Перерасчет НДФЛ за 2011 год (А.Ю. Тьевар, "Зарплата", N 1, январь 2012 г.)

Перерасчет НДФЛ за 2011 год

Итак, в компании есть работники, которые имеют право получить "детский" вычет за 2011 год в увеличенном размере. Как пересчитать налог на доходы физических лиц? Ответ вы узнаете, прочитав статью.

Федеральным законом от 21.11.2011 N 330-ФЗ (далее - Закон N 330-ФЗ) размер "детского" вычета был увеличен ретроспективно. Поправки распространяются на правоотношения, возникшие с 1 января 2011 года. Данное изменение вступило в силу 22 ноября 2011 года. То есть с этой даты НДФЛ нужно было рассчитывать с учетом нового размера вычета. Однако в тот момент не все бухгалтеры знали о поправках в законодательстве. Рассмотрим, какие действия следует предпринять в январе 2012 года тем, кто не учел новшества в течение 2011 года. Они зависят от того:

- продолжает ли работник, имеющий право на увеличенный размер "детского" вычета в 2011 году, трудиться в организации в наступившем 2012 году;

- полагаются ли в 2012 году такому сотруднику выплаты за 2011 год (другими словами, завершены ли расчеты с работником-налогоплательщиком за 2011 год).

Если расчеты с работником завершены

Если налоговый период (2011 год) истек и все расчеты с сотрудником завершены, организация не сможет произвести ни зачет, ни возврат НДФЛ.

Однако это не означает, что у сотрудника не будет возможности получить "детский" вычет за 2011 год в увеличенном размере. Согласно пункту 4 статьи 218 НК РФ работник-налогоплательщик вправе сам обратиться в инспекцию для получения причитающейся ему переплаты НДФЛ.

Инспекторы произведут перерасчет налога на доходы физических лиц на основании представленных сотрудником:

- заявления;

- декларации;

- документов, подтверждающих право на вычет.

Если расчеты с работником не завершены

Если расчеты по НДФЛ за 2011 год с сотрудником-налогоплательщиком не завершены (а значит, есть возможность рассчитаться с ним силами компании - налогового агента), бухгалтеру нужно будет выполнить ряд определенных действий. Их последовательность мы приводим ниже на схеме.

Схема. План действий при перерасчете НДФЛ за 2011 год

/-----\    /------------------------------------------------------------\

|Шаг 1|    |      Составить список работников, которые имеют право      |

|     |---|               на увеличенный "детский" вычет               |

\-----/    \------------------------------------------------------------/

/-----\    /------------------------------------------------------------\

|Шаг 2|---|       Проверить формулировки в заявлениях работников       |

\-----/    \------------------------------------------------------------/

/-----\    /------------------------------------------------------------\

|     |---|        Пересчитать НДФЛ с учетом увеличения вычетов        |

|Шаг 3|    \------------------------------------------------------------/

|     |    /------------------------------------------------------------\

|     |---|    Составить бухгалтерские справки по каждому работнику    |

\-----/    \------------------------------------------------------------/

/-----\    /------------------------------------------------------------\

|     |    |   Уведомить работника о возникновении переплаты по НДФЛ.   |

|     |---|  В уведомлении указать на необходимость подачи заявления   |

|     |    |   о зачете или возврате НДФЛ. Срок уведомления - 10 дней   |

|Шаг 4|    |         с момента обнаружения излишнего удержания          |

|     |    \------------------------------------------------------------/

|     |    /------------------------------------------------------------\

|     |---|    В дальнейшем произвести зачет или возврат переплаты     |

|     |    |                   по заявлению работника                   |

\-----/    \------------------------------------------------------------/

В преддверии пересчета суммы НДФЛ

Первый шаг - составление списка работников, которые имеют право на увеличенный вычет. В статье на с. 28 мы рассказали о проблемных моментах применения новых правил. Поэтому сразу перейдем ко второму шагу - проверке формулировок в заявлениях, которые необходимы для предоставления вычета (п. 3 ст. 218 НК РФ). При проверке заявлений нужно обратить внимание, указан ли размер "детского" вычета. Так, если в заявлении было написано, например, "Прошу предоставить мне вычет на ребенка", то документ позволяет применить повышенный вычет.

Если же в заявлении был указан размер вычета, документ следует переоформить. Для этого рекомендуем уведомить работников о такой необходимости. Уведомление оформляется в произвольном виде (например, так, как показано на с. 39). Чтобы бухгалтеру не пришлось повторять каждому работнику формулировку в новом заявлении, ниже предлагаем образец документа.

