Энциклопедия решений. Хранение документов АО (май 2025)

Хранение документов АО

Акционерное общество обязано по месту нахождения своего исполнительного органа хранить документы, перечень которых установлен действующим законодательством (п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", далее - Закон об АО).

Перечень документов АО, порядок и сроки их хранения определяются в соответствии с:

- Законом об АО;

- Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухучете);

- Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (далее - Положение о хранении документов АО);

- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 236;

- иными нормативными правовыми актами.

Внимание

Уставом АО, внутренним документом общества, регулирующим порядок хранения документов АО, могут быть предусмотрены более длительные сроки хранения документов, чем установленные нормативными правовыми актами (п. 3 ст. 11 Закона об АО, п. 2.2. Положения о хранении документов АО).

Единоличный исполнительный орган АО (директор, генеральный директор, пр.) должен обеспечить организацию хранения документов общества, включая хранение документов бухгалтерского учета (п. 3.1. Положения о хранении документов АО, ч. 1 ст. 7 Закона о бухучете). Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений АО, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества (п. 3.1. Положения о хранении документов АО).

При увольнении единоличный исполнительный орган (директор, генеральный директор) обязан передать документацию вновь избранному единоличному исполнительному органу (постановления АС Московского округа от 21.11.2017 N Ф05-16830/17, Седьмого ААС от 11.05.2017 N 07АП-2614/17). Порядок передачи документов бухгалтерского учета АО при смене руководства общества определяется АО самостоятельно (ч. 4 ст. 29 Закона о бухучете).

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности АО, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия (п. 4.1 Положения о хранении документов АО).

АО обязано хранить подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа (п. 3.4 Положения о хранении документов АО).

В целях хранения образовавшихся в процессе деятельности АО архивных документов общество вправе создать архив (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", далее - Закон об архивном деле). Подробно порядок создания и использования архива регламентирован Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов.., утв. приказом Росархива от 31.07.2023 N 77.

В случаях, предусмотренных законодательством, АО обязано обеспечить условия для сохранения конфиденциальности информации в соответствии с Федеральным законом от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне".

Акционеры АО имеют право доступа к информации о деятельности АО, а также бухгалтерской и иной документации АО (абз. третий п. 1 ст. 65.2 ГК РФ, п.п. 1-3, 5 ст. 91 Закона об АО, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 05.03.1999 N 46-ФЗ "О защите прав и законных интересов инвесторов на рынке ценных бумаг").

Члены совета директоров (наблюдательного совета) АО наряду с акционерами АО имеют право получать информацию о деятельности общества и знакомиться с его бухгалтерской и иной документацией (абз. второй п. 4 ст. 65.3 ГК РФ).

За нарушение требований законодательства о хранении документов к АО и к его должностным лицам может быть применена административная ответственность (п. 1 ст. 13.25 КоАП РФ, постановления Четырнадцатого ААС от 15.03.2018 N 14АП-9814/17, Восемнадцатого ААС от 26.12.2017 N 18АП-15249/17)*(1). Если был нарушен порядок хранения информации о гражданах (персональных данных), то применяется ответственность, предусмотренная ст. 13.11 КоАП РФ.

При разглашении иной конфиденциальной информации может быть применена ст. 13.14 КоАП РФ. Кроме того, в случае разглашения работником охраняемой законом тайны (коммерческой, служебной и иной), он может быть уволен на основании пп. "в" п. 5 части первой ст. 81 ТК РФ.

В случае реорганизации АО, влекущей его прекращение, подлежащие хранению подлинники документов подлежат передаче только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Ели иное не установлено документами АО о реорганизации (договором о слиянии, передаточным актом и т.п.), подлинники документов АО передаются вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов (п. 3.10 Положения о хранении документов АО).

В случае ликвидации АО (ч. 10 ст. 23 Закона об архивном деле, п. 3.9 Положения о хранении документов АО):

1. Если у АО был договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, документы постоянного срока хранения и по личному составу (архивные документы, отражающие трудовые отношения АО с работниками) подлежат передаче в соответствующий государственный архив.

2. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в государственный архив на хранение передаются только документы по личному составу работников АО. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

__________________________________________

*(1) При уплате штрафа за совершение этого правонарушения не позднее 20 дней со дня вынесения постановления о наложении штрафа штраф может быть уплачен в размере половины суммы штрафа (ч. 1.3-1 ст. 32.2 КоАП РФ).

Темы

Документы АО

Хранение, уничтожение и восстановление документов организаций и индивидуальных предпринимателей

См. также

Перечень документов АО, подлежащих хранению

Условия хранения документов АО. Архив АО

Экспертиза ценности документов АО

Предоставление АО информации акционерам

Предоставление документов АО члену совета директоров общества

Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности

Передача прежним директором документации, печатей и т.п. хозяйственного общества новому директору

Передача документации, печатей, имущества и т.п. должника арбитражному управляющему

Формы документов

Акт приема-передачи документов при смене руководителя организации

Практические ситуации

Построить список