Контроль учета, хранения и выдачи родовых сертификатов медицинскими учреждениями (С. Валова, "Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 5, май 2012 г.)

Контроль учета, хранения и выдачи родовых сертификатов медицинскими учреждениями

В рамках национального проекта "Здоровье" осуществляется проект "Родовые сертификаты". В статье рассмотрены вопросы, связанные с проведением региональными отделениями ФСС документальных выездных проверок государственных и муниципальных учреждений здравоохранения, оказывающих медицинскую помощь женщинам в период беременности, родов и послеродовой период на основании талонов родовых сертификатов.

Фонд социального страхования в 2012 году в соответствии с п. 5 ст. 4 Федерального закона от 30.11.2011 N 372-Ф3 "О бюджете Фонда социального страхования Российской Федерации на 2012 год и на плановый период 2013 и 2014 годов" осуществляет оплату медицинской помощи, оказанной:

- женщинам в период беременности, в сумме 3 000 руб.;

- женщинам и новорожденным в период родов и послеродовой период, в сумме 6 000 руб. соответственно за каждую женщину;

- по диспансерному (профилактическому) наблюдению ребенка, в возрасте до трех месяцев поставленного на диспансерный учет, в сумме 1 000 руб. за первые шесть месяцев и 1 000 руб. за вторые шесть месяцев наблюдения.

Согласно Правилам *(1) оплата медицинских услуг по родовым сертификатам производится территориальным органом ФСС на основании договора, заключенного между ФСС и медицинской организацией, имеющей лицензию на осуществление медицинской деятельности, включая работы и услуги по следующим специальностям:

- "акушерство и гинекология" - оплата медицинской помощи женщинам в период беременности;

- "акушерство и гинекология", "педиатрия" и (или) "неонатология" - оплата медицинской помощи женщинам и новорожденным в период родов и послеродовой период;

- "педиатрия", "неврология", "детская хирургия", "стоматология детская", "травматология-ортопедия", "оториноларингология", "офтальмология", "лабораторная диагностика", "функциональная диагностика", "ультразвуковая диагностика" - оплата услуг по диспансерному (профилактическому) наблюдению детей, в возрасте до трех месяцев поставленных на диспансерный учет.

В силу п. 7 Правил для получения средств, выделяемых на оплату услуг, медицинские организации до 10-го числа каждого месяца представляют в территориальные органы ФСС счета на оплату услуг с приложением надлежащим образом оформленных талонов родовых сертификатов и реестров этих талонов.

В свою очередь, территориальные органы ФСС ежемесячно до 20-го числа производят оплату счетов, представленных медицинскими организациями, путем перечисления средств на их лицевые счета (на расчетные счета, открытые медицинским организациям в кредитных организациях).

Таким образом, целью проверки, осуществляемой ФСС, является контроль над соблюдением требований нормативных правовых актов, регулирующих вопросы организации учета и хранения бланков родовых сертификатов, правильностью выдачи учреждениями здравоохранения женщинам родовых сертификатов и обоснованностью предъявления к оплате талонов родовых сертификатов.

Рекомендации по проведению проверок региональными отделениями ФСС даны в Письме ФСС РФ от 06.02.2009 N 02-10/04-956 (далее - Письмо N 02-10/04-956). Ниже рассмотрим основные моменты проверки, которые будут интересны медицинским учреждениям, оказывающим услуги по родовым сертификатам.

Общие положения по проверке родовых сертификатов

В соответствии с п. 2-12 Письма N 02-10/04-956 проверка производится в рамках договора, заключенного между отделением ФСС и учреждением здравоохранения об оплате медицинской помощи, оказанной женщинам в период беременности, родов и послеродовой период.

Основными задачами проверки являются:

- установление соответствия (несоответствия) организации хранения, учета, правильности выдачи учреждениями здравоохранения родовых сертификатов и обоснованности предъявления к оплате талонов родовых сертификатов действующим нормативным правовым актам;

- выявление нарушений (недостатков) в организации работы по хранению, учету и выдаче родовых сертификатов учреждением здравоохранения;

- выявление необоснованно выданных и предъявленных к оплате талонов родовых сертификатов.

Проверка может проводиться в виде единичного контрольного действия или исследования состояния дел на определенном участке деятельности проверяемого учреждения здравоохранения.

Периодичность проведения проверок - не реже одного раза в год.

Проверкой могут быть охвачены отчетный период (квартал) деятельности учреждения здравоохранения, предшествовавший проведению проверки, и текущий период года.

