Комментарий к положению ЦБ Российской Федерации от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (Т. Сильвестрова, "Автономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтера", N 1, январь-февраль, 2012 г.)

Комментарий к положению ЦБ Российской Федерации от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации"

ЦБ РФ утвердил Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации за номером 373-П, которое датировано 12.10.2011 (далее - Положение N 373-П). Порядок ведения кассовых операций, утвержденный данным положением, применяется с 1 января 2012 года (п. 1.1, п. 7.1 Положения N 373-П):

юридическими лица, ведущими бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением ЦБ РФ);

юридическими лицами, перешедшими на упрощенную систему налогообложения;

физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее - индивидуальные предприниматели).

Таким образом, автономные учреждения начиная с 2012 года осуществляют ведение кассовых операций по правилам, установленным в Положении N 373-П. При этом бухгалтеру автономного учреждения следует помнить о том, что ранее наличное денежное обращение на всей территории РФ осуществлялось в соответствии с Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.1998 N 14-П (ред. от 31.10.2002) (утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47) (далее - Положение N 14-П). Прием, выдача наличных денег, оформление кассовых документов, ведение кассовой книги, хранение денег, ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины осуществлялись до 1 января 2012 года в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок N 40). Указанием ЦБ РФ от 13.12.2011 N 2750-У "О признании утратившими силу отдельных нормативных актов Банка России" Порядок N 40 и Положение N 14-П признаны утратившими силу с 1 января 2012 года.

Лимит остатка кассы

Для ведения кассовых операций автономные учреждения, так же как и ранее, устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе учреждения после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег) (п. 1.2 Положения N 373-П). Очень похожая норма раньше содержалась в п. 7 Порядка N 40.

Согласно нормам п. 2.5 ранее действовавшего Положения N 14-П лимиты остатков денежных средств устанавливаются учреждению обслуживающим его банком. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу", приведенной в приложении 1.

Исходя из сведений, предоставленных учреждением банку, среди которых налично-денежная выручка за последние три месяца, средняя выручка, размер выплат, произведенных из кассы учреждения за последние три месяца (за исключением расходов на заработную плату и выплаты социального характера), среднедневной расход и др., банк принимает решение о размере лимита кассы.

В соответствии с Постановлением N 373-П автономное учреждение как юридическое лицо теперь будет самостоятельно определять лимит остатка наличных денег в кассе по формуле, приведенной в приложении к Постановлению N 373-ФЗ.

В случае если учреждение получает выручку за проданные товары, оказанные услуги, выполненные работы в кассу учреждения, лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

, где:

L - лимит остатка наличных денег в рублях;

V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

Р - расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет). Заметим, что указанный период должен определяться учреждением самостоятельно, но не должен превышать 92 рабочих дней;

- период времени между днями сдачи в банк учреждением наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении бюджетного учреждения в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы определяется после прекращения ее действия. Так, при сдаче наличных денег в банк один раз в три дня Nc равен трем рабочим дням. При определении могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя (например, сезонность работы, режим рабочего времени).

В случае если выручка за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги автономного учреждения поступает на его счет, минуя кассу, лимит остатка наличных денег рассчитывается по следующей формуле:

, где:

L - лимит остатка наличных денег в рублях;

R - объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выдачи заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;

Р - расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет). Заметим, что указанный период должен определяться учреждением самостоятельно, но не должен превышать 92 рабочих дней;

- период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выдачи заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении учреждения в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней.

По-прежнему превышение лимита остатка наличных денег в кассе учреждения разрешено только в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций (п. 1.4 Постановления N 373-П).

Кассовые операции, проводимые юридическим лицом, оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001), расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) (далее - кассовые документы) (п. 1.8 Положения N 373-П). Аналогичная норма содержалась ранее в п. 13 и 14 Порядка N 40, в котором было сказано: прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером, а выдача наличных денег из кассы учреждения производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Интерес представляют требования, установленные Положением N 373-П к мероприятиям по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег. Согласно п. 1.11 Положения N 373-П данные мероприятия разрабатываются юридическим лицом самостоятельно. Заметим, что ранее эти требования были достаточно четко регламентированы Порядком N 40н. Например, рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке содержались в приложении 2 к Порядку N 40.

