С какими вопросами сталкивается бухгалтер, когда фирма открывает обособленное подразделение (М.А. Заречная, "Упрощенка", N 5, май 2012 г.)

С какими вопросами сталкивается бухгалтер, когда фирма открывает обособленное подразделение

Если у вас "упрощенка" с объектом доходы. При открытии обособленного подразделения вам также придется соблюсти необходимые юридические процедуры. Поэтому рекомендуем со всем внимательно ознакомиться.

Новый офис, склад или иное производственное помещение, расположенное вне места нахождения организации, является обособленным подразделением, если в нем оборудовано хотя бы одно стационарное рабочее место на срок более одного месяца. Такое определение содержится в статье 11 НК РФ. При открытии подразделения у организации возникают новые обязанности, связанные не только с расчетом и уплатой налогов и взносов, но также и с постановкой такого подразделения на учет.

Мы расскажем о том, на что бухгалтер должен обратить внимание, чтобы не допускать ошибок. Надеемся, что наши рекомендации помогут вам все сделать вовремя и избежать нарушений и ненужных проблем.

Шаг N 1. Проверьте, не является ли подразделение филиалом или представительством

Организациям, применяющим УСН, открывать филиалы либо представительства опасно (подп. 1 п. 3 ст. 346.12 НК РФ). Если это произойдет, право на применение УСН будет утеряно. Соответственно главный вопрос, волнующий бухгалтера, - как быть уверенным в том, что открытие обособленного подразделения не привело к появлению филиала?

Ключевым отличием филиала и представительства является то, что информация о их наличии должна содержаться в уставе организации. Ну и кроме того, у филиалов и представительств есть свои особые функции. Согласно статье 55 ГК РФ представительства называются так потому, что обязаны представлять интересы юридического лица и осуществлять их защиту. Филиалы же должны выполнять все функции юридического лица или их часть, в том числе и функции представительства.

Для справки. Представительства представляют и защищают интересы юридических лиц. Филиалы выполняют все функции юридического лица или их часть.

Следовательно, вам нужно выяснить, не собирается ли ваше руководство регистрировать подразделение как филиал или представительство и наделять его соответствующими функциями. Если да, то постарайтесь директора от такого действия отговорить, например, при помощи следующих аргументов. При открытии как филиала, так и представительства фирма теряет право на "упрощенку". Причем теряет с начала квартала, в котором зарегистрированы изменения в уставе (п. 4 ст. 346.13 НК РФ). Чем это грозит? Тем, что потерявшие право на "упрощенку" обязаны с начала квартала начислять все налоги общего режима - налог на прибыль, НДС, налог на имущество. И больше всего проблем возникнет именно с НДС. Ведь нужно начислить его со стоимости всех уже реализованных товаров, работ и услуг за текущий квартал. А если покупатель или заказчик уже рассчитались с вашей организацией и не согласились доплачивать, то НДС придется платить за счет собственных средств.

Если вы уплачивали страховые взносы по льготным ставкам, то при потере права на УСН придется доплачивать взносы. И уже с начала расчетного периода, то есть с 1 января. Кроме того, придется сдавать уточненные расчеты по взносам.

Полагаем, руководитель согласится с тем, что вынужденный переход на общий режим несет для организации только потери. Уж лучше перейти на обычную систему налогообложения с начала следующего года добровольно, а потом зарегистрировать филиал или представительство. Либо можно вообще открыть другое юрлицо с филиалом и сразу применять общий режим.

Если вы убедили руководство не создавать филиал или представительство, а обойтись обычным обособленным подразделением, то идем дальше.

Обратите внимание! При регистрации филиала или представительства организация должна перейти на общий режим налогообложения с начала квартала, в котором проведена регистрация.

Шаг N 2. Известите налоговую инспекцию и фонды об открытии обособленного подразделения

Обособленное подразделение необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции по месту нахождения. Отметим, что сделать это нужно, если оно находится на территории, подведомственной иной налоговой инспекции, чем та, в которой состоит на учете сама организация. Регистрация проходит следующим образом: в свою инспекцию, где вы состоите на учете, подайте сообщение об открытии обособленного подразделения. Его форма N С-09-3-1 утверждена приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@. Срок подачи - в течение одного месяца с момента создания подразделения. Никаких дополнительных документов прикладывать к сообщению не нужно. И обращаться в инспекцию по месту нахождения подразделения, чтобы его зарегистрировать, также не нужно. На основании поданного сообщения ваша налоговая инспекция в течение пяти дней поставит обособленное подразделение на учет (п. 4 ст. 83 и п. 2 ст. 84 НК РФ).

Сообщение можно принести в налоговую инспекцию самостоятельно, отправить по почте заказным письмом либо прислать по ТКС, заверив ЭЦП руководителя организации или иного уполномоченного доверенностью лица.