Образец заявления

Генеральному директору ЗАО "Зимушка" Морозову Е.П.

от слесаря КИП 6-го разряда Снежкова Н.Г.

Заявление

Прошу предоставить стандартный налоговый вычет за 2011 год и последующие годы с учетом изменений, внесенных в статью 218 Налогового кодекса Федеральным законом от 21.11.2011 N 330-ФЗ, на моих детей:

- Снежкову Елену Николаевну (дата рождения - 15.04.1999);

- Снежкову Марину Николаевну (дата рождения - 28.09.2001);

- Снежкову Валентину Николаевну (дата рождения - 05.03.2004).

10 января 2012 года*              Снежков                    Н.Г. Снежков

-------------------------------------------------------------------------

* Предполагается, что в январе 2012 года с работником расчеты за 2011 год еще не завершены.

Перерасчет НДФЛ

Для наглядности перерасчет НДФЛ рассмотрим на числовом примере.

Пример. Ежемесячная заработная плата сотрудницы ООО "КеТа" Е.А. Лебедевой - 30 000 руб. У нее четверо детей в возрасте до 18 лет. В течение 2011 года сотруднице были предоставлены стандартные налоговые вычеты:

- в размере 400 руб. - на саму работницу;

- 1000 руб. на каждого ребенка по сентябрь 2011 года включительно.

В январе 2012 года производят расчет заработной платы за декабрь 2011 года и рассчитывают НДФЛ.

Как пересчитать НДФЛ за 2011 год?

Решение. Е.А. Лебедева относится к категории сотрудников, которые имеют право на увеличенный размер "детского" вычета за 2011 год.

Для начала нам нужно определить сумму стандартных налоговых вычетов, фактически предоставленных сотруднице за период с 1 января по 30 ноября 2011 года. В 2011 году Е.А. Лебедевой предоставлялись:

- 400 руб. за январь 2011 года - на саму работницу.

В феврале 2011 года и последующие месяцы этот вычет не предоставлялся, так как сумма дохода превысила 40 000 руб.;

- 36 000 руб. (1000 руб. х 4 ребенка х 9 мес.) за период с января по сентябрь 2011 года.

В октябре 2011 года сумма дохода Е.А. Лебедевой превысила 280 000 руб., поэтому "детский" вычет в октябре и ноябре не предоставлялся.

Общая сумма вычетов за период с 1 января по 30 ноября 2011 года составила 36 400 руб. (400 руб. + 36 000 руб.).

Сумма НДФЛ, удержанная с доходов работницы за указанный период, равна 38 168 руб. [(30 000 руб. х 11 мес. - 36 400 руб.) х 13%].

Сумма вычетов за 2011 год, рассчитанная по новым правилам, - 72 400 руб. (400 руб. х 1 мес. + 1000 руб. х 2 ребенка х 9 мес. + 3000 руб. х 2 ребенка х 9 мес.).

Сумма НДФЛ за 2011 год, рассчитанная с учетом новых правил, - 37 388 руб. [(30 000 руб. х 12 мес. - 72 400 руб.) х 13%].

Переплата НДФЛ составит 780 руб. (38 168 руб. - 37 388 руб.).

Составление бухгалтерской справки

Факт переплаты по НДФЛ фиксируют в бухгалтерской справке. В документе указывают причину его составления (излишнее начисление НДФЛ), дату, когда о ней стало известно, правильный вариант расчета НДФЛ, фиксируют излишне уплаченную сумму, необходимость уведомления работника, отражают исправительные записи и т.д. Образец бухгалтерской справки на основании данных примера приведен ниже.

Образец бухгалтерской справки

Общество с ограниченной ответственностью "ДОМ-ТОМ"

Бухгалтерская справка N 1

1. В связи с вступлением в силу Федерального закона от 21.11.2011 N 330-ФЗ "О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации, статью 15 Закона Российской Федерации "О статусе судей в Российской Федерации" и признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации" произведен перерасчет НДФЛ, удержанного в 2011 году с доходов сотрудницы Е.А. Лебедевой.

2. По итогам перерасчета установлен факт излишнего удержания НДФЛ за 2011 год в связи с применением стандартного налогового вычета на каждого ребенка в сумме 1000 руб. После вступления в силу Закона N 330-ФЗ на третьего и последующих детей стандартный налоговый вычет составляет 3000 руб. Он применяется начиная с 1 января 2011 года.

3. Е.А. Лебедева имеет четырех детей в возрасте до 18 лет.

4. За период с января по декабрь 2011 года заработная плата Е.А. Лебедевой составляла 30 000 руб. в месяц.

