Проблемы больничного листка полгода спустя (С. Последовская, "Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2012 г.)

Проблемы больничного листка полгода спустя

Не каждая ошибка требует замены листка нетрудоспособности и влечет отказ в возмещении пособия. При этом даже идеально заполненный больничный не будет принят, если он украден или подделан.

Прошло уже более полугода с тех пор, как листок нетрудоспособности выдают по новой форме*(1). Однако вопросов по его заполнению становится все больше. В связи с этим региональные отделения ФСС России на своих сайтах создали специальные разделы, где разъяснили, как заполнять листки нетрудоспособности и при каких ошибках не требуется его замена.

Нелепость не порок

При наличии хотя бы одной ошибки, допущенной врачом при заполнении листка нетрудоспособности, он считается испорченным, и взамен него выдается новый*(2).

Организации приняли данный пункт буквально и за каждый огрех со стороны медиков отсылают сотрудников за новым больничным, ведь остаться без возмещения расходов на пособия никто не хочет. Однако ФСС России призывает организации не акцентировать внимание на нелепых ошибках и принимать листки для назначения пособия. При этом чиновники указали, какие недочеты являются незначительными и не повлияют на возмещение сумм пособия от фонда (см. таблицу на с. 56).

Недочеты в листке нетрудоспособности, из-за которых фонд не откажет в возмещении суммы пособия

Ошибки	Комментарий ФСС России	Регион
Вместо печати "Для листков нетрудоспособности" поставлена печать "Для больничных листков"	Менять листок нетрудоспособности на новый бланк нет необходимости. Некоторые медицинские учреждения до сих пор используют печать "Для больничных листков", нарушением это не является. Поскольку в действующем Порядке заполнения листков запрета на использование печати "Для больничных листков" нет	Региональное отделение по Республике Башкортостан; письмо ФСС России от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956
Часть букв и подпись врача соприкасаются с границами ячеек или вышли за их пределы	Записи в бланке не должны заходить за границы ячеек или соприкасаться с ними, на ячейки не должны попадать также и печати поликлиники (п. 56 Порядка). Однако фактически такое точное заполнение ячеек нужно на случай, когда данные из листка будут считывать с помощью сканера. Пока же на компьютерную обработку листков ФСС России не перешел. Поэтому до внедрения сканера отказывать в возмещении расходов по таким листкам не должны. А значит, и настаивать на замене листка нет никакой необходимости	Региональное отделение по Республике Башкортостан
Некоторые буквы в больничном недостаточно четко написаны. А оттиск печати поликлиники в одном месте нечетко отпечатан	Не надо требовать замены бланка. В данном случае нечеткая печать или буквы, если это не мешает идентифицировать, кем и кому было назначено пособие, критичной ошибкой не считается	Региональное отделение по Республике Башкортостан
Врач произвольно сократил название компании	Не надо требовать замены листка	Владимирское региональное отделение
Ошибка в написании одной буквы в названии медицинской организации (либо в названии компании)	Не надо требовать замены листка	Владимирское региональное отделение
Неправильная отметка "V" в ячейках " М" или "Ж"	Не надо требовать замены листка	Владимирское региональное отделение
Не соблюдена последовательность указания адреса местонахождения медицинской организации, установленная п. 58 Порядка	Не надо требовать замены листка	Письмо ФСС России от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956
Проставлены знаки препинания	Не надо требовать замены листка	Письмо ФСС России от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956
Заполнение полей прописными буквами, попадание печатей на информационное поле, указание слов "врач" или "лечащий врач", проставление пробелов между инициалами врача и т.п.	Не надо требовать замены листка, если при этом все записи в больничном читаются	Письма ФСС России от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956, от 30.09.2011 N 14-03-11/15-11575

Если же врач допустил серьезную ошибку, то он должен выдать новый листок. В новом бланке листка, выдаваемом взамен испорченного, в строке "дубликат..." проставляется отметка "V", в строке "Дата выдачи..." должна быть указана дата выдачи нового листка нетрудоспособности. Это делается с целью сохранения порядка регистрации листков нетрудоспособности в журнале медицинского учреждения и предотвращения возможных злоупотреблений выдачи бланков*(3).

