Полезные советы о том, как заполнить Книгу учета доходов и расходов (H.А. Кулюкина, "Упрощенка", N 5, май 2012 г.)

Полезные советы о том, как заполнить Книгу учета доходов и расходов

Если у вас "упрощенка" с объектом доходы. Книгу учета доходов и расходов должны заполнять все "упрощенцы". Поэтому в статье вы найдете рекомендации и для себя.

Налоговый учет доходов и расходов организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, ведут в Книге учета. Для хозяйственных операций предназначен раздел 1, именно о нем и пойдет дальше речь. Он состоит из пяти граф. В графе 1 записывают порядковый номер, в графе 2 - дату и номер первичного документа, на основании которого делается запись, в графе 3 - содержание операции, в графах 4 и 5 - сумму доходов и расходов. На первый взгляд заполнить Книгу учета несложно. Однако количество вопросов, приходящих в редакцию о том, как отразить ту или иную операцию, свидетельствует об обратном. Мы проанализировали вопросы и постарались сформулировать универсальные правила заполнения Книги учета. Насколько удачно это получилось - судить вам.

Правило N 1. В Книгу учета записывайте только те доходы и расходы, которые влияют на налоговую базу

В Книге учета отражают хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период. Но заносить в налоговый регистр нужно лишь те показатели, которые влияют на налоговую базу. В графе 4 документа показывайте только облагаемые доходы. К ним относятся доходы от реализации, определяемые согласно статье 249 НК РФ, и внереализационные доходы, перечисленные в статье 250 НК РФ (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). А вот доходы из статьи 251 НК РФ при расчете "упрощенного" налога не учитываются. Значит, и записывать их в графу 4 не нужно.

Что касается учитываемых расходов, то их исчерпывающий перечень приведен в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. И только траты из этого перечня можно заносить в графу 5 Книги учета.

Правило N 2. Вычет по "упрощенному" налогу рассчитывайте не в Книге учета, а в отдельном регистре

У "упрощенцев" с объектом доходы часто возникает такой вопрос: нужно ли отражать в Книге учета страховые взносы и пособия по временной нетрудоспособности, на которые разрешается снизить "упрощенный" налог? Отвечаем сразу - нет, не нужно.

Вычет по "упрощенному" налогу отражают лишь в декларации, составляемой по итогам года. А вот в Книге учета строки для него не отведены. В то же время, поскольку "упрощенный" налог уплачивается ежеквартально, плательщик должен раз в квартал рассчитывать и сумму вычета. Такой расчет можно делать в самостоятельно разработанном регистре. О том, по какой форме его можно вести, читайте на с. 74 этого номера журнала.

Обратите внимание! "Упрощенцам" с объектом доходы не нужно отражать в Книге учета страховые взносы и пособия по болезни, которые включаются в вычет по "упрощенному" налогу.

Правило N 3. Минимальный налог в Книге учета доходов и расходов не записывайте

Не попадет в Книгу учета доходов и расходов и минимальный налог. Его по итогам года исчисляют "упрощенцы" с объектом налогообложения доходы минус расходы и уплачивают, если рассчитанная сумма превышает "упрощенный" налог по итогам года. Все подобные исчисления нужно делать опять же в декларации. Уплаченный минимальный налог расходом при УСН не является, и по факту уплаты заносить соответствующую сумму в Книгу учета доходов и расходов не нужно.

Другой вопрос, что разницу между минимальным и "упрощенным" налогом за прошлый год вы можете перенести на расходы текущего года, учитываемые при подсчете "упрощенного" налога. Это норма пункта 6 статьи 346.18 НК РФ. Однако, во-первых, такой перенос нужно делать только при расчете "упрощенного" налога по итогам года. А во-вторых, показывайте разницу не в разделе I Книги учета, а в справке к этому разделу, ну и в декларации по "упрощенному" налогу.

