Новые разъяснения ФСС России о том, как оформлять больничные листы (Л.А. Масленникова, "Упрощенка", N 11, ноябрь 2011 г.)

Новые разъяснения ФСС России о том, как оформлять больничные листы

С 1 июля 2011 года действует новая форма листка временной нетрудоспособности, утвержденная приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 347н. И по-прежнему нет четкой ясности о том, какую сумму пособия по временной нетрудоспособности нужно вписывать в больничный лист - с учетом НДФЛ или без него. Прояснить эту ситуацию решил Фонд социального страхования России, выпустив письмо от 08.09.2011 N 14-03-14/15-10022 (далее - письмо). Именно об этих новых разъяснениях мы и поговорим.

Если у вас "упрощенка" с объектом доходы. Порядок заполнения больничных листов одинаков для всех работодателей и от выбранной системы налогообложения не зависит.

Как было раньше

Рекомендации о том, какие суммы пособия нужно указывать работодателям в листках нетрудоспособности, появились еще в прошлом году (письмо ФСС России от 21.09.2010 N 02-03-13/05-9871). И это создало определенный резонанс среди бухгалтеров. Именно год назад Фонд соцстраха впервые заявил о том, что итоговую сумму пособия по временной нетрудоспособности в бланке больничного листа бухгалтеру нужно указывать без НДФЛ.

Отметим, что ситуация касается именно пособий по нетрудоспособности - они облагаются налогом на доходы физических лиц согласно пункту 1 статьи 217 НК РФ. При заполнении больничного листа в связи с назначением пособия по беременности и родам таких проблем не возникает. Ведь это пособие НДФЛ не облагается.

Памятка. Согласно пункту 1 статьи 217 НК РФ не облагаются НДФЛ все виды государственных пособий за исключением пособия по временной нетрудоспособности.

Так вот, вернемся к пособиям по нетрудоспособности. В прошлом году появилось разъяснение ФСС России о том, что пособие нужно указывать без НДФЛ. Тогда применялся старый бланк больничного листа, с 1 июля этого года отмененный. И не было никаких нормативно-правовых документов о том, как заполнять его оборотную сторону. А потому позиция фонда вызвала недоумение. Ведь на момент начисления страхового пособия, в том числе при заполнении строки "Итого (сумма к выдаче)", бухгалтер не всегда может правильно определить размер НДФЛ. Поскольку этот налог рассчитывается нарастающим итогом с учетом всех начислений (доплат, премий, больничных пособий) и налоговых вычетов на конец месяца. А пособие может начислять как в начале месяца, так и в середине - в зависимости от того, когда сотрудник болел. Поэтому многие не стали уделять особого внимания письму фонда, тем более что оно носило рекомендательный, а не нормативный характер. И сотрудники Минздравсоцразвития России в частных разъяснениях сами говорили о том, что организация может сама решить, какую сумму больничного пособия - с учетом НДФЛ или без него - указывать в разделе "Причитается пособие" оборотной стороны листка нетрудоспособности. Главное, чтобы величина пособия была рассчитано правильно.

Что стало сейчас

В этом году бланк больничного листа полностью изменился. И появился нормативный документ, поясняющий, как его нужно оформлять, - Порядок выдачи листков нетрудоспособности, утвержденный приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н (далее - Порядок). В пункте 66 этого документа сказано, что в строке "Итого начислено" раздела "Заполняется работодателем" нужно указать общую сумму пособия, подлежащую выплате сотруднику. Поскольку пособие по временной нетрудоспособности выплачивается без НДФЛ, то получается, что его сумму в этой строке больничного листа нужно отразить за вычетом налога. Во всяком случае, именно такое разъяснение дал ФСС России в комментируемом письме. При этом специалисты фонда отметили, что в строках "Сумма пособия: за счет средств работодателя" и "Сумма пособия: за счет средств Фонда социального страхования РФ" сумму начисленного пособия нужно указывать в полном объеме, без вычета НДФЛ.