Нюансы заполнения

Сотрудники регионального отделения ФСС России по Республике Башкортостан разъяснили, как компаниям нужно заполнять графу "Страховой стаж" в ячейках "лет", "мес.", если сотрудник проработал меньше месяца на день болезни. В данном случае следует проставить везде 00, поскольку указание в названных ячейках дней страхового стажа Порядком не предусмотрено. При этом продолжительность страхового стажа на день наступления страхового случая можно определить на основании записей в трудовой книжке работника.

В графе "Должность врача" не может быть указано просто "врач" или "лечащий врач". Хотя в своем письме ФСС России*(4) признают такое написание техническим недочетом и призывают территориальные фонды не отказывать в назначении и выплате пособий. По правилам в данной графе врачу следует прописать именно свою должность: терапевт, педиатр, хирург, лор. При этом сокращения "аллергол", "стоматол", "офтальмол" и т.п. (если число букв в наименовании должности превышает 9 ячеек) допустимы, так как позволяют идентифицировать должность.

Проблема с пробелами

Один из наиболее актуальных вопросов связан с проставлением пробелов в листке. При заполнении строки "Фамилия, инициалы врача" указывается фамилия и через пробел в одну ячейку - его инициалы. При этом пробел между инициалами ставить не нужно (например, Иванова А.П). Однако даже если он стоит, считаться ошибкой это не будет.

Суммы в строках "Средний заработок...", "Сумма пособия... "компании необходимо проставить с первой ячейки, оставшиеся пустыми ячейки не заполняют. Например, "Средний заработок для исчисления пособия 20000 00 к". Если эти требования не соблюдать, то у фирмы могут возникнуть расхождения в расчетах с фондом.

ФСС России может не принять к зачету листок, где суммы проставлены не с первой ячейки. Так как данные ячейки заполняются компанией, то она вправе внести в него коррективы. В таком случае на оборотной стороне бланка следует указать: "Запись в строке "Средний заработок...", произведенную со второй ячейки, считать произведенной с первой ячейки". Заверить данную запись подписью и печатью работодателя. И затем вернуть в фонд исправленный листок.

Тонкости обращения с больничным после заполнения

Листок нетрудоспособности выполняет двойную функцию: во-первых, является финансовым документом, который служит основанием для назначения и выплаты пособий, во-вторых, удостоверяет нетрудоспособность сотрудника, подтверждая временное освобождение от работы. Если на момент болезни гражданин трудится в нескольких компаниях, обосновать уважительность причины, по которой он отсутствовал на работе по совместительству, можно копией листка нетрудоспособности, заверенной работодателем по основному месту работы.

Если больничный листок был сложен и помялся, заменять его не нужно. По мнению специалистов ФСС России, это ошибкой не считается. Однако фонд предупреждает, что в будущем это может привести к искажению информации, которая заносится в базу соцстраха.

Если во время болезни сотрудник поменял фамилию или компания сменила наименование, переоформлять больничный не следует. В ситуации с сотрудником достаточно приложить копию документа о смене фамилии. Организации же следует представить свидетельство о внесении изменений в ЕГРЮЛ и выписку из ЕГРЮЛ. Такие наставления приводит отделение ФСС по Костромской области на своем официальном сайте.

Подписывать листок нетрудоспособности не обязательно должны именно руководитель и главный бухгалтер. Они вправе передать такие полномочия на основании доверенности другому лицу. При этом указывать реквизиты доверенностей не следует*(5).

Защита от взлома

Одна из причин замены бланка - необходимость введения дополнительных защитных элементов в связи с участившимися случаями фальсификации. Сейчас новый бланк имеет многоступенчатую степень защиты (см. ниже).

"Описание защитных элементов больничного листка"

Если сотрудники ФСС России докажут, что листок подделан, в возмещении расходов на пособие будет отказано. Украденный документ также не будет принят. Информацию о номерах пропавших бланков региональные отделения фондов размещают на своих сайтах и заранее просят фирмы отказывать своим работникам в пособии по указанным бланкам.