Проверка назначается и проводится на основании решения руководителя отделения ФСС в соответствии с ежеквартальным планом проведения проверок, утверждаемым руководителем отделения ФСС. В решении указываются проверяемое учреждение здравоохранения, состав членов проверяющей комиссии, ее полномочия, а также период проведения проверки. Форма решения приведена в приложении 1 к Письму N 02-10/04-956.

Обратите внимание! Руководителем отделения ФСС могут быть назначены внеплановые проверки учреждений здравоохранения ввиду поступивших жалоб граждан.

Проверки проводятся работниками контрольно-ревизионных отделов, иными работниками отделения ФСС, уполномоченными на проведение проверок. Срок проверки исчисляется в календарных днях и не может превышать пяти дней. Срок проведения проверки учреждения здравоохранения, имеющего филиалы, увеличивается не более чем на три дня для каждого филиала (п. 12 Письма N 02-10/04-956).

Подготовительные мероприятия, предшествующие проверке

Перед проведением проверки проверяющие изучают имеющиеся в отделении ФСС следующие документы и сведения (п. 15 Письма N 02-10/04-956):

- установленные формы статистической отчетности, характеризующие состояние и результаты деятельности проверяемого учреждения здравоохранения;

- счета на оплату медицинской помощи, оказанной женщинам в период беременности, родов и послеродовой период, с приложением соответствующих талонов родовых сертификатов, которые подтверждают оказание услуг, а также реестров указанных талонов, представленных к оплате проверяемым учреждением здравоохранения;

- результаты предыдущих проверок;

- обращения граждан по вопросам деятельности проверяемого учреждения здравоохранения (если такие поступали), публикации в средствах массовой информации (если таковые имели место).

При подготовке к проверке внимание будет обращено:

- на наличие договора между отделением ФСС и медицинским учреждением;

- на наличие лицензии на медицинскую деятельность в части осуществления работ и оказания услуг в акушерстве и гинекологии и (или) педиатрии;

- на наличие, своевременность и обоснованность предоставления ежеквартальных заявок на бланки родовых сертификатов учреждениями здравоохранения за проверяемый период;

- на соответствие данных, содержащихся в талонах родовых сертификатов, данным реестра талонов родовых сертификатов за проверяемый период для выявления расхождений по количеству и содержанию, а также правильность и полноту заполнения талонов родовых сертификатов, представленных учреждениями здравоохранения к оплате в отделение ФСС с учетом требований законодательства РФ.

Для справки. Инструкция по заполнению родового сертификата и Порядок обеспечения родовыми сертификатами государственных и муниципальных учреждений здравоохранения, их учета и хранения утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 28.11.2005 N 701.

Особое внимание перед проведением проверки будет обращено на оформление талонов родовых сертификатов в части (п. 16 Письма N 02-10/04-956):

- наличия подписи руководителя;

- наличия печати (при отсутствии у женской консультации (родильного дома) печати талон родового сертификата заверяется печатью учреждения здравоохранения, в состав которого входит женская консультация (родильный дом));

- наличия исправлений или зачеркнутого текста (допускается не более двух исправлений в одной части родового сертификата), которые должны быть подтверждены записью "исправленному верить", подписью руководителя и печатью учреждения здравоохранения;

- соответствия номеров бланков родовых сертификатов, выданных отделением ФСС, номерам, указанным в соответствующих реестрах талонов родовых сертификатов, и данным, имеющимся в отделении ФСС.

К сведению. Изменения в талоне родового сертификата, подтвержденные соответствующими документами (например, изменение фамилии женщины, номера и серии паспорта), исправлениями не считаются.

В случае заполнения талонов родовых сертификатов с нарушением требований к их заполнению, установленных вышеуказанной инструкцией, они подлежат возврату в учреждения здравоохранения на дооформление.

Проверка организации учета и хранения родовых сертификатов

Согласно п. 5 Порядка обеспечения родовыми сертификатами государственных и муниципальных учреждений здравоохранения, их учета и хранения, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития РФ от 28.11.2005 N 701 (далее - Порядок), родовые сертификаты являются документами строгой отчетности. Они должны храниться в специальных помещениях, сейфах или специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками.

Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся родовые сертификаты, должны быть закрыты на замки и опечатаны.