Отметим, что опоздание с подачей сообщения о постановке на учет подразделения обойдется компании в 10 000 руб. штрафа (п. 1 ст. 116 НК РФ). Поэтому важно определиться, с какого именно момента обособленное подразделение можно считать созданным. Четко этот вопрос в Налоговом кодексе, к сожалению, не урегулирован. По мнению специалистов Минфина, о наличии обособленного подразделения у организации говорит созданное там стационарное рабочее место (письмо Минфина России от 18.02.2010 N 03-02-07/1-67). Таким образом, отсчитывать месяц следует со дня создания этого рабочего места или, например, со дня приема на работу первого работника в обособленное подразделение. И во избежание споров с налоговиками в месячный срок стоит уложиться и подать сообщение в инспекцию.

Важное обстоятельство. Сообщение об открытии обособленного подразделения в ПФР и ФСС подается в произвольной форме.

Кроме того, сообщить об открытии нового подразделения нужно отделениям ПФР и ФСС, в которых зарегистрирована организация. Сообщение подается в произвольной форме не позднее месяца со дня создания подразделения (подп. 2 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Если этого не сделать, то вам могут предъявить штраф в размере 200 руб. (ст. 48 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Шаг N 3. Изучите договор аренды

Следующее действие следует предпринять бухгалтерам организаций, которые применяют УСН с объектом доходы минус расходы. И для нового офиса, склада, магазина или иного подразделения арендуют помещение.

Рекомендуем внимательно просмотреть договор аренды. Конечно, договорами должны заниматься юристы, а не бухгалтеры. Но, к сожалению, не во всех небольших организациях есть юристы. А если и есть, то бухгалтеру стоит самому обратить внимание на некоторые моменты, чтобы впоследствии без проблем отражать расходы по договору.

Первый момент - срок действия договора. Согласно пункту 2 статьи 651 ГК РФ договор аренды недвижимого имущества на срок не менее года считается заключенным после его государственной регистрации. А расходы в виде арендной платы, перечисленной по незарегистрированному договору, налоговики могут просто не принять. Поэтому гораздо проще заключить договор на срок менее 12 месяцев. Тогда и регистрировать ничего не придется, и арендную плату можно учесть в расходах (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Заметим, что договор, заключенный на срок менее года и впоследствии пролонгированный в соответствии с его условиями, также не требуется регистрировать. Так что если срок вашего договора аренды составляет 12 месяцев и более, то нужно либо переоформить его, либо проверить, чтобы он был зарегистрирован надлежащим образом.

Суть вопроса. В договоре аренды бухгалтеру стоит внимательно прочитать условия, касающиеся срока договора, коммунальных платежей и обязанностей по ремонту.

Второй момент - коммунальные платежи. Если планируется их перечислять арендодателю, то должно быть соответствующее условие в договоре. Например, указана величина арендной платы уже с учетом коммунальных платежей, или условие о том, что арендатор перечисляет арендодателю, кроме фиксированной суммы, еще и компенсацию стоимости фактически потребленных коммунальных услуг. Тогда все перечисленные арендодателю суммы арендатор сможет учесть в налоговой базе при УСН на основании подпункта 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Если же в договоре указана величина арендной платы без учета коммунальных платежей и нет дополнительных условий, а арендодатель требует перечислять ему еще и компенсацию, то эту компенсацию включить в расходы арендатору не удастся. В этом случае вам следует поднять вопрос об изменении условий договора.

Если же ваша организация будет перечислять коммунальные платежи самостоятельно на счета обслуживающих предприятий, то соответствующее условие должно содержаться в договоре. Тогда стоимость коммунальных услуг получится отразить в расходах, но в составе материальных (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

И третий момент - обязанности по ремонту. В соответствии с положениями статьи 616 ГК РФ обязанности по капитальному ремонту лежат на арендодателе, а по текущему - на арендаторе (если иное не предусмотрено законом или договором аренды). Так что если условия о ремонте в договоре нет, то арендатор может провести только текущий ремонт помещения и соответственно учесть его стоимость в расходах согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Конечно, никто (кроме арендодателя) не запретит ему делать и капитальный ремонт, но расходы при отсутствии соответствующего условия в договоре, будут неоправданны и учесть их согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ в налоговой базе при УСН не получится.

Шаг N 4. Отразите расходы на открытие подразделения

Расходы, возникшие при открытии нового офиса или склада, можно учесть в налоговой базе при УСН.

Наверняка для нового подразделения приобретали мебель, компьютеры и различное оборудование. Можно ли учесть расходы на покупку? Если все это будет использоваться в хозяйственной деятельности, то безусловно. Порядок учета зависит от стоимости купленного имущества. Если она выше 40 000 руб., объект относится к основным средствам. И его стоимость можно списать в расходы после оплаты и ввода в эксплуатацию равными долями в последние дни кварталов, оставшихся до конца налогового периода (подп. 1 п. 1 и п. 3 ст. 346.16, подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если не выше, это будет неамортизируемое имущество (ст. 256 НК РФ). И его стоимость учитывается в расходах единовременно после оплаты и ввода в эксплуатацию (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отметим, что стоимость объектов, которые не используются в хозяйственной деятельности напрямую (например, кофеварка для работников), учесть в расходах не получится.