Читайте также. О том, как заполнять новый бланк листка нетрудоспособности, подробно рассказано в журнале "Упрощенка", 2011, N 8, с. 38.

Пример. Заполнение больничного листа работодателем

О.С. Комаров, работающий в ООО "Заря" менеджером, болел с 10 по 15 ноября 2011 года включительно. Страховой стаж работника составил 5 лет 8 месяцев, поэтому пособие по временной нетрудоспособности выплачивается в размере 80% от среднего заработка. Сумма заработка за расчетный период (2009 и 2010 годы) составила 534 300 руб.

Среднедневной заработок работника для выплаты социальных пособий равен 731,92 руб. (534 300 руб. : 730 дн.).

О.С. Комаров болел 6 дней, поэтому общая сумма пособия составит 3513,22 руб. (731,92 руб. х 6 дн. х 80%). Работодатель за счет своих средств оплачивает пособие за первых 3 дня, поэтому величина пособия за счет ООО "Заря" равна 1756,61 руб. (731,92 руб. х 3 дн. х 80%). Пособие за оставшиеся 3 дня в такой же сумме 1756,61 руб. компенсирует Фонд соцстраха.

Предположим, что на момент начисления пособия О.С. Комаров права на стандартные налоговые вычеты не имеет. А потому НДФЛ бухгалтер исчисляет с полной суммы пособия. Размер налога, который нужно удержать при выплате пособия, составляет 457 руб. (3513,22 руб. х 13%). На руки работник получит 3056,22 руб. (3513,22 руб. - 457 руб.). Далее бухгалтер заполнил соответствующую часть больничного листа. В строке "Сумма пособия" бухгалтер дважды указал величину пособия с учетом НДФЛ - 1756,61 руб. (за счет работодателя и за счет ФСС). В строке "Итого начислено" будет сумма пособия по временной нетрудоспособности без НДФЛ - 3056,22 руб. Образец - на с. 46.

 |/-------------------------------------------------------------\        /-\                   /-\

 ||О|О|О| |З|А|Р|Я| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Основное|V|По совместительству| |

 |\-------------------------------------------------------------/        \-/                   \-/

 |            (место работы - наименование организации)

 |

З|                       /-------------------\ /-------------------\                 /---------\

А|Регистрационный номер N|7|7|2|1|0|3|5|1|2|3|/| | | | | | | | | | |Код подчиненности|7|7|0|4|1|

П|                       \-------------------/ \-------------------/                 \---------/

О|                      /---------------------\       /-----\ /-----\ /-----\ /---\

Л|ИНН нетрудоспособного:|7|7|3|6|1|2|1|5|1|1|8| СНИЛС |1|0|8|-|1|2|3|-|1|2|3|-|1|0|

Н|(при наличии)         \---------------------/       \-----/ \-----/ \-----/ \---/

Я|                   /---\ /---\ /---\                  /---\ /---\ /-------\

Е|Условия начисления | | | | | | | | | Акт формы Н-1 от | | |-| | |-| | | | |

Т|                   \---/ \---/ \---/                  \---/ \---/ \-------/

С|                  /---\ /---\ /-------\

Я|Для начала работы | | |-| | |-| | | | |

 |                  \---/ \---/ \-------/

Р|               /---\     /---\                                      /---\     /---\

А|Страховой стаж |0|5| лет |0|8| мес.     в т.ч. нестраховые периоды: | | | лет | | | мес.  Печать работодателя

Б|               \---/     \---/                                      \---/     \---/

О|                                 /---\ /---\ /-------\    /---\ /---\ /-------\

Т|Причитается пособие за период: с |1|0|-|1|1|-|2|0|1|1| по |1|5|-|1|1|-|2|0|1|1|                   МП

О|                                 \---/ \---/ \-------/    \---/ \---/ \-------/

Д|                                          /-------------\   /---\     Средний дневной      /-----------\   /---\

А|Средний заработок для исчисления пособия: |5|3|4|3|0|0| | р |0|0| к.  заработок            |7|3|1| | | | р |9|2| к.