Сумма стандартных налоговых вычетов, фактически предоставленных сотруднице за период с 1 января по 30 ноября 2011 года, составила 36 400 руб. (400 руб. х 1 мес. + 1000 руб. х 4 ребенка х 9 мес.). Сумма НДФЛ, удержанная с доходов работницы за указанный период, равна 38 168 руб. [(30 000 руб. х 11 мес. - 36 400 руб.) х 13%].

Сумма вычетов за 2011 год, рассчитанная по новым правилам, должна составить 72 400 руб. (400 руб. х 1 мес. + 1000 руб. х 2 ребенка х 9 мес. + 3000 руб. х 2 ребенка. х 9 мес.). Сумма НДФЛ за 2011 год, рассчитанная с учетом новых правил, составит 37 388 руб. [(30 000 руб. х 12 мес. - 72 400 руб.) х 13%]. Переплата НДФЛ - 780 руб. (38 168 руб. - 37 388 руб.).

5. По выявленному факту необходимо направить Е.А. Лебедевой уведомление об излишнем удержании у нее НДФЛ в сумме 780 руб.

6. Возврат НДФЛ Е.А. Лебедевой ООО "ДОМ-ТОМ" возможен как путем зачета излишне удержанного НДФЛ в счет последующих удержаний, так и на счет работницы в банке. Порядок возврата будет определен на основании заявления Е.А. Лебедевой.

7. В бухгалтерском учете на сумму излишне удержанного налога (780 руб.) следует сделать запись (красное сторно):

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты с бюджетом по НДФЛ".

Главный бухгалтер                Зябкина                     А.Г. Зябкина

10 января 2012 года

Уведомление налогоплательщика

Компания должна сообщать работнику о каждом ставшем известным ей факте излишнего удержания НДФЛ и о сумме переплаты (п. 1 ст. 231 НК РФ). На это дается 10 дней со дня обнаружения факта.

Унифицированной формы уведомления нет. Его составляют в произвольной форме, предварительно согласовав с работником порядок направления. Такое мнение высказывают и чиновники, например, в пункте 1 письма Минфина России от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112. Это означает, что документ можно отправить и по почте (в том числе электронной).

Тем не менее, если есть такая возможность, лучше вручить уведомление в письменной форме и лично в руки.

В уведомлении следует указать:

- причину излишнего удержания НДФЛ;

- сумму излишне удержанного налога;

- ссылку на то, что налогоплательщик должен написать соответствующее заявление;

- требования к содержанию заявления (паспортные данные, адрес, ИНН, при необходимости реквизиты банковского счета);

- факт наличия или отсутствия у налогового агента возможности вернуть НДФЛ. В зависимости от этого налогоплательщик сможет выбрать инстанцию, которая будет возвращать ему излишне удержанный НДФЛ, а также доступный способ возврата;

- последствия отказа от подачи заявления.

Образец уведомления мы привели ниже.

Образец уведомления сотрудника

Общество с ограниченной ответственностью "ДОМ-ТОМ"

125658, г. Москва ул. Сталеваров, д. 12/1, тел. 302-950-69

Исх. N 1/01                           Оператору исходящего телемаркетинга

11 января 2012 года                                        Лебедевой Е.А.

Уведомление

Уважаемая Екатерина Александровна!

Уведомляем Вас о том, что в связи с изменением с 1 января 2011 года законодательства (вступил в силу Федеральный закон от 21.11.2011 N 330-ФЗ "О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации, статью 15 Закона Российской Федерации "О статусе судей в Российской Федерации" и признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации") с Ваших доходов в 2011 году был излишне удержан НДФЛ в сумме 780 руб.

Общество с ограниченной ответственностью "ДОМ-ТОМ" имеет возможность вернуть Вам излишне удержанную сумму налога на доходы физических лиц.

Для этого в соответствии с пунктом 1 статьи 231 Налогового кодекса Российской Федерации Вы вправе обратиться к налоговому агенту (ООО "ДОМ-ТОМ") с заявлением:

- о возврате Вам излишне удержанной суммы НДФЛ (возможен как возврат денег на Ваш счет в банке, так и уменьшение предстоящих платежей);

- зачете переплаты в счет следующих платежей.

При написании заявления укажите:

- номер и серию паспорта;

- адрес;

- свой ИНН;

- если Вы предпочтете осуществление возврата в денежной форме, обязательно напишите в заявлении реквизиты своего банковского счета, на который будет произведено перечисление излишне удержанного НДФЛ.

Если Вы не укажете в заявлении адрес ООО "ДОМ-ТОМ", возврат излишне удержанного налога может быть осуществлен налоговым органом по месту жительства на основании налоговой декларации.