Организация работы по ведению кассовых операций

Норма о том, что в тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка N 40), в Положении N 373-П отсутствует. Это устранило противоречие, которое возникло ранее между п. 14 Порядка N 40 и п. 8 Инструкции N 157н*(1). Напомним, что в соответствии с п. 8 Инструкции N 157н документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на них подписей руководителя субъекта учета и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

То есть при выдаче наличных денежных средств из кассы учреждения расходный кассовый ордер должен иметь подписи руководителя, главного бухгалтера или лица, его замещающего, кассира. При этом заявление подотчетного лица, на основании которого и составлен расходный кассовый ордер, также должно содержать: собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 4.3 Положения N 373-П).

В Положении N 373-П более детально прописаны лица, которые вправе оформлять кассовые документы. К таким лицам отнесены (п. 2.2 Положения N 373-П):

- главный бухгалтер;

- бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа юридического лица, индивидуального предпринимателя (далее - бухгалтер);

- руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Автоматизация бухгалтерского учета с 1993 года шагнула далеко вперед, в Положении N 373-П данный факт учтен. Пункт 2.5 Положения N 373-П посвящен правилам оформления кассовых документов при применении в учреждении технических средств - то есть с использованием компьютера и специального программного обеспечения. Кассовые документы, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе.

В случае ведения Кассовой книги (ф. 0310004) (Книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005)) с применением технических средств должна обеспечиваться сохранность содержащихся в указанных документах данных на электронном носителе информации и должна быть исключена возможность несанкционированного изменения указанных данных. Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах.

Нумерация листов кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств), оформляемой с применением технических средств, осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

Листы кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств), оформляемой на бумажном носителе, до начала ведения брошюруются и пронумеровываются.

Листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению.

Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера - только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица.

Контроль за ведением кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель учреждения (п. 2.6 Положения N 373-П).

Прием наличных денег в кассу учреждения

Правила приема наличных денежных средств в кассу учреждения прописаны в п. 3.1-3.5 Положения N 373-П. По сравнению с Порядком N 40 порядок приема наличных денежных средств в кассу учреждения прописан более детально.

Прием наличных денежных средств в кассу учреждения оформляется приходным кассовым ордером. При его получении в соответствии с нормами п. 3.2 Положения N 373-П кассир проверяет:

- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии - руководителя;

- соответствие подписи имеющемуся образцу;

- соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;

- наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Отобразим действия кассира, совершаемые при приеме наличных денежных средств, в виде схемы.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом таким образом, чтобы вносящее наличные деньги лицо могло наблюдать за его действиями

Кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег

/------------------------------\     /-------------------------------\

|Вносимая  сумма  соответствует|     |Вносимая сумма не соответствует|

|указанной в приходном кассовом|     |указанной  в приходном кассовом|

|ордере                        |     |ордере                         |

\------------------------------/     \-------------------------------/

/------------------------------\    /-----------------------------------\

|Кассир  подписывает  приходный|    |Кассир     предлагает     вносящему|

|кассовый  ордер,  квитанцию  к|    |наличные   деньги   лицу   довнести|

|приходному кассовому ордеру  и|    |недостающую  сумму  или  возвращает|

|проставляет  на   ней   оттиск|    |излишне  вносимую  сумму   наличных|

|штампа,        подтверждающего|    |денег. Если  вносящий  отказывается|

|проведение кассовой  операции.|    |довнести недостающую сумму,  кассир|

|В     подтверждение     приема|    |возвращает   ему   вносимую   сумму|

|наличных денег вносящему  лицу|    |наличных денег. Приходный  кассовый|

|выдается      квитанция      к|    |ордер   кассир   перечеркивает    и|

|приходному кассовому ордеру   |    |передает  главному  бухгалтеру  или|

\------------------------------/    |бухгалтеру, а при их  отсутствии  -|

                                    |руководителю     для     оформления|

                                    |приходного  кассового   ордера   на|

                                    |фактически вносимую сумму  наличных|

                                    |денег                              |

                                    \-----------------------------------/

Выдача наличных денежных средств из кассы учреждения

В целом порядок выдачи наличных денежных средств из кассы учреждения не претерпел особых изменений. В Положении N 373-П прописано, что проверяется в кассовом документе при выдаче денег из кассы учреждения.