Т|                                          \-------------/   \---/                          \-----------/   \---/

Е|Сумма пособия:   за счет средств            /-----------\   /---\     за счет средств       /-----------\   /---\

Л|                 работодателя               |1|7|5|6| | | р |6|1| к.  Фонда социального     |1|7|5|6| | | р |6|1| к.

Е|                                            \-----------/   \---/     страхования           \-----------/   \---/

М|                                                                      Российской Федерации

 |                           /-----------\   /---\

 |Итого            начислено |3|0|5|6| | | р |2|2| к.

 |                           \-----------/   \---/

 |                                   /-------------------------------------\

 |Фамилия и инициалы руководителя:   |В|А|С|И|Л|Ь|Е|В|А| |С| |П| | | | | | | Подпись    Васильева

 |                                   \-------------------------------------/        --------------------

 |                                   /-------------------------------------\

 |Фамилия и инициалы гл. бухгалтера: |П|Е|Т|Р|О|В|А| |А| |В| | | | | | | | | Подпись    Петрова

 |                                   \-------------------------------------/        --------------------

На заметку. Рассчитывать пособие нужно на отдельном листе

Независимо от того, какую итоговую сумму пособия по нетрудоспособности вы указываете в больничном листе - с НДФЛ или без налога, сам расчет необходимо оформить на отдельном листе. И обязательно приложить его к бланку листка нетрудоспособности. Такой порядок прописан в пункте 67 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 N 624н. При этом в прилагаемом листе вам нужно указать общий размер заработка сотрудника за расчетный период, исходя из которого исчислено пособие. А также среднедневной заработок, размер дневного пособия и другую информацию, которая необходима для того, чтобы определить итоговую сумму. Обратите внимание: при расчетах НДФЛ ни из каких сумм не исключается.

Отметим, что комментируемое письмо ФСС России, так же как и предыдущие письма этого ведомства, не является нормативным документом. Однако теперь выводы специалистов фонда основаны на положениях Порядка. Поэтому игнорирование разъяснения соцстраха может быть расценено проверяющими как нарушение установленного Порядка. Поэтому мы рекомендуем, оформляя новые бланки больничных, прислушиваться к позиции фонда. Для того чтобы оформить больничный листок в соответствии с мнением специалистов, изложенным в письме, строку "Итого начислено" нужно заполнять не сразу, а уже только после того, как будет исчислен НДФЛ сотрудника, в том числе и та его часть, что приходится на пособие по временной нетрудоспособности. Конечно, это будет неудобно и противоречит логике расчетов. Однако пока нет юридических оснований для того, чтобы поступать иначе.

Исключением является ситуация, когда у сотрудника уже нет права на стандартные налоговые вычеты. Тогда вы можете сразу определить размер НДФЛ, умножив сумму начисленного пособия на 13%.

Также вы можете проконсультироваться у специалистов из своего территориального отделения ФСС о том, как заполнять строку "Итого начислено" больничного листа. Вполне возможно, что на местах более мягкие требования и сотрудники вашего отделения фонда разрешат не соблюдать все рекомендации ФСС относительно отражения (не отражения) НДФЛ в больничном листе. Ведь главное, чтобы пособие было рассчитано без ошибок.

Л.А. Масленникова,

эксперт журнала "Упрощенка",

кандидат экономических наук

Нюансы, требующие особого внимания

В строках "Сумма пособия, выплачиваемого за счет работодателя" и "Сумма пособия, выплачиваемого за счет средств ФСС России" нужно указывать значения с учетом НДФЛ.

По мнению ФСС России, строка "Итого начислено" должна показывать сумму пособия по временной нетрудоспособности, которую сотрудник получит на руки, то есть за вычетом НДФЛ.

"Упрощенка", N 11, ноябрь 2011 г.