Важное обстоятельство. Стоимость недвижимого имущества можно списать в расходы только после подачи документов на государственную регистрацию.

Кстати, если организация не арендует, а приобретает помещение для обособленного подразделения, то расходы эти, разумеется, не пропадут для налогообложения. Помещение будет учитываться в составе основных средств, и затраты на покупку можно списывать до конца налогового периода равными долями. Правда, кроме оплаты и ввода в эксплуатацию, понадобится выполнить еще одно условие - подать документы на государственную регистрацию права собственности на объект.

Следующий вид расходов, который может возникнуть при открытии нового подразделения, - это оплата внеурочной работы сотрудников. Можно ли учесть подобные доплаты в расходах при упрощенной системе? Да, конечно. Это будут расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), состав которых определяется в соответствии со статьей 255 НК РФ. И в пункте 3 этой статьи указаны начисления стимулирующего или компенсирующего характера. К ним относятся и доплаты за сверхурочную работу, работу в выходные или праздничные дни, а также за выполнение дополнительных функций.

Ну и конечно же, у вас могут быть транспортные расходы, связанные с перевозкой мебели, оборудования и т.п. И эти расходы не пропадут для налогообложения. Если используется свой транспорт, то затраты на бензин и т.п. можно учесть согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Услуги сторонних организаций по перевозке имущества из одного офиса, цеха или склада в другой можно учесть в составе материальных расходов.

Шаг N 5. Подготовьтесь к ведению учета

После того как все перечисленные действия выполнены, можно расслабиться и подождать, пока новое подразделение начнет работать. Но прежде лучше выяснить, что изменится в вашей повседневной работе в связи с открытием подразделения.

Сразу скажем, что учет нужно будет вести как обычно. Все доходы и расходы, отражаемые в налоговой базе, вы записываете в Книге учета доходов и расходов. Причем ведете единую Книгу учета по всей организации. Отдельной Книги учета для обособленного подразделения оформлять не нужно. Что касается информации о том, как платить налоги и взносы при наличии подразделения, то ее мы привели в таблице.

Таблица

Порядок уплаты налогов и сдачи отчетности при наличии у организации на УСН обособленных подразделений

Вид налога или взноса	Место уплаты	Место сдачи отчетности	Примечание
Налог при УСН по всем видам деятельности, с учетом доходов обособленного подразделения	Г*	Г	Пункт 6 статьи 346.21 и пункт 1 статьи 346.23 НК РФ
НДФЛ с доходов сотрудников обособленного подразделения	П*	П	Налог следует уплачивать по месту учета подразделения (п. 7 ст. 226 НК РФ). А по поводу сдачи справок 2-НДФЛ в НК РФ нет четкого ответа. Однако специалисты Минфина и ФНС рекомендуют сдавать справки 2-НДФЛ по месту учета обособленного подразделения (см. письма Минфина России от 16.12.2011 N 03-04-06/3-348 и ФНС России от 07.02.2012 N ЕД-4-3/1838)
Страховые взносы во внебюджетные фонды с доходов сотрудников обособленного подразделения	Г	Г	Платит взносы и сдает по ним отчетность головная организация. Обособленные подразделения представляют отчетность по месту своего нахождения и уплачивают взносы, только если у них есть отдельный баланс и расчетный счет (п. 11 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и ст. 6 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ)
Страховые взносы на случай травматизма и профзаболеваний с доходов сотрудников подразделения	Г	Г
Земельный налог	П	П	Платить налог следует по месту расположения земельного участка, признаваемого объектом налогообложения (п. 3 ст. 397 и ст. 398 НК РФ)
ЕНВД	П	П	Налог уплачивается в том случае, если деятельность подразделения переведена на уплату ЕНВД (п. 2 ст. 346.28 НК РФ)
* Условные обозначения: Г - место учета головной организации, П - место учета обособленного подразделения.

М.А. Заречная,

эксперт журнала "Упрощенка"

Нюансы, требующие особого внимания

Для регистрации обособленного подразделения нужно подать сообщения в налоговую инспекцию, Пенсионный фонд и ФСС по месту учета организации.

Если помещение для нового подразделения арендуется, бухгалтеру стоит внимательно ознакомиться с договором аренды.

Все доходы и расходы организации, в том числе полученные или осуществленные по месту нахождения обособленного подразделения, записываются в одну и ту же Книгу учета доходов и расходов.

"Упрощенка", N 5, май 2012 г.