Можно в течение 10 лет переносить и убытки прошлых лет (отрицательную разницу между полученными доходами и расходами). Такие убытки отражаются в разделе 3 Книги учета доходов и расходов, а также в декларации.

На заметку. Посредники, участвующие в расчетах, включают в доходы только свое вознаграждение

У посредников, участвующих в расчетах, облагаемой суммой являются не все деньги, полученные в кассу или на расчетный счет, а лишь те, что составляют сумму вознаграждения. Ведь в подпункте 9 пункта 1 статьи 251 НК РФ сказано, что в налоговой базе не учитываются доходы, поступившие посреднику в связи с исполнением им своих обязательств по договору комиссии или агентскому договору. А также не учитываются суммы, поступившие в счет возмещения его затрат, если такие затраты не являются по договору расходами посредника. Соответственно посреднику в разделе I Книги учета нужно отражать только свое комиссионное вознаграждение.

Правило N 4. На возвращенные авансы уменьшайте доходы

При УСН доходы учитываются кассовым методом. Получив деньги от покупателя или заказчика, вы должны их сумму отразить в доходах и занести в графу 4 Книги учета, даже если это аванс. В графе 2 укажите реквизиты первичного документа. При наличных расчетах таким документом будет кассовый чек, а при безналичных - выписка банка.

А как быть, если аванс впоследствии пришлось вернуть? Это может произойти, например, в следующих случаях:

1) вы расторгли с заказчиком договор и не выполнили (не оказали) до конца работы (услуги);

2) уменьшилась стоимость товаров (работ, услуг), после того как покупатель или заказчик перечислил первоначально установленную сумму;

3) покупатель вернул бракованный товар.

Во всех этих ситуациях вам придется вернуть ранее полученные деньги. А в какой части Книги учета нужно отразить такую операцию: доходной или расходной? В день возврата вы можете уменьшить доходы (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Поэтому сумму возвращенного аванса запишите в графу 4 со знаком "минус". В графе 2 укажите реквизиты документа, подтверждающего возврат аванса, например платежного поручения. Если же вы решите поступить по-другому и учтете возвращенную сумму в расходах в графе 5 Книги учета, то допустите ошибку. Дело в том, что в графе 5 фиксируют только расходы из перечня пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, а возвращенных авансов в нем нет.

На заметку. "Входной" НДС в Книге отражайте отдельной строкой

"Упрощенцы" вправе учесть в расходах НДС, входящий в стоимость товаров, материалов, работ и услуг. "Входной" НДС фигурирует в подпункте 8 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ как самостоятельный расход, поэтому его нужно показывать отдельно. Поступив по-другому, вы допустите ошибку, но она некритична, так как налоговая база не изменится. В графе 2 укажите реквизиты накладной или акта, а также платежного поручения. В этих документах НДС выделен из общей стоимости. На наш взгляд, этого достаточно, чтобы отразить его в виде отдельного расхода. Однако чиновники настаивают на том, что необходим еще и счет-фактура (письмо Минфина России от 24.09.2008 N 03-11-04/2/147). Поскольку все плательщики НДС обязаны выдавать счета-фактуры при реализации, попросите, чтобы такой документ предоставили и вам. Вычетом по НДС вы воспользоваться не сможете. Однако подстрахуете себя на случай претензий по поводу учета НДС в расходах.

Пример. Налоговый учет аванса, возвращенного покупателю

ООО "Мастер" применяет УСН с объектом налогообложения доходы и торгует офисной техникой. Организация заключила договор поставки 10 компьютеров стоимостью 25 000 руб. каждый. Полная оплата товара авансом получена 4 апреля. Однако 6 апреля компания поставила не 10, а 7 компьютеров и вернула покупателю деньги за 3 компьютера. Отразим операции в налоговом учете.

ООО "Мастер" 4 апреля получило в счет будущей поставки 250 000 руб. (25 000 руб. х 10 шт.). Всю сумму аванса нужно сразу же отразить в доходах. Поскольку компьютеры были поставлены не все, организация вернула покупателю 75 000 руб. (25 000 руб. х 3 шт.).