В силу п. 8 Порядка учет прихода и расхода родовых сертификатов на бумажном носителе осуществляется в книге учета прихода родовых сертификатов женской консультацией, форма которой приведена в приложении 2 к Порядку. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и иметь на последней странице запись, содержащую количество страниц, наименование, печать и подпись руководителя учреждения здравоохранения.

Записи в книге производятся в хронологическом порядке лицом, ответственным за получение, выдачу и хранение родовых сертификатов. Ответственное лицо назначается приказом руководителя учреждения здравоохранения.

Последней страницей в книге учета является внутренний лист, а не внутренняя часть задней обложки. Поэтому печать ставится и все записи производятся на последней странице последнего внутреннего листа.

При проведении проверки проверяющие обратят внимание на следующие позиции:

- наличие приказа руководителя о назначении лица, ответственного за получение, выдачу и хранение родовых сертификатов;

- условия хранения родовых сертификатов;

- состояние и ведение учета талонов родовых сертификатов (в электронном виде или на бумажных носителях) в учреждении здравоохранения.

Обратите внимание! Оформленные корешки родовых сертификатов должны храниться в учреждениях здравоохранения в течение трех лет, после чего они уничтожаются. Уничтожение оформляется актом об уничтожении корешков родовых сертификатов, срок хранения которых истек.

При проверке будет обращено внимание на:

- списание испорченных родовых сертификатов в учреждении здравоохранения по истечении трех лет;

- количество испорченных родовых сертификатов за проверяемый период;

- наличие актов об уничтожении корешков родовых сертификатов, срок хранения которых истек;

- наличие актов об уничтожении испорченных родовых сертификатов.

Кроме того, ревизором будет проведена сверка количества полученных от отделения ФСС родовых сертификатов (на основании накладных) с регистрацией их в книге учета родовых сертификатов. В ходе контрольного мероприятия будут произведены снятие остатка бланков родовых сертификатов на начало проверки и сверка этих данных с книгой учета прихода, выдачи и с книгой учета испорченных, утерянных, похищенных родовых сертификатов.

Проверка правильности выдачи учреждением родовых сертификатов и обоснованности предъявления их к оплате

Проверка правильности выдачи учреждением здравоохранения родовых сертификатов и обоснованности предъявления к оплате талонов родовых сертификатов осуществляется с использованием данных о женщинах, содержащихся в амбулаторных картах (в женских консультациях), медицинских картах (в роддомах), а также с использованием данных о детях, содержащихся в медицинских картах (в детской поликлинике) и иных медицинских документах (п. 20 Письма N 02-10/04-956).

При проведении проверки будет обращено внимание на следующие позиции:

- правильность и полнота заполнения корешков родовых сертификатов;

- соответствие номера страхового полиса обязательного медицинского страхования, указанного в корешке родового сертификата, имеющейся базе данных территориального отделения фонда ОМС для подтверждения правильности заполнения номера полиса ОМС (при отсутствии базы данных сверка не производится);

- соответствие номера полиса ОМС и ФИО, страхового номера индивидуального лицевого счета (СНИЛС), содержащегося в корешке родового сертификата, амбулаторной карте (медицинской карте) для подтверждения их соответствия;

- соответствие даты постановки женщины на учет в женской консультации, указанной в амбулаторной карте, дате выдачи родового сертификата для уточнения сроков непрерывного наблюдения и ведения женщины на амбулаторно-поликлиническом этапе. По общему правилу родовой сертификат должен выдаваться женщине с 30 недель беременности (в случае многоплодной беременности - с 28 недель) женскими консультациями. При этом непрерывное наблюдение женщины на амбулаторно-поликлиническом этапе в женской консультации в течение 12 недель является обязательным условием для оплаты услуг по медицинской помощи, оказанной женщине женской консультацией;

- исход родов. Обращаем ваше внимание, что талон N 2 родового сертификата не подлежит оплате в случае смерти матери и (или) ребенка в период нахождения в родильном доме (за исключением случаев смерти одного или нескольких детей при рождении двоих и более детей при сохранении жизни матери и хотя бы одного ребенка);

- соответствие даты рождения ребенка (даты родов) периоду начала первых шести месяцев диспансерного (профилактического) наблюдения ребенка в части соблюдения условий постановки ребенка на диспансерный учет;

- соответствие даты начала вторых шести месяцев диспансерного (профилактического) наблюдения ребенка дате постановки ребенка на диспансерный учет, а также дате окончания первых шести месяцев диспансерного (профилактического) наблюдения ребенка;

- соблюдение учреждением здравоохранения необходимых для оплаты сроков диспансерного (профилактического) наблюдения ребенка, факт наличия (отсутствия) оказания платных медицинских услуг в течение первых и вторых шести месяцев диспансерного (профилактического) наблюдения ребенка учреждением, осуществляющим диспансерное (профилактическое) наблюдение ребенка.