Так, перед выдачей наличных денег кассир, получив расходный кассовый ордер (ф. 0310002) (расчетно-платежную ведомость (ф. 0301009), платежную ведомость (ф. 0301011)), проверяет:

- наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера - руководителя) и их соответствие имеющимся образцам;

- соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.

При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере, и соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет:

- соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности;

- соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа.

Обратите внимание! В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) (п. 4.2 Положения N 373-П).

В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись "по доверенности". Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

Процедура выдачи наличных денег из кассы учреждения проводится следующим образом (п. 4.3, 4.6 Положения N 373-П).

Выдача наличных денег по расходному кассовому ордеру

Кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег (рублей - прописью, копеек - цифрами) и подписывает расходный кассовый ордер

Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере

Получатель наличных денег под наблюдением кассира полистно, поштучно пересчитывает полученные им наличные деньги

Кассир подписывает расходный кассовый ордер

Выдача наличных денег из кассы учреждения по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости)

Старший кассир выдает необходимую для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат сумму наличных денег согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассирам, проводящим выдачу наличных денег, под роспись в Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005) или по расходным кассовым ордерам на срок, установленный в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости)

Кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму наличных денег и передает расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) работнику для подписания

Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы работник мог наблюдать за его действиями, и выдает ему наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости)

Работник пересчитывает полученные им наличные деньги поштучно и полистно так, чтобы пересчет видел кассир

Если некоторые работники, студенты по каким-то причинам не получили деньги, то в последний день выдачи кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости): - проставляет оттиск штампа или делает надпись "Депонировано" напротив фамилий работников, которым не произведена выдача наличных денег; - подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк; - сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости); - оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм

После оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость), реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю

На фактически выданные по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) суммы наличных денег оформляется расходный кассовый ордер, номер и дату которого кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). При оформлении реестра депонированных сумм руководителем соответствие записей в реестре депонированных сумм данным расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) заверяется им самим

Порядок ведения кассовой книги

В Положении N 373-П говорится о порядке ведения кассовой книги. Форма кассовой книги и указания по ее применению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88. Согласно п. 2 данного постановления форма кассовой книги применяется всеми учреждениями, за исключением кредитных организаций. В то же время, поскольку государственные (муниципальные) учреждения осуществляют обычно несколько видов деятельности, финансовое обеспечение которых производится из разных источников, Минфин*(2) утвердил для применения Кассовую книгу (ф. 0504514), в отдельных графах которой предусмотрено движение денежных средств по бюджету и внебюджету. В остальном формы кассовых книг идентичны. Поэтому ниже, рассматривая порядок ведения кассовой книги, мы будем говорить о книге по форме 0504514, а не 0310004.

Учет денежных средств в кассе учреждения осуществляется в кассовой книге. Записи в ней делаются по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (п. 5.2 Положения N 373-П).

Кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись. Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не вносились, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции.

Обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня не позднее следующего рабочего дня передает лист кассовой книги за этот рабочий день юридическому лицу.

В случае оформления кассовой книги на бумажном носителе обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, а в случае оформления кассовой книги с применением технических средств - распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги.

Передача обособленным подразделением листа кассовой книги юридическому лицу может осуществляться в электронном виде согласно законодательству РФ. В этом случае передача листа кассовой книги на бумажном носителе осуществляется в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом.

Т. Сильвестрова,

главный редактор журнала "Автономные учреждения:

акты и комментарии для бухгалтера"

"Автономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтера", N 1, январь-февраль, 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению".

*(2) Приведены в Приказе Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".