Памятка. На сумму возвращенного аванса следует уменьшить доходы. Учитывать эту сумму в расходах нельзя.

Таблица

Фрагмент заполнения Книги учета доходов и расходов ООО "Мастер" за 2012 год

N п/п	Дата и номер первичного документа	Содержание операции	Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы	Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы
1	2	3	4	5
...	...	...	...	...
81	Выписка банка от 04.04.2012 N 69	Получен аванс от покупателя	250 000	-
82	Платежное поручение от 06.04.2012 N 42	Возвращена часть аванса	-75 000	-
...	...	...	...	...

На эту сумму 6 апреля нужно уменьшить доходы. Заполненную Книгу учета доходов и расходов мы привели в таблице.

Отдельно следует сказать о доходах в натуральной форме. Речь идет о ситуации, когда имущество получено по договору дарения или договору мены. И в том и в другом случае образуется облагаемый доход. Когда его следует отразить в Книге учета? В день получения объекта, то есть на дату подписания акта приемки-передачи имущества (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Определите рыночную стоимость имущества и укажите ее в графе 4 Книги учета доходов и расходов (п. 4 ст. 346.18 НК РФ). В графе 2 зафиксируйте реквизиты договора, акта и бухгалтерской справки, в которой рассчитывали рыночную стоимость.

Суть вопроса. Рыночную стоимость имущества, полученного по договору дарения или договору мены, нужно отразить в доходной графе Книги учета в день подписания акта приемки-передачи.

Правило N 5. Расходы, оплаченные авансом, фиксируйте в Книге учета в том месяце, к которому эти расходы относятся

"Упрощенцы" признают только оплаченные и осуществленные расходы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Другими словами, одной оплаты мало, вы должны получить товары, материалы и другое имущество, воспользоваться услугами и принять работы. То есть у вас должны быть платежные документы и документы на приход. Следовательно, только после этого расходы можно будет занести в Книгу учета.

В первую очередь об этом следует помнить тем, кто оплачивает свои покупки авансом. Например, арендаторам. Дело в том, что арендную плату обычно перечисляют до начала месяца, в котором планируется использовать помещение. Чтобы учесть ее в расходах, нужно дождаться окончания месяца. Поэтому в Книге учета арендную плату можно отразить только в последний день оплаченного месяца. Также следует поступить и в том случае, когда за аренду заплатили сразу за год. Перечисленную сумму разделите на количество месяцев и каждую равную часть указывайте в Книге учета в последние дни оплаченных месяцев. Такую же точку зрения высказал Минфин России в письме от 30.03.2012 N 03-11-06/2/49. Первичными документами для учета таких расходов будут договор аренды, платежное поручение и акт передачи помещения в пользование. Реквизиты "первички" зафиксируйте в графе 2.

Похожие вопросы могут возникнуть и у тех, кто ежемесячно оплачивает мобильную связь. Мы говорим о ситуации, когда сим-карта оформлена на организацию и по телефону ведутся только рабочие разговоры. В этом случае стоимость разговоров можно списать на расходы. Запись в Книге учета сделайте после того, как истечет месяц, в котором велись переговоры, и будет оплачен счет телефонной компании. Расходы на услуги мобильной связи удостоверят договор с оператором и платежные поручения (кассовые чеки).

H.А. Кулюкина,

эксперт журнала "Упрощенка"

Нюансы, требующие особого внимания

В Книге учета следует указывать только облагаемые доходы и учитываемые расходы. Показатели, которые на налоговую базу не влияют, в Книгу учета заносить не нужно.

Доходы показывайте в день поступления денег на расчетный счет или кассу, даже если это аванс.

Расходы отражайте в Книге учета только после того, как будут выполнены все условия для их учета.

"Упрощенка", N 5, май 2012 г.