В соответствии с п. 22 Письма N 02-10/04-956 проверяющий должен обратить внимание на:

- наличие исправлений в корешке родового сертификата;

- несоответствие фамилии, имени, отчества женщины фамилии, имени, отчеству, указанным в полисе ОМС, СНИЛС, или наоборот;

- расхождение адреса регистрации по месту жительства, указанного в корешке родового сертификата, с копиями документов, подтверждающих регистрацию;

- отсутствие документов, удостоверяющих личность и подтверждающих законность проживания на территории РФ;

- расхождение дат постановки на учет в амбулаторной карте женщины и корешке родового сертификата;

- нарушение сроков непрерывного наблюдения и ведения женщины на амбулаторно-поликлиническом этапе и выдачи родовых сертификатов (не менее 12 недель и не ранее 30 недель беременности или до 28 недель - в случае многоплодной беременности);

- постановку ребенка на диспансерный учет после трех месяцев жизни.

При установлении факта оказания платных медицинских услуг (кроме "бытовых" сервисных услуг), в том числе в рамках договоров добровольного медицинского страхования, в учреждении здравоохранения запрашиваются все документы, касающиеся их предоставления (журналы регистрации (учета) оказания платных услуг, договоры об оказании платных услуг и т.д.).

Сведения, содержащиеся в полученных документах, сверяются с реестрами талонов родовых сертификатов и талонами родовых сертификатов, представленными к оплате.

Оформление результатов проверки

Заключительным этапом контрольного мероприятия является составление по результатам проверки учреждения здравоохранения справки о проверке, которая подписывается как лицами, проводившими проверку, так и руководителем учреждения здравоохранения. Форма справки приведена в приложении 3 к Письму N 02-10/04-956.

Справка составляется в двух экземплярах, один из которых остается на хранении в отделении ФСС, а другой передается руководителю проверяемого учреждения здравоохранения.

При наличии возражений и (или) замечаний по фактам, изложенным в справке, подписывающие ее должностные лица учреждения здравоохранения делают об этом оговорку перед своей подписью и представляют письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам проверки и являются их неотъемлемой частью.

К сведению. Должностные лица учреждения здравоохранения вправе в случае несогласия с фактами, изложенными в справке, а также с выводами и предложениями проверяющих в течение 15 рабочих дней со дня ее получения представить в соответствующее отделение ФСС письменное объяснение мотивов отказа подписать справку или возражения по справке в целом либо по ее отдельным положениям. При этом к письменному объяснению (возражению) должны быть приложены или в вышеуказанный срок переданы в ФСС документы (их заверенные копии), подтверждающие обоснованность возражений или мотивы неподписания справки (п. 29 Письма N 02-10/04-956).

При выявлении случаев предъявления учреждениями здравоохранения к оплате талонов родовых сертификатов в нарушение Правил и условий оплаты сумма, уплаченная отделением ФСС по указанным талонам родовых сертификатов, подлежит возврату учреждением здравоохранения в ФСС либо засчитывается в счет последующих платежей.

Учреждению здравоохранения может быть предложено уменьшить сумму в счетах, представляемых в последующих периодах к оплате в ФСС, на сумму услуг, оплаченных по талонам родовых сертификатов, необоснованно предъявленным к оплате.

Уменьшение суммы учреждением здравоохранения отражается только в счете на оплату. В данном счете делается расшифрованная запись по суммам. Уменьшение суммы в реестре талонов и счете-фактуре, представляемых учреждением здравоохранения в последующем периоде к оплате, на сумму оплаченных услуг по талонам родовых сертификатов, необоснованно предъявленным к оплате, не допускается (п. 34 Письма N 02-10/04-956).

С. Валова,

эксперт журнала "Ревизии и проверки финансово-хозяйственной

деятельности государственных (муниципальных) учреждений"

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 5, май 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Правила финансового обеспечения расходов на оплату медицинским организациям услуг по медицинской помощи, оказанной женщинам в период беременности, и медицинской помощи, оказанной женщинам и новорожденным в период родов и в послеродовой период, а также диспансерному (профилактическому) наблюдению ребенка в течение первого года жизни, утв. Постановлением Правительства РФ от 31.12.2010 N 1233.