им Законом об ООО. Такие положения устава или учредительных документов не будут подлежать применению.

ООО обязано хранить документы по месту нахождения единоличного исполнительного органа общества либо в ином месте, известном и доступном участникам общества (п. 2 ст. 50 Закона об ООО).

Хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем ООО, т.е. единоличным исполнительным органом (директором, генеральным директором) (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон о бухгалтерском учете). ООО должно обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете). При смене директора ООО должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации (п. 4 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Хранение остальных документов ООО, в том числе устава, а также печати ООО (при её наличии) обязан обеспечить также единоличный исполнительный орган общества. При увольнении директор обязан передать документацию и печать вновь избранному директору или лицу, уполномоченному общим собранием участников ООО (см. например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.07.2014 N Ф02-2632/14).

Следует учитывать, что единоличный исполнительный орган ООО несет ответственность за хранение бухгалтерских документов и в том случае, если была выдана доверенность на представление интересов ООО в налоговой инспекции, но при этом отсутствуют доказательства нахождения бухгалтерских документов у другого лица (см., например, по аналогии с АО постановление ФАС Уральского округа от 02.09.2011 N Ф09-4838/11).

Участники ООО имеют право на доступ к документам общества (абзац третий п. 1 ст. 65.2 ГК РФ, п.п. 3, 4 ст. 50 Закона об ООО).

В соответствие с изменениями в ГК, вступившими в силу с 1 сентября 2014 г., члены совета директоров ООО наряду с участниками общества имеют право получать информацию о деятельности ООО и знакомиться с его бухгалтерской и иной документацией (абзац второй п. 4 ст. 65.3 ГК РФ).

За нарушение требований законодательства о хранении документов к ООО и к его должностным лицам может быть применена административная ответственность (п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ). Если был нарушен порядок хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных), то применяется ответственность, предусмотренная ст. 13.11 КоАП РФ.

При разглашении иной конфиденциальной информации может быть применена ст. 13.14 КоАП РФ. Кроме того, в случае разглашения работником охраняемой законом тайны (коммерческой, служебной и иной), он может быть уволен на основании п. 5 "в" ст. 81 ТК РФ.

При ликвидации ООО, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").


Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.


Информационный блок "Энциклопедия решений. Корпоративное право" - это совокупность уникальных актуализируемых аналитических материалов по наиболее популярным вопросам организации деятельности юридических лиц (АО и ООО)


Каждый материал подкреплен ссылками на нормативные правовые акты, учитывает сложившуюся судебную практику и актуализируется по мере изменения законодательства


Материал приводится по состоянию на май 2021 г.


См. информацию об обновлениях Энциклопедии решений

См. содержание Энциклопедии решений. Корпоративное право


При подготовке "Энциклопедии решений. Корпоративное право" использованы авторские материалы, предоставленные Л. Барковой, С. Борисовой, Е. Дмитриевой, П. Ериным, О. Ефимовой, А. Кузьминой, В. Павленко, В. Пенкиным, И. Разумовой, Е. Титовой, В. Тихонравовой, С. Широковым и др.