Конечно, компания, которая оплатила липовый больничный вправе требовать возмещения своих убытков с сотрудника*(6). При этом можно запросить не только сумму пособия, но и возмещения других убытков (например, начисленных штрафов, пеней, расходов на оплату экспертизы и т.д.).

Поэтому во избежание конфликтных ситуаций как с фондом, так и со своими работниками следует до выплаты пособия проверить, является ли бланк оригиналом и отсутствуют ли грубые ошибки.

С. Последовская,

эксперт по финансовому законодательству

Экспертиза статьи:

Т. Ильюхина,

начальник отдела Правового департамента ФСС России

Мнение. За фальшивый больничный накажут рублем

Екатерина Борушкова, руководитель группы контроля качества услуг и методологии компании Intercomp Global Services

Может случиться так, что при проведении выездной проверки сотрудники ФСС России выявят, что больничный листок фальшивый. Компании в этом случае придется оплатить в фонд недоимку в размере пособия и начисленные пени, штрафы (ст. 15.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). При этом фирма может возместить свои потери за счет сотрудника.

Излишне выплаченные суммы пособий могут быть взысканы с работника в случае его недобросовестности (ч. 4 ст. 15 Закона N 255-ФЗ). Основанием недобросовестности в данном случае будет решение ФСС России, в котором указано, что больничный лист фальшивый.

Таким образом, для взыскания организации необходимо издать приказ об удержании и ознакомить с ним работника. Удержание следует производить в размере не более 20 процентов суммы, которая причитается к выплате пособия или заработной платы.

Организация также вправе не только возвратить сумму пособия, но и возместить иные убытки (расходы на оплату услуг представителя, экспертизы и т.д.), но для этого потребуется более серьезные доказательства в виде судебного решения.

Дополнительными мерами наказания может служить увольнение на основании прогула без уважительной причины (п. 6 ст. 81 ТК РФ).

Также сотруднику грозит и уголовная ответственность. Организация может обратиться в суд, к недобросовестному сотруднику будет применена ответственность за использование заведомо подложных документов (ст. 327 УК РФ).

За подобное деяние штраф может достигать 80 000 рублей. Кроме того, суд вправе либо назначить такому сотруднику обязательные работы на срок от 180 до 240 часов или исправительные работы продолжительностью до двух лет, либо арестовать на срок до полугода.

Мнение. Есть шанс отстоять больничный

Ольга Петрова, консультант отдела Правового департамента ФСС России

При проведении выездной проверки сотрудники ФСС России могут выявить, что листок нетрудоспособности фальшивый. Данное нарушение будет описано в акте проверке, который должен быть вручен в течение пяти дней с даты его подписания. В нем будет предложено уплатить по такому больничному суммы пособия, выплаченные за счет фонда, страховые взносы, пени и штрафы.

Шанс доказать оригинальность бланка у проверяемой компании есть. Для подтверждения подлинности работодатель может направить запрос в медицинское учреждение, его выдавшее. Если оно подтвердит подлинность бланка, ответ на запрос нужно приложить к возражениям на акт. Возражения в отделение ФСС России следует представить в течение 15 дней со дня получения акта проверки (ч. 5 ст. 38 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Данный документ и приложенные к нему материалы будут рассмотрены руководителем (заместителем руководителя) территориального органа фонда. Решение о привлечении к ответственности либо об отказе в таком привлечении должно быть принято в течение 10 дней со дня истечения срока, который отведен для представления возражений. Указанный срок может быть продлен, но не более чем на один месяц.

"Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) приказ Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 347н

*(2) п. 56 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н (далее - Порядок)

*(3) письмо ФСС России от 23.12.2011 N 14-03-11/15-16055

*(4) п. 10 письма ФСС России от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956

*(5) п. 12 письма ФСС России от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956

*(6) ст. 238 ТК РФ; п. 2 ст. 1102 ГК РФ