Главный бухгалтер                Зябкина                     А.Г. Зябкина

С настоящим уведомлением ознакомлен(а),

один экземпляр получил(а)

11 января 2012 года              Лебедева                   Е.А. Лебедева

Получив уведомление, сотрудник направляет налоговому агенту заявление. В нем он должен указать, каким способом хотел бы получить переплату (зачет или возврат). Образец документа вы сможете найти на с. 41, а также на сайте журнала "Зарплата" (раздел "Сервисы").

Образец заявления

В бухгалтерию                                      Генеральному директору

Произвести возврат НДФЛ                                     ООО "ДОМ-ТОМ"

Епифанов                                                   Епифанову П.П.

16 января 2011 года                               от оператора исходящего

                                           телемаркетинга Е.А. Лебедевой,

                                            зарегистрированной по адресу:

                                      152312, г. Москва, ул. Перова Поля,

                                                           д. 18, кв. 52,

                                            паспорт: 49 09 N 665185 выдан

                                          отделением по району Ивановское

                                    ОУФМС России по г. Москве 18.07.2010,

                                                         ИНН 519300345852

Вх. N 15/01

13 января 2012 года

Заявление

Прошу в соответствии с пунктами 1, 14 статьи 78 и статьей 226 Налогового кодекса осуществить зачет излишне удержанного из моих доходов НДФЛ за 2011 год в размере 780 руб. в счет будущих платежей по этому налогу.

13 января 2012 года               Лебедева                  Е.А. Лебедева

На основании заявления налоговый агент должен произвести зачет или возврат излишне удержанного НДФЛ. Обратите внимание: бывают ситуации, когда зачесть переплату в счет будущих удержаний налога невозможно. В этом случае излишне удержанные суммы будут возвращены. Кто будет осуществлять возврат, зависит от того, имеет налоговый агент такую возможность или нет.

Возврат излишне удержанного НДФЛ

Вернуть излишне удержанный НДФЛ можно на основании пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса.

Необходимым условием для возврата переплаты по налогу является представление физическим лицом соответствующего заявления в адрес налогового агента (п. 1 ст. 231 НК РФ, постановления ФАС Северо-Западного округа от 17.08.2010 N А52-6423/2009 и Уральского округа от 06.05.2010 N Ф09-3130/10-С2).

Данное заявление напоминает заявление на зачет НДФЛ (см. выше). Однако в нем налогоплательщику нужно будет дополнительно указать реквизиты своего банковского счета. На него и произведут перечисление излишне удержанного НДФЛ. Это нужно для выполнения требований пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса. Он гласит: "Налоговый агент должен вернуть излишне удержанный НДФЛ в безналичной форме путем перечисления денежных средств на счет физического лица в банке".

Вернуть переплату нужно в течение трех месяцев со дня получения заявления от физического лица. Иначе придется возвращать сумму с процентами.

Ограничения для возврата. Может случиться так, что предприятие не в состоянии вернуть излишне удержанный НДФЛ. Например, если истек налоговый период или сумма НДФЛ, которую нужно вернуть, больше той, что подлежит удержанию в текущем месяце. Бывает и так, что счет организации заморожен.

В этом случае излишне удержанные суммы возвращает налоговая инспекция. Подробнее о том, как это сделать, рассказано в статье "Возврат НДФЛ с помощью налоговой инспекции" ("Зарплата", 2011, N 5).

Кроме того, информацию о зачете и возврате НДФЛ вы также сможете почерпнуть из статей "НДФЛ не удержан. Как исправить ошибку" ("Зарплата", 2011, N 3) и "Возврат излишне удержанного НДФЛ" ("Зарплата", 2011, N 4).

Обратите внимание: после перерасчета НДФЛ бухгалтер должен внести изменения в налоговую карточку по учету начисления, удержания и перечисления НДФЛ. О том, как ее составить, как вносить в нее записи, как дополнить ее необходимыми вам реквизитами, мы уже писали в статьях "Налоговая карточка по учету НДФЛ ("Зарплата", 2011, N 1) и "Порядок заполнения налоговой карточки" ("Зарплата", 2011, N 2).

Примечание. Легкий способ вернуть переплату

Для возврата излишне удержанной суммы налога на доходы физических лиц организация - налоговый агент вправе уменьшить предстоящие платежи по НДФЛ как по "пострадавшему" работнику, так и по другим сотрудникам, налог с доходов которых удерживается компанией (письмо Минфина России от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112).

А.Ю. Тьевар,

старший научный редактор журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 1, январь 2012 г.