Энциклопедия решений. Условия хранения документов АО. Архив АО (ноябрь 2024)

Условия хранения документов АО. Архив АО

Акционерное общество обязано хранить документы, перечень которых установлен действующим законодательством, в течение сроков их хранения (п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", далее - Закон об АО, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", далее - Закон об архивном деле).

Требования к условиям хранения документов АО установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (далее - Положение о хранении документов АО). Хранение первичных документов АО, учетных регистров должно осуществляться с учетом требований Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105.

АО обязано хранить подлинники документов общества, а в случае утраты или повреждения подлинника документа - заверенную в установленном порядке копию такого документа (п. 3.4. Положения о хранении документов АО). Хранение документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ (см, например, письмо Минфина от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314). Хранение информации на машинных носителях следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" с применением электронной подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Документы АО должны храниться в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества до момента их передачи в архив (п. 2 ст. 89 Закона об АО, п. 3.6 Положения о хранении документов АО). При этом, по общему правилу, документы АО обязательному хранению в сейфе не подлежат. Исключение составляют случаи хранения документов с грифом "коммерческая тайна" (п. 3.2. Положения о хранении документов АО). Кроме того, в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками должны храниться опечатанные бюллетени для голосования АО. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, составляется соответствующий акт (п. 3.7. Положения о хранении документов АО).

Все документы, образующиеся в деятельности АО, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями номенклатуры дел общества, утвержденной в установленном порядке (п. 3.5. Положения о хранении документов АО).

Внимание

О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа АО составляется акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа АО и подлежащий хранению вместе с ней, который подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается единоличным исполнительным органом АО, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества (п. 3.4. Положения о хранении документов АО).

Передачу документов из одного структурного подразделения АО в другое необходимо фиксировать в соответствующем учетном журнале (п. 3.3. Положения о хранении документов АО).

Выдача документов сотрудникам АО (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) должна осуществляться под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам АО на срок не более одного месяца; после истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения. При этом на каждый выданный документ должна быть заведена карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа (п. 3.8. Положения о хранении документов АО).

Выдача документов АО для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам АО производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному АО на получение документов общества (п. 3.8. Положения о хранении документов АО).

Архив документов АО

АО вправе создать архив в целях хранения образовавшихся в процессе его деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле, п. 1.4. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, далее - Правила архивного фонда). При создании архива и в процессе хранения документов в архиве АО необходимо руководствоваться положениями, указанными в Правилах архивного фонда.

В определенных случаях документы, образовавшиеся в деятельности АО, либо документы, находящиеся во владении АО, могут подлежать передаче в государственные (муниципальные) архивы.

Например:

1. Если в деятельности АО образовались документы Архивного фонда РФ (архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению), то такие документы могут передаваться в государственные (муниципальные) архивы на основании договора, заключенного обществом с архивом (п. 6.2. Правил архивного фонда).

2. В случае ликвидации АО (если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда РФ), документы постоянного срока хранения и по личному составу подлежат передаче в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в государственный архив на хранение передаются только документы по личному составу работников АО. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим (п. 3.9. Положения о хранении документов АО, ч. 10 ст. 23 Закона об архивном деле).

3. АО обязано обеспечить отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящиеся в его владении архивные документы, отнесенные к федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности, с правом возмещения произведенных на эти цели расходов за счет средств соответственно федерального бюджета в порядке, установленном Правительством РФ, бюджета субъекта РФ в порядке, установленном органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, и бюджета муниципального образования в порядке, установленном органом местного самоуправления (ч. 3 ст. 23 Закона об архивном деле). Документы Архивного фонда РФ и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются АО в архив не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Документы АО со сроками хранения до 10 лет, как правило, в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях АО, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. В исключительных случаях по решению руководителя АО дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив АО по описям дел, документов или по номенклатуре дел (п.п. 2.3, 4.1, 4.2. Правил архивного фонда).

Документы АО, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях, в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (п. 3.6. Положения о хранении документов АО).

Тема

Хранение документов АО

См. также

Экспертиза ценности документов АО

Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности

Предоставление АО информации акционерам

Формы документов

Договор на хранение документов между архивом и организацией

Положение о документообороте предприятия

Акт приема-передачи документов на хранение в архив

Ещё...

Практические ситуации

Построить список